Manual de Procedimientos Secretaría de la Presidencia

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2 ORGANIGRAMA ESPECÍFICO SECRETARÍA DE LA PRESIDENCIA Página 2 de 70

3 Propósito Alcance Área Responsable J1-01 Coordinar el desarrollo de cursos y talleres impartidos por el IAP. Promocionar con los funcionarios públicos los cursos de capacitación y actualización de su competencia. Desde la recepción de la invitación para el curso enviada por el IAP hasta el envío del informe al titular de la secretaría. Coordinación de Programas Especiales/Dirección de Giras y Logística Institucional Número de 1 2 Descripción del Procedimiento Recibe del Instituto de Administración Pública del Estado de Chiapas, A. C. a través del Director, oficio de invitación y carteles de publicidad para curso de capacitación a los funcionarios públicos y abre expediente. Elabora oficio de invitación para funcionarios públicos municipales, en original y copia, recaba firmas del Director y el titular de la secretaría y envía: Observaciones -Oficio de invitación: -Copia oficio de invitación: Dependencias Correspondientes Expediente Recibe de las dependencias correspondientes el oficio de respuesta y la relación de funcionarios públicos que participarán en el curso. Elabora oficio de solicitud de espacio físico para el curso de capacitación, en original y copia, rubrica, recaba firmas del Director y titular de la secretaría y distribuye de la siguiente manera: -Original de solicitud -Copia de solicitud Dependencia correspondiente Expediente Recibe de la dependencia correspondiente, oficio de confirmación y resguarda. Confirma de manera económica al Instituto de Administración Pública el curso e indica el lugar del evento y el número de participantes. Dependencias que brindan espacio físico: COAPATAP, Protección Civil, Sala de Cabildos y Sala de Presidencia. Página 3 de 70

4 Número de 7 Manual de Procedimientos Descripción del Procedimiento Elabora oficio de solicitud de materiales para el evento (equipo de sonido, mampara y mobiliario), en original y copia, recaba firmas del Director y titular de la secretaría y envía: Observaciones -Original oficio de Solicitud -Copia oficio de Solicitud Secretaría de Administración Expediente Recibe de la Secretaría de Administración, oficio de respuesta, materiales solicitados y resguarda. Elabora lista de asistencia para el evento y supervisa la instalación del equipo en el lugar del evento. Acude al evento, apoya al ponente, toma evidencias fotográficas y resguarda. Guarda en medio electrónico información del curso y envía al Director. Elabora informe anual de los cursos realizados, en original y copia, recaba firma del Director de Giras y Logística Institucional y turna: -Original de informe -Copia de informe Titular de la Secretaría Archivo TERMINA PROCEDIMIENTO. Página 4 de 70

5 Coordinar el desarrollo de cursos y talleres impartidos por el IAP. Diagrama de Flujo Página 5 de 70

6 Coordinar el desarrollo de cursos y talleres impartidos por el IAP. Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento Coordinar el desarrollo de cursos y talleres impartidos por el IAP. Formatos No existe formatos para este procedimiento Página 6 de 70

7 Propósito Alcance Área Responsable J1-02 Cobertura a eventos y recorridos del Presidente Municipal. Cubrir las necesidades y expectativas de la coordinación en los eventos y recorridos del C. Presidente. Desde la recepción del oficio para coordinar el evento hasta el envío de la tarjeta informativa al titular de la secretaría. Coordinación de Giras y Eventos Especiales/Dirección de Giras y Logística Institucional. Número de Descripción del Procedimiento Recibe de la dependencia correspondiente, a través del Director, oficio para coordinar los eventos y recorridos del Presidente Municipal, se entera y resguarda. Elabora agenda de eventos, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría, obtiene fotocopia y turna: -Original de agenda: Titular de la Secretaría -Copia de agenda: Archivo Acude al lugar del evento, verifica las condiciones para la escenografía y las necesidades de mobiliario. Elabora oficio de solicitud de mobiliario y equipo para evento ante las dependencias correspondientes, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría, obtiene fotocopia y distribuye: -Original de oficio de solicitud: Dependencia correspondiente -Copia del oficio de solicitud: Archivo Reúne a funcionarios encargados del evento, da información sobre los espacios que ocuparán y organiza la operatividad. Acude al evento, supervisa la organización, el mobiliario, la seguridad y orden desde el inicio hasta el final. Observaciones Las solicitudes se realizan ante la Secretaría de Administración, Obras Públicas, Coordinación De Eventos Especiales, Protección Civil, Vialidad y SEDURE Página 7 de 70

8 Número de Manual de Procedimientos Descripción del Procedimiento Supervisa labores de limpieza del espacio, inventario del mobiliario y equipo y la entrega del mismo a la dependencia correspondiente. Recibe de la Secretaría de Comunicación Social, a través del titular de la secretaría, las evidencias fotográficas del evento o recorrido y resguarda. Elabora tarjeta informativa para dar a conocer las actividades realizadas, anexa evidencias fotográficas, obtiene fotocopia y turna: Observaciones -Original de tarjeta informativa y -Evidencias fotográficas: -Copia de la tarjeta informativa y -Evidencias fotográficas: Titular de la Secretaría Archivo. TERMINA PROCEDIMIENTO. Página 8 de 70

