AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD. Definir las actividades pertinentes para realizar las auditorías internas del Sistema de Gestión de calidad.

Transcripción

1 A01-04-P 1. OBJETIVO Definir las actividades pertinentes para realizar las auditorías internas del Sistema de Gestión de calidad. 2. ALCANCE Desde la programación de auditorias hasta la presentación de los informes de auditorias. 3. RESPONSABLE Representante del Sistema de Calidad, auditores internos de calidad (AIC) calificados. 4. DEFINICIONES No Conformidad: Las desviaciones o ausencia de una o mas características de calidad o elementos del sistema de calidad en relación con los requisitos especificados. Ejemplos: discrepancia, deficiencia, hallazgos, disconformidad, incumplimiento, infracción, violación, entre otros. Las No conformidades detectadas en las auditorias implican acción correctiva. Observación: Es una No conformidad de poca importancia, pero si no se le pone cuidado, puede afectar en mayor grado el sistema de calidad de la organización, convirtiéndose en una no conformidad menor o mayor. Tiene tendencia a prevenir. Las Observaciones levantadas en las auditorias requieren de corrección pero no implican acción correctiva. Fecha actualización: 04/11/03 versión 3 Hoja 1 de 6

2 A01-04-P 5. PROCEDIMIENTO Siempre se realiza una capacitación previa sobre el manejo del Software MejoramISO a todos los auditores internos de calidad calificados que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad para programarlos en las auditorias internas. Se deben realizar al menos un ciclo de auditoría por año a todo el sistema de gestión de calidad Antes de cada ciclo de auditoría, el Representante de la Calidad convoca a una reunión a los Auditores Internos de Calidad ( AIC ) para: Asignar auditores para el equipo de auditoría o auditores individuales en referencia a procesos específicos del sistema de calidad. Establecer los detalles pertinentes de las auditorías Revisar las necesidades de actualización de los auditores. El Representante de la Calidad o la persona autorizada para programar auditorias (perfil de usuario) cada periodo programa en Mejoramiso el ciclo de auditorías. Selecciona Auditor líder para cada auditoria. Estos son aquellos que cumplen el perfil y las condiciones registradas en la ficha cargo de Auditor y se elige de acuerdo a criterios del programador de auditorias cuidando de no elegir uno perteneciente al proceso que esta auditando. Debe definir el objetivo y el alcance de la auditoria según preceptos de la norma Igualmente puede adicionar información para el Auditor. Fecha actualización: 04/11/03 versión 3 Hoja 2 de 6

3 A01-04-P Fecha actualización: 04/11/03 versión 3 Hoja 3 de 6

4 A01-04-P Se puede ver la lista por año de las auditorías programadas por la opción Programación Fecha actualización: 04/11/03 versión 3 Hoja 4 de 6

5 Al recibir la asignación de una auditoría, el AIC revisa los registros de las auditorías previas pertinentes efectuadas a través del software en informes Detallados y considera las implicaciones que pudieran tener para la auditoría planeada. El AIC podrá preparar una lista de verificación apropiada para la auditoría con antelación a la misma, con el método que considere apropiado. Las listas de chequeo están por fuera del software ya que esta actividad de planeación de la auditoria depende más de las habilidades y características del auditor. Sin embargo la lista que utilice puede ser pegada y modificada en el campo Conclusiones de la pantalla de ejecución/informe. Aquí relacionamos los dos métodos para listas de verificación mas utilizados en nuestra organización. METODOS LISTAS DE CHEQUEO QUE? PORQUE? OBSERVACIONES QUE?: Qué voy a preguntar, qué evidencia voy a verificar. (Se prepara antes de la auditoría). PORQUE?: Qué requisito de un procedimiento o de la norma estoy auditando. (Se prepara antes de la auditoría). OBSERVACIONES: Se realizan en el momento de la auditoría. CONSIDERAR BUSCAR OBSERVACIONES Hoja 5 de 7

6 CONSIDERAR: Los numerales o debes del procedimiento o de la norma. (Se prepara antes de la auditoría). BUSCAR: auditoría). Evidencias de lo que se considera. (Se prepara antes de la OBSERVACIONES: Se realizan en el momento de la auditoría. EL AIC genera el plan de auditoria para avisarle al auditado de su compromiso. Este aviso se genera automáticamente para ser consultado por el Auditado. Además el AIC planea en Mejoramiso las auditorías informando: El Objetivo-alcance de la auditoría, El auditado, los auditores que acompañan, asegurándose que los auditores internos estén adecuadamente capacitados, la agenda de la reunión y se definen los criterios de la auditoria. Hoja 6 de 7

7 Al auditado se le avisa automáticamente con el siguiente Plan. Hoja 7 de 7

8 Cuando llega el día de la ejecución de la auditoría El AIC hace reunión de apertura con el personal auditado. Luego el AIC lleva a cabo la auditoría y analiza los resultados con el Representante de la Calidad y el personal cubierto por la auditoría. En los casos en que se encuentren No conformidades u Observaciones, el auditor líder las registra por el botón Registrar Hallazgos y luego ingresa las conclusiones para ensamblar el Informe de la Auditoria. Hoja 8 de 7

9 Se realiza reunión de cierre con el personal auditado (Puede ser al final de la auditoría), en donde se hace resumen de lo acontecido, se explican los hallazgos y se definen fechas de acciones correctivas (que serán ingresadas mas adelante en la pantalla de Evaluación). Mas adelante el auditor puede cerrar la auditoria por el botón Cerrar auditoria. Las acciones correctivas u observaciones que surgen por los hallazgos obtenidos, se ingresan en Mejoramiso a través del registro asignado para las No conformidades, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: Hoja 9 de 7

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11 A través del botón Hallazgos, el auditor (levantador de la No Conformidad) en la pantalla de levantamiento de No conformidades debe escoger la clasificación de la No conformidad, el proceso que esta auditando, el responsable de corregir y el de evaluar. El Auditor debe igualmente autonombrarse como evaluador que lo habilita para: En la pantalla de Evaluación tendrá la oportunidad de decidir NO Realizar Ciclo en caso de haber levantado una Observación. En la pantalla de Evaluación podrá determinar las fechas acordadas con el auditado. En la pantalla de Evaluación podrá seleccionar quien Investiga la causa raíz. En la pantalla Asignación podrá seleccionar quien Soluciona y Verifica. En la pantalla de Evaluación podrá autonombrarse como Verificador ya que el es quien debe hacer seguimiento a las No conformidades levantadas. El auditor una semana después de la entrega y/o envío del informe de auditoria al auditado puede cerrar la auditoria a través del botón correspondiente en la pantalla de Ejecución en el menú Auditorias. A continuación una muestra de un informe de Auditoria presentado por el software. Hoja 11 de 7

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