CRITERIOS DE OPERACIÓN PARA EL SISTEMA RED DE ARCHIVOS DE LOS CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL

Transcripción

1 CRITERIOS DE OPERACIÓN PARA EL SISTEMA RED DE ARCHIVOS DE LOS CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL PRESENTACION CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS DE LA ARCHIVISTICA DEFINICION DE ARCHIVOS FUNCIONES DEL ARCHIVO PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO DOCUMENTO DE ARCHIVO EXPEDIENTE - CARATULA CUSTODIA CLASIFICACION DE INFORMACION SISTEMA RED ARCHIVOS COORDINACION DE ARCHIVOS UNIDAD CENTRAL DE CORRESPONDENCIA ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACION ARCHIVO HISTORICO FUNCIONES ESPECÍFICAS INSTRUMENTOS NORMATIVOS DEL SISTEMA RED DE ARCHIVOS CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVOS ANEXOS (FORMATOS) 1

2 PRESENTACION EL PRESENTE DOCUMENTO DESCRIBE LOS CRITERIOS DE OPERACIÓN PARA EL SISTEMA RED DE ARCHIVOS DE LOS CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C EN LA ORGANIZACIÓN DE SUS ARCHIVOS Y CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES QUE SE GENEREN, OBTENGAN Y ADQUIERAN. ESTOS CRITERIOS RESULTAN APLICABLES A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE CIJ EN CUMPLIMIENTO CON EL ARTICULO 32 DE LA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA GUBERNAMENTAL Y LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL D.O.F. 20/FEB/2004. EN ESTE SENTIDO RESULTA INDISPENSABLE QUE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES EN PODER DE LOS SERVIDORES PUBLICOS, SE ORGANICEN Y CONSERVEN BAJO CRITERIOS UNIFORMES QUE PERMITAN SU LOCALIZACION EXPEDITA, DISPONIBILIDAD E INTEGRIDAD. 2

3 DEFINICION DE ARCHIVO CONJUNTO ORGANICO DE DOCUMENTOS PRODUCIDOS Y/O RECIBIDOS POR LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL INDEPENDIENTEMENTE DE SUS CARACTERISTICAS, FORMA O SOPORTE MATERIAL EN EL QUE SE ENCUENTRE EN EL TRANSCURSO DE SU GESTION Y PARA SERVIR COMO FUENTES DE INFORMACION A LA HISTORIA, LA INVESTIGACION Y LA CULTURA FUNCIONES DEL ARCHIVO ORGANIZAR Y PONER EN SERVICIO LA DOCUMENTACION ADMINSTRATIVA EN APOYO A LA TOMA DE DECISIONES ELABORAR INSTRUMENTOS DE ACCESO A LOS ARCHIVOS, MEDIANTE LA DESCRIPCION DOCUMENTAL QUE FACILETE EL ACCESO A LA INFORMACION APLICAR PRINCIPIOS Y TECNICAS DE VALORACION, SELECCIÓN Y BAJA DE DOCUMENTOS UBICAR A LOS ARCHIVOS EN AREAS Y LOCALES ADECUADOS PARA GARANTIZAR SU CONSERVACION MANTENER ORGANIZADA LA DOCUMENTACION EN SUS DIFERENTES ETAPAS. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL ES EL PRINCIPIO QUE ESTABLECE LA DIRECTRIZ FUNDAMENTAL EN LA ORGANIZACIÓN DE CUALQUIER ARCHIVO; LOS DOCUMENTOS DEBEN PERMANECER DENTRO DEL FONDO DEL QUE PROCEDEN Y AL INTERIOR DE ESTE, EN EL ORDEN QUE SE LE ASIGNARON EN LA OFICINA DE ORIGEN. 3

4 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO FASES VALORES USOS USUARIOS ARCHIVO PRIMARIOS INSTITUCIONAL AREA GENERADORA EN ATENCION A SUS ACTIVIDADES ACTIVA LEGAL O CONSTANTE TRAMITE JURIDICO ADMINISTATIVO CONTABLE O FISCAL PRIMARIOS INSTITUCIONAL AREA GENERADORA SEMIACTIVA LEGAL O OCASIONAL CONCENTRACION JURIDICO ADMINISTATIVO CONTABLE O FISCAL SECUNDARIO INVESTIGADOR Y PUBLICO EN GENERAL INACTIVA EVIDENCIAL SOCIAL HISTORICO TESTIMONIAL INFORMATIVO 4