9 Cobertura a eventos y recorridos del Presidente Municipal. Diagrama de Flujo Página 9 de 70

10 Cobertura a eventos y recorridos del Presidente Municipal. Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento Cobertura a eventos y recorridos del Presidente Municipal. Formatos No existen formatos para este procedimiento Página 10 de 70

11 Propósito Alcance Área Responsable J2-01 Análisis de factibilidad a propuestas de programas o proyectos sociales de las diferentes dependencias. Determinar la factibilidad de los programas o proyectos que ejecutarán las secretarias del Ayuntamiento de Tapachula. Desde la recepción de la solicitud para análisis de la información de los proyectos o programas hasta el envío de la tarjeta informativa al titular de la secretaría. Departamento de Análisis de Proyectos/Dirección de Análisis y Evaluación de Proyectos Número de Descripción del Procedimiento Recibe de la dependencia correspondiente, a través del titular de la secretaría, oficio de solicitud y anexo de la información del programa o proyecto para analizar la factibilidad, se entera y abre expediente. Agenda, de manera económica, con los funcionarios públicos correspondientes: lugar, fecha y hora de reunión, para analizar el impacto del programa o proyecto en la población. Acude a la reunión, analiza la factibilidad del programa o proyecto de acuerdo al impacto social y determina: El programa o proyecto es factible? No, Elabora informe con las observaciones de no factibilidad de los programas o proyectos, en original y copia, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría, y distribuye: -Original de informe Dependencia Correspondiente Observaciones -Copia de informe Expediente FIN DEL PROCEDIMIENTO. Sí, informa al funcionario la aprobación y continúa con la actividad No. 4. Página 11 de 70

12 Número de Manual de Procedimientos Descripción del Procedimiento Observaciones 4 Elabora tarjeta informativa para dar a conocer las actividades realizadas en original y copia, y turna: -Original de tarjeta informativa: Titular de la secretaría -Copia de la tarjeta informativa: Expediente TERMINA PROCEDIMIENTO. Página 12 de 70

13 Análisis de factibilidad a propuestas de programas o proyectos sociales de las diferentes dependencias. Diagrama de Flujo Página 13 de 70

14 Análisis de factibilidad a propuestas de programas o proyectos sociales de las diferentes dependencias. Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento. Análisis de factibilidad a propuestas de programas o proyectos sociales de las diferentes dependencias. Formatos No existen formatos para este procedimiento Página 14 de 70

15 Propósito Alcance Área Responsable J2-02 Seguimiento a proyectos y programas desarrollados por el H. Ayuntamiento de Tapachula. Que los programas o proyectos desarrollados tengan un impacto positivo en la sociedad. Desde la solicitud de seguimiento y evaluación de los programas o proyectos hasta el envío de la tarjeta informativa al titular de la secretaría. Departamento de Evaluación de Proyectos/Dirección de Análisis y Evaluación de Proyectos. Número de Descripción del Procedimiento Recibe de la dependencia correspondiente, a través del titular de la secretaría, oficio de solicitud para dar seguimiento y evaluación a los programas y proyectos, abre expediente. Agenda fecha de reunión y comunica de manera económica a los titulares de las dependencias. Acude a la reunión con funcionarios públicos para analizar las actividades y avances de los programas y proyectos. Verifica en campo, de acuerdo a los documentos de avance del programa o proyecto, que cumpla con los resultados, y determina: Cumple con los resultados esperados? No, Elabora un diagnóstico con las observaciones correspondientes, en original y dos copias, rubrica, recaba firmas del Director y el titular de la secretaría, y distribuye: Observaciones -Original de Diagnostico Dependencia Correspondiente -1ª Copia de Diagnostico Titular de la -2ª Copia de Diagnostico Expediente FIN DEL PROCEDIMIENTO. Página 15 de 70

16 Número de Manual de Procedimientos Descripción del Procedimiento Sí, Recaba evidencias fotográficas de las actividades realizadas y resguarda en archivo digital para futuras consultas y continúa con la actividad No. 5. Observaciones 5 Elabora tarjeta informativa, en original y copia, anexa evidencias fotográficas, y turna: -Original de tarjeta informativa y -Evidencias fotográficas: -Copia de la tarjeta informativa y -Evidencias fotográficas: Titular de la Secretaria Expediente TERMINA PROCEDIMIENTO. Página 16 de 70

17 Seguimiento a proyectos y programas desarrollados por el H. Ayuntamiento de Tapachula. Diagrama de Flujo Página 17 de 70

18 Seguimiento a proyectos y programas desarrollados por el H. Ayuntamiento de Tapachula. Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento Seguimiento a proyectos y programas desarrollados por el H. Ayuntamiento de Tapachula. Formatos No existen formatos para este procedimiento Página 18 de 70

