Código: P-CC-SE-01 SG. Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos y Registros. Edición: 01. Fecha: 20/Abr/2011

Transcripción

1 Indice Página 1. Propósito del documento Alcance Definiciones y vocabulario Desarrollo Políticas del procedimiento Recursos requeridos: Humanos, Técnicos, Financieros Administración de riesgos Productos y/o Servicios esperados Responsabilidades Documentos de referencia Registros Anexos. 11 Nota de propiedad: La información contenida en este documento es propiedad de la Secretaría Ejecutiva del Consejo para el nuevo sistema de justicia penal en Michoacán y no deberá ser mostrada, reproducida o publicada fuera de la Secretaría sin previa autorización del Presidente del Consejo. Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: MBA Víctor Hugo Vieyra A. Delegado Administrativo MBA Víctor Hugo Vieyra A. Gestor Interno Mtro. Salvador A. Pérez C. Secretario Ejecutivo Pág. 1 / 12.

2 1. Propósito del documento. Homologar criterios, requisitos y actividades necesarias para la elaboración y control de los documentos y registros necesarios para la operación del Manual de organización, funciones y servicios, y de los Procedimientos internos de la Secretaría Ejecutiva. 2. Alcance. Todos los documentos internos, necesarios para la operación del Manual de Organización, Funciones y Servicios, y de Procedimientos internos de la Secretaría Ejecutiva, catalogados en la Lista maestra de documentos. 3. Definiciones y vocabulario. Documento: Información y su medio de soporte. Manual de Organización, funciones y servicios: Documento que concentra la estructura orgánica, atribuciones y funciones de cada puesto. Documento normativo: Documento de origen legal o normativo que sirve de base para la operación. Procedimiento: Documento que describe la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Instructivo: Es un procedimiento, pero con mayor detalle de la operación tratada. Documento de trabajo: Es aquel documento que no puede ser caracterizado como un manual de organización o un procedimiento o un instructivo o un registro, por ejemplo: una guía para un concurso de licitación. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Información de oficio: La información de carácter general que obligatoriamente deben proporcionar las entidades públicas. Información pública: El registro, archivo o cualquier dato que se recopile, mantenga, procese o se encuentre en posesión de las entidades públicas. Información de acceso restringido: La que se encuentra en posesión de entidades públicas bajó las figuras de reserva o confidencialidad. Información reservada: La que se encuentra temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas en la Ley. Información confidencial: La que se encuentra en posesión de las entidades públicas relativa a las personas, protegida por el derecho fundamental a la privacidad. Principio de publicidad: El principio en virtud del cual toda la información que emana de la administración pública es de carácter público, por lo cual el Estado deberá garantizar una organización interna que sistematice la información, para brindar acceso a las personas y también para su divulgación Pág. 2 / 12.

3 4. Desarrollo. 4.1 La elaboración de los documentos es responsabilidad del Jefe de cada Departamento. El Gestor Interno participa en su diseño, adecuación o modificación. Los documentos elaborados deben ser controlados en base a la Lista maestra de documentos (R.SG-01). 4.2 La estructura documental del Manual de Organización, funciones y servicios, y Procedimientos de la Secretaría Ejecutiva es la siguiente: Jerarquía de la documentación del Manual de Organización y Funciones, Procedimientos y Registros NIVEL I II Manual de Organización y Funciones Manual de Procedimientos Constitución Política, Leyes Federales, Estatales, Reglamentos, Decretos, Estatutos. Organización, atribuciones, funciones, Misión, Visión, Valores. Mapeo de Procesos y Documentación de Procedimientos III Registros Documentos que concentran evidencia de ejecución de actividades 4.3 Todos los documentos del nivel I y II del Manual de Organización, funciones y servicios, y Procedimientos internos cuentan con el encabezado determinado por los Criterios normativos para la elaboración del Manual de Procedimientos, de la Dirección de Innovación de Procesos, de la Subsecretaría de Administración e Innovación de Procesos, de la Secretaría de Administración y Finanzas, del Gobierno del Estado de Michoacán. Como ejemplo, esta imagen institucional es utilizada en este mismo documento. 4.4 Los formatos (para registros) no requieren el mismo encabezado que los niveles mencionados anteriormente. A este tipo de documento se les colocará en el pie de página el Código del documento, el Número de Edición y el número de páginas. Los formatos utilizan dos identificaciones: a) El nombre del formato en el encabezado, que identifica el contenido del documento. b) El Pie de página, que identifica el código y edición del formato. 4.5 Todos los documentos que conforman los Manuales de Organización, funciones y servicios, y Procedimientos, deberán llevar en la carátula, el recuadro de autorización para considerarse como válidos y vigentes, de la siguiente forma: Pág. 3 / 12.