5 DOCUMENTO DE ARCHIVO: ES EL TESTIMONIO MATERIAL DE UN HECHO O ACTO, ELABORADO DE ACUERDO A DETERMINADAS CARACTERISTICAS DE TIPO MATERIAL Y FORMAL Y QUE SE ENCUENTRA PLENO SENTIDO EN TANTO OCUPA UN LUGAR DETERMINADO DENTRO DEL CONJUNTO. CLASES DE DOCUMENTO: DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE APOYO INFORMATIVO AQUELLOS QUE TIENEN VALORES ADMINISTRATIVO, LEGALES, CONTABLES. EJEMPLARES DE REVISTAS EDICIONES COPIAS (SIRVEN DE CONTROL) TAMBIEN AQUELLOS CON VALOR EVIDENCIAL, TESTIMONIAL Y CIENTIFICO POR TIPO DE ASUNTO INTEGRADOS POR UNIDADES TEMATICAS CARECEN DE VALORES DOCUMENTALES CARPETAS (INTEGRADAS POR DOCUMENTACION SUELTA PARA CONTROL INTERNO) COPIAS DE TALONARIOS, VALES DE ALMACEN, FAXES, TARJETAS, FOTOCOPIAS 5

6 EXPEDIENTE ES LA UNIDAD CONSTITUIDA POR UNO O VARIOS DOCUMENTOS ORDENADOS Y RELACIONADOS POR UN MISMO TEMA, ACTIVIDAD O TRÁMITE DE LA INSTITUCION. POR LO TANTO ADEMAS DE CONTENER DOCUMENTOS, LOS EXPEDIENTES SE DEBEN FORMAR CON LA PORTADA O GUARDA EXTERIOR, LA QUE DEBE INCLUIR DATOS DE IDENTIFICACION DEL MISMO, CONSIDERANDO EL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA CARATULA DEL EXPEDIENTE: ELEMENTOS BASICOS UNIDAD ADMINISTRATIVA FONDO SECCION SERIE FORMULA IDENTFICADORA DE LOS EXPEDIENTES FECHA DE APERTURA DEL EXPEDIENTE ASUNTO VALOR DOCUMENTAL VIGENCIA DOCUMENTAL Nº TOTAL DE HOJAS CONTENIDAS EN EL EXPEDIENTE CLASIFICACION DE LA INFORMACION CUSTODIA GUARDA DOCUMENTAL ES LA RESPONSABILIDAD JURIDICA QUE IMPLICA EL CONTROL Y ADECUADA CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCION. 6

7 CLASIFICACION DE LA INFORMACION INFORMACION CONFIDENCIAL: ES TODA AQUELLA QUE CONTENGA DATOS PERSONALES, LA ENTREGADA CON TAL CARÁCTER POR LOS PARTICULARES INFORMACION RESERVADA: ES TODA AQUELLA QUE COMPROMETA -LA SEGURIDAD NACIONAL, PUBLICA, LA DEFENSA NACIONAL, -LA ESTABILIDADA FINANCIERA, ECONOMICA, MONETARIA, -PONGA EN RIESGO LA VIDA, SEGURIDAD Y SALUD DE CUALQUIER PERSONA -CAUSE PERJUICIO EN LA PREVENCION Y PERSECUSION DE LOS DELITOS, -IMPARTICION DE LA JUSTICIA, RECAUDACION DE LAS CONTRIBUCIONES. -LAS AVERIGUACIONES PREVIAS -EXPEDIENTES DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y LOS PROCEDIMIENTOS DE RESPONSABILIDAD DE SERVIDORES PUBLICOS EN TANTO NO SE HAYA DICTADO LA RESOLUCION ADMINISTRATIVA INFORMACION PUBLICA: ES TODA AQUELLA QUE NO SE ENCUENTRE CLASIFICADA COMO RESERVADA O CONFIDENCIAL. 7