19 Propósito Alcance Área Responsable J3-01 Solución de incidencias derivado de los programas sociales. Elaborar propuestas de modificación y/o actualización de los programas sociales del H. Ayuntamiento de Tapachula. Desde la recepción del oficio de solicitud para dar solución al problema hasta el envío de la tarjeta informativa al titular de la secretaría. Departamento de Instrumentación de Programas/Dirección de Instrumentación y Reingeniería de Programas Número de Descripción del Procedimiento Recibe de la dependencia correspondiente, a través del titular de la secretaría, oficio para dar solución a problemas derivados de programas sociales que se están ejecutando, se entera y abre expediente. Agenda reunión de manera económica con el titular de la dependencia correspondiente. Acude a la reunión, solicita información a los funcionarios de los problemas detectados y analiza las incidencias. Elabora propuestas de solución, turna para revisión y autorización del titular de la secretaría a través del Director. Recibe la propuesta autorizada por el Secretario, elabora oficio para convocar a reunión, en original y copia, rubrica, recaba firma del titular de la secretaría y envía: Observaciones -Original Oficio de reunión -Copia Oficio de reunión Dependencia correspondiente Expediente 6 Acude a la reunión, expone la propuesta y determina: Se aprueba la propuesta? No, toma nota de las observaciones para corrección y regresa a la actividad No. 4. Página 19 de 70

20 Número de Manual de Procedimientos Descripción del Procedimiento Sí, recaba firmas del titular de la dependencia correspondiente, en original y copia de las propuestas y distribuye: Observaciones -Original de Propuesta -Copia de Propuesta Titular de la dependencia correspondiente Expediente Continua con la actividad No. 7 7 Elabora tarjeta informativa, en original y copia, para dar a conocer las actividades realizadas y turna: -Original de tarjeta informativa: Titular de la secretaría -Copia de la tarjeta informativa: Expediente TERMINA PROCEDIMIENTO. Página 20 de 70

21 Solución de incidencias derivado de los programas sociales. Diagrama de Flujo Página 21 de 70

22 Solución de incidencias derivado de los programas sociales. Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento Solución de incidencias derivado de los programas sociales. Formatos No existen formatos para este procedimiento Página 22 de 70

23 Propósito Alcance Área Responsable J3-02 Elaboración de propuestas para solución de procesos administrativos en las dependencias. Tener sistemas administrativos eficientes para simplificar los procesos del H. Ayuntamiento de Tapachula. Desde la recepción de la solicitud para analizar los procesos administrativos hasta el envío de la tarjeta informativa. Departamento de Reingeniería de Programas/Dirección de Instrumentación y Reingeniería de Programas Número de Descripción del Procedimiento Recibe de la dependencia correspondiente, a través del titular de la secretaría, oficio de solicitud para solución de problemas derivados de procesos administrativos, se entera y abre expediente. Agenda reunión de trabajo con el titular de la dependencia correspondiente, de manera económica, para discutir la problemática. Acude a la reunión, analiza el proceso administrativo y la estructura orgánica de la dependencia; y determina: Detecta problemas en la estructura orgánica? No, elabora propuestas de mejora en los procesos administrativos, en original y dos copias, rubrica, recaba firmas del Director y el titular de la secretaría, y envía: Observaciones -Original de Propuesta: Dependencia correspondiente -1ª Copia de Propuesta: Titular de la Secretaria de la Presidencia -2ª Copia de Propuesta: Expediente Continúa con la actividad N 6 Sí, toma nota de las deficiencias de la estructura orgánica para corregir el proceso administrativo y continúa con la actividad N 4 Página 23 de 70

24 Número de 4 5 Manual de Procedimientos Descripción del Procedimiento Elabora propuesta de corrección de la estructura orgánica, en original y copia, turna para revisión y visto bueno del titular de la secretaría. Recibe a través del Director la propuesta revisada, elabora oficio de envío para la aplicación, en original y copia, recaba firma del titular de la secretaría, anexa propuesta y envía: Observaciones -Original de oficio, y -propuesta de corrección: -Copia de oficio, y -propuesta de corrección: Secretaria de Administración Expediente 6 Elabora tarjeta informativa, en original y copia, para dar a conocer las actividades realizadas, y turna: -Original de tarjeta informativa: -Copia de la tarjeta informativa: Titular de la Secretaria Expediente TERMINA PROCEDIMIENTO Página 24 de 70

25 Elaboración de propuestas para solución de procesos administrativos en las dependencias. Diagrama de Flujo Página 25 de 70

26 Elaboración de propuestas para solución de procesos administrativos en las dependencias. Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento Elaboración de propuestas para solución de procesos administrativos en las dependencias. Formatos No existen formatos para este procedimiento Página 26 de 70

27 Propósito Alcance Área Responsable J4-01 Elaboración de proyectos y gestión de recursos para automatizar los procesos tecnológicos. Obtener recursos ante instancias federales y privadas para la automatización de procesos tecnológicos de vanguardia e implementación de tecnología ecológica en el municipio. Desde la recepción de la instrucción para la elaboración de la propuesta del proyecto para la gestión de los recursos hasta el envío de la tarjeta informativa al titular de la secretaría. Departamento de Tecnologías de Información/Dirección de Sistemas e Informática Número de Descripción del Procedimiento Recibe instrucción, de manera económica del titular de la secretaría, a través del Director, para gestionar los recursos económicos ante instancias federales o privadas para el desarrollo de proyectos de tecnología de información en los procesos del Ayuntamiento de Tapachula. Elabora la propuesta del proyecto para la gestión del recurso económico, de acuerdo a la normatividad de la instancia correspondiente, imprime en original, abre expediente y resguarda. Elabora oficio de envió para aprobación y autorización, en original y copia, rubrica, recaba firma del Director, anexa original de la propuesta de proyecto y turna: Observaciones -Original oficio de envío, y -Original propuesta del proyecto: -Copia oficio de envió -Copia propuesta del proyecto : Titular de la Secretaría Archivo 4 Recibe respuesta del titular de la secretaría, a través del Director, y determina: La propuesta del proyecto fue aprobada? No, recibe original del proyecto propuesto con las observaciones del secretario, realiza las modificaciones y regresa a la actividad N 3. Página 27 de 70

