PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA REALIZACION DE FIANZAS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA REALIZACION DE FIANZAS REGISTRO DE REVISIONES MODIFICACION FECHA APROBADA POR Las llamadas a Bogotá por marcación del cliente, se cambiaron por envío de s a los encargados en Confianza Bogotá. 03/02/2011 Gerencia General Página 1 de 6

2 1. Nombre del procedimiento: Objetivo del procedimiento: Realizar las fianzas requeridas por los clientes y que estén cumplan con las condiciones interpuestas por las compañías de seguros. 2. Definiciones: FIANZA: Una fianza es una garantía que busca asegurar el cumplimiento de una obligación. TIPOS DE FIANZAS: Caución Judicial: Las fianzas judiciales son aquellas que se otorgan derivadas de un juicio y es requerida por un juzgado o juez o por algún tribunal a una de las partes o a ambas partes en caso de que se encuentren en pleito a efecto de garantizar el procedimiento judicial. Fianza de Cumplimiento: garantiza el exacto cumplimiento de las obligaciones contenidas en un contrato, pedido, convenio u orden de compra. Fianza de Concurso o licitación: Garantizan el cumplimento de las obligaciones adquiridas de acuerdo al concurso o licitación presentadas en la propuesta. Fianza de Buena Calidad: Garantiza la buena ejecución o calidad de los trabajos realizados o del equipo suministrado en los que aparecieran defectos de construcción, mano de obra o mala calidad de los materiales empleados Fianza de buen manejo del anticipo: Cubre a la entidad contratante, de los perjuicios derivados sufridos por ocasión de (i) la no inversión, (ii) el uso indebido y (iii) la apropiación indebida que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de anticipo. Fianza de pago de salarios prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: Cubre a la entidad contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que este obligado el contratista, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado. Fianza Estabilidad y calidad de la obra Cubre a la entidad contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista. Página 2 de 6

3 Seguro de responsabilidad civil extracontractual cubre a la entidad contratante y al contratista de las eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista. Seguro de responsabilidad civil profesiones medicas Ampara las profesiones de la salud sobre el daño que en el ejercicio de su trabajo puedan causar a sus pacientes o los terceros por hechos u omisiones. Seguro de responsabilidad civil clínicas y hospitales Ampara a la clínica u hospital sobre los daños u causaciones que en el ejercicio de su actividad causen a terceros. Fianza disposiciones legales cubren al asegurado de los perjuicios que se deriven del incumplimiento de obligaciones consagradas en leyes y normas relacionadas con actividades en las cuales el Estado posee un control directo o indirecto. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Elaboración y modificación: Suscriptores o asesores encargados, deberán atender a los clientes que sean remitidos por recepción, analizando el contrato y revisando que se cumpla con los requisitos de nuestra compañía principal, en caso de que no sea así, se debe tramitar por otra compañía de seguros con el fin de dar al cliente el servicio de fianza en el menor tiempo posible. La persona encargada de tramitar el negocio por otra compañía será quien se encargue del usuario de seguros del estado, o el usuario de EQUIDAD, en caso de no poder ser tramitado por ninguna de estas dos compañías, la póliza deberá ser tramitada por la gerente administrativa quien llamara a todas las compañías de seguros con las que JAVIER PAZ SUAREZ & CIA tiene clave para buscar la realización de la póliza, sino es posible finalmente será la gerente administrativa quien se encargue de comunicar al cliente que no ha sido posible realizar su póliza y diciendo los motivos por los cuales ha sido negada. Si es aceptada la expedición de la póliza en alguna compañía de seguros, se procederá a pedir al cliente toda la información que la compañía exija. Página 3 de 6

4 3.2 Revisión y aprobación: Antes de generar endoso, el suscriptor deberá revisar que la póliza este bien realizada de acuerdo a las condiciones del contrato o documento que la exija, con el fin de disminuir la cantidad de pólizas erradas, también con el fin de prevenir que pólizas erradas lleguen a las manos del cliente o de su asegurado. 4. Procedimiento de realización de fianzas Página 4 de 6

