GUÍA DE ORIENTACIÓN PARA ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO, VERIFICACIÓN DE EQUIPOS. Aprobó Rector

Transcripción

1 Revisó Jefe DMT Profesional DMT PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS Aprobó Rector Página 1 de 7 Fecha de aprobación Abril 14 de 2008 Resolución No OBJETIVO Establecer lineamientos de orientación para el personal que labora en la División de Mantenimiento Tecnológico, y los procesos de la Universidad Industrial de Santander, con respecto a las políticas y procedimientos a seguir frente a los requerimientos de equipos incluyendo los dispositivos de seguimiento y medición para que operen en condiciones controladas, de manera que se evolucione hacia un sistema de mantenimiento que permita la optimización de la disponibilidad de los equipos, la disminución de los costos del mantenimiento, la optimización del recurso humano, y la maximización de la vida útil de la maquinaria. 2. ALCANCE Aplica a la implementación de las Normas NTC GP 1000:2009, ISO 9001:2008, NTC 2031:2014 y la norma ISO 17025:2005 con respecto a la gestión técnica de los programas de mantenimiento de equipos y verificación de instrumentos de medición en las variables masa y temperatura, y los instrumentos de pesaje de funcionamiento no automáticos, requisitos metrológicos y técnicos, en pro del desarrollo de un excelente servicio y soporte hacia los procesos de la Universidad Industrial de Santander. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS CONFIABILIDAD: Probabilidad en que un equipo realice su función prevista sin incidentes por un período de tiempo especificado y bajo las condiciones indicadas. DISPONIBILIDAD: Porcentaje de tiempo en el que un sistema es capaz de realizar las funciones para las que está diseñado. Esta disponibilidad está relacionada con los conceptos de mantenibilidad y confiabilidad.

2 Página 2 de 7 INSTRUMENTO DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN: Equipos de medición, programas informáticos, patrones de medición, materiales de referencia o equipos auxiliares o combinación de ellos necesarios para llevar a cabo un proceso de medición. MANTENIBILIDAD: Cantidad de esfuerzo requerido para conservar el funcionamiento normal de un equipo o para restituirlo una vez se ha presentado una falla. MANTENIMIENTO: Conjunto de acciones, operaciones y técnicas empleadas con el fin de asegurar la conservación de los equipos y máquinas en servicio dentro de sus instalaciones y durante el mayor tiempo posible, ofreciendo el mayor grado de confiabilidad y el máximo nivel de productividad. SIMAT: Sistema de Información de Mantenimiento de la División de Mantenimiento Tecnológico que permite a las Unidades Académico Administrativas realizar las solicitudes. VERIFICACIÓN: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva (datos que respalden la existencia o veracidad de algo) de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. La confirmación puede comprender acciones tales como: la elaboración de cálculos alternativos, la realización de ensayos y/o pruebas y/o demostraciones de servicio. 4. CONTENIDO DE LA GUÍA La presente guía desarrolla dentro de su contenido, los siguientes aspectos: Asesoría técnica de la División de Mantenimiento Tecnológico en el suministro o la adquisición de equipos. Identificación de los equipos e instrumentos de seguimiento y medición en la variable masa y temperatura. Asesoría e intervención en obras y proyectos. Manipulación de equipos. Verificación de dispositivos de seguimiento y medición en la variable masa y temperatura. Mantenimiento de equipos.