28 Número de 5 Manual de Procedimientos Descripción del Procedimiento Sí, recibe original de la propuesta del proyecto con la aprobación del secretario y continúa con la actividad N 5. Elabora oficio de solicitud de autorización del proyecto, rubrica, recaba firmas del Director y titular de la secretaría, anexa original del proyecto, obtiene fotocopia en dos tantos y distribuye: Observaciones -Original Oficio, y -Original de propuesta del proyecto: -1ª Copia Oficio, y -Copia de la propuesta del Proyecto: -2ª Copia Oficio, y -Copia de la propuesta del proyecto: Presidente Municipal Titular de la Secretaria Expediente 6 7 Recibe propuesta del proyecto autorizado por el Presidente Municipal y el Cabildo para realizar la gestión de los recursos ante la instancia correspondiente. Elabora oficio para gestionar los recursos que se utilizarán en la ejecución del proyecto, recaba firma del titular de la secretaría, anexa original del proyecto, obtiene fotocopia y envía: -Original de oficio de gestión, y -Original de Proyecto -Copia de oficio Instancia correspondiente Expediente Recibe oficio de respuesta de la instancia correspondiente con el método y fecha del depósito de los recursos y resguarda. Verifica con la Secretaría de Hacienda el depósito correspondiente en la fecha establecida. Supervisa el seguimiento de la realización y comprobación de los recursos del proyecto, en coordinación con la Secretaría de Administración, resguarda el expediente y archivo digital del proyecto. Página 28 de 70

29 Número de Manual de Procedimientos Descripción del Procedimiento Observaciones 11 Elabora tarjeta informativa para dar a conocer las actividades realizadas, rubrica, recaba firma del Director, obtiene fotocopia y turna: -Original Tarjeta Informativa -Copia Tarjeta Informativa Titular de la Secretaría Expediente TERMINA PROCEDIMIENTO Página 29 de 70

30 Elaboración de proyectos y gestión de recursos para automatizar los procesos tecnológicos. Diagrama de Flujo Página 30 de 70

31 Elaboración de proyectos y gestión de recursos para automatizar los procesos tecnológicos. Lineamientos Para la elaboración de proyectos y gestión de recursos para automatizar los procesos tecnológicos deberá apegarse a las Reglas de operación de CONACYT (Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología) y PROSOFT (Programa para el Desarrollo de la Industria del Software). Elaboración de proyectos y gestión de recursos para automatizar los procesos tecnológicos. Formatos No existen formatos para este procedimiento. Página 31 de 70

32 Propósito Alcance Área Responsable J4-02 Desarrollo y actualización de software para el H. Ayuntamiento de Tapachula. Crear sistemas y actualizaciones para automatizar los procesos que permitan hacer eficiente el desempeño de las dependencias. Desde la recepción de la solicitud de la dependencia hasta el envío de la tarjeta informativa al titular de la secretaría. Departamento de Sistemas/Dirección de Sistemas e Informática Número de Descripción del Procedimiento Recibe de la dependencia correspondiente, a través del titular de la secretaría, oficio de solicitud para desarrollar o implementar un software, anexo los requisitos que debe contener, se entera y abre expediente. Analiza la solicitud, los requisitos y el alcance del sistema, y programa el tiempo para elaborar el software. Solicita un enlace de la dependencia correspondiente para definir la información y los criterios. Elabora la propuesta y agenda con el enlace correspondiente hora y fecha de reunión. Acude a la reunión, presenta la propuesta del software y determina: Se aprobó la propuesta? No, toma nota de las observaciones y regresa a la actividad N 4. Sí, realiza análisis y diagrama de flujo y continúa con la actividad N 6. Elabora la programación del software en el lenguaje del sistema, de acuerdo al análisis y la estructura, agenda fecha y hora para realizar las pruebas en la dependencia correspondiente. Realiza la prueba piloto, en coordinación con el enlace, para verificar las incidencias y determina. Observaciones Página 32 de 70

33 Número de 8 El software presenta fallas? Manual de Procedimientos Descripción del Procedimiento Sí, toma nota del error detectado para hacer la modificación y regresa a la actividad N 6. No, realiza la actualización, instala el software en los equipos correspondientes y continúa con la actividad N 8. Elabora tarjeta informativa para dar a conocer las actividades, en original y copia, y turna: -Original de tarjeta informativa: Titular de la Secretaría -Copia de la tarjeta informativa: Expediente Observaciones TERMINA PROCEDIMIENTO. Página 33 de 70

34 Desarrollo y actualización de software para el H. Ayuntamiento de Tapachula. Diagrama de Flujo Página 34 de 70

35 Desarrollo y actualización de software para el H. Ayuntamiento de Tapachula. Diagrama de Flujo Página 35 de 70

36 Desarrollo y actualización de software para el H. Ayuntamiento de Tapachula. Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento Desarrollo y actualización de software para el H. Ayuntamiento de Tapachula. Formatos No existen formatos para este procedimiento Página 36 de 70

