POLÍTICA DE CUMPLIMIENTO CON LAS NORMAS ANTICORRUPCIÓN DE SL INDUSTRIES, INC.

Transcripción

1 POLÍTICA DE CUMPLIMIENTO CON LAS NORMAS ANTICORRUPCIÓN DE SL INDUSTRIES, INC. I. DECLARACIÓN SOBRE LA POLÍTICA Es la política de SL Industries, Inc. y de sus subsidiarias y afiliadas en los EE. UU. y en el extranjero (a las que colectivamente se les refiere como la Empresa o SL ), mantener el nivel más alto de estándares profesionales y éticos al realizar sus negocios, tanto en los Estados Unidos como en el exterior. SL le da la máxima importancia a su reputación de honestidad, integridad y altos estándares éticos. La Empresa exige a su personal usar únicamente prácticas comerciales legítimas y éticas en sus ventas, operaciones y el mantenimiento de registros. SL prohíbe el cohecho o soborno de funcionarios públicos en cualquier parte del mundo. La Empresa exige el estricto cumplimiento de todas las leyes de los Estados Unidos incluyendo, pero sin limitarse a la Ley de los EE. UU. sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA) y todas las demás leyes aplicables en los países extranjeros en donde la Empresa opera. La FCPA es una ley federal de los EE. UU. que esencialmente prohíbe sobornar a funcionarios de gobiernos extranjeros para obtener una ventaja comercial indebida. Entre otras cosas, la FCPA prohíbe el soborno de: (i) oficiales de gobiernos extranjeros (un término que incluye a funcionarios y empleados de empresas que son propiedad o son controladas por gobiernos extranjeros, funcionarios de organizaciones internacionales públicas y los parientes de tales funcionarios); (ii) funcionarios de partidos políticos en el extranjero; y, (iii) candidatos de partidos políticos en el extranjero. Para poder referirse con facilidad a estos funcionares, se denominarán colectivamente como funcionarios extranjeros. La FCPA también requiere que la Empresa lleve libros y registros exactos y mantenga buenos controles internos. La Política de cumplimiento con las normas anticorrupción de SL (la Política ) se aplica a todos los funcionarios, directores, empleados y agentes de la Empresa; a empleados de cualquier subsidiaria o afiliada u otra entidad controlada por la Empresa; personal provisional; agentes que no son empleados que actúan a nombre de la Empresa; y, personal a base de contrato, dondequiera que se encuentren (colectivamente denominados personal de la Empresa ). El éxito de la Política depende en gran medida de las acciones y el comportamiento del personal de la Empresa. Tales acciones y conductas serán un elemento importante en la evaluación del personal de la Empresa para efectos de promoción. Asimismo, la insensibilidad o desprecio por los principios de esta Política será motivo para acciones disciplinarias adecuadas, como se describe a continuación.

2 II. POLÍTICAS RELATIVAS A LIBROS Y REGISTROS EXACTOS Todos los registros de contabilidad, gastos, informes sobre gastos, facturas, comprobantes, regalos, entretenimiento de negocios y demás gastos del negocio deberán ser reportados y registrados de manera exacta y fiable. Se prohíben estrictamente los asientos o facturas falsos o engañosos. Todos los pagos de la Empresa o a nombre de la misma podrán efectuarse únicamente: (i) de acuerdo con los requisitos existentes de aprobación; (ii) sobre la base de una documentación de apoyo apropiada; y (iii) para los propósitos especificados en dicha documentación. Se prohíbe estrictamente omitir la revelación o el registro de pagos o activos. No se llevarán a cabo transacciones en efectivo (excepto transacciones de caja chica por un importe nominal que no ha de exceder el equivalente de cien ($ 100) dólares de los EE. UU.), sin la aprobación previa por escrito del Presidente de la División o del Director de Contabilidad de la División. Las transacciones incurridas en la Oficina Corporativa deberán ser aprobadas por el Presidente y el Director Ejecutivo o el Director Financiero. Se llevarán a cabo auditorías forenses por lo menos una vez al año a partir de la adopción de esta Política. Estas auditorías deberán incluir: Documentar y evaluar el sistema de controles de contabilidad interna; Revisar las transacciones y contratos a fines de evaluar el cumplimiento con la FCPA y las leyes pertinentes del país local; y Revisar el cumplimiento con esta Política. 2

