SÍNTESIS DEL PROCESO DE LA ENTREGA-RECEPCIÓN SÍNTESIS DEL PROCESO DE LA ENTREGA-RECEPCIÓN

Transcripción

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2 PROGRAMA PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN 2

3 CONTENIDO DE LA PRESENTACIÓN I. Qué es el Programa de Entrega-Recepción? II. Cuáles son los objetivos del Programa? III. Por qué participar en el Programa? IV. Quiénes deben participar en el Programa? V. Cómo y cuándo se realizará el Programa? 3

4 I. Qué es el Programa de Entrega-Recepción? Es el conjunto de actividades que se realizarán para la ejecución del proceso de Entrega-Recepción Constitucional, contenidas en el documento autorizado por el titular de la Contraloría del Estado. Dichas actividades se agrupan en tres grandes fases: 1.1 Preparación. 1.2 Implementación y 1.3 Cierre. 4

5 1.1 FASE DE PREPARACIÓN Formulación de los elementos básicos del programa de trabajo. v Documentales Reglamento del Proceso de Entrega Recepción del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco. Programa de Trabajo. Manual. Actas, informes y sus instructivos de llenado. 131 formatos y sus instructivos de llenado. v Electrónicos Sistema de Entrega-Recepción: SER. 5

6 DOCUMENTALES Reglamento del Proceso de Entrega Recepción del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco (emitido por el Gobernador del Estado para normar el proceso de Entrega-Recepción por la terminación del periodo constitucional). Manual: Documento administrativo que concentra los procedimientos para ejecutar la Entrega-Recepción. Metodología y cronología. El Manual incluye Acta administrativa y guía para su llenado. Formatos para integrar la información y sus instructivos de llenado. 6

7 ELECTRÓNICOS Sistema de Entrega-Recepción: SER Qué es? Sistema informático para la integración y concentración de la información. Dónde se instalará? Será instalado en el equipo de computo que instruyan los titulares de las Entidades y Dependencias (entes públicos). Cuáles son sus características? -Requiere de contraseña para ingreso. -La capacitación para su uso será impartida por la Dirección General Administrativa de la Contraloría del Estado, conforme al calendario que se fije para ello. -Incluye las actas, formatos, informes e instructivos de llenado. 7

8 1.2 FASE DE IMPLEMENTACIÓN En la fase de implementación se ejecuta el Programa de Trabajo de la Entrega-Recepción del Poder Ejecutivo. Su propósito es desplegar el Proceso en las Dependencias y Entidades. Se establecen también las condiciones para su desarrollo, brindando acompañamiento por parte de la Contraloría del Estado para asegurar el éxito del proceso. 8

9 1.3 FASE DE CIERRE La fase de cierre consiste en la concentración de informes del Proceso y la elaboración de la memoria del Programa de Entrega-Recepción. 9

10 II. Cuáles son los objetivos del Programa? a) Proporcionar al Servidor público saliente los instrumentos necesarios para la entrega de recursos patrimoniales, documentos y asuntos del Poder Ejecutivo del Estado, con motivo de la terminación del periodo constitucional. b) Realizar la entrega de manera ordenada y sistematizada, que permita asegurar la continuidad en la prestación de los servicios públicos. c) Facilitar que el servidor público que recibe el cargo cuente con los elementos necesarios para el desempeño de las labores que se le asignen. 10

11 III. Por qué participar en el Programa? a) El Proceso de Entrega-Recepción de la Administración Pública Estatal es un acto formal, OBLIGATORIO para quienes se separan de sus cargos, cualquiera que sea el motivo. (Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco. Artículo 61.) b) Los Servidores Públicos adscritos a las áreas que se entregarán tienen la obligación normativa de informar los bienes, recursos que tienen bajo su resguardo. (Reglamento del Proceso de Entrega-Recepción del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco. Artículo 9º) 11

