MANUAL de Procedimientos

Transcripción

1 G O B I ERN O D EL ESTA D O 003/009 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS MANUAL de Procedimientos APLICADO A: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS SAN LUIS POTOSI, S.L.P., OCTUBRE 008

2 C O N T E N I D O Objetivo Consideraciones Identificación Políticas Generales de Operación Procedimientos Movimientos de Personal Elaboración de Formatos de Personal Elaboración de Ordenes de Servicio Elaboración de Constancias de Trabajo Elaboración de Formatos de Descuento Elaboración de información para Anteproyecto del Presupuesto Elaboración de Credenciales Llenado de Formatos para Préstamo en la Dirección de Pensiones Catálogo de Formas Inventario de Procedimientos Autorización Control de Revisiones y Actualizaciones

3 O B J E T I V O Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones. Delimitar actividades, responsabilidades y funciones. Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades y evitar duplicidad de esfuerzos. Coordinar la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y las fugas de responsabilidad. Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer. Es una fuente de información y adiestramiento para el personal actual y de nuevo ingreso. Simplificar la toma de decisiones en operaciones repetitivas.

4 CONSIDERACIONES De acuerdo a lo establecido en el Artículo 4, Fracción III de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, corresponde a la Oficialía Mayor el coadyuvar en la elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos de las Dependencias del Ejecutivo. El presente Manual es un instrumento que servirá para tomar decisiones uniformes, normar acciones y orientar el proceso de ejecución, seguimiento y control de las operaciones que realiza el Departamento de adscrito a la Dirección de Servicios Administrativos, el cual, será responsable de su aplicación, custodia y actualización. Los titulares administrativos serán los encargados de la custodia y de la aplicación del Manual, así como de dar a conocer a sus colaboradores el contenido del mismo y en su caso, las actualizaciones y modificaciones. La información contenida en este documento será complementada y enriquecida conforme las circunstancias lo requieran. A efecto de dar utilidad permanente al Manual, es indispensable que su información se mantenga actualizada y que ésta reúna requisitos de viabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual, es importante su enriquecimiento con las ideas y experiencias de quienes participan en su aplicación. La Dirección de Organización y Métodos será responsable de controlar las modificaciones y/o actualizaciones que se lleven a cabo en el contenido del Manual. El Departamento de tiene la responsabilidad de proporcionar la asesoría necesaria a las Dependencias que lo requieran, respecto a su interpretación y aplicación.

5 CONSIDERACIONES El Manual se ha estructurado con hojas sustituibles, a efecto de incorporar ajustes o actualizaciones, totales o parciales. El Departamento de coordinará la impresión del Manual y será el responsable de su distribución. El Manual debe interpretarse como un documento de consulta y observancia normativa. Agradecemos a los Funcionarios Públicos su valiosa colaboración para el buen uso y aplicación del Manual de Procedimientos.

6 Anexo PSS-0 Permiso sin Goce de Sueldo Elabora Departamento de () Objetivo Informar al trabajador y a los Jefes inmediatos que fue otorgado el Permiso sin Sueldo y el tiempo de Licencia concedido. Distribución Original y copias: Sindicato Nacional de Trabajadores de la Educación Secc. 5 Periodicidad Indistinta Clave del anexo PSS-0 (Deberá presentar oficio de REANUDACION DE LABORES a más tardar 3 días después de haberse presentado a laborar).

7 G O B I E RN O D EL ES TA D O 003/009 SECRETARÍA DEEDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO Dirección n de Servicios Administrativos Movimiento de Personal Proceso Inicio Director de Servicios Administrativos Jefe del Depto. de Elabora formato de movimiento de personal SEER-DSA-RH-MP-0 Turna propuesta de movimiento de personal Revisa propuesta y sella de recibido Realiza trámite de formato de movimiento NO Está correcta la propuesta? SI Archiva movimiento en el expediente personal Elabora órdenes de servicio SEER-DSA-RH-OS- 0 Anota movimientos en plantilla Recibe toma de posesión SEER-DSA-RH-TP- 0 Formuló Revisó Autorizó

