INSTRUCTIVO ACREDITACIÓN DE SALDO. Rendición de Cuentas 2014

Transcripción

1 INSTRUCTIVO ACREDITACIÓN DE SALDO Rendición de Cuentas 2014

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN... 2 REGLAS GENERALES DEL PROCESO ACCESO A LA ACREDITACIÓN DE SALDO DESARROLLO DE ACREDITACIÓN DE SALDO ASPECTOS GENERALES CUENTAS BANCARIAS... 8 a) AGREGAR CUENTAS BANCARIAS... 8 b) EDITAR CUENTA BANCARIA c) ELIMINAR CUENTA BANCARIA ASOCIACIÓN CUENTA BANCARIA-SUBVENCIÓN CIERRE ACREDITACIÓN DE SALDO

3 1. INTRODUCCIÓN En el marco de la Rendición de Cuentas del uso de los recursos, amparados según lo establecido por la ley , los Sostenedores de establecimientos educacionales subvencionados o que reciban aportes del Estado deberán rendir cuenta pública del uso de todos los recursos, de cada uno de sus establecimientos educacionales, de acuerdo a los instrumentos y formatos estandarizados que fije la Superintendencia. Adicionalmente, los sostenedores que posean más de un establecimiento educacional subvencionado o que reciba aportes del Estado, deberán entregar un informe consolidado del uso de los recursos respecto de la totalidad de sus establecimientos. En virtud de lo anteriormente descrito, se ha establecido como parte del proceso de rendición de cuentas la Acreditación de Saldo de los recursos destinados a educación. La Acreditación de Saldo, es un proceso realizado por el Sostenedor, en el que se muestra el saldo de las distintas Subvenciones del periodo en rendición, el que se produce por la diferencia entre recursos entregados y los efectivamente gastados. REGLAS GENERALES DEL PROCESO a) Los Sostenedores que acreditan saldo son aquellos que deben realizar alguna rendición durante el periodo normal 2014 y que tengan saldo positivo en alguna de las Subvenciones que recibe. En caso de tener saldo igual a cero, o negativo, no es necesario el ingreso de datos en esta etapa, pero si cerrarla. b) Es posible iniciar la Acreditación de Saldo en cualquier momento de la rendición de cuentas, pero para cerrarla es necesario tener cerrada todas rendiciones de cuentas de los establecimientos educacionales y administración(es) central(es), Declaración del Sostenedor y Remuneraciones 2

4 2. ACCESO A LA ACREDITACIÓN DE SALDO Ingreso al Sistema de Rendición de Cuentas Ingrese a través de la página Sección Proceso de Rendición de cuentas Ingrese Rut y clave 3

5 Ingreso a la Acreditación de Saldos. Al ingresar al sistema de rendición de cuentas, debe seleccionar la opción Acreditación de Saldo. 4

6 3. DESARROLLO DE ACREDITACIÓN DE SALDO 3.1 ASPECTOS GENERALES La opción para la acreditación de saldo, muestra en primer lugar la información general del sostenedor. En caso que ésta se encuentre desactualizada, por favor contactarse con la mesa de ayuda. 5

7 Periodo a Acreditar En el punto uno, Ud. debe elegir el periodo a rendir. Al seleccionar el periodo a rendir, se desplegarán los puntos dos y tres. El punto dos indica las subvenciones a las cuales debe acreditar saldos. El punto tres le mostrará el registro de las Cuentas Bancarias cargadas y el resumen de la acreditación requerida. Registro Cuentas Bancarias El ejemplo muestra que no se han ingresado cuentas bancarias. 6

8 Resumen de Acreditación de Saldos Este resumen, indica todos aquellos saldos emanados de las distintas subvenciones que Ud. percibe y que en su rendición los recursos entregados son mayores a los gastos efectuados. El ejemplo muestra en la primera columna el listado de subvenciones, la segunda columna corresponde a aquellos montos por subvención que deben ser acreditados. La tercera y cuarta corresponden a los saldos acreditados y aquellos que no lo están, los cuales variarán a medida que vaya acreditando los montos, como se mostrará en los siguientes pasos de este manual. Para dar comienzo a la acreditación, debe seleccionar el botón verde Agregar/Asociar Cuenta Corriente, el cual se encuentra al final del punto tres. 7

9 3.2 CUENTAS BANCARIAS Antes de iniciar el proceso de ingreso, edición o eliminación de las cuentas bancarias para la acreditación de saldo, debe tener presente que: a) Los Sostenedores deben registrar las cuentas bancarias para acreditar Saldo. b) El titular de las cuentas bancarias deberá ser la Institución Sostenedora. c) Los Sostenedores de Corporaciones Municipales y DAEM, deben tener una cuenta bancaria de uso exclusivo para la subvención SEP. d) Se puede registrar también Otros Documentos Bancarios de renta fija o variable, los cuales se pueden utilizar solo para acreditación de Saldo de Subvención General. La institución sostenedora deberá ser la titular del instrumento financiero. e) El saldo informado de las cuentas bancarias ingresadas, deberán ser acreditados mediante una cartola o certificado, para lo cual deberá subir una imagen de esta al 31/12/2014. a) AGREGAR CUENTAS BANCARIAS Al ingresar por primera vez, se encontrará en su registro de cuentas bancarias la siguiente imagen, la cual indicará que no existen cuentas asociadas. Para agregar las cuentas, debe presionar el botón que dice Agregar Cuenta Corriente. Se desplegará una ventana emergente que a través de listas desplegables Ud. podrá asociar los datos correspondientes. Antes de desplegar las listas de información la imagen se verá así: 8