4 Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: Nombre Titular del Área Nombre Gestor Interno Nombre Secretario Ejecutivo Nombre y firma del Emisor del Documento Nombre y firma de Aprobación del Secretario Ejecutivo CC Nombre y firma del Secretario de Admón. y Finanzas 4.6 Los tipos de documento utilizados en el Manual de Organización, funciones y servicios, y Procedimientos internos de la Secretaría Ejecutiva son: 1. Manual de Organización, Funciones y servicios. 2. Procedimientos P 3. Instructivos I 4. Registros R 5. Documentos Normativos N 6. Otros tipos de documentos D M 4.7 Todos los documentos de los tres niveles deben contar con un código de identificación único, apegados a los Criterios normativos para la elaboración del manual de procedimientos, de la Secretaría de Administración y Finanzas, el cual está compuesto de la forma siguiente: Código: Deberá integrarse con la letra P de procedimiento al inicio, las iniciales de la dependencia o entidad, las siglas de la Dirección, a la que pertenece, y el número consecutivo de procedimiento, separados por guiones. Ejemplo: Procedimiento = P Secretaría de Educación = SE Secretaría Técnica = ST No. de procedimiento = 01 Código: P-SE-ST-01 Unidad Responsable: Pág. 4 / 12.

5 Señalar el nombre de la unidad administrativa encargada de realizar el procedimiento, hasta el nivel de departamento, si éste es el responsable del procedimiento. Para identificar el área o unidad administrativa se debe utilizar las siguientes siglas: SG, (Sistema de Gestión, es decir documento de aplicación general). SE, (Secretaría Ejecutiva). CT, (Coordinación de la Subdirección Técnica y de Seguimiento). AG, (Asistente General) DA, (Delegación Administrativa). CA, (Capacitación). IN, (Infraestructura). DI, (Difusión). EI, (Estadística e Informática). Por lo que la nomenclatura completa será, por ejemplo: P-CC-SE-14 IN-E01 Lo que se describe: Procedimiento del Consejo de Coordinación, de la Secretaria Ejecutiva, número 14, del Área de infraestructura, edición Todos los documentos deben contar con un número de edición que identifica la versión que le corresponde como método para asegurar que las versiones pertinentes se encuentren en los puntos de uso. Cuando se emiten por primera vez, los documentos reciben el número de edición 01. Cada vez que el documento sea modificado, el número de edición aumenta de manera consecutiva, es decir, un documento que ya fue modificado una vez debe tener el número de revisión 02 y así sucesivamente. Es responsabilidad del Gestor Interno aumentar este número de revisión al término y autorización de cada modificación. Este número nos indica además, el número de veces que ha sido modificado el documento por la razón que sea y esto implica y evidencia la mejora continua del Sistema de Gestión de Procesos. 4.9 La fecha de inicio de aplicación indica a partir de cuando el documento es vigente. Esta fecha es establecida con la autorización del Secretario Ejecutivo, en los documentos de Nivel I y II y por los Titulares de área en los documentos de Nivel III La redacción de los documentos, se realiza considerando lo siguiente: Redacción del Manual de Organización, funciones y servicios. Pág. 5 / 12.