3 Página 3 de SOPORTE TÉCNICO DE LA DIVISIÓN DE MANTENIMIENTO TECNOLÓGICO EN LA ADQUISICIÓN DE EQUIPOS E INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN Es responsabilidad de cada uno de los Procesos determinar los equipos e instrumentos de seguimiento y medición que se requieren para el correcto desarrollo de sus actividades y de acuerdo a las necesidades existentes. Con el fin de apoyar a los Procesos en la adquisición de equipos, incluyendo los dispositivos de seguimiento y medición, la División de Mantenimiento Tecnológico en su carácter de unidad asesora, brinda el soporte técnico para la adquisición de equipos, actividad que realiza el jefe de la División de Mantenimiento Tecnológico y/o el equipo de trabajo con el perfil correspondiente al servicio solicitado. Es necesario que el proceso realice la solicitud de adquisición del equipo a través de SIMAT, esta debe contar con una descripción de las especificaciones técnicas y características del equipo a adquirir, junto con las cotizaciones, con base en esta descripción, se emite una asesoría técnica de carácter orientador, no obligatorio. Lo anterior, tiene como fundamento lo contemplado en el Acuerdo del Consejo Superior n. 050 de 2015 por el cual se reglamenta el Estatuto de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. Adicionalmente, la División de Mantenimiento Tecnológico brinda asesoría en la recepción y soporte durante la instalación de los equipos, así como en la instrucción de los usuarios sobre la información técnica correspondiente cuando por las características del equipo lo amerite. 4.2 ASESORÍA E INTERVENCIÓN EN OBRAS Y PROYECTOS Las asesorías e interventorías que realiza la División de Mantenimiento Tecnológico a las obras y proyectos que desarrollan los procesos de la Universidad Industrial de Santander se establecen conforme a las solicitudes que realiza la comunidad universitaria a través de comunicaciones internas, de acuerdo a las actividades que se tienen previstas, como el servicio de montaje de los equipos adquiridos, y la revisión y verificación de las obras que realizan terceros, como resultado de contrataciones externas, etc.

4 Página 4 de 7 El Jefe de la División de Mantenimiento Tecnológico, junto con el equipo de trabajo correspondiente al perfil del proyecto, elabora el cronograma respectivo para realizar las visitas al lugar de ejecución del proyecto y, después de esto, se elabora un Informe de Visita al Proyecto, identificando inconsistencias o la necesidad de servicios complementarios para la puesta en marcha del equipo o proyecto, los cuales son informados durante las visitas a los encargados de la ejecución. 4.3 IDENTIFICACIÓN DE EQUIPOS E INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Los bienes existentes en la Universidad Industrial de Santander poseen un número único de identificación denominado número de inventario, el cual es asignado automáticamente por el sistema financiero, una vez se efectúa el pago de los bienes adquiridos. La marcación física de los bienes adquiridos está a cargo del Grupo de Inventarios de la División Financiera según lo contemplado en el artículo 10 del MFI02: Manual Normativo y Procedimental para la Administración y control de los bienes muebles de la UIS. Este número de inventario es utilizado por la División de Mantenimiento Tecnológico para el control, y mantenimiento (preventivo y correctivo) de equipos, así como la verificación de aquellos que constituyen medios de medición. 4.4 MANIPULACIÓN DE EQUIPOS Los equipos deben ser operados por personal entrenado y autorizado, esta labor es ejecutada por cada uno de los procesos de la Universidad, quienes a su vez deben garantizar las condiciones adecuadas para el buen funcionamiento del equipo. Para los equipos de refrigeración de la Universidad, el registro de temperatura, es una actividad que se realiza por parte de la Unidad Académico Administrativa. En caso de encontrarse por fuera de los rangos establecidos se debe informar al proceso de Recursos Tecnológicos para su respectiva corrección. La verificación de estos equipos es realizada por personal de la División de Mantenimiento Tecnológico como se estipula en PRT.03 Procedimiento de Metrología.

