BASES DE DATOS (Microsoft Access)

Transcripción

1 . BASES DE DATOS (Microsoft Access) 1er d administració i finances del cicle de Grau superior de formació professional específica

2 ÍNDICE TEORÍA SOBRE BASES DE DATOS...4 BASE DE DATOS RELACIONAL...4 SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS...5 Propósito...5 Objetivos...5 SGBD libres...6 SGBD comerciales...6 Información general...7 BREVE GUÍA PARA LA CREACIÓN DE BASES DE DATOS...8 INTRODUCCIÓN...8 NUESTRA BASE DE DATOS...8 DIVISIÓN DE TABLAS...9 CAMPOS CÓDIGOS...10 DEFINICIÓN DE RELACIONES...10 RELACIÓN DE UNO A VARIOS...11 BASES DE DATOS (MICROSOFT ACCESS)...12 POR QUÉ USAR UNA BASE DE DATOS?...13 QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?...13 CONCEPTOS UTILIZADOS EN ACCESS...14 INICIAR MICROSOFT ACCESS...15 SALIR DE MICROSOFT ACCESS...16 ABRIR UNA BASE DE DATOS EXISTENTE...16 CREAR UNA BASE DE DATOS NUEVA...16 TABLAS DE UNA BASE DE DATOS...17 CREAR UNA TABLA...17 DEFINIR LOS CAMPOS...19 AÑADIR / ELIMINAR CAMPOS A LA TABLA...19 TIPOS DE DATOS DE UNA TABLA...20 ESTABLECER LAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS...21 ESTABLECER LA CLAVE PRINCIPAL...24 GUARDAR UNA TABLA...25 ESTABLECER VALORES PREDETERMINADOS...25 USAR REGLAS DE VALIDACIÓN...26 ESTABLECER RELACIONES ENTRE TABLAS...26 Bases de datos relacionales...26 Tipos de relaciones...27 CONSULTAS SOBRE UNA BASE DE DATOS...28 CARACTERÍSTICAS DE LAS CONSULTAS...29 CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN...30 UNIR TABLAS EN UNA CONSULTA...32 SELECCIONAR CAMPOS...32 EXPRESIONES PARA FILTRAR REGISTROS...34 INTRODUCIR EXPRESIONES...35 OPERADORES...36 ORDENAR LOS REGISTROS...39 CALCULAR TOTALES...40 MOSTRAR VALORES SUPERIORES...42 CONSULTAS DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS...43 CONSULTAS DE CREACIÓN DE TABLA...45 CONSULTAS DE ACTUALIZACIÓN...46 CONSULTAS DE DATOS ANEXADOS...46 CONSULTAS DE ELIMINACIÓN...47 CONSULTAS DE PARÁMETROS

3 GENERAR INSTRUCCIONES SQL DESDE UNA CONSULTA...49 FORMULARIOS (MICROSOFT ACCESS)...50 CARACTERÍSTICAS DE LOS FORMULARIOS...50 CÓMO CREAR FORMULARIOS...51 DISEÑAR UN FORMULARIO: VISTA DISEÑO...52 LOS CONTROLES DEL CUADRO DE HERRAMIENTAS...55 MANEJO DE LOS CONTROLES...56 CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS...57 INFORMES (MICROSOFT ACCESS...59 CARACTERÍSTICAS DE LOS INFORMES...59 CÓMO CREAR UN INFORME...60 ASISTENTE PARA INFORMES...61 ASISTENTE PARA ETIQUETAS...62 MACROS (MICROSOFT ACCESS)...63 ACLARACIONES PREVIAS...63 CARACTERÍSTICAS DE LAS MACROS...64 CÓMO CREAR MACROS...64 ARGUMENTOS DE ACCIÓN...64 GUARDAR UNA MACRO...65 EJECUTAR UNA MACRO...65 EJECUTAR UNA MACRO PASO A PASO

4 Teoría sobre bases de datos Una base o banco de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y gracias al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos tienen formato electrónico, que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. En informática existen los sistemas gestores de bases de datos (SGBD), que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de los sistemas gestores de bases de datos se estudian en informática. Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental. Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo en España, los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). Base de datos relacional Artículo principal: Modelo relacional Éste es el modelo más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos. Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de datos llamados "tuplas". Pese a que ésta es la teoría de las bases de datos relacionales creadas por Edgar Frank Codd, la mayoría de las veces se conceptualiza de una manera más fácil de imaginar. Esto es pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta por registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas, y campos (las columnas de una tabla). En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información. El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar 4

