Rama Judicial del Poder Publico Consejo Superior de la Judicatura Sala Administrativa Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad

Transcripción

1 1. OBJETIVO Código: P-ESG-07 Rama Judicial l Por Publico Consejo Superior la Judicatura Sala Administrativa Sistema Integrado Gestión y Control PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD SIGC Determinar si el Sistema Integrado Gestión y Control se encuentra conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos la Norma NTCGP1000:2009, con los requisitos l Molo Estándar Control Interno MECI y con los más establecidos por la entidad, y si se ha implementado y se mantiene manera eficaz, eficiente y efectiva. 2. ALCANCE El procedimiento auditoría interna al sistema integrado gestión y control calidad tendrá alcance a toda la red procesos l SIGC y contempla la revisión l cumplimiento los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000:2009 y el Molo Estándar Control Interno MECI. 3. RESPONSABLE El responsable garantizar la acuada implementación y seguimiento l procedimiento es: - Para el sistema integrado gestión y control calidad: Quien haga las veces Coordinador o Coordinadora Nacional. - Para el sistema integrado gestión y control calidad en el nivel seccional: Quien haga las veces Seccional. 4. DEFINICIONES Acción correctiva: Conjunto acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) una no conformidad tectada u otra situación inseable. Acción preventiva: Conjunto acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) una no conformidad potencial u otra situación potencialmente inseable. Alcance la auditoría: Extensión y límites una auditoría. Auditado: Organización (área) que es auditada. Auditor: Persona con la competencia para realizar una auditoría. Auditor lír: Persona calificada para gerenciar y sempeñar auditorías Auditoría interna al Sistema Integrado Gestión y Control : Proceso sistemático, inpendiente y documentado para obtener evincias que, al evaluarse manera objetiva, permiten terminar la extensión en que se cumplen los criterios finidos para la auditoria interna. Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. Conclusiones la auditoría: Resultado una auditoría que proporciona el equipo auditor tras consirar los objetivos la auditoría y todos los hallazgos la misma. Criterios auditoría: Conjunto políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia

2 Procedimiento Hoja No 2 7 Equipo auditor: Uno o más auditores que realizan una auditoría. Evincia la auditoría: Registros, claraciones hechos u otra información que sea pertinente para los criterios auditoría y que son verificables. La evincia pue ser cualitativa o cuantitativa. Hallazgo auditoría: Resultados la evaluación las evincias la auditoría reunida, contra los criterios auditoría. Indican conformidad o no conformidad con los criterios u oportunidas mejora. Informe consolidado conclusiones: En este informe se consolidan todos los informes individuales auditoría interna al sistema integrado gestión y control calidad, y be contener: a) Balance los hallazgos y aspectos por mejorar; b) El grado conformidad l sistema gestión con los criterios auditoría; c) La eficaz implementación, mantenimiento y mejora l sistema gestión; y d) La capacidad l proceso revisión por la dirección para asegurar la continua idoneidad, acuación, eficacia y mejora l sistema gestión. No Conformidad real o No Conformidad Mayor: Incumplimiento un requisito la norma NTCGP 1000:2009 reiterativo que afecta el sistema integrado gestión y control calidad. Observación o No Conformidad Menor: Incumplimiento un requisito en un área o proceso la organización, sin que este sea reiterativo en el sistema integrado gestión y control calidad. Plan la Auditoría: Descripción las actividas en el sitio y los preparativos una auditoría. Programa la Auditoría: Conjunto una o más auditorías planificadas para un periodo terminado y dirigidas hacia un propósito específico. Reunión apertura: Es la primera actividad que se be consirar en la agenda l Plan Auditoría; a ella asisten los auditores y auditados. En la reunión apertura, los auditores presentan a los auditados el alcance, la agenda y la metodología a emplear (entrevistas, revisión documentos y registros, observaciones en el sitio). Reunión cierre: Es la última actividad programada en la agenda l plan auditoría. En esta reunión el equipo auditor presenta el Informe Auditoría Interna con los hallazgos (no conformidas u observaciones) encontrados durante la misma. Reunión enlace: Esta reunión la realiza el equipo auditor con el fin preparar la reunión cierre. SIGC: Sistema Integrado Gestión y Control MECI: Molo Estándar Control Interno. 5. NORMATIVIDAD Ver Listado Maestro Documentos Externos y Normatividad 6. ACTIVIDADES PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

