PROCEDIMIENTO PARA LA MOVILIDAD ESTUDIANTIL

Transcripción

1 Revisó: Director de Relaciones Exteriores. Aprobó: Rector Página 1 de 10 Fecha de aprobación: Octubre 21 de 2009 Resolución N 1775 OBJETIVO ALCANCE Reglamentar y fomentar la participación de los s en los programas de movilidad e intercambio. Este procedimiento aplica a todas las actividades relacionadas con movilidad de s en el ámbito nacional e internacional. NORMATIVIDAD Acuerdo 029 de 2014 del Consejo Superior, por el cual se reglamentan los Programas de Movilidad Académica Estudiantil de Pregrado de la Universidad Industrial de Santander. Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado Leyes de la República sobre migración. Política de Relaciones Exteriores Acuerdo del Consejo Superior 034 de Resolución No de la Rectoría por la cual se establecen los lineamientos para otorgar apoyos adicionales. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS ESTUDIANTE ASPIRANTE A UN PROGRAMA DE MOVILIDAD: que manifiesta interés en participar en un programa de movilidad mediante inscripción en. ESTUDIANTE ELEGIBLE: inscrito que cumple con las normas y los requisitos para participar en un programa de movilidad. ESTUDIANTE EN INTERCAMBIO: que tiene matrícula vigente en la universidad de origen. MOVILIDAD ESTUDIANTIL: Es la participación de s en convenios y programas de intercambio académico tales como pasantías, periodos académicos cursados en otra institución, programas de doble titulación y otros que se estipulen. : Oficina de Relaciones Exteriores de la UIS.

2 Página 2 de 10 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS SI: Sistema de información Relaciones Exteriores, plataforma que facilita el proceso de movilidad de los s y la gestión de convenios. para que los s carguen los documentos respectivos UNIVERSIDAD DE ORIGEN: Universidad en la que está matriculado el en intercambio. UNIVERSIDAD ANFITRIONA: Universidad en la que se realiza el programa de movilidad estudiantil. CONSIDERACIONES CONSIDERACIONES El en intercambio deberá acogerse a los reglamentos vigentes tanto en la universidad de origen como en la universi dad anfitriona. La Oficina de Relaciones Exteriores ofrece soporte institucional al de intercambio para la buena ejecución del programa.

3 Página 3 de 10 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1. Divulga e informa sobre un programa específico de intercambio 1. Divulga información sobre el programa y orienta reuniones informativas a la comunidad estudiantil (programa, lugar, duración, alcance, requisitos, costos aproximados, posibles fuentes de financiación, cronograma). Guía para la divulgación de la información GRI.01 Presentaciones- Conferencias Intercambio Formato de Asistencia FRI Efectúa preinscripción como aspirante al programa de intercambio 2. Efectúa pre-inscripción como aspirante al programa de intercambio, a través del formulario en SI (El enlace se habilita durante las fechas que se determinen en el calendario de movilidad). Formato de preinscripción SI 3. Realiza actividades de consejería sobre los programas a los cuales aspiran los s inscritos 3. Realiza actividades de consejería sobre los programas a los cuales aspiran los s inscritos Jornadas 4. Entrega fichas técnicas al correspondientes 4. De acuerdo con su programa de interés, hace entrega a los s de las fichas técnicas que se han preparado sobre cada universidad cooperante, con la especificación de los documentos que se deben presentar cumpliendo los requisitos y así formalizar su postulación. Requisitos del programa 1 Nota: La carta de presentación del que debe preparar el Director de Escuela, además de especificar la autorización para que el realice el programa de movilidad, debe incluir los códigos y nombres de las asignaturas UIS contra los códigos y nombres de las asignaturas de la universidad cooperante que serán homologadas al término de la movilidad.

4 Página 4 de Prepara y entrega documentos en 5. El debe preparar los documentos requeridos para la postulación al programa de movilidad deseado y los Entrega en la oficina de Relaciones Exteriores en el tiempo previsto para esta fase y cargarlo en el SI 15 Jornadas Lista de Documentos en SI. 6. Diligencia la encuesta de satisfacción 6. Una vez el entrega los documentos: Certificado de notas, formulario (si lo hay) y carta de permiso académico a, diligencia la Encuesta de satisfacción a usuarios aplicando. 1 Jornada FRI.15 Encuesta de Satisfacción Usuarios 7. Recibe y verifica que el cumple con los requisitos 7. Recibe y verifica que el cumple con los requisitos para ser considerado como candidato según lo establecido en el Reglamento de Intercambio Académico Estudiantil y en el programa al cual se presentó. Reglamento de Intercambio Académico Estudiantil. Requisitos del programa. 8. Selecciona y postula los documentos a la universidad anfitriona 8. Selecciona, postula, proyecta carta de presentación institucional y prepara expediente de cada para su envío a la universidad anfitriona. 20 Jornadas 9. Obtiene respuesta de la universidad anfitriona 9. Obtiene respuesta de la universidad anfitriona sobre la admisión de los s que aspiran a realizar el programa. tiempo de la universidad anfitriona 2