6 El contenido del Manual de organización deberá seguir la siguiente estructura: Antecedentes. Definiciones. Objetivos. Atribuciones. Estructura orgánica. Organigrama. Organización y funciones. Funciones generales. Funciones específicas. Redacción del Manual de Procedimientos operativos. a) Todos los procedimientos deben tener una carátula conteniendo el encabezado mencionado en el punto 4.3. y el recuadro de autorización (4.5) además de la siguiente leyenda: Nota de propiedad: La información contenida en este documento es propiedad de la Secretaría Ejecutiva del Consejo para el Nuevo sistema de justicia penal del estado de Michoacán y no deberá ser mostrada, reproducida o publicada fuera de la Secretaría sin previa autorización del Presidente del Consejo. b) El contenido de cada procedimiento (con excepción del presente) deberá seguir la siguiente secuencia marcada como Índice: Índice 1. Propósito del documento. 2. Alcance. 3. Definiciones y vocabulario. 4. Desarrollo. 5. Políticas del procedimiento. 6. Recursos requeridos: Humanos, Técnicos, Financieros 7. Administración de riesgos. 8. Productos y/o Servicios esperados. 9. Responsabilidades. 10. Documentos de referencia. 11. Registros. 12. Anexos. Página c) Objetivo. La redacción del objetivo del documento debe permitir entender el propósito del documento, indicando la acción a desarrollar con un verbo en Pág. 6 / 12.

7 infinitivo y el concepto que se persigue utilizando verbos transitivos. Deben indicarse a los beneficiarios o los elemento que reciben el servicio, el lugar geográfico o social al que va dirigido y la resultante o fin que se persigue, incluyendo las características que debe cumplir. d) Alcance. El alcance debe especificar los procesos, funciones o actividades a las que aplica el Procedimiento. e) Definiciones y Vocabulario. Las definiciones y vocabulario técnico que deba contener el documento. f) Desarrollo. El desarrollo y/o diagrama de flujo, permite visualizar el orden y la secuencia de las actividades del procedimiento. Si se elabora un diagrama de flujo, este debe incluir una columna por cada puesto involucrado en el procedimiento y se utilizan los símbolos y formas genéricos para la elaboración de diagramas, siendo los básicos los siguientes: Icono Símbolo Descripción Actividad: representa una acción, actividad u operación que se lleva a cabo. Decisión: Representa una guía que contesta a una interrogante solo con SI o NO. Conector: sirve para conectar un procedimiento en una secuencia alterna al mismo. Por ejemplo; cuando físicamente se acaba el espacio del documento, se continua en otra hoja uniendo ambas con este ícono. Flecha de flujo: une las actividades que son consecutivas y/o dependen una de otra. El diagrama de flujo puede agregarse como un anexo del procedimiento. g) Responsabilidades. En este apartado se mencionan las responsabilidades de las acciones de los puestos (no las personas) de aquéllos que están implicados en el proceso y se señalan claramente en el desarrollo del mismo. En todas las redacciones, se identifica el puesto de la persona (actor) que va a realizar la(s) actividad (es). Nunca se usa el nombre de pila de la persona. Debe describir la actividad que realiza el actor, procurando iniciar siempre con un verbo, indicando con la mayor precisión posible en cada actividad, los formatos, los métodos, los criterios, la información y las referencias que se van a utilizar para asegurar que dicha actividad sea realizada correctamente. Redactar las actividades utilizando el tiempo en tercera persona. h) Documentos de referencia. La tabla de Documentos de referencia, establece tal como se indica, los documentos internos y los externos que contienen Pág. 7 / 12.