5 implementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales. Sistema de gestión de base de datos (Redirigido desde Sistema Gestor de Bases de Datos) Saltar a navegación, búsqueda Los Sistemas de gestión de base de datos son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta. En los textos que tratan este tema, o temas relacionados, se mencionan los términos SGBD y DBMS, siendo ambos equivalentes, y acrónimos, respectivamente, de Sistema Gestor de Bases de Datos y DataBase Management System, su expresión inglesa. Propósito El propósito general de los sistemas de gestión de base de datos es el de manejar de manera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos. Objetivos Existen distintos objetivos que deben cumplir los SGBD: Abstracción de la información. Los SGBD ahorran a los usuarios detalles acerca del almacenamiento físico de los datos. Da lo mismo si una base de datos ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se hace transparente al usuario. Así, se definen varios niveles de abstracción. Independencia. La independencia de los datos consiste en la capacidad de modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella. Redundancia mínima. Un buen diseño de una base de datos logrará evitar la aparición de información repetida o redundante. De entrada, lo ideal es lograr una redundancia nula; no obstante, en algunos casos la complejidad de los cálculos hace necesaria la aparición de redundancias. Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado esta redundancia nula, será necesario vigilar que aquella información que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen de forma simultánea. Seguridad. La información almacenada en una base de datos puede llegar a tener un gran valor. Los SGBD deben garantizar que esta información se encuentra asegurada frente a usuarios malintencionados, que intenten leer información privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o destruir la información; o simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado pero despistado. Normalmente, los SGBD disponen de un complejo sistema de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categorías de permisos. Integridad. Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de 5

6 hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra circunstancia capaz de corromper la información almacenada. Respaldo y recuperación. Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de realizar copias de seguridad de la información almacenada en ellos, y de restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan podido perder. Control de la concurrencia. En la mayoría de entornos (excepto quizás el doméstico), lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden a una base de datos, bien para recuperar información, bien para almacenarla. Y es también frecuente que dichos accesos se realicen de forma simultánea. Así pues, un SGBD debe controlar este acceso concurrente a la información, que podría derivar en inconsistencias. Tiempo de respuesta. Lógicamente, es deseable minimizar el tiempo que el SGBD tarda en darnos la información solicitada y en almacenar los cambios realizados. Ventajas: 1. Facilidad de manejo de grandes volúmenes de información. 2. Gran velocidad en muy poco tiempo. 3. Independencia del tratamiento de información. 4. Seguridad de la información (acceso a usuarios autorizados), protección de información, de modificaciones, inclusiones, consulta. 5. No hay duplicidad de información, comprobación de información en el momento de introducir la misma. 6. Integridad referencial el terminar los registros. Inconvenientes: 1. El costo de actualización del hardware y software son muy elevados. 2. Costo (salario) del administrador de la base de datos es costoso. 3. El mal diseño de esta puede originar problemas a futuro. 4. Un mal adiestramiento a los usuarios puede originar problemas a futuro. 5. Si no se encuentra un manual del sistema no se podrán hacer relaciones con facilidad. 6. Generan campos vacíos en exceso. 7. El mal diseño de seguridad genera problemas en esta. SGBD libres PostgreSQL ( Postgresql) Licencia BSD MySQL Licencia Dual, depende el uso. Firebird basada en la versión 6 de Interbase, Initial Developer's PUBLIC LICENSE Version 1.0. SQLite ( SQLite) Licencia Dominio Público Sybase ASE Express Edition para Linux (Edición gratuita para Linux) SGBD comerciales dbase FileMaker Fox Pro 6

7 IBM DB2 Universal Database (DB2 UDB) IBM Informix MAGIC Microsoft SQL Server Open Access Oracle Paradox PervasiveSQL Progress (DBMS) Sybase ASE Sybase ASA Sybase IQ WindowBase Información general Creador Fecha de la primera versión pública Última versión estable Licencia de software Adaptive Server Anywhere Sybase/iAnywhere Propietario Adaptive Server Enterprise Sybase Inc (Sep. Propietario 2005) ANTs Data Server ANTs Software Propietario DB2 IBM Propietario Firebird Firebird Foundation Licencia 25 de julio 2 Pública de 2000 InterBase Informix Informix Software Propietario HSQLDB Hsqldb.Org Licencia BSD Ingres Berkeley University, Computer CA-TOSL Associates InterBase Borland Propietario SapDB SAP AG? 7.4 GPL con drivers LGPL MaxDB MySQL AB, SAP AG Microsoft SQL Server Microsoft 1989 MySQL MySQL AB? 7.5 Noviembre de 1996 Oracle Oracle Corporation 1977 GPL o propietario (2005 Propietario SP1) GPL o 5.0 propietario 10g Release 2 Propietario PostgreSQL PostgreSQL Global Junio de Licencia Development Group 1989 BSD SmallSQL SmallSQL 16 de abril de LGPL SQLite D. Richard Hipp 17 de agosto Dominio 7