37 Propósito Alcance Área Responsable J4-03 Alta de correos electrónicos a funcionarios públicos del H. Ayuntamiento de Tapachula. Crear una cuenta de correo electrónico a los funcionarios públicos para mantener comunicación institucional. Desde la recepción de la solicitud para crear cuentas de correo electrónico hasta el envío de la tarjeta informativa al titular de la secretaría. Departamento de Sistemas/Dirección de Sistemas e Informática Número de Descripción del Procedimiento Observaciones 1 2 Recibe de la dependencia correspondiente, a través del titular de la secretaría, oficio de solicitud para crear una cuenta de correo electrónico a funcionarios públicos, se entera y abre expediente. Elabora oficio de solicitud de datos de los funcionarios, rubrica, recaba firmas del Director y el titular de la secretaría, obtiene fotocopia y envía: -Original de oficio de solicitud Dependencia correspondiente Datos que se solicitan: Nombre, apellidos, fecha de nacimiento, día/mes y año, sexo. -Copia de oficio de solicitud Expediente Recibe de la dependencia correspondiente, a través del titular de la secretaría, oficio de respuesta con la lista de datos personales de los funcionarios y resguarda. Entra al navegador, ingresa a la página del proveedor autorizado, registra la información de los funcionarios y obtiene usuarios y contraseñas personales. Elabora listado digital de las cuentas de correo electrónico, agenda la entrega de usuarios y contraseñas, comunica a los funcionarios y resguarda en archivo digital. Recibe a los funcionarios en las instalaciones de la Dirección de Sistemas e Informática y entrega las cuentas de usuarios y contraseñas. Página 37 de 70

38 Número de Manual de Procedimientos Descripción del Procedimiento Observaciones 7 Elabora tarjeta informativa, en original y copia, para dar a conocer las actividades realizadas y turna: -Original de tarjeta informativa: -Copia de la tarjeta informativa: Titular de la Secretaría Expediente TERMINA PROCEDIMIENTO Página 38 de 70

39 Alta de correos electrónicos a funcionarios públicos del H. Ayuntamiento de Tapachula. Diagrama de Flujo Página 39 de 70

40 Alta de correos electrónicos a funcionarios públicos del H. Ayuntamiento de Tapachula. Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento Alta de correos electrónicos a funcionarios públicos del H. Ayuntamiento de Tapachula. Formatos No existen formatos para este procedimiento Página 40 de 70

41 Propósito Alcance Área Responsable J4-04 Administración del portal de transparencia del H. Ayuntamiento de Tapachula. Publicar información actualizada en el portal de transparencia de los trámites y servicios del Ayuntamiento de Tapachula. Desde la recepción de solicitud de la Contraloría Interna para actualizar los trámites y servicios hasta el envío de la tarjeta informativa al titular de la secretaría. Departamento de Sistemas/Dirección de Sistemas e Informática Número de Descripción del Procedimiento Recibe de Contraloría Interna, a través del titular de la secretaría, oficio de solicitud para actualizar los trámites y servicios que brinda el H. Ayuntamiento publicado en el portal de transparencia, se entera y resguarda. Analiza la información de los oficios enviados por las dependencias, junto con el Departamento de Acceso a la Información Pública y determina: Existe modificación de trámites y servicios? No, solicita de manera económica a la Contraloría Interna Municipal copia de oficio donde la dependencia manifiesta que no existen cambios, resguarda en archivo del Departamento. FIN DEL PROCEDIMIENTO Sí, solicita de manera económica el oficio de actualización de los trámites y servicios de la dependencia correspondiente a Contraloría Interna Municipal impresa y en archivo digital, y continúa con la actividad N 3 Ingresa al servidor, analiza la información, actualiza en el portal de transparencia, y resguarda en archivo digital e impreso. Comunica de manera económica al contralor interno para que verifique y valide la información capturada y publicada en el portal de transparencia. Elabora tarjeta informativa trimestral, en original y copia, para dar a conocer las actividades realizadas, recaba firma de la Director y turna: -Original tarjeta informativa: -Copia tarjeta informativa: TERMINA PROCEDIMIENTO Titular de la Secretaria Archivo Observaciones En el oficio se anexa la información impresa y digital de los servicios. Página 41 de 70

42 Administrar el portal de transparencia del H. Ayuntamiento de Tapachula. Diagrama de Flujo Página 42 de 70

43 Administrar el portal de transparencia del H. Ayuntamiento de Tapachula. Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento Administrar el portal de transparencia del H. Ayuntamiento de Tapachula. Formatos No existe formatos para este procedimiento Página 43 de 70