8 referencias, especificaciones, métodos o lineamientos que apoyen el cumplimiento de las actividades establecidas. i) Registros. Se catalogan los registros que genera el procedimiento. j) Anexos. Finalmente deben adjuntarse al procedimiento todos aquéllos otros documentos que sean útiles para la comprensión y realización del mismo. Redacción de otros Documentos de trabajo. El resto de documentos (documentos de trabajo) que no puedan ser catalogados como procedimiento o instructivo se elaboran en formato libre. La estructura depende de las necesidades del proceso que los genera. Son diseñados por el responsable del procedimiento y están sujetos a la revisión del Gestor Interno. Un Documento de trabajo es aquel que no es un procedimiento interno, pero tiene información importante principalmente para los clientes o usuarios del proceso y no son exactamente un registro. Por ejemplo: Las guías para concursantes y las convocatorias a una licitación pública. Redacción de los Registros. Todos los Registros se elaboran en formato libre. La estructura depende de las necesidades del proceso que los genera. Son diseñados por el responsable del procedimiento y están sujetos a la revisión del Gestor Interno Control de Registros. Todo Formato para registro debe ser incluido en la Lista maestra de documentos (R.SG- 01), para así determinar: No. Control Explicación Los registros se identifican de acuerdo al apartado 4.4 y se dan de alta en la Lista Maestra de Documentos (R.SG- 01) Controles para la identificación y vigencia. La solicitud de alta es la aprobación del formato para registro y ésta puede ser realizada por el Titular de área correspondiente, al igual que la solicitud de la baja eventualmente. Cuando el registro requiera de modificaciones, se actualiza el número y fecha de edición en la Lista Maestra de Documentos (R.SG-01), al pie de página, donde indica el número de edición, por ejemplo: Pág. 8 / 12.

9 No. Control Explicación R.SG-03 Edición 04 Indica que el registro del SG número 3 tiene la edición número 4. Al generarse un nuevo formato se emite iniciando en edición 1. Cuando sea necesario que un formato se dado de baja, éste es marcado en rojo en la Lista maestra de documentos (R.SG-01) y se registra en la bitácora la fecha y motivo de su baja. El número utilizado por éste (dado de baja) no debe ser utilizado para otro registro, por lo que se mantiene así su historial de uso Controles para el almacenamiento Controles para la protección Controles para la recuperación Para cada registro se designa un espacio de almacenamiento y es responsabilidad del Gestor Interno determinar el método y forma del mismo, siendo las más comunes, pero no las únicas, las siguientes: a) Para los documentos impresos: archivero del área del proceso, gavetas, cajas, carpetas, entre otras. b) Para los documentos electrónicos: carpetas electrónicas creadas dentro de las computadoras del área, discos, carpetas electrónicas creadas en alguna computadora de la Secretaría ejecutiva, c) entre otras. El espacio de almacenamiento seleccionado se registra en la Lista Maestra de Documentos (R.SG-01), pudiendo designarse una ubicación genérica como Archivo del Jefe de Difusión. El Gestor Interno tiene la responsabilidad de aplicar los controles y/o métodos que aseguren que los medios de almacenamiento seleccionados protejan la integridad de los mismos, siendo las más comunes, pero no las únicas, las siguientes: protectores plásticos, carpetas de plástico o papel, archiveros metálicos, candados, entre otros. Es también responsabilidad del Gestor Interno aplicar los métodos que aseguren la recuperación de los registros cuando éstos se pierdan y/o dañen parcial o totalmente, siendo las más comunes, pero no las únicas, las siguientes: copias electrónicas o fotostáticas, doble archivo, etc. Debe considerarse que por su vigencia o firmas externas, algunos documentos no son factibles de recuperar totalmente, pero se reduce la posibilidad de daño restringiendo el acceso o duplicando esos documentos. Pág. 9 / 12.