5 2 Página 5 de Informa al sobre los resultados de admisión 10. Informa al el resultado de admisión en la universidad en la universidad anfitriona por medio de correo electrónico o llamada telefónica. 1-5 jornadas Nota: tiempo sujeto a la respuesta de la universidad anfitriona. FIN No aceptado en movilidad? Si 11. Envía carta de aceptación Carta de aceptación institucional 11. Si el es aceptado, la universidad anfitriona envía carta de aceptación institucional. tiempo de la universidad anfitriona Universidad anfitriona 12. Brinda orientación al sobre logística y demás requisitos necesarios para viajar 12. Brinda orientación al sobre logística y demás requisitos necesarios para viajar a través de una reunión informativa convocada para los beneficiarios del programa de movilidad 1-20 jornadas 13. Emprende los trámites para salir de la ciudad 13. Realiza los trámites para salir de la ciudad o del país (según sea el caso). tiempo del 3

6 3 Página 6 de Expide una carta para Presentación ante la embajada o consulado 14. Expide el una carta de Presentación ante la embajada o consulado respectivo para trámite de visa o ingreso al país de destino. 1-3 Jornadas Director Carta de presentación a la embajada o consulado 15. remite por correo electrónico recibo de pago a 15. El adquiere el compromiso de pago de la liquidación de la matrícula. Una vez hecho el pago, remite por correo electrónico el recibo a Relaciones Exteriores. Nota: el debe estar pendiente de pagar la matrícula. 20 jornadas 16. Inicio de movilidad del 16. comienza su estancia de movilidad. 1 semestre 17. Reporta el nombre y datos del programa de intercambio que va a realizar el 17. Reporta el nombre del y del programa de intercambio que va a realizar, con el objetivo de que procedan a cambiar su estado en el Sistema de Información a en intercambio. 1-2 jornadas Memorando interno 18. Registra a los s de intercambio 18. Registra en el Sistema de Información de Pregrado a los s que participan en el programa de intercambio. tiempo de la unidad responsable Auxiliar administrativo de la Dirección de Admisiones y Registro Académico 19. Diligencia encuesta de seguimiento 19. El que realiza la movilidad diligencia la encuesta de seguimiento a movilidad por medio de Google Docs. tiempo del 4

7 Página 7 de 10 4 A Pág.8 No Solicita prórroga? Sí 20. Presenta a solicitud de prórroga. 20. Presenta a solicitud de prórroga avalada por la universidad anfitriona. Nota: Para solicitar prórroga en el programa Sígueme el debe realizar nuevamente el proceso de aplicación. 21. Analiza y define la solicitud de prórroga. 21. Analiza y define la solicitud de prórroga. 1-3 Jornadas Director A Pág.8 No Prórroga aprobada? Sí 22. Continua con la movilidad y diligencia la encuesta de seguimiento. 22. Continua con el proceso de movilidad por un periodo más y diligencia la encuesta de Seguimiento a movilidad a través de Google Docs. tiempo del Herramienta de encuesta online 23. Paga la matrícula y presenta el recibo en. 23. Paga la matrícula académica según calendario UIS y presenta el copia del recibo de pago a la oficina de Relaciones Exteriores. 5

8 5 Página 8 de Comunica a el nombre de los s en prórroga y el programa que realizan 24. Reporta el nombre de los s en prórroga y el nombre del programa que realizan. Nota: La Prórroga se efectuá una sola vez. 25. Registra en el Sistema de Información de pregrado a los s de intercambio 25. Dirección de Admisiones y Registro Académico registra en el Sistema de Información de Pregrado a los s que participan en el programa de movilidad. 20 Jornadas Auxiliar administrativo de la Dirección de Admisiones y Registro Académico A 26. Concluye programa de movilidad estudiantil y regresa a la UIS 26. Concluye programa de movilidad estudiantil y regresa a la universidad de origen. tiempo del 27. Envía notas oficiales a Relaciones Exteriores UIS 27. La universidad anfitriona remite a la Oficina de Relaciones Exteriores el certificado oficial de notas del. Nota 1: Cuando el certificado oficial sea remitido directamente al, este debe hacer entrega del mismo en la Oficina de Relext. tiempo de la universidad anfitriona Universidad anfitriona Nota 2: Se realizará la verificación de los certificados recibidos y se hace entrega de los mismos a la secretaria de Relext para que proceda a preparar las comunicaciones internas. 1 jornada 6

9 Página 9 de Envía original y fotocopia de las notas oficiales a la Dirección de Admisiones y Registro Académico y a la Escuela respectivamente 28. Envía original y fotocopia de las notas oficiales a la Dirección de Admisiones y Registro Académico y a la Dirección de Escuela Jornadas Secretaria 29. Actualiza datos académicos del 29. Actualiza datos académicos del. 20 Jornadas Admisiones y Registro Académico. FIN

10 Página 10 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Octubre 21 de Febrero 26 de 2010 Creación del Documento. Modificación al alcance, la normatividad y en general a todo el documento. 03 Abril 28 de 2010 Inclusión de la nota en la Actividad Abril 21 de 2015 Noviembre 17 de 2015 Noviembre 24 de 2016 Se cambió la política de Relaciones Exteriores 091/2008 por 034/2009. Se cambió la denominación Universidad huésped por Universidad Anfitriona. Inclusión de la encuesta de satisfacción a usuarios. Se incluyó lo tiempos estimados para cada actividad. Se mejoró la redacción de las actividades 8, 14, 24, 28. Se incluyó notas aclaratorias en las actividades 10, 15 y 24. Se modificó en el diagrama de flujo las actividades 7 y 8. Se actualiza el enlace de inscripción a movilidad, actividad 2, se cambia la carta de exención de impuesto por carta de presentación a la embajada, actividad 14 y se modifican la actividades 5 y 6 respecto a los documentos que se cargan en el SI y se entregan físicamente en la Oficina de Relext.