12 FUNDAMENTO LEGAL 12

13 LEY DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL ESTADO DE JALISCO Artículo 61. Todo Servidor Público, para salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que debe observar en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, y sin prejuicio de sus derechos y obligaciones laborales, tendrá las siguientes obligaciones: XXII. Entregar formalmente a quien le sustituya en el cargo, o a la persona que para tal efecto designe el superior jerárquico, los recursos patrimoniales que haya tenido a su disposición, así como los documentos y una relación de los asuntos relacionados con sus funciones. Esta entrega deberá realizarse a mas tardar a los cinco días hábiles contados a partir de la fecha en que renuncie o se le notifique su separación del cargo, debiendo elaborar un acta circunstanciada. XXIII. Recibir, al entrar en posesión del cargo, los recursos y documentos a que se refiere la fracción anterior, verificar que correspondan al contenido del acta circunstanciada, verificar los inventarios, informes y demás documentación anexa. Debe de solicitar las aclaraciones pertinentes dentro del término de cinco días hábiles contados a partir del acto de entrega y recepción; 13

14 Quiénes están obligados a realizar la Entrega-Recepción? Los titulares de las Dependencias que se enuncian en el artículo 23 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco, comprendiendo también al Despacho del Gobernador; las Procuradurías General de Justicia, Social y de Desarrollo Urbano; la Unidad de Dependencias, Auxiliares; así como a los organismos desconcentrados de la Administración Pública Estatal. Y los titulares de las Entidades siguientes: los organismos públicos descentralizados, fideicomisos públicos, comisiones, patronatos y comités que, de conformidad con las disposiciones legales aplicables, integran la Administración Pública. (Reglamento del Proceso de Entrega-Recepción del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco. Artículos 3º, 10 y 11.) 14

15 Cuáles son las formalidades de la Entrega-Recepción? Se formalizará mediante acta que será complementada por los formatos y documentos anexos que se generen. Intervendrán la persona que entrega y la que recibe, cuatro testigos de asistencia, un representante de la Contraloría y uno de la Dirección Administrativa del servidor público saliente. El acta deberá ser firmada en forma autógrafa en cuatro tantos. Se entregará un ejemplar del acta a quienes participaron. (Reglamento del Proceso de Entrega-Recepción del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco. Artículo 6º.) 15

16 Atribuciones de la Contraloría del Estado Establecer, instrumentar, operar y coordinar el Programa de E n t r e g a - R e c e p c i ó n Constitucional. La responsabilidad del proceso corresponde a los titulares obligados a realizar la entrega. L.E. Francisco Xavier V. Trueba Pérez Contralor del Estado (Reglamento del Proceso de Entrega-Recepción del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco. Artículos 19 y 20.) 16

17 Atribuciones de la Contraloría del Estado El titular de la Contraloría del Estado designará un Coordinador General del Proceso de Entrega-Recepción por término del periodo Constitucional. L.C.P. Gerardo de Anda Arrieta Llevará a cabo la coordinación, programación, apoyo técnico y supervisión de las actividades que las Dependencias y Entidades realicen con motivo de la Entrega-Recepción, para que ésta se lleve a cabo de una manera adecuada, ágil y transparente. (Reglamento del Proceso de Entrega-Recepción del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco. Artículo 21.) 17

18 Actividades de los titulares de las Dependencias y Entidades 1) Designar al Coordinador y Suplente del proceso de Entrega-Recepción en su Dependencia. 2) Establecer un Programa de Trabajo en su Dependencia. 3) Integrar un grupo de trabajo para que determinen los formatos que les resulten aplicables e integren la información en el SER. 4) Presentar la información estructurada por Direcciones o áreas. (Reglamento del Proceso de Entrega-Recepción del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco, Artículo 22.) 18 18

19 IV. Quiénes deben participar en el Programa? A. Titulares de las Dependencias y Entidades. B. Funcionarios que deban entregar informe a su superior jerárquico. C. Coordinador y suplente de cada Dependencia y Entidad. D. Coordinadores de enlace designados por la Contraloría del Estado. E. Usuarios limitados por cada Dependencia y Entidad para que operen el SER. F. Servidor Público que recibe los bienes patrimoniales e información. 19