10 No. Control Explicación Deben realizarse respaldos por lo menos semanales, de la información importante contenida en medios electrónicos de todas las computadoras de uso personal y de escritorio. Uno de estos respaldos debe llevarse a instalaciones externas por lo menos cada mes. Cada Titular de área determina la información que debe ser respaldada. El Gestor Interno es responsable de asegurarse que el personal realice dichos respaldos Controles para el tiempo de retención Controles para la disposición de los registros El Gestor Interno o el emisor responsable de la información determina el tiempo de retención que aplica a cada registro, considerando la importancia y la utilidad como referencia futura de cada registro. El tiempo de retención determinado se registra en la Lista Maestra de Documentos en la sección correspondiente (R.SG-01). El Gestor Interno determina la disposición final de cada registro una vez que termina el tiempo de retención asignado. La disposición puede incluir el traslado al área de archivo muerto o la destrucción del mismo, según el tipo de documento que se trate. Esta forma de disposición queda determinada en la Lista Maestra de Documentos (R.SG-01) en la sección correspondiente Controles para la confidencialidad y transparencia. Queda sujeto a la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Michoacán de Ocampo. Se determina el grado de confidencialidad anotándolo en la Lista maestra de documentos (R.SG-01). 5. Políticas del Procedimiento. Los documentos sujetos a control por este procedimiento son de aplicación interna en la SE. Cada Titular de área determina los documentos que deben ser publicados en el Periódico Oficial del gobierno Estado, en base a su importancia o requerimiento legal. Toda la información de la SE queda sujeta a la Ley de Acceso a la información Pública del Estado de Michoacán de Ocampo. 6. Recursos requeridos: Humanos, Técnicos, Financieros. Humanos: 1 Gestor Interno, 1 Encargado del Archivo público e histórico. Técnicos: Un método de archivo, físico y electrónico. Financieros: Presupuesto para gastos de espacios y medios de almacenamiento. Pág. 10 / 12.

11 7. Administración de riesgos. a) Espacio y medios de almacenamiento físico y electrónico: Colocar extintores ante el riesgo de un incendio. Hacer respaldos por lo menos semanales de la información importante. b) Resguardo y protección de la información y sus medios. El espacio de almacenameinto debe estar bajo llave y restringido. 8. Productos y/o Servicios esperados. Información (y sus medios de almacenamiento) identificada, protegida, ordenada, disponible y en condiciones de ser recuperada y consultada. 9. Responsabilidades. a) Titular de área. Elabora y genera el contenido adecuado al documento para los objetivos del área. Aprueban los documentos de nivel III (Formatos para registro). b) Gestor Interno. Revisa y controla los documentos del Sistema de Gestión por procesos. Controla los documentos, en base a la Lista maestra de documentos (R.SG-01). c) Secretario Ejecutivo. Aprueba los documentos de Nivel I y II y determina así su inicio de vigencia. 10. Documentos de referencia. Internos: Manual de Organización, funciones y servicios. Externos: Ley de Archivos Administrativos e Históricos del Estado de Michoacán de Ocampo y sus municipios. Ley de acceso a la información pública del estado de Michoacán de Ocampo Reglamento interno del Consejo de Coordinación. Criterios normativos para la elaboración del Manual de Procedimientos, de la Dirección de Innovación de Procesos, de la Subsecretaría de Administración e Innovación de Procesos, de la Secretaría de Administración y Finanzas, del Gobierno del Estado de Michoacán. 11. Registros. a) Lista maestra de documentos. 12. Anexos. Anexo A. Diagrama de Flujo de Elaboración y control de documentos y registros. Pág. 11 / 12.

12 Anexo A. Diagrama de Flujo de Elaboración y control de documentos y registros. ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS SECRETARÍA EJECUTIVA COORD. SUBS. EJEC. DELEGADO ADMINISTRATIVO. (GESTOR INTERNO) TITULARES DE AREA ELABORA DOCUMENTO Elabora su documento ALTA EN EL SISTEMA DE GESTION Revisa documento Revisa documento Revisa documento APROBACION E IMPLEMENTA- CIÓN Autoriza y solicita Validación a SF Implementa CONTROL DE CAMBIOS Y BAJA Registra y Controla los cambios y bajas Solicita cambios y bajas eventuales PRESERVA DOCUMENTOS Y REGISTROS Preserva los documentos y registros INFORME Comunica a SF los cambios y bajas Elabora informe Elabora informe Pág. 12 / 12.