8 SISTEMA RED DE ARCHIVOS COORDINACION DE ARCHIVOS FUNCIONES ESPECÍFICAS VINCULAR EN UNA SOLA PERSPECTIVA FUNCIONAL A LAS DIVERSAS UNIDADES ENCARGADAS DEL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y LOS ARCHIVOS A NIVEL INSTITUCIONAL. GARANTIZAR LA ADECUADA PLANEACION OPERACIÓN Y CONTROL DE LOS SERVICIOS DOCUMENTALES DE LA INSTITUCION. APOYAR AL COMITÉ EN EL ESTABLECIMIENTO DE CRITERIOS ESPECIFICOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE ARCHIVOS. ELABORAR LOS INTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVISTICO EN COORDINACION CON LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE, CONCENTRACION E HISTORICO. ESTABLECER Y DESARROLLAR UN PROGRAMA DE CAPACITACION Y ASESORIA ARCHIVISTICA PARA LA INSTITUCION. HACER CUMPLIR LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y LA NORMALIZACION ESTABLECIDA POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. UNIDAD CENTRAL DE CORRESPONDENCIA FUNCIONES ESPECÍFICAS PLANEAR, ORGANIZAR, COORDINAR Y SUPERVISAR EL EFICIENTE MANEJO Y CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA QUE ES RECIBIDA Y DESPACHADA POR LA INSTITUCION EN EL DESARROLLO DE SUS FUNCIONES. ARCHIVO DE TRÁMITE FUNCIONES ESPECÍFICAS PLANEAR, ORGANIZAR, COORDINAR, SUPERVISAR Y PROMOVER EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES EN EL SERVICIO Y CONTROL DE LA DOCUMENTACION EN TRÁMITE. ESTABLECER Y HACER EFECTIVOS LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVISTICO. EFECTUAR ACCIONES DE SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE LA DOCUMENTACION OFICIAL MANEJADAS POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA. 8

9 CLASIFICAR DE MANERA PRECISA Y CORRECTA LOS DOCUMENTOS, INTEGRAR Y MANTENER EN CONSTANTE ORDEN LOS EXPEDIENTES DENTRO DEL ACERVO EFECTUAR Y REGISTRAR LAS TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA AL ARCHIVO DE CONCENTRACION. ARCHIVO DE CONCENTRACION FUNCIONES ESPECÍFICAS PLANEAR, ORGANIZAR, COORDINAR, SUPERVISAR Y PROMOVER EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES ASI COMO EL CORRECTO TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACION SEMIACTIVA DE LA VIGILAR LA CORRECTA VALORACION DE LOS EXPEDIENTES PRESCRITOS Y LA BAJA PARCIAL O DEFINITIVA, ADECUADA Y OPORTUNA DE LOS MATERIALES QUE ASI LO AMERITEN. RECIBIR DEL ARCHIVO DE TRAMITE LOS EXPEDIENTES CUYA ETAPA ACTIVA HAYA CONCLUIDO, CERCIORANDOSE DE QUE LA TRANSFERENCIA SE EFECTUE DE ACUERDO A LAS NORMAS ESTABLECIDAS AL RESPECTO Y BAJO EL CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL DE LA INSTITUCION. ANALIZAR CUIDADOSAMENTE LA DOCUMENTACION CUYOS VALORES PRIMARIOS HAYAN PRESCRITO Y DETERMINAR EL TRATAMIENTO QUE CORRESPONDA., SELECCIONAR Y EVALUAR LA DOCUMENTACION CON CARÁCTER HISTORICO, ASI COMO EL DESTINO FINAL DE LA DOCUMENTACION. ARCHIVO HISTORICO FUNCIONES ESPECÍFICAS PLANAR, ORGANIZAR, COORDINAR, SUPERVISAR Y PROMOVER EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES ASI COMO EL CORRECTO TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACION HISTORICA DE LA ENTIDAD RECIBIR DEL ARCHIVO DE CONCENTRACION LA DOCUMENTACION HISTORICA PRODUCIDA POR LA INSTITUCION. DIFUNDIR EL ACERVO HISTORICO- DOCUMENTAL DE LA INSTITUCION. FACILIATAR AL PÚBLICO USUARIO LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA DEL ARCHIVO HISTORICO. 9