3 III. POLÍTICAS RELACIONADAS CON NORMAS ANTI-SOBORNO A. PROHIBICIÓN GENERAL El personal de la Empresa no deberá ofrecer, prometer, hacer o autorizar, en forma directa o indirecta, a través de ninguna otra persona o empresa, ningún pago de dineros o nada de valor (en forma de compensación, regalos, contribución, o alguna otra cosa) a: 1. ningún funcionario o empleado de un gobierno extranjero o de un departamento o agencia de un gobierno extranjero; 2. ningún empleado de una empresa estatal de un gobierno extranjero o controlada por el mismo; 3. ningún funcionario de una organización internacional pública; 4. ningún partido político extranjero o funcionario de tal partido; 5. ningún candidato a un cargo político extranjero; o 6. ninguna persona o empresa que actúe para un gobierno, departamento o agencia extranjeros o a nombre de ellos; ninguna persona o empresa que actúe para una empresa estatal de un gobierno extranjero o controlada por el mismo; o, en nombre de éste, o ninguna persona o empresa que actúe para una organización internacional pública o en nombre de ésta, para efectos de obtener, para la Empresa o cualquier otra persona, un tratamiento favorable, incluyendo, pero sin limitarse a obtener la buena voluntad general con el funcionario o empleado o entidad extranjeros. La FCPA tiene un alcance amplio, y esta Política no enuncia todas sus aplicaciones. El personal de la Empresa que tenga preguntas acerca de la FCPA, esta Política o transacciones o conductas particulares debería comunicarse con el Director Financiero. De excepciones limitadas a prohibición general: Ciertos gastos, como los regalos de hospitalidad de valor nominal o ciertos gastos limitados de entretenimiento de negocios, pueden ser permisibles, según se establece a continuación. Además, podría ser apropiado y permisible invitar a funcionarios extranjeros a visitar las instalaciones de SL y pagar sus gastos de viaje y alojamiento, en determinadas circunstancias, como se explica a continuación. 3

4 B. ENTRETENIMIENTO DE NEGOCIOS, REGALOS Y CONTRIBUCIONES DE CARIDAD 1. El entretenimiento en los negocios Los gastos razonables de entretenimiento en los negocios son parte del quehacer de la Empresa y tales gastos son importantes para fomentar relaciones con los clientes. Dentro de las circunstancias muy limitadas en las que tales gastos se efectúan a nombre de funcionarios extranjeros, se deben seguir las siguientes directrices para evitar tan siquiera la apariencia de algo impropio: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) El gasto de entretenimiento que se está considerando debe ser ordinario y razonable; Los gastos deberán concordar con las costumbres y prácticas locales; Los gastos deberán ser permisibles en conformidad con las pautas de la agencia gubernamental o empresa estatal o empresa controlada por el gobierno que sea relevante; El gasto de entretenimiento deberá tener un valor de no más de cien ($ 100) dólares de EE. UU. por persona, y no deberá proporcionársele a la misma persona más de dos (2) veces al año. Cualquier desviación de esta política requiere la aprobación previa por escrito del Presidente de la División o el Director de Contabilidad de la División. Los gastos de entretenimiento incurridos en la Oficina Corporativa deberán ser aprobados por el Presidente y el Director Ejecutivo o el Director Financiero; El empleado de la Empresa deberá asistir personalmente al evento de entretenimiento junto con la tercera parte o el funcionario relevante (es decir, los alimentos o el entretenimiento no se pueden proporcionar a terceras partes o funcionarios para su uso personal sin estar presente algún empleado de la Empresa); El entretenimiento no debe proporcionarse a cambio de un trato favorable en los negocios por parte de un funcionario de un gobierno extranjero; Los gastos deberán ser debidamente registrados y con exactitud en los libros y registros de la Empresa. Deberán mantenerse todos los recibos y facturas, y deberá identificarse a cada participante o asistente por su nombre, cargo y agencia o empresa, así como la fecha, lugar y propósito del gasto. 4