5 Página 5 de 7 Es responsabilidad de los Procesos la remisión de una copia del manual de operación y mantenimiento de los equipos adquiridos la División de Mantenimiento Tecnológico, como se sugiere en el concepto técnico de compra respectivo. 4.5 VERIFICACIÓN DE EQUIPOS EN LAS VARIABLES MASA Y TEMPERATURA. La verificación de los medios de medición se ejecuta para determinar su aptitud frente al uso, declarándose APTO el medio de medición que al verificarse cumpla con los requisitos legales establecidos por la normatividad o aquellos medios no contemplados en las Normas (verificación interna). La División de Mantenimiento Tecnológico solicita a las Unidades Académico y/o Administrativas, un listado de los equipos para la verificación de los mismos, los cuales son enviados en el formato FRT.19 Plan de Verificación Metrológica. Basados en este listado se establece la periodicidad con que se realiza la verificación y se deja evidencia en los formatos FRT.18 Verificación de temperatura medios isotérmicos y humedad relativa y FRT.12 Protocolo estándar verificación balanzas. El listado se actualiza anualmente de acuerdo con lo establecido en el PRT.03 Procedimiento de Metrología. La División de Mantenimiento Tecnológico cuenta con un conjunto de pesas patrón con rango de 1mg a 1kg clase E2 y con 11 pesas clase M1 con rango de 500 g a 20 kg con certificado de calibración para la respectiva verificación de masa, igualmente cuenta con un conjunto de equipos patrones para la verificación de temperatura y humedad relativa, compuesto por un termómetro Fluke con dos sondas de temperatura (1 con punta redonda), un tacómetro digital Amprobe y un aire meter Fluke. 4.6 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS La División de Mantenimiento Tecnológico presta servicios de mantenimiento correctivo y preventivo a los equipos de los procesos de la Universidad Industrial de Santander Mantenimiento Correctivo: Este servicio es solicitado por la Unidad Académico Administrativa a la División de Mantenimiento Tecnológico como lo establece el procedimiento

6 Página 6 de 7 PRT.01 Control de equipos. El servicio de mantenimiento correctivo debe ser solicitado a la División de Mantenimiento Tecnológico por medio del sistema de información SIMAT Mantenimiento Preventivo: Este servicio se lleva a cabo de forma programada con el objetivo de prevenir que el equipo llegue a un estado de falla. La División de Mantenimiento Tecnológico elabora el plan de mantenimiento preventivo anual, el cual es publicado en la Intranet. Para el desarrollo de esta actividad se utilizan los formatos: FRT.10 Programación individual de mantenimiento, FRT.04 Plan de mantenimiento de equipos, FRT.19 Plan de verificación de equipos, FRT.21 Control de mantenimiento de aires acondicionados y FRT.22 el Informe técnico de servicio La actividad de mantenimiento preventivo se aplica a equipos que se identifiquen como críticos en la prestación del servicio para los procesos de la Universidad Industrial de Santander. 5. CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA DE APROBACIÓN 1 Abril 14 de 2008 Creación del documento. 2 Noviembre 12 del Octubre 5 de Mayo 12 de Agosto 10 de 2017 DESCRIPCIÓN DE CAMBIO REALIZADOS Modificaciones en todo el documento. Se realizaron alteraciones en el documento específicamente en los numerales 4.1, 4.4, y 4.5.2, en donde corrigen y especifican los formatos usados para el desarrollo de las actividades, y se incluye el medio por el cual se debe a realizar la solicitud de acciones correctivas, servicio prestado por el proceso de recursos tecnológicos. Se modificó el nombre del documento. Inclusión de la norma ISO 17025:2005 como normativa. complemento del numeral 4. Inclusión del numeral 4.2 relacionado con asesorías e intervención en obras y proyectos. Identificación de los equipos patrones de la DMT para verificación metrológica en las magnitudes de temperatura y masa. Inclusión del uso del formato FRT.08 para equipos que necesiten ser calibrados y no posean número de inventario UIS.

7 Página 7 de 7 6 Diciembre 13 de 2017 Se incluyó en el ítem 4.3 identificación de equipos e instrumentos de seguimiento y medición el artículo 10 del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y control de los bienes muebles de la UIS MFI02 Se incluyó en el ítem Mantenimiento Preventivo los siguientes documentos: FRT.21 Control de mantenimiento de aires acondicionados y FRT.22 Informe técnico de servicio.