ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA MENDOZA PROCEDIMIENTO SISTEMA DE CALIDAD

Transcripción

1 1.Objetivo Establecer el criterio, métodos y responsabilidades para la ejecución de Auditorias Internas tendientes a verificar la implementación y eficacia del Sistema de Calidad. 2.Definiciones Registro de la Calidad: Documento que posee evidencias objetivas de las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos. 3.Documentación de referencia Norma ISO 9001:2008. Procedimiento: PSC-AC-04.4 Acciones Correctivas y PSC-AC-04.5 Acciones Preventivas. Norma ISO Lineamientos para Auditorias del Sistema de la Calidad. 4.Responsabilidades Del Representante de la Dirección: Aprobar el Plan Anual de Auditoria. Decidir la realización de Auditorias. Del Auditor Responsable: Planificar y ejecutar las Auditorias de acuerdo al presente Procedimiento. Notificar oportunamente al Encargado del Sector Auditado con cinco (5) días hábiles anteriores a la auditoria. Confeccionar y presentar los informes de Auditorias a los tres días hábiles posteriores a la realización de la auditoria interna. Del Jefe del Departamento Gestión de Calidad: Establecer y mantener el Plan Anual de Auditorias (Anexo I). Planificar, coordinar y analizar los resultados de las mismas. Conformar el equipo de auditores. Revisar los Informes de Auditoria. Propiciar auditorias no programadas. Designar el equipo de auditores, el que debe ser independiente del Sector Auditado. Pagina 1 de 6

2 Verificar la implementación y efectividad de las Acciones Correctivas y Preventivas, correspondientes a las No Conformidades detectadas en las Auditorias Internas. La Matriz de Documentos y Responsabilidades (Anexo III del PSC-CD-04.1) detalla las responsabilidades para cada tipo de documento. Del Encargado del Sector auditado: Cooperar con los Auditores para lograr los objetivos de la Auditoria. Revisar las no conformidades detectadas durante la Auditoria. Proponer e implementar las acciones correctivas y preventivas necesarias. 5. Desarrollo Programación Las Auditorias Internas son efectuadas de acuerdo con un Plan Anual (Anexo I) que es elaborado por el Jefe del Departamento Gestión de Calidad. Este plan anual de Auditorias deberá ser aprobado por el Representante de la Dirección. Por lo menos una vez al año se llevará a cabo una Auditoria para cada Sector del sistema de la calidad. Plan de Auditoria Según el Plan anual, el Jefe del Departamento Gestión de Calidad designa el auditor responsable de la misma. Notificación de la Auditoria El Auditor Responsable notificará al Encargado del Sector a auditar con cinco (5) días hábiles anteriores a la auditoria, informando el objetivo, alcance, y actividades a realizar en la auditoria interna. Preparación de la Auditoria Una vez producida la notificación, generada a través del sistema informático de Normas ISO 9001:2008, el Auditor Responsable junto con los Auditor/es acompañante/s procederá a la preparación de la Auditoria para lo cual deberá contar con toda la Documentación aplicable, además de confeccionar en el sistema informático de Normas ISO 9001:2008 las preguntas que realizará en la auditoria. Pagina 2 de 6

3 En las planillas de verificación deberán ser colocadas las consultas, preguntas, evidencias objetivas, etc. que surjan durante la Auditoria. Realización de la Auditoria Reunión inicial La Auditoria comenzará con una reunión en la fecha indicada en la notificación de Auditoria Correspondiente. En esta reunión inicial, el Auditor Responsable procederá a: Presentar al Auditor acompañante. Asegurarse que se encuentren las personas responsables de los sectores o actividades a auditar. Informar sobre el objeto, alcance y metodología específica a ser utilizada en la Auditoria. Acordar la planificación de la Auditoria, fijación de las áreas de trabajo, distribución de las áreas de Auditoria al Auditor acompañante y permitir las explicaciones del Responsable del Sector auditado de las situaciones o cambios que se hayan producido desde el Aviso de Auditoria. Recorrido por los sectores a auditar: Su objeto es comprobar que el Sistema de la Calidad se aplica y es eficaz. Para ello se verificarán: Evidencias documentadas o de otro tipo generadas por la aplicación de los documentos establecidos en los sectores auditados. Documentos u otras evidencias correspondientes a trabajos ya realizados y aceptados. Registro de los resultados obtenidos al ejecutar los Procedimientos. Comprobación de que el Personal conoce la forma de ejecución de sus actividades y de que dispone de la formación requerida. Pagina 3 de 6