8 de 2000 Fecha de la primera versión pública público Creador Última versión estable Licencia de software Breve guía para la creación de bases de datos Introducción En este curso queremos ofrecer una guía de cómo debemos realizar el diseño de una base de datos, desde que tenemos la idea en nuestra cabeza hasta la creación completa en Access. En el momento de diseñar una base de datos lo más importante es tener muy clara la planificación. No podemos ponernos a diseñarla sobre el ordenador sin antes haber pensado bien su estructura, sus tablas, sus relaciones, que deseamos conseguir, resultados a obtener, etc... Un buen diseño de nuestra base de datos nos hará el trabajo mucho más fácil. Pudiendo hacer todo el trabajo en el ordenador de forma mucho más rápida y evitando los posibles fallos ya que después intentarlos solucionar en Access nos puede traer problemas y nos puede hacer perder mucho tiempo. En este curso plantearemos una base de datos con la que trabajaremos en el resto de lecciones, pero el procedimiento que utilizaremos puede ser utilizado para cualquier otra, más o menos compleja. Nuestra base de datos Para hacer la base de datos que utilizaremos a lo largo del curso imaginaremos que nos gusta el cine y queremos guardar datos de todas las películas que nos gustan para así tenerlas clasificadas, realizar consultas, informes y todo lo que se nos ocurra con los datos de estas películas. Recuerda que este primer proceso de diseño lo tenemos que realizar sobre papel y que de momento no vamos a utilizar para nada el ordenador. Primero de todo tenemos que hacer una lista de todos los datos que queremos guardar de estas películas, no importa el orden, ni que repitamos conceptos, simplemente queremos hacer una lista, después ya la estructuraremos. Principalmente de una película querremos guardar: título, título original (en caso que lo tenga), duración aproximada en minutos, nombre del director, puntuación que le damos, opinión personal, sinopsis, año en la que se ha realizado, carátula, página Web y actores que participan. Bien en un principio ya tenemos apuntados todos los datos que deseamos guardar de nuestra película favorita. Ahora el siguiente paso que tenemos que realizar sería mirar 8

9 con detenimiento los datos que deseamos guardar para ver cual de ellos puede ser igual entre diferentes películas. División de tablas Todo lo que hemos visto que necesitamos guardar de nuestras películas serían los campos que formarán parte de una tabla que por ejemplo la podremos llamar Películas. En un principio hemos visto una única tabla, pero al ver que podremos duplicar información nos tendremos que plantear crear más tablas donde guardemos esta información que podremos utilizar de forma repetida. Podemos crear una nueva tabla donde guardaremos los datos de los actores. En ella almacenaremos, el nombre, la foto, la página Web y la filmografía o vida de este actor. También crearemos otra tabla donde guardaremos los datos referentes a los directores de las películas. En ella almacenaremos el nombre y algo sobre su vida. De esta forma vemos que lo que era una tabla inicial se ha convertido en tres tablas diferenciadas que después tendremos que unir de alguna forma para así tenerlas relacionadas. Es conveniente tener bien claro la diferencia de información que introduciremos en nuestras tablas. Veamos el título, título original, duración, puntuación, opinión, sinopsis, año, carátula y página Web, serán específicos y únicos para cada película. Pero... que pasa con el director y los actores que aparecen en esta película. Cada película tendrá un director y unos actores, pero estos se pueden repetir en muchas películas. Además, si queremos tener también la filmografía del director, para conocer que otras películas ha realizado, no sería conveniente escribirla en cada película que este dirige ya que estaríamos multiplicando el trabajo. Lo mismo pasaría en el caso de los actores, ya que de ellos puede ser que también nos interese tener una foto, su página Web y su filmografía entre otras cosas. Para no multiplicar nuestro trabajo tendremos que pensar alguna forma para poder hacer esto mucho más sencillo y tener los datos de los directores y de los actores relacionados con las películas en las que participan. En todas las bases de datos este punto es muy importante ya que es el momento en el que decidiremos si utilizamos una o varias tablas y como estarán relacionadas entre ellas. Recuerda, mira siempre de todos los datos que quieres almacenar en tu base de datos aquellos que se van a repetir y queremos evitar volverlos a introducir. El truco en una base de datos bien estructurada es la forma de tener muchos datos y de introducir los menos posibles y después poderlos relacionar de forma que podamos tener muchos cruces de datos. 9

10 Campos códigos Hasta este momento hemos visto los campos que necesitamos para guardar información, tanto de las películas, directores y actores. Toda esta información es la que nosotros deseamos tener, pero hay información que el ordenador necesita y con la que tendrá que trabajar para después poder unir las diferentes tablas. Esta información adicional, con la que nosotros no trabajaremos, son códigos que el ordenador utiliza para identificar cada registro (película, director o actor). De esta forma pondremos un nuevo campo en cada una de las tablas que ya hemos definido anteriormente. - En la tabla Películas, pondremos un nuevo campo llamado Cod. Película. - En la tabla Directores, pondremos un nuevo campo llamado Cod. Director. - En la tabla Actores, pondremos un nuevo campo llamado Cod. Actor. En la siguiente lección veremos que estos campos nos servirán para realizar las uniones (relaciones) entre las diferentes tablas. Definición de relaciones Las tablas en este momento no están relacionadas entre ellas. Los datos estarían completamente separados, con lo que tendremos que buscar una forma para que los datos de las tablas queden unidos entre ellos. Para esta unión crearemos relaciones. En primer lugar vamos a definir y ver que tipo de relaciones necesitamos entre las diferentes tablas y después ver entre que campos las realizaremos. Las relaciones nos las plantearemos de dos en dos tablas. Veremos que al final si todo lo hacemos correctamente quedarán todas las tablas relacionadas la unas con la otras. Vamos a relacionar la tabla Películas y la tabla Directores. Para ver las relaciones realizaremos las siguientes preguntas: - En una película pueden haber diferentes directores? En un principio en un 95% de las películas, sólo hay un director, con lo que la respuesta sería No. - Un director puede hacer diferentes películas? Un director sí que puede haber hecho diferentes películas, aunque nosotros no las tengamos contempladas o no estén en nuestra base de datos, pero puede ser que más adelante aparezca alguna película en la que repitamos director. La respuesta a esta pregunta sería Sí. Si nos quedamos con la respuesta afirmativa tenemos definida la primera relación: un director - varias películas. A esta relación se le llama: relación de uno a varios entre la tabla director y la tabla películas. 10