3 Procedimiento Hoja No Seleccionar y/o actualizar los Auditores Internos 2 Desarrollar o fortalecer competencias los auditores l sistema integrado gestión y control la calidad. 3 Programar las auditorías internas al sistema integrado gestión y control Convoca a los funcionarios y/o empleados l Consejo Superior la Judicatura y Dirección Ejecutiva Administración Judicial a participar como Auditores Internos para el sistema integrado gestión y control. Si los empleados y/o funcionarios no cumplen con los parámetros básicos competencia establecidos en el Anexo No. 1, se coordina con el Proceso Gestión la Formación Judicial para que imparta los conocimientos que permitan una competencia acuada. Conforma el registro Auditores Internos l sistema integrado gestión y control, teniendo en cuenta las competencias scritas en el Anexo No. 1. Registra, a través l Módulo Administración l software gestión calidad, a los Auditores Internos l sistema integrado gestión y control. Verifica periódicamente el registro los Auditores Internos l sistema integrado gestión y control, teniendo en cuenta el retiro personal o ingreso nuevos auditores según convocatoria l Comité l SIGC y las novedas que sean informadas por los Coordinadores Seccionales. Actualiza las novedas los Auditores Internos (ingresos, retiros, competencias), e informa al Comité l Sistema Integrado Gestión y Control y Comités Seccionales. Informa a la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla las necesidas formación para el sarrollo o fortalecimiento competencias el Equipo Auditor, con base en las calificaciones obtenidas por los auditores l sistema integrado gestión y control calidad, ya sea producto los cursos formación o l ejercicio auditorías realizadas a los procesos. Esta actividad, en caso existir recursos pue apoyarse en los proyectos inversión que presenta la Unidad Desarrollo y Análisis Estadístico. Realiza anualmente, ntro l último trimestre, la Programación las Auditorías Internas al sistema integrado gestión y control para el año siguiente en el Módulo Auditorías en campo Crear Programa Auditoría, terminando en su objetivo la verificación si el Sistema Integrado Gestión y Control se Nacional Seccional.. Lír Proceso Gestión la Formación Judicial. Nacional

4 Procedimiento Hoja No 4 7 calidad encuentra conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos la Norma NTCGP1000:2009, con el Molo Estándar Control Interno MECI y con los requisitos l SIGC establecidos por la entidad y, si se ha implementado y se mantiene manera eficaz, eficiente y efectiva. 4 Aprobar Programa auditorías al Sistema Integrado Gestión y Control 5 Planear las Auditorías Internas 6 Aprobar Plan Auditoría Interna l Sistema Integrado Gestión y Control Para tal efecto, el Coordinador Nacional recibe la Programación auditorías internas al Sistema Integrado Gestión y Control propuesta cada una las Seccionales. Selecciona el equipo auditor l registro Auditores Internos l Sistema Integrado Gestión y Control, teniendo en cuenta las competencias y disponibilidad los auditores, así como la necesidad garantizar que las auditorías sean realizadas por personal inpendiente respecto al proceso que se audita. Aprueba el Programa Anual Auditorías Internas. Registra la aprobación en el sistema adjuntando el acta aprobación l programa, notificando automáticamente a los Responsables l Procesos y Auditores líres. Elabora el Plan Auditoría Interna en el Módulo Auditorías l software gestión calidad, haciendo clic en la notificación y posteriormente en Crear y/o Modificar Plan. Para tal efecto be tenerse en cuenta los siguientes parámetros: En la elaboración la Agenda Auditoría, la reunión cierre be programarse máximo, ntro los dos (2) días hábiles siguientes a la ejecución l trabajo campo. Asegúrese socializar el Plan Auditoría haciendo clic en la opción Divulgar l módulo auditorías l software gestión calidad. Ingresa por el campo Ejecución auditorías y clic en la opción Ver Programa. Elabora la Lista Verificación o Check_list dando clic en la opción Agenda y en Crear y/o Modificar Check_list. Aprueba el Plan Auditoría haciendo clic en la opción Aprobar, en caso ser rechazada realizar a través l sistema los comentarios y sugerencias al Auditor Lír correspondiente con el fin que se hagan los ajustes respectivos. Comité l Sistema Integrado Gestión y Control Auditores o Auditoras Líres Lír Proceso Auditado Enlace Proceso Auditado