44 Propósito Alcance Área Responsable J4-05 Mantenimiento de las redes de comunicación de la Administración Pública Municipal. Otorgar los servicios y vigilancia de calidad para mantener la comunicación en los dispositivos de red local de la Administración Pública Municipal. Desde la recepción de la instrucción para el mantenimiento hasta el envío de la tarjeta informativa al titular de la secretaría. Departamento de Comunicación y Redes/Dirección de Sistemas e Informática Número de Descripción del Procedimiento Recibe del titular de la secretaría, a través del Director, la instrucción de brindar mantenimiento a la red local Municipal. Elabora calendario de mantenimiento, comunica vía correo electrónico al titular de la secretaría, al Director, Dependencias correspondientes y resguarda en carpeta de trabajo. Acude a la dependencia, verifica las condiciones de la infraestructura de red local y determina. Funciona correctamente? Sí, Elabora informe de la visita reportando funcionamiento correcto de la red, en archivo digital, envía al titular de la dependencia visitada, marca copia al titular de la secretaría y Director; y resguarda en su carpeta de trabajo. FIN DEL PROCEDIMIENTO Observaciones 4 5 No, requisita el problema en el formato de comprobante de servicios, así como los materiales necesarios para su corrección y continúa con la actividad N 4. Recibe de la dependencia correspondiente aviso de la disponibilidad del material para corregir el problema. Acude a la dependencia correspondiente, realiza el mantenimiento, toma las evidencias fotográficas y resguarda en archivo digital. Los materiales de red son; Switch, Access point, modem, router,etc. Página 44 de 70

45 Número de Manual de Procedimientos Descripción del Procedimiento Observaciones 6 Elabora tarjeta informativa, adjunta evidencia fotográfica, envía por correo electrónico al titular de la secretaría, al Director y resguarda en su carpeta de trabajo. TERMINA PROCEDIMIENTO. Página 45 de 70

46 Mantenimiento de las redes de comunicación de la Administración Pública Municipal. Diagrama de Flujo Página 46 de 70

47 Mantenimiento de las redes de comunicación de la Administración Pública Municipal. Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento Mantenimiento de las redes de comunicación de la Administración Pública Municipal. Formatos No existen formatos para este procedimiento Página 47 de 70

48 Propósito Alcance Área Responsable J4-06 Mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo de la Administración Pública Municipal. Conservar y prevenir fallas en los equipos de cómputo de la Administración Pública Municipal. Desde la recepción de la instrucción del titular de la secretaría hasta el envío de la tarjeta informativa al mismo. Departamento de Soporte Técnico en Hardware y Software/Dirección de Sistemas e Informática Número de Descripción del Procedimiento Recibe del titular de la secretaría, a través del Director, la instrucción para dar mantenimiento preventivo y/o correctivo a los equipos de cómputo de la Administración Pública Municipal. Elabora calendario de mantenimiento, envía por correo electrónico al titular de la secretaría, al Director, dependencias correspondientes y resguarda. Acude a la dependencia correspondiente para realizar las actividades de mantenimiento preventivo y/o correctivo, de acuerdo a la agenda, verifica el rendimiento óptimo del equipo de cómputo y determina: El equipo de cómputo funciona correctamente? Sí, realiza mantenimiento preventivo, elabora informe en archivo digital, turna por correo electrónico al titular de la dependencia correspondiente, marca copias al titular de la secretaría, Director, resguarda y continúa con la actividad N 7. No, revisa el equipo, identifica el problema y continúa con la actividad N 4 Observaciones Página 48 de 70

49 Número de Manual de Procedimientos Descripción del Procedimiento Informa al titular de la dependencia correspondiente recomendación para corregir el equipo, de acuerdo al costo de los componentes, y determina: Es recomendable la corrección? No, elabora informe técnico de falla definitiva del equipo en archivo digital, da a conocer al titular de la dependencia correspondiente, toma evidencias fotográficas, resguarda y continúa con la actividad N 7. Sí, requisita en el formato de comprobante de servicios, solicita los componentes para la corrección y continúa con la actividad N 5. Recibe aviso de la dependencia correspondiente de la existencia del componente y solicitud de la visita técnica. Acude a la dependencia correspondiente, realiza el mantenimiento correctivo, toma evidencias fotográficas, informa por correo electrónico al titular de la secretaría, a la dependencia, al Director y guarda en carpeta digital de trabajo. Elabora tarjeta informativa de las actividades realizadas en archivo digital, adjunta evidencias fotográficas, envía por correo electrónico al titular de la secretaría, al Director, y guarda en carpeta digital. Observaciones TERMINA PROCEDIMIENTO Página 49 de 70

50 Mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputos de la Administración Pública Municipal. Diagrama de Flujo Página 50 de 70

51 Mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputos de la Administración Pública Municipal. Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento Mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputos de la Administración Pública Municipal. Formatos No existen formatos para este procedimiento Página 51 de 70

52 Propósito Alcance Área Responsable J4-07 Asistencia a los servicios electrónicos de la Secretaría de Hacienda Municipal. Proporcionar asistencia a los equipos que brindan los servicios electrónicos del H. Ayuntamiento Municipal. Desde la recepción de la solicitud a los servicios electrónicos en cajas de la Secretaria de Hacienda Municipal hasta envío de la tarjeta informativa al titular de la secretaría. Departamento de Servicios Electrónicos/Dirección de Sistemas e Informática Número de Descripción del Procedimiento Recibe de la Secretaría de Hacienda Municipal, a través del titular de la secretaría, solicitud para dar asistencia a los equipos que brindan servicios electrónicos a la población. Elabora calendario de actividades, imprime, resguarda en archivo digital y da a conocer de manera económica al Director. Acude a la Secretaría de Hacienda Municipal y recaba información con el personal de cajas, para analizar el sistema, recaba información del problema que presenta, revisa el equipo y determina: Es problema del equipo de cómputo? Observaciones Se otorga en brigadas de servicios hacendarios fuera del ayuntamiento. 4 Sí, informa al personal de caja y notifica de manera económica al Departamento de Soporte Técnico en Hardware y Software. FIN DEL PROCEDIMIENTO No, Acude a la Dirección de Sistemas e Informática para reiniciar el servidor y continúa con la actividad No. 4. Elabora tarjeta informativa de las actividades realizadas, rubrica, recaba firma del Director, obtiene fotocopia y distribuye de la siguiente manera: -Original tarjeta informativa Titular de la Secretaria de la Presidencia -Copia tarjeta informativa Archivo Esta notificación se realiza a este departamento siempre y cuando el problema corresponda al hardware o software. TERMINA PROCEDIMIENTO. Página 52 de 70