8 G O B I E RN O D EL ES TA D O 003/009 SECRETARÍA DEEDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO Dirección n de Servicios Administrativos Elaboración n de Formato de Personal Proceso Inicio Jefe del Depto. de Recibe propuesta o toma de posesión SEER-DSA-RH-TP-0 Jefe del Depto. de Está correcto el documento? SI NO No se recibe, se regresa al remitente Rubrica formato de movimiento de personal SEER-DSA-TH-MP-0 Envía formato de movimiento de personal SEER-DSA- TH-MP-0 Recibe movimientos firmados Entrega movimiento de personal SEER- DSA-TH-MP-0 a Oficialía Mayor Anota movimiento en plantilla y en listas alfabéticas Director de Servicios Administrativos Recibe movimiento de personal SEER-DSA- TH-MP-0 sellado por Oficialía Mayor Obtiene datos del expediente Firma y entrega formato de movimiento de personal SEER-DSA- TH-MP-0 al Director General para firma Sella de recibido movimiento de personal SEER-DSA- TH-MP-0 con fecha en que es regresado de Oficialía Mayor Elabora formato de movimiento de personal SEER-DSA-RH-MP- 0 Director General Firma, sella y regresa formato de movimientos de personal SEER-DSA- TH-MP-0 al Departamento de Distribuye copias del formato de personal Archiva copias en el expediente personal Formuló Revisó Autorizó

9 G O B I E RN O D EL ES TA D O 003/009 SECRETARÍA DEEDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO Dirección n de Servicios Administrativos Elaboración n de Ordenes de Servicio Proceso Inicio Director de Servicios Administrativos Jefe del Depto. de Director de Servicios Administrativos Turna propuesta de movimiento de personal Revisa propuesta y sella de recibido órdenes de servicio SEER- DSA-RH-OS-0 NO Está correcta la propuesta? Director General del SEER SI Firma órdenes de servicio SEER- DSA-RH-OS-0 Elabora órdenes de servicio SEER-DSA- RH-OS-0 Jefe del Depto. de Recibe y distribuye copias órdenes de servicio SEER-DSA-RH-OS- 0 Formuló Revisó Autorizó

10 G O B I E RN O D EL ES TA D O 003/009 SECRETARÍA DEEDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO Dirección n de Servicios Administrativos Elaboración n de Constancias de Trabajo Proceso Inicio Depto. de Estadística Envía solicitud de constancia de trabajo SEER-DSA-RH-CT- 0 Elabora constancia de trabajo SEER-DSA-RH- CT-0 Regresa constancia de trabajo SEER- DSA-RH-CT-0 firmada al Depto. de Encargado de Nivel constancia de trabajo SEER-DSA-RH-CT- 0 Recibe solicitud de constancia de trabajo SEER-DSA-RH-CT- 0 Es personal del SEER? NO No se recibe, se regresa al remitente Director de Servicios Administrativos constancia de trabajo SEER-DSA-RH-CT- 0 Entrega constancia de trabajo SEER- DSA-RH-CT-0 al trabajador SI Turna la constancia de trabajo SEER- DSA-RH-CT-0 para firma Se cotejan datos del trabajador Director General Revisa y firma la constancia de trabajo SEER-DSA-RH-CT- 0 Formuló Revisó Autorizó

11 G O B I E RN O D EL ES TA D O 003/009 SECRETARÍA DEEDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO Dirección n de Servicios Administrativos Elaboración n de Formatos de Descuento Proceso Inicio Centro de Trabajo Remite reporte de inasistencias SEER-DSA-RH-I-0 Turna formato de descuento SEER- DSA-RH-I-0 al Jefe del Depto. para rúbrica Jefe de Depto. de Jefe de Depto. de Envía formato de descuento SEER- DSA-RH-I-0 a Oficialía Mayor Encargado de Nivel Recibe reporte de inasistencias SEER-DSA-RH-I-0 Verifica que no haya justificación para las inasistencias reporte de inasistencia formato de descuento SEER-DSA-RH-I-0. Turna formato de descuento SEER- DSA-RH-I-0 al Director de Servicios Administrativos para rúbrica Director General Encargado de Nivel Envía copia de formato de descuento SEER- DSA-RH-I-0 a Inspección o Jefe del Depto. de Archiva formato de descuento SEER- DSA-RH-I-0 en el expediente del trabajador Coteja datos del trabajador Firma formato de descuento SEER- DSA-RH-I-0 Elabora formato de descuento SEER- DSA-RH-I-0 Regresa formato de descuento SEER- DSA-RH-I-0 al Depto. de Recursos Humanos Formuló Revisó Autorizó