4 Cualquier otra evidencia que el Auditor considere oportuna. Observaciones de la Auditoria: En el registro que lleve el auditor responsable, junto con el grupo de auditores que lo acompaña se documentarán todas las observaciones de la Auditoria. El Auditor revisará todas las observaciones para determinar las que deben considerarse como No Conformidades. Las No Conformidades estarán identificadas mediante referencia a los requisitos especificados de la Norma ISO 9001:2008 o de la Documentación del Sistema de Calidad. Reunión final: Antes de finalizar la Auditoria, se realizará una reunión con las mismas personas que asistieron a la reunión inicial y el Encargado del Sector Auditado. Su objeto es: Aclarar todos los puntos dudosos surgidos durante la Auditoria. Exponer las No Conformidades y Observaciones surgidas durante la Auditoria. Informe final: Ø Dentro de los dos días hábiles de finalizada la Auditoria, el Auditor Responsable completará el informe de con un resumen de los resultados. El informe deberá contener las observaciones, no conformidades y la apreciación del Auditor sobre el grado de conformidad de la norma aplicada y de la documentación relacionada. El Auditor Responsable emitirá copias del informe al Departamento Gestión de Calidad, el que realizará las notificaciones correspondientes al Encargado del sector auditado, Además de incorporar copia del informe en el legajo del auditor responsable. *La notificación de auditoria interna, cuando se trate de Delegaciones, Receptorías y Oficinas Externas, se emitirán por correo electrónico del Departamento, cuyo contenido formal es el mismo cuando se entrega en formato papel. Pagina 4 de 6

5 Apertura de las Acciones Correctivas y Preventivas: Las Acciones Correctivas y Preventivas que puedan surgir como consecuencia de las Observaciones y No Conformidades informadas, deberán abrirse por el Encargado del Sector Auditado dentro de los diez (10) días posteriores a la recepción del informe. A tal efecto se utilizará el Sistema informático del Sistema de Gestión de Calidad en Alta de no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas. En el caso de informar auditorias internas se deben seguir los pasos de acuerdo al Instructivo de contestación de Auditorias Internas. *El Departamento Gestión de Calidad al evidenciar que no se inician acciones correctivas sobre informes de auditorias entregados, notifica por correo electrónico al responsable del sector auditado, para que proceda a iniciarlas, dicha notificación se efectúa en dos oportunidades, concluido ese tiempo, si persiste el inconveniente, se inicia no conformidad en el sistema de gestión de calidad por no proceder conforme lo establece este procedimiento. Seguimiento de las Acciones Correctivas y Preventivas: El seguimiento de la implementación de efectividad de las Acciones Correctivas y Preventivas se realizará según el PSC-AC-04.5 Acciones Correctivas y PSC-AC-04.6 Acciones Preventivas. Registros: Los registros pertinentes a las Auditorias Internas deberán ser conservadas en el Departamento Gestión de Calidad por un período mínimo de tres años. Auditorias No programadas: Ø Además de las Auditorias programadas se pueden realizar Auditorias ocasionalmente a pedido del Representante de la Dirección. Las mismas estarán motivadas por una situación insatisfecha, fallas repetidas, cambios en la organización o requerimientos de los contribuyentes, o para permitir seguimiento de las Acciones Correctivas y Preventivas. El Jefe del Departamento Gestión de Calidad está autorizado por el Representante de la Pagina 5 de 6

6 Dirección a realizar o proponer Auditorias no programadas a los diferentes sectores de la *Administración Tributaria Mendoza. 6.Registros Son considerados como resultado de las Auditorias y tratados como registros: Plan anual de auditorias. 7.Anexos Anexo I: Plan anual de Auditorias. Anexo II: Planillas de verificación. Flujograma. Anexo III. Instructivo Contestación Auditorias Internas. 8.Historial Punto Procedimiento 5.Desarrollo Texto al Subdirector del área del que dependa el sector auditado. DGR. Revisión 6 Pagina 6 de 6