CONTROL DE CAMBIOS. Fecha de la Modificación. Sección y/o página. Versión. Descripción de la modificación

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4 REALIZAR CONSTATACIONES FÍSICAS DE INVENTARIO CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación 2

5 REALIZAR CONSTATACIONES FÍSICAS DE INVENTARIO CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 ÍNDICE OBJETO...4 ALCANCE...4 NORMATIVA...4 GLOSARIO...5 CARACTERIZACIÓN...6 RESPONSABILIDADES...8 PROCEDIMIENTO FLUJOGRAMA FORMULARIOS

6 REALIZAR CONSTATACIONES FÍSICAS DE INVENTARIO CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 OBJETO Describir el procedimiento para el control y toma de inventario de bienes y suministros. ALCANCE El procedimiento inicia con la conformación de la comisión para la toma de inventario y culmina con la recepción del acta por parte del Director Nacional/Coordinador Financiero. NORMATIVA Legislación Vigente: Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. Normativa de Origen Externo: Normas de Control Interno para Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos emitidas por la Contraloría General del Estado. Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público. Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas. Norma de Control Interno para la Constatación física de Existencias y Bienes de Larga Duración. Normativa de Origen Interno: Reglamento de Delegación y Ejecución del Gasto Presupuestario de la Superintendencia de Compañías. Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos. Manuales de Procedimientos Contables de la Superintendencia de Compañías. 4

7 REALIZAR CONSTATACIONES FÍSICAS DE INVENTARIO CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 Código de ética. GLOSARIO Administración de Bienes.- Custodia de activos fijos, bienes de control administrativo y de existencias para consumo interno. Activos Fijos.- Bienes tangibles o derechos de propiedad que dispone una entidad, susceptibles de contabilizarse y reflejarse como tales en los estados financieros. Bienes no Depreciables (Control Administrativo).- Bienes cuyo valor de adquisición es menor de 100 dólares. Bienes Inmuebles.- Activos de larga duración que se utilizan para las actividades administrativas y operaciones de la entidad. Bienes Muebles.- Activos fijos de carácter relativamente perdurable que pueden ser transportados de un lugar a otro y que se utilizan para las actividades administrativas y operaciones de la entidad. Custodio del Bien.- Funcionario de la Institución que tiene un bien a su cargo. Inventario.- Control de bienes que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en almacén por medio de un registro detallado donde constan tanto los importes en unidades monetarias como las cantidades físicas. 5

8 CARACTERIZACIÓN 6

9 TIPO DE PROCESO: Habilitante de Apoyo FECHA: 29/07/13 MACROPROCESO: Gestión Administrativa Financiera VERSIÓN: 01 PROCESO: Soporte Administrativo ELABORADO POR: Gabriela García SUBPROCESO: Administración de Bienes APROBADO POR: Ing. Jessica Ramírez PROCEDIMIENTO: Realizar constataciones físicas de inventario CONTROLES INDICADORES: - Control de inventario NORMATIVA: - Legislación Vigente - Normativa de Origen Externo - Normativa de Origen Interno ENTRADAS SALIDAS PROVEEDORES - Listado general de bienes y suministros - Acta del inventario realizado - Memorando CLIENTES Jefatura de Bienes REALIZAR CONSTATACIONES FÍSICAS DE INVENTARIO Dirección/Coordina ción Financiera Jefatura de Bienes TECNOLOGICOS: HUMANOS: - Sistema de Control de Activos Fijos Bienes de Control Administrativo - Sistema de Bienes de Consumo Interno - Director Nacional/Coordinador Financiero - Jefe de Bienes - Comisión para el inventario de bienes - Responsable de la Unidad Administrativa - Servidores de la Institución RECURSOS