5 OBJETIVO Realizar los seguros de fianzas requeridas por los clientes y que cumplan con las políticas de las compañías aseguradoras a las que la empresa se encuentre vinculada. PROCEDIMIENTO ALCANCE Suscriptores de cumplimiento de Popayán, Santander y Cali. OBSERVACION Llegada del cliente Recepción revisa la necesidad del cliente, recibe el contrato y lo reporta en el registro digital CONTROL DE REALIZACIÓN DE FIANZAS, asignando al usuario que corresponda atender al cliente. El contrato cumple con los requisitos de las aseguradoras SI NO Recepción debe analizar si el contrato cumple con los requisitos como lo son la fecha, firmado por el contratista, el objeto del contrato sea viable para las compañías de seguros, las garantías estén de acuerdo a las condiciones de las compañías de seguros y todo de acuerdo al MANUAL DE SUSCRIPCIÓN DE SEGUROS CONFIANZA, comunicar al cliente si es posible realizar su petición. Revisar el estado del cliente. Esta bloqueado? Solicitar requisitos y documentación comercial del cliente Recepción debe revisar en el sistema el estado del cliente para saber si es posible realizar su solicitud, el sistema OSIRIS DE CONFIANZA dice porque lo esta, entonces se procede de acuerdo a las cuatro clasificaciones siguientes: Cartera Remitir a Depto de Cartera para realizar acuerdo de pago. SI Porque? Sarlaft pendiente Comuncarse con contraloría (Confianza) NO Siniestro Comunicarse con Juridica (Confianza) Si no es desbloqueado, entonces Tramitar la póliza por otra compañía de seguros. 1) Cartera: entonces se debe enviar al cliente (discretamente) a cartera para que realice el pago o el acuerdo de pago con el jefe de cartera de la empresa, quien procederá a pedir el desbloqueo con cartera de Confianza Cali. 2) Documentación pendiente: se procede a solicitar la documentación pendiente del cliente, se envía correo electrónico a confianza Bogotá en contraloría y se pide la demarcación del cliente. 3) Siniestro: En caso de que el cliente este bloqueado por siniestro, se debe enviar correo electrónico jurídica para ver de que manera se puede desmarcar, sino es posible se debe realizar la póliza por otra compañía de seguros. 4) Cumulo: se debe llamar a gerencia técnica en Confianza Bogotá, que son quienes autorizan. Pero si se demora más de 3 horas la desmarcación y se debe tramitar la póliza por seguros del estado o equidad, y se entrega al cliente la póliza que mas rápido sea expedida y aceptada por el cliente. 2 Página 5 de 6

6 1 Una vez desmarcado el cliente se procede a enviar al asesor correspondiente el contrato para que proceda a realizar la cotización. Recepción remite al usuario correspondiente para realizar la cotización Requiere autorización por vlr asegurado o por cumulo? SI NO 1) Decirle al cliente que la póliza se demora en autorizar 1 Día entero. 2) Pedir autorización de gerencia administrativa. 3) si el vlr asegurado es mayor a 7`Enviar mensaje a Bogotá y buscar toda la información que Bogotá requiera. 4) Tramitar la póliza por otra aseguradora para entregar al cliente la que salga mas rápido y le convenga mas al cliente. Imprimir y entregar la póliza al cliente para que proceda a pagar. Despedida amable FIN Si la cotización requiere autorización por valor asegurado alto se debe pedir autorización en nuestra gerencia financiera, pero si el valor asegurado es de más de 7 millones, debe pedirse autorización a gerencia técnica en Confianza Bogotá enviándose la documentación requerida por los mismos vía e- mail, además de irla tramitando por otras compañías de seguros para ver por cual es más rápido y más viable para el cliente. Si requiere autorización por Cumulo: se debe llamar a gerencia técnica en Confianza Bogotá, que son quienes autorizan. Nota: debido a que Confianza Bogotá tiene un día entero de plazo para analizar el riesgo para las pólizas con valor asegurado alto, debemos decirle al cliente que la póliza se demora un día entero en ser expedida y se le explica el motivo. Responsables: Dueño del proceso de cumplimiento, líder del procedimiento donde ha sido encontrada la acción correctiva. Elaboró: Diana Paz Cargo: Coordinadora de gestión de Calidad Firma: Revisó: Diego Piedrahita Cargo: Asesor de cumplimiento Firma: Documentos relacionados: NTC ISO 91 Decreto 4828 de 28 Manual del suscriptor de Seguros Confianza Manual de uso de osiris Aprobó: Javier Paz Suarez Cargo: Gerente General Firma: Página 6 de 6