5 2. Regalos Sólo los artículos promocionales o los regalos tradicionales de las fiestas de SL, de valor nominal, podrán ofrecerse como regalos a un funcionario extranjero, a manera de cortesía, muestra de estima o expresión de gratitud, en conformidad con las costumbres del país local. Tales regalos deberán ser de un tipo y valor compatibles con las costumbres del país extranjero y apropiados para la ocasión, y sólo pueden ofrecerse si las directrices siguientes se siguen a cabalidad: a) El regalo debe ser ya sea (i) un artículo de promoción de SL que lleve el logo de SL o empresa relacionada, o (ii) un regalo tradicional de las fiestas (por ejemplo, un pastel de luna o tarjetas en ocasión de las fiestas) que sea generalmente reconocido como tal en el país del destinatario; b) El valor del regalo debe ser razonable, según el tipo de regalo, y no puede exceder el equivalente de ($ 100) dólares de EE. UU. bajo ninguna circunstancia, y el regalo no deberá ofrecerse al mismo funcionario extranjero más de una vez al año; c) Se prohíbe estrictamente cualquier regalo en efectivo o en forma de una tarjeta o cupón de regalo; d) El regalo debe ser permisible de acuerdo con las leyes locales del país relevante y las pautas y(o) reglamentos de la agencia gubernamental, empresa estatal o empresa controlada por el gobierno relevantes; e) Bajo ninguna circunstancia podrá hacerse un regalo que pueda crear tan siquiera la apariencia de algo inapropiado, tal como inducir o animar a un funcionario extranjero a abusar de su posición oficial; y f) El regalo deberá ser debidamente registrado y con exactitud en los libros y registros de la Empresa, incluyendo el nombre y el cargo del destinatario, la descripción del regalo y el propósito empresarial por el cual se ofreció y su valor. 3. Contribuciones de caridad Todas las contribuciones de caridad (incluyendo contribuciones de caridad personales) realizadas fuera de los EE. UU. o a organizaciones de caridad con sede fuera de los EE. UU. y que involucran a funcionarios de gobiernos extranjeros, deberán ser aprobadas previamente por el Presidente y el Director Ejecutivo o el Director Financiero. Las donaciones aportadas a organizaciones en las que un funcionario público extranjero o un miembro de la familia de un funcionario desempeña un papel oficial (por ejemplo, como miembro de una junta directiva o fideicomiso), o hechas a instancias de un funcionario, podrían ser cuestionadas en conformidad con la FCPA y esta Política, porque las autoridades reguladoras de EE. UU. han tomado la posición de que ofrecer una donación a una organización benéfica asociada con un funcionario de un gobierno extranjero puede conseguirle un beneficio a tal funcionario para efectos de la FCPA. 5

6 C. VIAJES Y ALOJAMIENTO Esta Política permite pagarles los gastos de viaje y alojamiento a funcionarios extranjeros, si son gastos razonables y de buena fe en términos comerciales y directamente relacionados con: (i) la promoción, demostración o explicación de productos o servicios de SL; o, (ii) la ejecución o celebración de un contrato. Por ejemplo, está permitido pagarle gastos razonables de viaje y alojamiento a un funcionario extranjero a fines de visitar las instalaciones de SL para ver una demostración de un producto de SL. En todos los casos de pagos propuestos para gastos de viaje o alojamiento de un funcionario extranjero, el personal de la Empresa deberá solicitar y obtener la aprobación por escrito del Presidente y del Director Ejecutivo o el Director Financiero de la Empresa, y deberán cumplir con las siguientes directrices: 1. Los gastos tendrán un propósito comercial de buena fe y legítimo; 2. Los gastos deberán estar directamente relacionados con la promoción, demostración o explicación de un producto o servicio, o la ejecución o celebración de un contrato; 3. El nivel de servicio y hospitalidad y los costos asociados con dicho servicio deberán ser razonables; 4. El pago de los gastos de viaje y alojamiento sólo serán permisibles cuando se hagan en cumplimiento con las leyes locales del país en cuestión y con las directrices y(o) reglamentos de la agencia de gobierno o empresa estatal o controlada por el gobierno que sean relevantes; 5. La Empresa debería evitar hacer pagos por gastos de viaje directamente a un funcionario; en otras palabras, cuando sea práctico, todos los gastos de viaje deberían pagarse directamente a los proveedores de servicios, luego de recibir las facturas correspondientes; 6. Cuando pagar directamente a los funcionarios extranjeros es inevitable, la Empresa deberá reembolsar al funcionario extranjero únicamente después de recibir las facturas correspondientes y confirmar que efectivamente el funcionario pagó la factura; 7. El itinerario y presupuesto para el viaje deberá ser revisado y aprobado por escrito por el Presidente de la División o el Director de Contabilidad de la División. La Empresa no pagará ni reembolsará ningún gasto incurrido por funcionarios extranjeros debido a viajes apartes o escalas para el placer de tal personal; 8. Los gastos incurridos en general para los cónyuges y parientes de funcionarios extranjeros no serán pagados o reembolsados, salvo en situaciones excepcionales y previa aprobación por el Presidente y el Director Ejecutivo o el Director Financiero de la Empresa, y 6