53 Asistencia a los servicios electrónicos de la Secretaría de Hacienda Municipal Diagrama de Flujo Página 53 de 70

54 Asistencia a los servicios electrónicos de la Secretaría de Hacienda Municipal Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento Asistencia a los servicios electrónicos de la Secretaría de Hacienda Municipal. Formatos No existen formatos para este procedimiento Página 54 de 70

55 Propósito Alcance Área Responsable J4-08 Servicio de alta de firma electrónica a funcionarios públicos. Realizar el alta de las firmas electrónicas de los funcionarios públicos de la Administración Pública Municipal. Desde la recepción del oficio de solicitud del titular de la secretaría hasta la elaboración de la tarjeta informativa al mismo. Departamento de Servicios Electrónicos/Dirección de Sistemas e Informática Número de Descripción del Procedimiento Recibe del titular de la secretaría, a través del Director, oficio de solicitud para generar firmas electrónicas de funcionarios públicos y abre expediente. Elabora oficio de solicitud de requisitos a los funcionarios de la dependencias correspondientes, recaba firma del titular de la secretaría, fotocopia en dos tantos y envía: -Original de oficio: Dependencia correspondiente -1ª copia de oficio: Titular de la Secretaría -2ª copia de oficio: Expediente Recibe de la dependencia correspondiente oficio de respuesta con la documentación anexa y resguarda. Ingresa a la página requisita los datos, obtiene la firma electrónica del sistema y turna por correo electrónico al funcionario correspondiente. Captura en archivo digital los datos del funcionario, la firma electrónica y resguarda. Elabora tarjeta informativa, recaba firma del Director, obtiene fotocopia y envía: Observaciones Los requisitos son copias de: Nombramiento Oficial, Credencial de Elector (IFE), Clave Única de Registro de Población (CURP), Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y Correo Electrónico. Original de tarjeta informativa: Copia de la tarjeta informativa: Titular de la Secretaría Expediente TERMINA PROCEDIMIENTO Página 55 de 70

56 Servicio de alta de firma electrónica a funcionarios públicos. Diagrama de Flujo Página 56 de 70

57 Servicio de alta de firma electrónica a funcionarios públicos. Lineamientos Para el servicio de alta de firmas electrónicas el funcionario público deberá presentar Nombramiento Oficial del Ayuntamiento Municipal. Servicio de alta de firma electrónica a funcionarios públicos. Formatos No existe formatos para este procedimiento Página 57 de 70

58 Propósito Alcance Área Responsable J5-01 Elaboración de diseños de imagen institucional en campañas del H. Ayuntamiento. Tener una imagen institucional del H. Ayuntamiento de Tapachula en las diversas campañas del Presidente Desde la recepción de la instrucción para la elaboración de diseño hasta el envío del informe de actividades al titular de la secretaría. Departamento de Imagen/Dirección de Diseño e Imagen Número de Descripción del Procedimiento Recibe del Director la instrucción y los materiales necesarios para la elaboración del diseño de campaña para imagen institucional del Presidente Municipal y H. Ayuntamiento de Tapachula. Verifica el tema a diseñar, el material existente y determina: Cuenta con las fotografías para el diseño? Sí, selecciona la mejor opción, resguarda en archivo digital y continúa con la actividad N 4. No, solicita fotografías para el diseño a la Dirección de Diseño e Imagen y continúa con la actividad N 3. Recibe fotografías, selecciona la mejor opción y resguarda en archivo digital. Elabora el diseño de la campaña de imagen institucional, resguarda en archivo digital y envía por correo electrónico al Director para su aprobación. Recibe respuesta de manera económica del Director y determina: El diseño fue aprobado? No, analiza las observaciones del Director y regresa a la actividad N 4. Sí, guarda en archivo digital y continúa con la actividad N 6 Observaciones Página 58 de 70

59 Número de Manual de Procedimientos Descripción del Procedimiento Observaciones 6 Elabora informe de las actividades realizadas, recaba firma de la Dirección de Sistemas e Informática, obtiene fotocopia y envía: -Original de tarjeta informativa: -Copia de la tarjeta informativa: Titular de la Secretaría Archivo TERMINA PROCEDIMIENTO. Página 59 de 70

60 Elaboración de diseños de imagen institucional en campañas del H. Ayuntamiento. Diagrama de Flujo Página 60 de 70

61 Elaboración de diseños de imagen institucional en campañas del H. Ayuntamiento. Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento Elaboración de diseños de imagen institucional en campañas del H. Ayuntamiento. Formatos No existen formatos para este procedimiento Página 61 de 70