20 A. Titulares de las Dependencias y Entidades. Quiénes son? Titulares de la Administración Pública Central y Paraestatal. Cuáles son sus obligaciones? Responsables de la Entrega-Recepción. Utilizar los formatos asignados para la entrega. Registrar usuarios limitados para ayuda en la captura de la información en el SER. 20

21 B. Funcionarios que deban entregar informe a su superior jerárquico. Quiénes son? Director General o de Área, entre otros. Cuáles son sus obligaciones? Tiene la responsabilidad de validar y designar al personal de las áreas competentes para capturar la información en el SER. Utilizar los formatos asignados para la Entrega-Recepción. Registrar usuarios limitados para el apoyo en la integración de la información. 21

22 C. Coordinador y suplente de cada Dependencia y Entidad Quiénes son? Servidores Públicos designados por los titulares de las Dependencias y Entidades. Enlace con la Dependencia y/o Entidad y la Contraloría del Estado. Cuáles son sus obligaciones? Coordinar, supervisar e informar del proceso Entrega-Recepción. 22

23 D. Coordinadores de enlace designados por la Contraloría del Estado. Quiénes son? Son el grupo de profesionales designados por la Contraloría del Estado para asistir a los entes públicos en la implementación del Programa de EntregaRecepción. Cuáles son sus obligaciones? Apoyar y supervisar las actividades que se realizan en la Dependencia o Entidad que le fue asignada. Verificar el avance en la captura de la información en el SER. Vigilar el cumplimiento del plan de trabajo instaurado en cada Dependencia y/ o Entidad, realizando evaluaciones periódicas por conducto del Coordinador del ente público. 23

24 E. Usuarios limitados por cada Dependencia y Entidad para que operen el Sistema de Entrega-Recepción Quiénes son? Servidores Públicos designados por el titular del ente público que entrega, adscrito a la Dependencia y/o Entidad a su cargo. Cuáles son sus obligaciones? Capturar y verificar la información en el SER. 24

25 F. Servidor Público que recibe los bienes patrimoniales e información Quiénes son? Servidores Públicos designados por la Administración entrante que recibirá los recursos patrimoniales, documentos y asuntos del Poder Ejecutivo del Estado. Cuáles son sus obligaciones? Solicitar las aclaraciones pertinentes, dentro del termino de cinco días hábiles contados a partir del acto de Entrega-Recepción. 25

26 Ente público Contraloría del Estado Red del Gobierno Estatal Funcionario Usuarios limitados Servidor Coordinador de Enlace Coordinador del ente público Funcionario Usuarios limitados 26

27 ACTIVIDADES QUE DEBERÁN REALIZAR LOS SERVIDORES PÚBLICOS ADSCRITOS AL ÁREA DE LA PERSONA QUE ENTREGA 27

28 INFORME PARA CONTRIBUIR A LA ENTREGA-RECEPCIÓN (Reglamento del Proceso de Entrega-Recepción del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco. Artículo 9º) Elaboran un ÁREAS ADSCRITAS AL SERVIDOR PÚBLICO QUE ENTREGA informe de los bienes asignados a su cargo mediante los formatos SERVIDOR PÚBLICO QUE ENTREGA establecidos en el Manual FIN DEL PROCESO 28

29 V. Cómo y cuándo se realizará el Programa? A. Nombramiento del Coordinador y Suplente, que hace el titular de cada ente público. B. Presentación del Coordinador de enlace en el ente público. C. Junta del Coordinador con su grupo de trabajo. D. Curso de capacitación del SER. E. Captura de la información en el SER. F. Realización de la prueba de funcionamiento. G. Actualización definitiva de la información capturada. H. Revisión de documentación final. I. Impresión y firma de actas. J. Entrega definitiva del ente público. 29

30 A. Nombramiento del Coordinador y suplente, que hace el titular de cada ente público Cómo da inicio el Programa? Con el nombramiento del Coordinador, y Suplente, que hace el titular de cada ente público. Cuándo da inicio el Programa? En la fecha señalada en el Programa de Trabajo autorizado por el Contralor del Estado. 30