11 Ya tenemos una relación, veamos alguna otra que necesitemos. Otra relación que podemos ver sería la que existe entre la tabla Películas y la tabla Actores. Hagamos también las preguntas oportunas para ver que tipo de relación aparece en este caso: - En una película pueden aparecer diferentes actores? La respuesta sin dudarlo sería Sí. En nuestra base de datos tendremos en cuenta sólo los actores principales que aparecen en la película. - Un actor puede aparecer en varias películas? La respuesta, también sin dudarlo, sería Sí. Este tipo de relación es de uno a varios en los dos sentidos. Esta relación es un poco especial. A esta relación se le llama: relación de varios a varios. En el siguiente capítulo vamos a ver entre que campos realizamos las relaciones. Relación de uno a varios Vamos a empezar a crear las relaciones explicando la más sencillas de las dos que hemos visto que necesitamos. Esta es la relación de uno a varios entre la tabla Director y Película. Recordemos que era: Un director < > varias películas. Según hemos visto anteriormente en la tabla Directores tenemos un campo llamado Cod. Director, en el cual iremos introduciendo un número que será exclusivo para cada uno de los directores de nuestra base de datos. Será único sin que pueda repetirse. Es importante hacer notar que de este código no nos tenemos que acordar, será para uso exclusivo del ordenador. Además en el momento de montar la base de datos realizaremos las acciones oportunas para que el mismo programa sea quien se encarga de generar este código y además se encargará que este no se repita siendo así un código único para cada director. A este tipo de campo se le denomina Campo clave. Ahora nos falta poder hacer algo para que esté relacionado con cada una de las películas que dirige este Director. Para ello simplemente tendremos que añadir un nuevo campo (Director) en la tabla Películas en el que introduciremos el Código del Director correspondiente. Veamos un ejemplo y así lo entenderemos mucho mejor Imagina que en nuestra tabla Directores tenemos dado de alta el Director: Jay Roach y este en el momento de introducirlo en la base de datos tiene como código el 12. (Repito que no hace falta que en el momento que introduzcamos los datos en la base de datos sepamos que código tiene asignado, pero para poder entender el ejemplo es importante). Junto con el nombre, terminamos de rellenar los campos de nuestra tabla, como sería su filmografía. Ahora daremos de alta una película en la tabla Películas. En este caso sería: Los padres de él. En esta tabla también rellenaríamos todos los campos de la tabla con los datos concretos sobre la película. 11

12 En el momento de introducir datos en el campo Director, no introduciremos el nombre del director, lo que haremos será poner el código de este Director. En este caso introduciremos un 12. Este código no lo introduciremos nosotros, lo pondrá la base de datos, nosotros sólo tendremos que buscar entre los directores dados de alta en la tabla Directores y ver si se encuentra entre alguno de ellos. Imaginemos ahora que deseamos dar de alta otra película, en este caso: Los padres de ella. En esta tabla introduciríamos todos los datos. En el momento de llegar al director volveríamos ha realizar los mismos pasos, buscaríamos entre todos los directores que tenemos dados de alta y asignaremos el director de la misma, en este caso también es Jay Roach, con lo que en el campo Director de la tabla Películas, pondremos un 12. Al utilizar el código podremos hacer consultas de muchas formas diferentes. Por ejemplo si buscamos la película: Los padres de ella en la tabla Películas la base de datos nos la relacionará con el director correspondiente: Jay Roach en la tabla Directores gracias al código pudiendo así ver más datos de este como su filmografía a parte de poder buscar dentro del resto de películas que tenemos en nuestra base de datos todas las que aparecen con un 12 en el campo Director de la tabla Películas. Lo importante de una buena relación es que de esta forma desde cualquier película podemos buscar los datos del director y ver toda su filmografía y demás datos sin tenerlo que introducir tantas veces como películas tengamos dirigidas por él en nuestra base de datos. Solamente nos tenemos que preocupar de mirar si está dado de alta en nuestra tabla de Directores. Utilizando correctamente las relaciones evitaremos repetir información y así En una base de datos tenemos que evitar repetir información ya que esto ocupará más espacio en nuestra base de datos y una de las cosas que tenemos que tener clara es en ahorrar en espacio para que la base de datos funcione más rápida. Bases de datos (Microsoft access) Por qué usar una base de datos? Qué es una base de datos? Conceptos utilizados en Access Iniciar Microsoft Access Salir de Microsoft Access Abrir una base de datos existente Crear una base de datos nueva 12