7 9. Todos los gastos deberán ser debidamente registrados con exactitud en los libros y registros de la Empresa, y deberán incluir el nombre y cargo del destinatario, una descripción de los gastos y el propósito comercial de los gastos. D. SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE TERCERAS PARTES EN EL EXTRANJERO En determinadas circunstancias, la Empresa puede utilizar los servicios de terceras partes independientes, tales como agentes, consultores, distribuidores, socios en equipo o subcontratistas, para facilitar sus actividades comerciales o la realización de una parte de sus obligaciones contractuales. Antes de contratar a tal tercera parte, la Empresa llevará a cabo el nivel apropiado de debida diligencia para evaluar los riesgos posibles relativos al cumplimiento, para garantizar que SL sólo establece relaciones comerciales con individuos y empresas respetables y calificadas. Aún más, con respecto a cualquier tercera parte prospectiva cuyo negocio interactúe en forma alguna, directa o indirectamente, con funcionarios extranjeros, se requiere un procedimiento de debida diligencia adicional, específicamente para anticorrupción. Cada una de estas terceras partes prospectivas deberá completar un cuestionario de debida diligencia (descrito en el Anexo A). Es posible que se justifique un procedimiento de debida diligencia adicional que trascienda el cuestionario. A la hora de ejecutar un procedimiento de debida diligencia anti-corrupción, el personal de la Empresa debe estar siempre a la búsqueda de "banderas rojas" o señales de alerta que identifiquen el potencial de corrupción, incluyendo, pero sin limitarse a lo siguiente: una solicitud de una comisión excesiva; una solicitud de pago por adelantado o antes de otorgársele una concesión, contrato u otro tipo de acuerdo; una solicitud de contingencia o cuota de éxito ; una solicitud de reembolso para gastos extraordinarios, con documentación deficiente o gastos de último minuto; una solicitud de pago en efectivo a una cuenta numerada, o a una cuenta a nombre de otra persona; una solicitud de pago en un país diferente, especialmente si se trata de un país con poca transparencia bancaria; la tercera parte prospectiva opera en un país o industria con un historial de corrupción; 7

8 la tercera parte prospectiva tiene un pariente en un cargo en el gobierno, sobre todo si el pariente está o podría estar en posición de referir negocios a la Empresa; un funcionario público refirió o recomendó la tercera parte prospectiva a la Empresa; la tercera parte prospectiva se niega a revelar sus titulares, socios o directores, donde los titulares, socios o directores, individualmente o en bloque, tienen un interés mayoritario sobre la tercera parte o de otra manera cuentan con la capacidad real para ejercer el control sobre la gestión, el funcionamiento o la política de la tercera parte; el uso de una empresa nominal o de cartera que oculta a los verdaderos dueños sin una explicación creíble; la empresa de la tercera parte prospectiva parece escasa en personal, mal equipada, sin experiencia, ubicada en un sitio inconveniente o de alguna otra forma incapaz de llevar a cabo la relación propuesta con la Empresa; la tercera parte prospectiva es insolvente o tiene dificultades financieras significativas que sería razonable esperar que afectarían a la empresa; la tercera parte prospectiva muestra ignorancia o indiferencia hacia las leyes y reglamentos locales; una referencia comercial o bancaria de la tercera parte prospectiva rehúsa injustificadamente responder a preguntas o da respuestas problemáticas; o la tercera parte prospectiva es objeto de rumores o informes creíbles de los medios de comunicación, lo que afecta la ética de la tercera parte prospectiva. Deberá señalarse la presencia de tales banderas rojas o señales de alerta al Presidente de la División o al Director de Contabilidad de la División. Asimismo, además de realizar un procedimiento de debida diligencia anticorrupción sobre cualquier tercera parte prospectiva, que en el transcurso de sus actividades comerciales interactúa con funcionarios extranjeros, directa o indirectamente, la Empresa llevará a cabo una debida diligencia anticorrupción en relación con: (i) cualquier adquisición prevista de una empresa con operaciones en el extranjero; (ii) cualquier posible fusión con una empresa que tiene operaciones en el extranjero; o (iii) cualquier empresa conjunta con una empresa que opera en el extranjero. 8