5 Procedimiento Hoja No Ejecutar las Auditoría Internas 8 Elaborar y presentar al Auditado el Informe Auditoría 9 Elaborar Conclusiones y remitir informes 10 Aprobar Informe Conclusiones 11 Evaluar la Auditoría Interna calidad realizada al proceso. Realiza la reunión apertura, acuerdo con lo establecido en el Plan Auditoría. Ejecuta el trabajo campo. Realiza la reunión enlace y diligencia la lista verificación en el Módulo Auditoría, en el campo Agenda y en el campo Diligenciar Check_list l software gestión calidad. Elabora el informe en el Módulo Auditorías, en el campo Ver Programa, y luego en la opción Informe l Proceso auditado l software gestión calidad. Realiza la reunión cierre y presenta al auditado los resultados l Informe la Auditoría Interna. Si se presentan diferencias respecto l resultado l informe, entre el auditado y el equipo auditor, éstas serán transmitidas por el Coordinador Nacional al Comité l SIGC, para que adopte la medida que consire pertinente en la búsqueda la aprobación l informe. Envía informe auditoría al Coordinador Nacional. El Coordinador Seccional vela por la elaboración los informes auditoría en su Seccional. Elabora el Informe Conclusiones, ntro los tres (3) días hábiles siguientes finalizados los informes auditoría, dando clic en la notificación opción Crear informe consolidado, l software gestión calidad. Las Seccionales, a través l Coordinador Seccional, remiten Informe Conclusiones Seccional al Coordinador Nacional para su consolidación. Elabora el Informe Conclusiones Nacional. Presenta al Comité l SIGC los Informes las Auditorías Internas, el cual sirve base para la toma acciones correctivas y preventivas a que haya lugar. Realiza la calificación a la auditoría calidad realizada al proceso, máximo ntro los dos (2) días siguientes a la notificación que sobre el particular se reciba. Solicita, con base en los resultados los aspectos evaluados sobre el sempeño los auditores internos calidad, el fortalecimiento las competencias que se requieran para el mejoramiento continuo l procedimiento. Fortalece las competencias que se requieran para el mejoramiento continuo l procedimiento. Auditores o Auditoras Internos l Sistema Integrado Gestión y Control Auditores o Auditoras Líres Auditores o Auditoras Líres. Nacional Seccional Comité l Sistema Integrado Gestión y Control. Lír l Proceso Auditado

6 Procedimiento Hoja No Formular el Plan Mejoramiento (las acciones correctivas y preventivas) 13 Validar planes mejoramiento 14 Efectuar seguimiento a los Planes Mejoramiento (acciones correctivas y preventivas 6. REGISTROS NOMBRE Programa auditoría Informe Auditoría Evaluación auditores 7. ANEXOS Define las correcciones, acciones correctivas y/o preventivas dando clic en la notificación y en la opción Crear acción mejora. Las acciones que se alanten serán tomadas a partir l INFORME DE CONCLUSIONES, tanto en el nivel central como seccional. Verifica la estructura y coherencia los planes mejoramiento que se proponen con ocasión las no conformidas señaladas en los informes conclusiones auditoría. Realiza seguimiento a la implementación las correcciones, acciones correctivas y/o preventivas. Presenta informes trimestrales seguimiento a los planes mejoramiento resultantes las no conformidas l sistema integrado gestión y control calidad. RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO Coordinador Coordinadora Nacional. o Auditores Líres l Sistema Integrado Gestión y Control Software l Sistema Gestión Líres Proceso SIGC. l LUGAR DE ARCHIVO Software l Sistema Gestión Software l Sistema Gestión Software l Sistema Gestión Anexo 1. Competencias Auditores Internos. CRITERIO DE ARCHIVO Líres Proceso Enlaces Proceso Coordinador Nacional. Coordinador Nacional TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSI CIÓN No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica

7 Procedimiento Hoja No CONTROL DE CAMBIOS Ajuste a las actividas l procedimiento, teniendo en cuenta el Anexo 1. Ajuste a las actividas acuerdo al procedimiento contemplado en los módulos documentación así mismo la integración las seccionales. Ajuste a las directrices la Circular presincia PSAC Cambio en la responsabilidad l procedimiento.