Sistema de Gestión de la Calidad VAF Vicerrectoría Administrativa y Financiera

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1 Versión: 07 Página 1 de 9 NOMBRE DEL PROCESO O SUBPROCESO: ACTIVOS FIJOS Campus Bucaramanga - Líder Nacional del Proceso o Subproceso: JEFE DE ACTIVOS FIJOS Campus Cúcuta y Valledupar - Líder del Proceso o Subproceso en el Campus: COORDINADOR DE ACTIVOS FIJOS PROPÓSITO DEL PROCESO O SUBPROCESO: realizar el registro, clasificación, asignación, establecimiento de la custodia, verificación y control de los activos fijos de la Universidad. ALCANCE DEL PROCESO O SUBPROCESO: inicia con el reconocimiento del activo y termina con el seguimiento y verificación del activo en los Campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar. PROVEEDOR ENTRADA CICLO ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE Secretaría General Vicerrectoría Administrativa y Calendario Académico Listado de Inventario de activos fijos Lineamientos institucionales P Programación actividades subproceso del Organizar, establecer y actualizar las políticas, manejos y seguimiento de los Activos Plan de Trabajo del subproceso VAF-FT-026-UDES Cronograma de Verificación de Inventarios de ACF-FT-005-UDES Documento Políticas Institucionales de Dirección Vicerrectoría Administrativa Procesos UDES y Planta Física Oficina jurídica Lineamientos para el registro contable de los activos fijos Documentos soporte de la adquisición, del bien inmueble, terrenos, mejoras o remodelaciones o H Ingreso y Registro de Sistemas de activos fijos y sistema contable y financiero actualizados Inventario personal actualizado (NIIF) Procesos académicoadministrativos UDES

2 Versión: 07 Página 2 de 9 Dirección Compras Funcionarios UDES Vicerrectoría Administrativa y adiciones, construcción de obra nueva Asignación del inmueble y responsables. Aprobación de donaciones de bienes muebles Documentos soporte compra de activos fijos muebles, bienes en arrendamiento financiero o propiedad de terceros Información sobre bienes recibidos como donación H Formato de Movimiento de Activos Fijos firmado por los responsables Dirección Listado de clasificación de actualizado Formato Movimiento de Activos Fijos ACF-FT-001-UDES Dirección Talento Humano Funcionario UDES Novedades de personal: ingreso, traslado o desvinculación de personal Solicitudes de asignación de activos fijos muebles, reporte de novedades de los activos fijos asignados o de su propiedad o de personas naturales o jurídicas Coordinar y registrar el movimiento de los Inventario actualizado en los sistemas de Información Nota Contable de Baja de Activos (DB) Nota Contable de Baja Definitiva de (BD) Formato de Baja Definitiva de Bienes Muebles ACF-FT-002-UDES Auditoría Logística Funcionarios UDS Personas naturales o jurídicas

3 Versión: 07 Página 3 de 9 Dirección Auditoría Planta Física Logística Servicio a Usuario Reporte de novedades de movimiento de activos fijos muebles asignados, en custodia, requeridas para registro de traslados, devoluciones y baja H activos fijos por traslados, bajas y devoluciones Listado de Inventario personal de activos fijos Cronograma de Verificación de Inventarios de Activos Fijos Realizar inventarios para la verificación de los activos fijos Inventario actualizado en el sistema de información Inventario de verificación Funcionarios UDES Auditoría Plan de Trabajo del subproceso VAF-FT-026-UDES Informe de verificación de activos fijos Auxiliar contable de Activos Fijos Informe de Auditoría V Verificación del cumplimiento del plan de trabajo Verificación movimientos de activos fijos Seguimiento y evaluación del cumplimiento del subproceso Plan de trabajo VAF-FT-026-UDES Reporte de inconsistencias en Inventario personal de activos fijos Correo electrónico reporte de diferencias y solicitud de ajuste Informes de Auditoría Dirección Vicerrectoría Administrativa y

4 Versión: 07 Página 4 de 9 Reporte de inconsistencias en Inventario personal de activos fijos Realizar el mantenimiento y ajustes al sistema de información Reporte de ajustes Activos fijos Plan de Trabajo VAF-FT-026-UDES Informe de Auditoría A Analizar las causas para determinar acciones de mejora Definir el plan de acción Registro del Plan de Acción en el aplicativo de administración del SGC-VAF SGC-VAF RECURSOS REQUISITOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SUBPROCESO Talento Humano Líder del subproceso: Profesional en Ciencias Administrativas y Contables. Conocimientos en NIIF. Manejo de Herramientas Ofimáticas. Experiencia en manejo de personal. Normatividad Legal y Reglamentaria Normatividad vigente en materia contable y tributaria tales como: Decreto 2649 de 1993 Reglamento General de 2650 de dic. 30 de 1993 Plan Único de cuentas para comerciantes Ley No.1314 del 13 Julio 2009 por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia Decreto 3019 de 1989 Art. 2 Vida Útil de los Activos Estatuto Tributario vigente Ver Listado de Indicadores en el aplicativo de administración del SGC-VAF Mínimo 2 auxiliares en el Campus para funciones de: secretariado del subproceso y Normatividad institucional aplicable al subproceso Documentación del SG-SST Reglamento Interno de Trabajo UDES REG-PI-001-UDES Políticas de Tratamiento de Datos Personales