12 G O B I E RN O D EL ES TA D O 003/009 SECRETARÍA DEEDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO Dirección n de Servicios Administrativos Elaboración n de Anteproyecto de Presupuesto Proceso Inicio Encargado de Nivel Turna relación de movimientos de personal al Encargado de Sistemas Encargado de Sistemas Jefe de Depto. de información de la plantilla del personal Actualiza base de datos de plantilla de personal Envía base de datos al Jefe del Depto. de Recursos ancieros Imprime plantilla de personal Turna al Encargado de Nivel Educativo Actualiza tabuladores Formuló Revisó Autorizó

13 G O B I E RN O D EL ES TA D O 003/009 SECRETARÍA DEEDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO Dirección n de Servicios Administrativos Elaboración n de Credenciales Proceso Inicio Trabajador Jefe del Depto. de Regresa credencial SEER-DSA-RH-SC- 0 firmada al Depto. de Recursos Humanos Solicita credencial SEER-DSA-RH-SC- 0 credencial SEER- DSA-RH-SC-0 Director de Servicios Administrativos Entrega credencial SEER-DSA-RH-SC- 0 al Trabajador Es personal del SEER? SI NO No se recibe, se regresa al remitente credencial SEER- DSA-RH-SC-0 Recibe solicitud con fotografías del trabajador Turna credencial SEER-DSA-RH-SCpara firma Elabora credencial SEER-DSA-RH-SC- 0 Director General Turna credencial SEER-DSA-RH-SC- 0 para rúbrica Revisa y firma credencial SEER- DSA-RH-SC-0 Formuló Revisó Autorizó

14 G O B I E RN O D EL ES TA D O 003/009 SECRETARÍA DEEDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO Dirección n de Servicios Administrativos Llenado de Formatos de Préstamo en la Dirección n de Pensiones Proceso Inicio Trabajador Entrega formato de solicitud de préstamo SEER-DSA-RH-FP- 0 Jefe del Depto. de formato de solicitud de préstamo SEER- DSA-RH-FP-0 Director General Revisa y firma formato Revisa de y solicitud firma formato de préstamo de préstamo SEER- DSA-RH-FP-0 Revisa datos del trabajador Director de Servicios Administrativos formato de solicitud de préstamo SEER- DSA-RH-FP-0 Entrega solicitud de préstamo SEER- DSA-RH-FP-0 al Trabajador Está alterado el documento? NO SI No se recibe, se regresa al remitente Turna formato de solicitud de préstamo SEER-DSA-RH-FP- 0 al Director General para firma Obtiene datos de la plantilla y del tabulador actual Llena formato de solicitud de préstamo SEER-DSA-RH-FP-0 Formuló Revisó Autorizó

15 AUTORIZACION RESPONSABLE DE LA FORMULACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Directora de Servicios Administrativos Jefa del Departamento de REVISARON Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores Director General del Sistema Educativo Estatal Regular Lic. Gonzalo Ortuño Castro Director de Organización y Métodos de Oficialía Mayor AUTORIZAN Secretario de Educación de Gobierno del Estado Oficial Mayor Lic. Francisco Antonio Rubín de Celis Chávez C.P. Humberto Picharra Carrete

16 CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES FORMULO Octubre 006 FECHA C.P. María Eugenia Acosta Martínez NOMBRE Apoyo a Jefatura del Depto. de Recursos Humanos CARGO FIRMA ACTUALIZACION Octubre 008 FECHA Políticas Generales de Operación, Procedimientos, Movimiento de personal, Elaboración de Formatos de personal, Elaboración de órdenes de servicio, Elaboración de constancias de trabajo, Elaboración de formatos de descuento, elaboración de información para anteproyecto del presupuesto, Elaboración de credenciales, Llenado de formatos para préstamo en la Dirección de Pensiones, Inventario de procedimientos, Autorización, Control de revisiones y actualizaciones. PARTE DEL MANUAL QUE SE ACTUALIZA Secciones 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0,,, 4, 5 y 6 SECCIONES QUE SE MODIFICAN REVISO AUTORIZO REGISTRO Ing. Angélica María Martínez Márquez Directora de Servicios Administrativos Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores Director General del SEER Lic. Gonzálo Ortuño Castro Director de Organización y Métodos