10 INSTRUMENTOS NORMATIVOS DEL SISTEMA RED DE ARCHIVOS CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA INSTRUMENTO TECNICO Y DE CONSULTA QUE MUESTRA LA CLASIFICACION Y JERARQUIZACION DE LA DOCUMENTACION DE UN ARCHIVO. CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL INSTRUMENTO ARCHIVISTICO QUE PERMITE ESTABLECER LOS PLAZOS DE CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS EN SU FASE (ACTIVA Y SEMIACTIVA) DEPENDIENDO DE SUS VALORES DOCUMENTALES Y A DEMAS DE DETERMINAR EL DESTINO FINAL DE LOS DOCUMENTOS. GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS: ESQUEMA GENERAL DE DESCRIPCION DE LAS SERIES DOCUMENTALES DE LOS ARCHIVOS DE LA INSTITUCION QUE INDICA SUS CARACTERISTICAS FUNDAMENTALES CONFORME AL CUADRO DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA Y SUS DATOS GENERALES INVENTARIOS DOCUMENTALES INSTRUMENTOS DE CONSULTA QUE DESCRIBEN LAS SERIES Y EXPEDIENTES DE UN ARCHIVO Y QUE PERMITEN SU LOCALIZACION SE APLICAN TRES DIFERENTES INVENTARIOS: INVENTARIO GENERAL INVENTARIO DE TRANFERENCIA (Primaria) INVENTARIO DE BAJA (Baja Documental) 10

11 CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. CARÁTULA DE EXPEDIENTE DE ARCHIVO UNIDAD ADMINISTRATIVA CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL A.C. FONDO SECCIÓN SERIE No. DE EXPEDIENTE ASUNTO FECHA DE APERTURA Día Mes Año CLASIFICACIÓN VALOR DOCUMENTAL RESERVADA CONFIDENCIAL RESERVADA Y CONFIDENCIAL PÚBLICA VIGENCIA DOCUMENTAL TIEMPO DE RESERVA EN AÑOS FECHA DE CLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN Día Mes Año Día Mes Año TOTAL DE HOJAS FUNDAMENTO LEGAL 11

12 CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE UNIDAD ADMINISTRATIVA. FONDO CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C. SECCION SERIE ESTADO DE TRAMITE CLASIFICACION DE LA INFORMACION nº DE EXPEDIENTE ASUNTO VIGENTE SI - NO TRANS. PRIM RESERVADA CONFIDENCIAL PUBLICA OBSERVACIONES ELABORO AUTORIZO D / M / A DIR. GRAL. ADJ, DIR-AREA, SUBDIR.JEFE DE DEPTO HOJA DE REVISO RESPONSABLE DEL ARCHIVO 12

13 CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA (DEL ARCHIVO DE TRAMITE AL DE CONCENTRACION) UNIDAD ADMINISTRATIVA SECCION SERIE Nº DE EXP ASUNTO FECHA Nº DE HOJAS TIEMPO DE GUARDA PRECAUCIONAL * AUTORIZO RECIBE FECHA DIR. GRAL. ADJ, DIR-AREA, SUBDIR, JEFE DE DEPTO TITULAR DEL ARCHIVO DE CONCENTRACION DD / MM / AA *Nota: DE ACUERDO CON EL CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL Nº DE CAJA HOJA DE 13

14 CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL UNIDAD ADMINISTRATIVA SECCION SERIE Nº DE EXPEDIENTE EXPEDIENTE PLAZO DE VIGENCIA * FUNDAMENTO LEGAL AUTORIZO RECIBE FECHA DIR. GRAL. ADJ, DIR-AREA, SUBDIR.JEFE DE DEPTO TITULAR DEL ARCHIVO DE CONCENTRACION DD / MM / AA *Nota: DE ACUERDO CON EL CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL Nº DE CAJA HOJA DE 14

15 CENTROS DE INTEGRACION JUVENIL A.C. CAJA DE ARCHIVO DE CONCENTRACION Unidad Administrativa Nº de Caja Sección Nº de expedientes que contiene la caja Fechas extremas Fecha de Baja Documental Vigencia Documental (Concentración) Observaciones Clave topográfica 15