10 REALIZAR CONSTATACIONES FÍSICAS DE INVENTARIO CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 RESPONSABILIDADES SUPERINTENDENTE DE COMPAÑÍAS Delegar a uno o mas servidores para que intervenga(n) en su representación en las constataciones físicas. INTENDENTE DE COMPAÑÍAS Planificar, organizar y supervisar la administración de bienes de su Intendencia. DIRECTOR NACIONAL/COORDINADOR FINANCIERO Participar, por si o a través de su delegado, en las constataciones físicas de bienes, y presentar los informes a las autoridades pertinentes. DIRECTOR NACIONAL ADMINISTRATIVO Planificar, organizar y supervisar la administración de bienes a nivel nacional. Supervisar la correcta utilización de los bienes de propiedad de la Institución. AUDITOR INTERNO Participar en las constataciones físicas en calidad de observador. JEFE DE BIENES Administrar las actividades relacionadas con los bienes de la Institución de su correspondiente oficina. Delegar a uno o más servidores para que intervengan en su representación en las constataciones físicas de bienes. Controlar la actualización de los registros de existencias de bienes en físico y en el sistema. 8

11 REALIZAR CONSTATACIONES FÍSICAS DE INVENTARIO CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 SERVIDORES DE LA INSTITUCIÓN Utilizar correctamente los bienes asignados para su trabajo. Cuidar los bienes asignados, evitando razonablemente que los mismos sean dañados o mal utilizados. Comunicar al Jefe de Bienes cuando se produzca su traslado administrativo, o su desvinculación temporal o definitiva de la Institución. Devolver los bienes que están a su cargo, cuando los mismos estén fuera de uso o en mal estado, con el informe correspondiente. 9

12 REALIZAR CONSTATACIONES FÍSICAS DE INVENTARIO CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/13 PROCEDIMIENTO DIRECTOR NACIONAL/COORDINADOR FINACIERO 1. Nombra, hasta el 31 de diciembre de cada año o cuando sea requerido, su delegado para que participe en la constatación física de inventario. 2. Informa a los servidores la fecha de inicio de la constatación física y solicita la devolución de los bienes que están fuera de uso. 3. Solicita al Auditor General un delegado para la constatación física de inventarios. 4. Conforma la comisión para la toma de inventario La comisión estará integrada por: Delegado del Director Nacional/Coordinador Financiero. Jefe de Bienes (intervendrá en carácter informativo). Delegado de Auditoría Interna (en calidad de observador). Responsable de activos fijos, bienes de control administrativo y responsable de existencia de consumo interno. COMISIÓN PARA EL INVENTARIO DE BIENES 5. Obtiene, del sistema Control de Activos Fijos Bienes de Control Administrativo y Sistema de Bienes de Consumo Interno, un listado general de bienes y suministros, con corte al 31 de diciembre, o hasta la fecha de inicio de inventario. 6. Realiza la constatación física de los bienes almacenados en bodega. 7. Realiza la constatación física de los bienes asignados por unidad administrativa de acuerdo al listado general. 8. Realiza la constatación física de las existencias de consumo interno. 9. En caso de presentarse diferencias en la toma de inventario: 9.1. Revisa la documentación para identificar el motivo de la diferencia En caso de no identificar la ubicación del bien, deja constancia de la pérdida del bien en acta. 10. De existir bienes obsoletos, fuera de uso o inservibles, sugiere la baja de los mismos. 10

13 REALIZAR CONSTATACIONES FÍSICAS DE INVENTARIO CÓDIGO: AP FECHA: 29/07/ Elabora un acta del inventario realizado y detalla las novedades identificadas en el mismo. 12. Remite el acta, vía memorando, al Director Nacional/Coordinador Financiero. DIRECTOR NACIONAL/COORDINADOR FINANCIERO 13. Recibe y revisa el acta. 14. Dispone a la Jefatura de Bienes proceda con la baja de bienes obsoletos, fuera de uso o inservibles. Ver procedimiento AP Dar de baja a bienes. 15. Solicita, a los custodios de los faltantes de bienes, informe la ubicación del bien o su respectiva restitución. SERVIDOR CUSTODIO DEL BIEN 16. Informa al Director Nacional/Coordinador Financiero la ubicación del bien o notifica su pérdida. FIN DEL PROCEDIMIENTO 11

14 FLUJOGRAMA 12

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17 FORMULARIOS 15

18 No existen formularios definidos para este procedimiento.