62 Propósito Alcance Área Responsable J5-02 Producción impresa de diseño a campañas del Presidente Municipal. Proporcionar un soporte impreso al H. Ayuntamiento para difusión masiva de las campañas. Desde la recepción de la instrucción para realizar el diseño hasta el envío del informe semanal al titular de la secretaría. Departamento de Producción/Dirección de Diseño e Imagen Número de 1 2 Descripción del Procedimiento Recibe del Director la instrucción y el archivo digital para realizar la producción impresa del diseño de la campaña correspondiente. Elabora oficio de solicitud para requerir los insumos, rubrica, recaba firma del Director, obtiene fotocopia y envía: Observaciones -Original oficio de solicitud -copia oficio de solicitud Secretaria de Administración Archivo Recibe de la Secretaría de Administración el aviso de manera económica para recoger los insumos al almacén. Acude al Almacén, recibe los insumos, procede a imprimir el diseño de la campaña correspondiente y entrega de manera económica al Director. Elabora informe semanal para dar a conocer el resultado de las actividades, rubrica, recaba firma del Director y turna: - Original del informe Titular de la secretaría - Copia del informe Archivo TERMINA PROCEDIMIENTO. Página 62 de 70

63 Producción impresa de diseño a campañas del Presidente Municipal. Diagrama de Flujo Página 63 de 70

64 Producción impresa de diseño a campañas del Presidente Municipal. Lineamientos No existen lineamientos que rigen a este procedimiento Producción impresa de diseño a campañas del Presidente Municipal. Formatos No existe formatearía para este procedimiento Página 64 de 70

65 Propósito Alcance Área Responsable J5-03 Gestión de producción de diseños de la Presidencia Municipal con proveedores autorizados. Lograr los diseños de buena calidad y de manera oportuna con los proveedores autorizados para la Presidencia Municipal. Desde la recepción de la instrucción por parte del Director para la producción del diseño hasta el envío del informe semanal al titular de la secretaría. Departamento de Producción/Dirección de Diseño e Imagen Número de 1 2 Descripción del Procedimiento Recibe del Director la instrucción y archivo digital para realizar la producción del diseño con el proveedor autorizado. Elabora oficio de solicitud de autorización para el envío de los trabajos al proveedor, rubrica, recaba firma del Director, obtiene fotocopia y distribuye: -Original oficio de solicitud Secretaria de Administración Observaciones Los apoyos que se solicitan con el proveedor son: lona impresa, grabado y bordado. -Copia oficio de solicitud Archivo Recibe autorización de manera económica de la Secretaria de Administración para enviar diseños al proveedor. Envía por correo electrónico el archivo digital al proveedor y especifica el tipo de trabajo requerido y solicita la fecha de entrega. Recibe del proveedor la hora y fecha de la entrega del trabajo y agenda la visita. Recibe del proveedor el diseño realizado, revisa la calidad, toma evidencia fotográfica y turna al Director. Elabora informe semanal para dar a conocer las actividades realizadas, anexa la evidencia fotográfica, recaba firma del Director y turna al titular de la secretaría. Cuando el trabajo es lona impresa el proveedor lo instala en el lugar indicado. TERMINA PROCEDIMIENTO. Página 65 de 70

66 Gestión de producción de diseños de la Presidencia Municipal con proveedores autorizados. Diagrama de Flujo Página 66 de 70

67 Gestión de producción de diseños de la Presidencia Municipal con proveedores autorizados. Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento Gestión de producción de diseños de la Presidencia Municipal con proveedores autorizados. Formatos No existen formatos para este procedimiento Página 67 de 70

68 Propósito Alcance Área Responsable J5-04 Gestión y producción de diseños de las dependencias correspondientes. Brindar un soporte material a las dependencias del H. Ayuntamiento de Tapachula para difusión masiva. Desde la recepción del oficio de solicitud para la producción del diseño hasta el envío del informe semanal de las actividades al titular de la secretaría. Departamento de Producción/Dirección de Diseño e Imagen Número de Descripción del Procedimiento Recibe de la dependencia correspondiente, a través del Director, oficio de solicitud, archivo digital e insumos para realizar la producción del diseño y resguarda. Analiza la solicitud, revisa archivo digital e insumos y determina: La solicitud es de impresión? Sí, imprime el diseño y continúa con la actividad N 5. No, Comunica de manera económica a la dependencia correspondiente para que solicite autorización a la Secretaria de Administración para enviar diseños al proveedor y continúa con la actividad N 3. Recibe de la dependencia correspondiente, a través del Director, copia de oficio de autorización y envía el archivo digital al proveedor y solicita fecha de entrega del diseño. Recibe fecha de entrega y comunica al titular de la dependencia agendar la recepción del diseño. Elabora informe semanal de las actividades realizadas recaba firma del Director y envía al titular de la secretaría. Observaciones Las solicitudes que requieren proveedor son: lona impresa, grabado y bordado. Original del Informe semanal Copia del Informe semanal Titular de la Secretaría Archivo TERMINA PROCEDIMIENTO. Página 68 de 70

69 Gestión y producción de diseños de las dependencias correspondientes. Diagrama de Flujo Página 69 de 70

70 Gestión y producción de diseños de las dependencias correspondientes. Lineamientos No existen lineamientos para este procedimiento Gestión y producción de diseños de las dependencias correspondientes. Formatos No existen formatos para este procedimiento Página 70 de 70