10 A continuación desagregaremos el detalle de cada ítem que se presenta al momento de agregar cuentas bancarias: Saldo al 31/12/2014 Ingrese el saldo de su cuenta bancaria a la fecha indicada. Banco La lista desplegable de Bancos, le entrega las diversas opciones existentes. Número de Cuenta Ingrese los datos sin puntos ni guion. Imagen Para acreditar el saldo de la cuenta bancaria, debe subir la imagen de la cartola del período o certificado bancario, la cual debe estar en formato png, jpg, jpeg y pdf, con un peso máximo de 3MB. Tipo de Cuenta Ud. encontrará las diversas opciones que existen para su cuenta bancaria, tales como; Cuenta Vista, Chequera Electrónica, Cuenta de Ahorro, etc. Cuenta Exclusiva SEP Debe indicar si la cuenta bancaria ingresada es o no de uso exclusivo SEP. Recordamos que SOLO para la Subvención General, se permite acreditar saldo con Instrumentos Financieros distintos a una cuenta bancaria. 9

11 En este ejemplo se muestra una cuenta bancaria del tipo Chequera Electrónica, asociada al Banco Santander, número , con un saldo al 31/12/2014 de $ que NO es de uso exclusivo de la subvención SEP, vale decir que puede ser utilizada para todas las otras subvenciones. Al momento de completar los datos, debe seleccionar el botón Agregar. Puede repetir tantas veces requiera la misma operación para todas las cuentas bancarias que utilizará para acreditar los saldos de las subvenciones respectivas. Luego de ingresar las cuentas bancarias, el resumen se muestra de la siguiente manera: 10

12 b) EDITAR CUENTA BANCARIA Para editar los datos de la cuenta bancaria, debe seleccionar el botón azul. La ventana emergente para la edición de cuenta bancaria, entrega la opción de modificar todos los campos. Al finalizar debe seleccionar el botón Editar que dejará registrado los cambios y arrojará el mensaje Éxito: Se ha editado la cuenta corriente. c) ELIMINAR CUENTA BANCARIA Para eliminar una cuenta bancaria, debe seleccionar el botón rojo Eliminar. El sistema, le solicitará confirmar su opción antes de eliminar por completo los datos. 11

13 3.3 ASOCIACIÓN CUENTA BANCARIA-SUBVENCIÓN Luego de ingresar las cuentas bancarias destinadas a acreditar los saldos de las subvenciones, el paso siguiente es asociar las cuentas a las subvenciones, para lo cual se debe cumplir con las siguientes reglas: a) Para los Sostenedores Corporaciones Municipales y DAEM, deben tener una cuenta bancaria de uso exclusivo para la subvención SEP. A su vez, las otras cuentas corrientes registradas no pueden ser asociadas a Saldo SEP. b) La suma de los montos a asociar por cuenta corriente no puede superar el saldo de la cuenta bancaria. c) Se puede acreditar una subvención con varias cuentas bancarias. d) Se puede acreditar varias subvenciones con una cuenta bancaria. e) El monto utilizado para acreditar una subvención, será descontado de la cuenta bancaria, disminuyendo el saldo disponible para acreditar. Inicialmente, la sección de acreditación de saldos, indicará que no tiene cuentas asociadas, tal como se indica en la siguiente imagen: Para agregar asociaciones, debe seleccionar el botón Agregar Nueva Asociación 12

14 El sistema, muestra listas desplegables para asociar las cuentas bancarias que Ud. ingresó previamente. Las subvenciones a acreditar, son aquellas que vienen precargadas por el sistema. Cuenta Muestra el listado de las cuentas bancarias cargadas anteriormente. Subvención Listado de subvenciones por acreditar. Monto Asignado El monto asignado para acreditar saldo de la subvención seleccionada, debe ser menor o igual al saldo de la cuenta bancaria. El siguiente ejemplo muestra que se ha acreditado a través de la cuenta corriente N del banco BBVA, un saldo de $ a la subvención PIE. Para finalizar, debe seleccionar el botón Agregar Asociación. Este proceso debe repetirlo para todas las subvenciones por acreditar. En la medida que Ud. Vaya asociando saldos de las diversas subvenciones, estos montos serán rebajados de su cuenta bancaria informada, de tal manera que la suma de las acreditaciones que Ud. vaya asociando, no podrá superar el saldo de la cuenta. 13

15 4. CIERRE ACREDITACIÓN DE SALDO Luego de haber acreditado para cada subvención los saldos indicados, seleccione el botón verde Ver Resumen Saldo Acreditado Al finalizar el proceso se debe presentar una pantalla similar a esta: El ejemplo muestra que todas las subvenciones que presentaron un saldo final al 2014, han sido acreditadas en la totalidad de su saldo, teniendo la columna Saldo no Acreditado un resultado igual a cero. 14

16 Para finalizar las acreditación de saldo, debe seleccionar le botón azul. Al finalizar, se emitirá un mensaje de confirmación como el siguiente: Luego de confirmar el cierre de la acreditación de saldo, el sistema arrojará el siguiente mensaje: 15