13 Por qué usar una Base de Datos? Una de las características que definen el mundo actual es la ingente cantidad de información de que disponemos, a la que hay que añadir la que recibimos por distintos canales y la que buscamos por iniciativa propia. Una buena solución para no sentirnos asfixiados por tal cúmulo de información es organizarla de manera sistemática y estructurada. Y es aquí donde las bases de datos muestran toda su potencia y eficacia. Imaginemos por un momento una situación que muy probablemente se dé en algunos hogares. El cartero nos trae (por desgracia, casi a diario) cartas del banco con letras de la hipoteca, recibos de teléfono, de gas, de agua, de luz, de seguros, etc. Supongamos que cada vez que abrimos una carta, tras comprobar su contenido, introducimos el correspondiente recibo en un cajón habilitado a tal efecto; es decir, los recibos quedarán ordenados según la fecha de recepción, que no tiene por qué corresponderse, necesariamente, con la fecha de emisión del mismo. Pasados algunos meses, queremos ordenar los recibos de la luz según su importe. Nos veríamos obligados a realizar dos tareas: En primer lugar, extraer del cajón SÓLO los recibos de la luz; en segundo lugar, comparar unos recibos con otros para poder ordenarlos. Es de suponer que esta tarea nos supondrá un pequeño esfuerzo y alguna cantidad de tiempo. Una base de datos nos hubiera hecho esta ordenación en décimas de segundo. Qué es una Base de Datos? Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. También permite organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir, en principio: Introducir datos Almacenar datos Recuperar datos y trabajar con ellos 13

14 Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero, a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores, pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas. Microsoft Access es un sistema de administración de Bases de Datos Relacionales (RDBMS). El nombre relacional procede del hecho de que cada registro de la base de datos contiene información relativa a un solo asunto o materia. En una base de datos relacional, el sistema gestiona los datos en tablas. Las tablas almacenan información sobre un asunto (por ejemplo, países del mundo) y tiene columnas que contienen los diferentes tipos de información (nombre, capital, superficie...). Cuando se consulta información de una o más tablas, el resultado es siempre algo que tiene el aspecto de otra tabla. De hecho, puede ejecutarse una consulta que utilice los resultados de otra. Los datos sobre dos asuntos diferentes pueden ser manejados como si pertenecieran a una sola entidad de información basada en valores relacionados de las tablas a las que pertenecen (datos del país y datos económicos). Microsoft Access proporciona cuatro tipos principales de capacidades: Definición de datos: Permite especificar el tipo de datos que tiene y cómo deberían ser almacenados esos datos. También se pueden definir reglas para asegurar la integridad de los datos (sólo números, que comiencen por una letra...). Microsoft Access, como aplicación Windows, puede utilizar las características de intercambio dinámico de datos (DDE = cortar/copiar/pegar) y del enlace e incrustación de objetos (OLE). Se puede, asimismo, importar y exportar datos desde ficheros de procesador de textos, hojas de cálculo u otras bases de datos (Paradox, dbase, Btrieve...). Manipulación de datos: Se pueden realizar búsquedas en una o varias tablas o ficheros relacionados. Se puede actualizar un solo campo o muchos registros con un solo comando. Microsoft Access utiliza el potente lenguaje de base de datos SQL (Structured Query Language= Lenguaje de Consulta Estructurado) para procesar los datos. Y tiene una potente herramienta que automatiza la elaboración de consultas SQL llamada QBE (consulta según ejemplo). Control de datos: Microsoft Access está diseñado para ser utilizado en un solo puesto de trabajo o en modo de compartición cliente-servidor a través de una red. Está provisto de excelentes características en cuanto a integridad y seguridad de datos. También proporciona automáticamente mecanismos de cierre para asegurar que no se dé el caso de que dos usuarios de una red actualicen registros a la vez. Diseñar y construir aplicaciones: La utilización de macros con acciones predefinidas y el lenguaje de módulos Access Basic facilitan esta labor. Conceptos utilizados en Access Access llama objeto a todo lo que pueda tener un nombre. Los objetos principales en una base de datos son: 14