5 Versión: 07 Página 5 de 9 dedicación a la verificación de activos fijos. Se requiere con conocimientos contables y NIIF. Manejo herramientas ofimáticas. de Infraestructura Física y Tecnológica Preferiblemente, oficina con destinación propia para el subproceso, con espacio suficiente para disposición de los puestos de trabajo del personal asignado, área para atención al público. Espacio destinado para bodega de activos fijos muebles disponibles para asignar y espacio para almacenar equipos fijos muebles para dar de baja. VAF-PI-001-UDES Políticas Institucionales VAF-MN-002-UDES Manual de Responsabilidades y Funciones VAF-PR-001-UDES Procedimiento de producto no conforme VAF-PR-002-UDES Procedimientos control de Documentos y Registros VAF-PR-003-UDES Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora VAF-PR-005-UDES Procedimiento quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones VAF-PR-006-UDES Procedimiento de Gestión del Cambio VAF-PR-007-UDES Procedimiento de Gestión del Riesgo GED-IN-002-UDES Instructivo de Organización de Archivos de Gestión y Transferencias Documentales GED-IN-003-UDES Instructivo de correspondencia y comunicaciones GED-IN-004-UDES Instructivo de Documentos Académico Administrativos ACF-PR-001-UDES Ingreso y Registro de ACF-PR-003-UDES Novedades de ACF-PR-004-UDES Toma Física de Inventario de ACF-IN-001-UDES Instructivo de Requisitos de la Norma ISO 9001:2015, aplicables al subproceso 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.1 Comprensión de la organización y su contexto. 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. 4.4 Sistema de Gestión de Calidad. Ver tablas de Identificación y Valoración de Riesgos Equipo de cómputo con tecnología 6. PLANIFICACIÓN 6.1 Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades.

6 Versión: 07 Página 6 de 9 actualizada para cada puesto de trabajo, impresora multifuncional, teléfonos IP y muebles para archivo. Sistemas de Información Aplicativo de Activos Fijos, Sistema de Información contable, office, acceso a internet Ambiente de Trabajo Buena iluminación y aire acondicionado, espacio libre de ruido. Recursos Económicos Asignación presupuestal anual 6.3 Planificación y control de cambios. 7. APOYO Conocimientos de la Organización. 7.2 Competencia. 7.3 Toma de Conciencia. 7.4 Comunicación. 7.5 Información documentada. 8. OPERACIÓN 8.1 Planificación y control operacional. 8.2 Requisitos para los productos y servicios. 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente. 8.5 Producción y provisión del servicio. 8.6 Liberación de los productos y servicios. 8.7 Control de las salidas no conformes. 9 EVALUACIÓN DESEMPEÑO 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación. 10. MEJORA 10.1 Generalidades No conformidades y acciones correctivas Mejora continua.

7 Versión: 07 Página 7 de 9 DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS Proyecto educativo institucional Plan de Desarrollo Calendario académico VAF-MN-001-UDES Manual de Calidad VAF-PR-004-UDES Procedimiento de Auditorías VAF-PG-002-UDES Programa de Auditorías VAF-PG-001-UDES Programa de Capacitación VAF-GU-001-UDES Guía de Requisitos de Documentos para aprobación presupuestal y Pagos LOG-RG-001-UDES Reglamento de Sala de Audiovisuales GED-GU-001-UDES Guía Uso Adecuado del Papel ACF-GU-001-UDES Guía de para el Usuario DIF-GU-002-UDES Guía para el Manejo de Viáticos SEI-PR-003-UDES Respaldo y Restauración de la Información ACF-FT-001-UDES Formato de Movimiento de activos fijos ACF-FT-002-UDES Formato baja definitiva de bienes muebles ACF-FT-003-UDES Formato control préstamo interno equipos de laboratorios ACF-FT-004-UDES Control de Mantenimientos Equipos de Laboratorio ACF-FT-005-UDES Cronograma de Verificación de Inventarios de Informes GED-FT-015-UDES Nota interna VAF-FT-026-UDES Plan de Trabajo Reporte inventario personal Registro fotográfico Correo electrónico Registros del sistema de información Ticket Sistema de Requisición de Planta Física, Activos Fijos y Logística.

8 Versión: 07 Página 8 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba 01 Se realiza cambio en el encabezado de los documentos según lineamientos del Procedimiento Control de documentos y Registros CP. Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental 24/04/ /06/ Ajuste de la trazabilidad de acuerdo a la versión (03) vigente del procedimiento de control de documentos y registros. Se reestructuraron y reorganizaron las actividades. Se incluyeron registros Gloria Liliana Osorio Avendaño Representante de la Dirección Carmen Guerrero Gonzalez Coordinadora de Calidad Liliana Jimena Naranjo Cepeda Auditora Interna Ruth Janeth Davila Cote 05/05/ Se modifica la herramienta para establecimiento y seguimiento de indicadores del subproceso 12/08/2015

9 Versión: 07 Página 9 de 9 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 04 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/ Ajuste del Propósito, actividades del Hacer y Normas institucionales aplicables al subproceso. CP. 09/08/ Actualización del encabezado por inclusión de la mención Vigilada Mineducación en el logo institucional Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del 28/09/ Se ajusta la estructura del documento a los nuevos lineamientos establecidos en la norma ISO 9001:2015 y lineamientos Institucionales Yoleima González Sequeira Coordinadora Campus Valledupar Adriana Arelix Acuña Coordinadora de Campus Cúcuta 05/10/2017 Carmen E. Guerrero González Calidad Administrativa y