31 B. Presentación del Coordinador de enlace en el ente público El Coordinador de enlace realiza, en conjunto con el Coordinador del ente público, un plan de trabajo y visita la Dependencia para presentarlo. Tienen un primer acercamiento el grupo de trabajo del ente público y el Coordinador de Enlace. Se agendan reuniones para dar seguimiento a los avances en la captura de la información en el SER. 31

32 C. Junta del Coordinador con su grupo de trabajo El Coordinador del ente y el grupo de trabajo se reúnen para fijar calendario de actividades y definir los formatos aplicables al área correspondiente. Los usuarios funcionarios, en coordinación con el Área de Sistemas de su dependencia, instalarán el SER en las computadoras y crearán cuentas para usuarios limitados. 32

33 D. Curso de capacitación del SER Por parte de la Contraloría del Estado se proporcionará inducción del funcionamiento del SER. Capacitación sobre el uso del SER en los entes públicos. 33

34 E. Captura de la información en el SER Los Usuarios Funcionarios y Usuarios Limitados comienzan con la captura de la información en el SER. El Coordinador supervisa la captura de la información. El Coordinador de enlace da seguimiento a las actividades del programa. 34

35 F. Realización de la prueba de funcionamiento El Coordinador del ente y los usuarios limitados alistan y programan la prueba. Realización de la prueba e impresión de actas de Entrega-Recepción. Evaluación de los resultados. 35

36 G. Actualización definitiva de la información capturada Los Usuarios Limitados actualizan la captura de la información. El Coordinador del ente público supervisa la captura de la información. El Coordinador de Enlace da seguimiento a la captura de la información. 36

37 H. Revisión de documentación final La Secretaría de Finanzas define las fechas de corte de la información financiera. Los Coordinadores de Enlace revisan las gráficas de avance del proceso como indicadores. Los Coordinadores del ente público reúnen y revisan la documentación total que será entregada. 37

38 I. Impresión y firma de actas Los Usuarios Funcionarios validarán la información contenida en los formatos asignados. El Coordinador del ente público ordena la impresión de la información, una vez validada y autorizada. El Representante de la Contraloría del Estado supervisa la firma, en cuatro tantos, del acta, informes y formatos. 38

39 J. Entrega definitiva del ente público El titular saliente y entrante, los testigos de ambos, el Representante de la Contraloría del Estado y el Representante de la Dirección Administrativa u homólogo, se reúnen para la Entrega-Recepción formal. El titular entrante revisa las actas y los anexos que recibe. Podrá realizar observaciones sobre la información recibida y solicitar las aclaraciones pertinentes, dentro del término de cinco días hábiles a partir del acto de Entrega-Recepción. 39

40 ACTIVIDADES A REALIZAR EN CASO DE RATIFICACIÓN DEL TITULAR O CONTINUIDAD EN LA VIGENCIA DEL NOMBRAMIENTO 40

41 DE LOS TITULARES DE DEPENDENCIAS (Reglamento del Proceso de Entrega-Recepción del Poder Ejecutivo del Estado de Jalisco. Artículo 12.) 5 días hábiles siguientes a la fecha de inicio de la administración. Titular ratificado Elaboran un informe de los bienes asignados a su cargo en los formatos establecidos en el Manual Un ejemplar al Gobernador del Estado FIN DEL PROCESO Un ejemplar en copia al Contralor del Estado 41

42 DE LOS TITULARES DE ENTIDADES (Reglamento del Proceso de Entrega-Recepción del Poder Ejecutivo del estado de Jalisco. Artículo 12.) 5 días hábiles siguientes a la fecha de inicio de la administración. Titular ratificado o con nombramiento vigente Elaboran un informe de los bienes asignados a su cargo en los formatos establecidos en el Manual Un ejemplar al titular de la Dependencia coordinadora de sector FIN DEL PROCESO Un ejemplar en copia al Contralor del Estado 42

43 Síntesis de la Entrega-Recepción Ver2.0 Elaboró y revisó Equipo del Programa Entrega-Recepción Última actualización 15 de agosto de