15 Tablas: datos con un tema común. Objeto que se define y utiliza para almacenar datos. Cada tabla contiene información sobre una materia o un asunto concreto. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes tipos de datos. Se puede definir una clave principal (uno o más campos que tienen un valor único para cada registro) y uno o más índices en cada tabla. Consultas y hojas de respuesta dinámica: una pregunta y su respuesta. Objeto que proporciona la visión requerida por el usuario de los datos de una o más tablas. Se pueden utilizar las herramientas SQL o QBE para crear consultas. Formularios: introducir o consultar información. Objeto diseñado principalmente para la entrada y visualización de datos, o para el control de la ejecución de la aplicación. Informes: resultados impresos. Objeto diseñado para formatear, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados. Macros: automatizar un proceso repetitivo. Objeto que consta de una definición estructurada de una o más acciones que el usuario quiere que lleve a cabo Access en respuesta a un evento concreto. Iniciar Microsoft Access Para iniciar Microsoft Access se puede seguir cualquiera de los caminos habituales del entorno Windows: Desde el Escritorio, hacer doble clic sobre su icono; o hacer clic sobre su icono y pulsar Intro. Seguir el camino: Inicio -> Programas -> Microsoft Access. Hacer doble clic sobre el icono de la base de datos que queramos abrir; o hacer clic sobre ella y pulsar Intro. Cuando activas Access, lo primero que vas a encontrar es una ventana con varias opciones: Base de datos de Access en blanco 15

16 Asistentes, páginas y proyectos de bases de datos de Access Abrir un archivo (una base de datos) existente Normalmente, utilizarás las opciones primera y tercera. La primera opción (base de datos de Access en blanco), nos permite crear una nueva base de datos, mientras que la segunda (abrir una base de datos de Access existente), nos sirve para utilizar una base de datos que ya esté creada. Salir de Microsoft Access Para salir de Microsoft Access se puede seguir cualquiera de los caminos habituales del entorno Windows: Elegir la opción "Salir" del menú Archivo. Pulsar sobre el botón "Cerrar" en la barra de título de la aplicación (esquina superior derecha). Hacer doble clic en el icono de la aplicación (esquina superior izquierda). Pulsar las teclas ALT-F4. Abrir una base de datos existente Cuando abres una base de datos de Microsoft Access, lo que haces es abrir un archivo que contiene los datos y las estructuras de las tablas, así como las consultas, formularios, informes y otros objetos que constituyen la base de datos. Puedes abrir una base de datos con acceso de sólo lectura y especificar si la usarás exclusivamente o si la compartirás en un entorno multiusuario. En la ventana de inicio de Microsoft Access, puedes abrir una base de datos usando los números y nombres de archivos que se muestran al final del menú Archivo. Éstos representan las últimas cuatro bases de datos que abriste. Para abrir una base de datos, haz clic en su nombre de archivo o escribe su número. Microsoft Access abrirá la base de datos con las mismas opciones de configuración que la última vez que la abriste. Para abrir otra base de datos existente: En el menú Archivo, elige "Abrir base de datos". Microsoft Access mostrará el cuadro de diálogo Abrir base de datos, donde podrás especificar el nombre y la ubicación de la base de datos que deseas abrir. Crear una base de datos nueva Cuando creas una base de datos de Microsoft Access, lo que haces es crear un archivo que contiene las estructuras de los datos y de la tabla, así como las consultas, formularios, informes y otros objetos que constituyen la base de datos. Para crear una base de datos: 16

17 En el menú Archivo, eliges "Nueva". En la siguiente pantalla, eliges la opción "Base de datos" (ya seleccionada) y pulsas sobre el botón Aceptar. A continuación, Microsoft Access mostrará el cuadro de diálogo "Archivo nueva base de datos", donde podrás especificar un nombre y una ubicación para la base de datos. Si seleccionas el nombre de una base de datos existente, Microsoft Access te preguntará si deseas reemplazarla. Tablas de una base de datos Crear una tabla Definir los campos Añadir / eliminar campos a la tabla Tipos de datos de una tabla Establecer las propiedades de los campos Establecer la clave principal Guardar una tabla Establecer valores predeterminados Usar reglas de validación Establecer relaciones entre tablas Crear una tabla Un programa de base de datos almacena la información que introducimos en forma de tablas como las que podemos ver, por ejemplo, en un listín telefónico. En un listín telefónico nos interesa tener almacenados, de modo ordenado, los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro, los desglosamos en tres apartados: Nombre, Dirección y Teléfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona, buscando a partir de su nombre. En el listín, la información referida a una persona aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que hemos desglosado la información se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registros, Tabla. 17

18 Registro: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos. Tabla: conjunto de registros homogéneos con la misma estructura. Para crear una tabla: 1. En la ventana de la base de datos, haz clic en el objeto Tablas. 2. Haz clic en el botón Nuevo. 3. En la siguiente pantalla puedes optar entre: Abrir la tabla en vista hoja de datos, donde puedes empezar a introducir datos directamente. Abrir la tabla en vista diseño, que es donde defines los campos de la tabla. Usar el asistente para tablas, con lo que sólo tendrás que elegir entre las diferentes opciones que se te ofrecen. Al final, podrás escoger entre modificar el diseño o introducir datos en la tabla, o a través de un formulario. Importar tablas. Vincular tablas. 18