9 IV. OBLIGACIONES DEL PERSONAL DE LA EMPRESA SEGÚN LA POLÍTICA La Política establece varias obligaciones al personal de la Empresa. Estas obligaciones se harán cumplir mediante las medidas disciplinarias estándares disponibles para la Empresa. Del mismo modo, la cooperación de personal de la Empresa a la hora de implementar el Programa de cumplimiento se reflejará adecuadamente en las evaluaciones del personal. A. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS 1. Obligación de cumplimiento. El personal de la Empresa está obligado a cumplir con las leyes, reglamentos, pautas relevantes y con esta Política en relación con la anticorrupción. 2. Obligaciones de certificación. El personal de la Empresa está obligado a completar y firmar, no menos de una vez al año, el Reconocimiento y la certificación (descritos en el Anexo B), atestiguando que el personal de la Empresa comprende plenamente esta Política y reconoce por completo su compromiso de cumplir con la misma. Cada Reconocimiento y certificación efectuado deberá formar parte del expediente del trabajo de tal personal de la Empresa. Le corresponderá a cada gerente garantizar que todo el personal de la Empresa bajo su supervisión haya efectuado el Reconocimiento y la certificación anualmente. 3. Obligación de informar. El personal de la Empresa deberá reportar cualquier violación real o sospechada a las leyes o reglamentos aplicables (se base o no en conocimiento propio), inmediatamente después de descubrirlo, a la Línea directa de notificación confidencial, por medio de los números de teléfono o el portal del sitio web desplegados por todas las instalaciones de la Empresa. Una vez que el personal de la Empresa haya hecho tal informe, continúa con la obligación de actualizar el informe, conforme va adquiriendo nueva información. El hecho de reportar tal información o algo potencialmente inapropiado, no servirá, bajo ninguna circunstancia, de base para ninguna acción de represalia en contra del personal de la empresa por haber hecho tal informe. 4. Capacitación. El personal de la Empresa asistirá anualmente a sesiones de capacitación relacionadas con la FCPA y su Política. Tales capacitaciones se harán en persona y en la computadora, según sea apropiado. 9

10 B. MEDIDAS DISCIPLINARIAS 5. Violación de leyes o reglamentos aplicables. Cualquier personal de la Empresa que viole alguna de las leyes o reglamentos relacionados con la anticorrupción, estará sujeto a sanciones de la Empresa, incluyendo, pero sin limitarse a: el despido, la suspensión, la reducción del grado, la reducción del salario y la amonestación. 6. De no acatar el Programa de cumplimiento. Además de las sanciones por participar directamente en la violación de cualquier ley o reglamento relacionado con la anticorrupción, el personal de la Empresa estará sujeto a acciones disciplinarias por la violación o la obstaculización de esta Política, al participar, sin limitación, en cualquiera de las siguientes: (a) (b) (c) (d) dejar de reportar una sospecha de violación o una violación real de la ley; dejar de efectuar o falsificar cualquier certificación requerida de acuerdo con esta Política; la falta de atención o diligencia por parte del personal de supervisión, lo que conduce directa o indirectamente a la violación de la ley; o la represalia directa o indirecta contra el personal de Empresa que informa sobre una violación. C. EVALUACIONES DE PERSONAL Las evaluaciones del personal de la Empresa incluirán, cuando sea pertinente, una evaluación del nivel de cooperación y participación del personal de la Empresa en la implementación de esta Política. Estos factores podrían afectar las decisiones concernientes a la compensación, promoción y retención. V. RELACIÓN CON OTRAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Esta política es coherente y complementaria con otras políticas y procedimientos de la Empresa, incluyendo el Código de conducta y ética de la Empresa. 10