19 Definir los campos Para definir los campos de una tabla: 1. Abre la tabla en Vista diseño. 2. En la columna Nombre del campo, escribe el nombre del primer campo, usando las convenciones de nombre de Microsoft Access. 3. En la columna Tipo de datos, puedes dejar la opción predeterminada (Texto) o hacer clic en la flecha y seleccionar el tipo de datos que desees. 4. En la columna Descripción, escribe una descripción de la información que contendrá este campo. La descripción es opcional. 5. Si lo deseas, puedes establecer propiedades de campo para el campo en la parte inferior de la ventana. 6. Repite los pasos del 2 al 4 para cada campo. Añadir / eliminar campos a la tabla Es posible agregar un campo nuevo a una tabla en cualquier momento. Por ejemplo, podrías darte cuenta de que omitiste el campo correspondiente al cargo que ocupa una persona en una tabla de contactos relacionados con tu trabajo. Puedes agregar el nuevo campo al final de la tabla o insertarlo en cualquier lugar de ésta. Nota: El orden de los campos, en Vista diseño de una tabla, determina el orden de los campos (encabezados de columna) en la hoja de datos de la tabla. Para añadir un campo a una tabla: 1. Abre la tabla en Vista diseño. 2. Para insertar el campo dentro de la tabla, mueve el punto de inserción a la fila debajo de donde desees agregar el campo y en el menú Insertar, elige Filas. Microsoft Access insertará una fila. Para agregar el campo al final de la tabla, mueve el punto de inserción a la primera fila en blanco. 3. Define el campo escribiendo un nombre de campo, un tipo de datos y una descripción (opcional). Usa las convenciones de nombre de Microsoft Access para asignar el nombre del campo. 4. Establece las propiedades del campo según corresponda. Para eliminar un campo de una tabla: 1. Abre la tabla en Vista diseño. 2. Para eliminar un campo dentro de la tabla, mueve el punto de inserción a la fila que desees eliminar y en el menú Edición, elige Eliminar filas. Microsoft Access eliminará la fila señalada. 19

20 Tipos de datos de una tabla Cada campo debe tener definido un tipo de datos. El tipo de datos determina la clase y el rango de los valores que se pueden introducir en el campo, así como la cantidad de espacio disponible para almacenaje en éste. Selecciona el tipo de datos apropiado para cada campo. Por ejemplo, en una tabla de nombres y direcciones, lo más probable es que definas la mayoría de los campos como Texto. Incluso un campo de número de teléfono, que sólo contiene dígitos, debería ser un campo de Texto. El tipo de datos Numérico debe usarse sólo para los campos en los que se desee realizar cálculos. A continuación se enumeran los tipos de datos y sus usos: Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dígitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Memo: se utiliza para textos extensos, como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de caracteres. Numérico: para datos numéricos, utilizados en cálculos matemáticos. Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año Moneda: para valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar. Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado). Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios). Hipervínculo: Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener hasta cuatro partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Dirección: ruta de acceso de un archivo o página. Subdirección: posición dentro del archivo o página. Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas. 20

21 Existe otra posibilidad, el Asistente para búsquedas, que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opción se inicia el Asistente para búsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos, basándose en los valores seleccionados en él. Establecer las propiedades de los campos Cada campo cuenta con un conjunto de propiedades que se usan para especificar cómo se desea almacenar, manejar y mostrar los datos. Las propiedades se establecen en la parte inferior de la Vista diseño de una ventana de Tablas. Las propiedades que pueden establecerse para cada campo dependen del tipo de datos que se seleccionen para el campo. Los pasos a seguir son: 1. En la Vista diseño de la tabla, selecciona el campo cuyas propiedades deseas establecer. 2. En la parte inferior de la ventana, haz clic en la propiedad que desees establecer. 3. Establece la propiedad como se explica a continuación. PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Tamaño del campo Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Por defecto este valor es de 50 caracteres; su valor máximo es de 255. Para los campos Numérico, las opciones son: Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Decimal para almacenar valores comprendidos entre y Es decir, valores con una precisión decimal de 28. Entero para valores enteros comprendidos entre y Entero largo para valores enteros comprendidos entre y Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1, E308 y -4, E-324 para valores negativos, y entre 1, E308 y 4, E-324 para valores positivos. Los campos Autonumérico son Entero largo. A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño. Formato del campo 21

22 Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico. Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son: Número general: presenta los números tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser Pts. Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estándar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y agrega el signo de porcentaje (%). Científico: presenta el número con notación científica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 14 de julio de Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029; y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm. Hora corta: presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos; se tendrían que crear formatos personalizados. Máscara de entrada Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: ( ) -. 22

23 Título Access2000 dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título, como cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento. Lugares decimales Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato Numérico o Moneda. Valor predeterminado Si se sabe que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo, si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la provincia de Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor determinado del campo Provincia y así, a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor Valencia. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico. Regla de validación Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo, si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico. Texto de validación En esta propiedad escribiremos el texto que queremos que aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico. Requerido Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí; en caso contrario el valor será el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumérico. 23

24 Permitir longitud cero Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos. Indexado Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si buscas empleados basándote en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores: No: Sin índice. Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice a ese campo y además admite valores duplicados. Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados. Establecer la clave principal La clave principal es un campo -o combinación de campos- que identifican singularmente cada registro de una tabla. Es el índice principal de la tabla y se usa para asociar los datos entre tablas. Aunque no se requiere, su uso es altamente recomendado. Acelera la recuperación de los datos y le permite definir relaciones predeterminadas entre las tablas. Si la tabla no incluye un campo de clave principal obvio, puedes hacer que Microsoft Access establezca un campo que asigne un número único a cada registro. Para establecer o cambiar la clave principal: 1. En la Vista diseño de la tabla, selecciona el campo o los campos que desees establecer como la clave principal. 2. Para seleccionar un campo, haz clic en el selector de filas. 3. Para seleccionar múltiples campos, mantén presionada la tecla CTRL mientras haces clic en los selectores de fila para cada campo. 4. Haz clic en el botón Clave principal de la Barra de herramientas, o bien, en el menú Edición, elige Clave principal. Microsoft Access coloca el icono de clave principal en la columna del selector de filas. Para hacer que Microsoft Access defina la clave principal: 1. Teniendo visible el diseño de la tabla, guarda la tabla sin especificar una clave principal. 2. Microsoft Access te preguntará si deseas que cree un campo de clave principal. 3. Elige Sí. Microsoft Access creará un campo titulado ID con el tipo de datos Autonumérico en la tabla. 4. Cuando agregues registros, Microsoft Access, automáticamente, insertará números de secuencia como valores de este campo. 24

25 Guardar una tabla Para guardar una tabla: 1. Una vez que termines de definir los campos, en el menú Archivo, elige Guardar para guardar el diseño de la tabla (o pulsa sobre el icono que representa un disquete). Microsoft Access te pedirá que asignes un nombre a la tabla. 2. Escribe un nombre para la tabla usando las convenciones de nombre de Microsoft Access y después elige "Aceptar". Establecer valores predeterminados Para acelerar la introducción de datos, puedes asignar un valor predeterminado a un campo en la Vista diseño de una tabla. Microsoft Access mostrará este valor en el campo cada vez que se agregue un nuevo registro a un formulario u hoja de datos. En ese momento, puedes aceptar el valor predeterminado o escribir un nuevo valor. Por ejemplo, supongamos que, en una tabla de direcciones, la mayoría de los registros a introducir son de Alicante. Podrías escribir Alicante como el valor predeterminado y Microsoft Access mostrará "Alicante" en el campo Ciudad cada vez que agregues una nueva dirección. Cuando la dirección esté en otra ciudad, simplemente escribe el nuevo nombre sobre Alicante. Para establecer el valor predeterminado: 1. En la Vista diseño de una tabla, selecciona el campo cuyo valor desees establecer. 2. En la parte inferior de la ventana, haz clic en el cuadro de la propiedad Valor Predeterminado. 3. Escribe el valor predeterminado tal como desees que aparezca en la tabla. 4. Microsoft Access presenta el valor predeterminado cuando se agrega un nuevo registro en un formulario u hoja de datos. Notas: El insertar un valor predeterminado no tiene ningún efecto sobre los datos existentes. Microsoft Access, automáticamente, muestra el valor predeterminado únicamente en los registros nuevos. 25

26 Usar reglas de validación Si defines una regla de validación, podrás limitar los valores que pueden introducirse en un campo. Las reglas de validación se definen en la parte inferior de la Vista diseño de una tabla. Por ejemplo, podrás definir la expresión de validación ">9" para un campo Pedidos. Si el usuario intenta pedir siete unidades, Microsoft Access se negará a aceptar el valor y generará un mensaje de error. El mensaje de error se define al escribirlo en el cuadro de la propiedad Texto de validación. Por ejemplo, podría escribir "Debe pedir 10 unidades o más". Nota: Microsoft Access copia la regla de validación de la tabla cuando defines un control en un formulario que es dependiente de un campo. No obstante, puedes cambiar la regla de validación en el formulario o agregar una regla de validación a un control que no tuviera ninguna. Para definir una regla de validación y el texto de un mensaje de error: 1. Abre la tabla en Vista diseño. 2. Selecciona el campo cuyos valores desees limitar. 3. En el cuadro de la propiedad Regla de validación, ubicado en la parte inferior de la ventana, escribe la regla de validación. 4. En el cuadro de la propiedad Texto de validación, escribe el mensaje de error que desees que Microsoft Access presente en un cuadro de diálogo cuando la regla se evalúe como falsa. Establecer relaciones entre tablas Bases de datos relacionales Una base de datos relacional, como Microsoft Access, permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas. Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseño de la base de datos. Para poder relacionar tablas entre sí, se deberá especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan dos a dos ; una de ellas será la tabla principal, de la que parte la relación, y la otra será la tabla secundaria, destino de la relación. 26