Normas & Procedimientos Departamento de Información Hospitalaria

Transcripción

1 Internados Nº Nº de Versión / Modificación: 01/00 Fecha de Vigencia: 19/05/2009 Normas & s Departamento de Información Hospitalaria

2 INDICE GENERAL INTRODUCCIÓN Objetivo Pág. 2 Alcance Pág. 2 Sectores Involucrados Pág. 2 Definiciones Pág. 2 DESARROLLO 1. Evaluación del Paciente y Confección de Prescripción Médica Pág Recorrida del Farmacéutico en Piso / Terapias excepto UCIC Pág Suministro de la al paciente internado Pág Gestión de la Autorización del Financiador Pág Requisitos para el Llenado de la Planilla de Control de Troqueles para Pág. 10 Anexo Formularios Pág de 11

3 INTRODUCCIÓN Objetivo Instrumentar la operatoria a los efectos de establecer la responsabilidad de los actores intervinientes en el proceso de Administración de suministrada a Pacientes Internados con el fin de asegurar el recupero de troqueles para realizar las gestiones correspondientes con los financiadores. Alcance El siguiente procedimiento alcanza la operatoria desde: la Evaluación y Confección de la prescripción realizada por el Médico tratante, la Recorrida realizada por el Farmacéutico en los Sectores de Internación, el Suministro de la al Paciente y el correspondiente llenado de la Planilla de Control de Troqueles de, siguiendo con la gestión de autorización con los financiadores. Sectores Involucrados Departamento de Farmacia, Departamento de Enfermería, Departamento de Facturación, Auditoria Médica y Gerencia Comercial. Todos aquellos sectores que suministren a pacientes internados. Nota: San Justo queda con la operatoria habitual, en el cual el área de farmacia retiene los troqueles y los pega en la planilla de control de troqueles. Definiciones (MAC): Se considerará así a toda la Medicación que figure en el Listado de, confeccionado por la Farmacia Central. 2 de 11

4 DESARROLLO 1. Evaluación del Paciente y Confección de la Prescripción Médica SECTOR DE INTERNACION Médico 1.a. Evalúa el paciente internado y confecciona la prescripción en la Planilla Registro de Prescripciones Médicas. 1.b. Archiva en forma transitoria la Planilla Registro de Prescripciones Médicas, en la Historia Clínica del Paciente. 2. Recorrida del Farmacéutico en Piso/ Terapias excepto UCIC Todos los días entre las 9 y las 14 hs. excepto Sábados Domingos y Feriados SECTOR DE INTERNACION Farmacéutica/o 2.a. Procederá a la supervisión de cada una de las prescripciones detalladas en la Planilla Registro de Prescripciones Médicas, utilizando el siguiente criterio: Que la Dosis solicitada sea la adecuada Frecuencia de administración del producto Vía de administración del producto Interacciones del producto con otros medicamentos Alternativa: 2.a.1. Están todos los datos completados correctamente: Registra una Orden de Dispensación a Paciente Internado en el sistema SAF (Continúa en el punto 3.b. del presente procedimiento). 3 de 11

5 2.a.2. No están todos los datos completados correctamente: Realiza una Intervención de Farmacia (Continúa en el punto 3.a.2.1.). Farmacéutico 2.a.2.1. Localiza al médico tratante y le comunica el problema detectado. Médico 2.a.2.2. Analiza la recomendación y, en caso de aceptarla, modifica la hoja de indicaciones. Farmacéutico 2.a.2.3. Registra la correspondiente Orden de Dispensación a Paciente Internado en el sistema SAF (Continua en el punto 3.b. del presente procedimiento). Nota: En caso de que el farmacéutico no pueda localizar al médico, confecciona una nota no estandarizada, en papel, la firma y la adjunta a la hoja de indicaciones, dicha indicación se procesa luego como un medicamento no programado de acuerdo al Administración de Insumos Biomédicos a Pacientes Internados N 46/07 punto 3 ó 4, según corresponda. 2.b. Controla si el medicamento esta incluido en el Listado de Alto Costo de la siguiente manera: Alternativa: 2.b.1. El medicamento está incluido en el Listado de Alto Costo: En éste caso el sistema emitirá una alarma. El farmacéutico se comunicará con el médico tratante para chequear la duración del tratamiento (Continua en el punto 3.c. del presente procedimiento). 2.b.2. El medicamento no está incluido en el Listado de Alto Costo: En éste caso el pedido se emitirá normalmente (Fin del ). 2.c. El Farmacéutico será el responsable de dar aviso vía mail (con acuse de recibo) a Facturación y Auditoria Médica informando los siguientes datos: Nombre y Apellido del paciente N de Episodio Obra Social 4 de 11

6 Producto suministrado Dosis diaria Duración del tratamiento Sector Servicio Solicitante (en algunos casos) Notas: Los farmacéuticos en piso asumirán la función de supervisión farmacológica de las prescripciones médicas. Prevalecerá el criterio de solicitar los insumos por monodroga, salvo cuando se requiera una marca comercial especifica, en cuyo caso deberá ser avalada por el médico tratante con documentación que acredite la necesidad imperiosa de suministrar determinada marca comercial. Fuera de los horarios de recorrida, los sectores de internación podrán solicitar medicación de Alto Costo, en cuyo caso el técnico de farmacia dará aviso al farmacéutico de turno quien continuará con el proceso. El listado de lo suministrará Farmacia Central. El listado de y su actualización será responsabilidad de Farmacia Central. En los casos en que lo crea necesario Auditoria Médica solicitará a los sectores de internación, la justificación médica en los registros médicos. Farmacia Central será responsable de retirar toda devolución de medicación realizando el correspondiente registro en el sistema SAF, salvo aquellos Sectores que cargan directamente la devolución en el sistema en cuyo caso Farmacia Central realiza el control cuando bajan los medicamentos aceptando la transacción en el sistema (si corresponde). Toda devolución de medicación se restituirá a Farmacia Central de acuerdo al Administración de Insumos Biomédicos a Pacientes Internados N 46/07 punto 2.2. En los Sectores que se manejen directamente con Botiquín, será el responsable del mismo quien deberá completar la Planilla de Control de Troqueles. Por motivos operativos hay algunos Sectores a los que no puede concurrir el farmacéutico, en esos casos, el responsable del botiquín o uno de los enfermeros completa la orden de dispensación en el sistema SAF (en caso de corresponder las recetas serán entregadas al cadete de farmacia contra la recepción de la medicación). En todos los casos que se suspenda la, deberá constar la hora en que fue suspendida la medicación en el Registro de Prescripciones Médicas, dado que de acuerdo a ello se facturará o no. 5 de 11

7 3. Suministro de al paciente internado De acuerdo a la indicación médica SECTOR DE INTERNACION Enfermera/o 3.a. Confirma que en los casilleros se encuentre la medicación de acuerdo a las indicaciones médicas. 3.b. Controla si la medicación es de alto costo. Alternativa: 3.b.1. Si es medicación de alto costo: Verifica que tenga el troquel. Sub-Alternativa: 3.b.1.2. Si tiene troquel: Procede a recortar y abrochar los mismos en la Planilla Control de Troqueles de medicación de alto costo de acuerdo al punto 5 del presente. 3.b.1.2. No tiene troquel: Informa en la Planilla de Control de Troqueles, completando el casillero destinado a tal fin y procede a dar aviso a Farmacia de la situación. 3.b.2 No es medicación de alto costo: Fin del. 3.c. Adjunta la Planilla de Control de Troqueles a la Planilla de Prescripciones Médicas, las cuales se archivan dentro de la Historia Clínica del Paciente (Carpeta Celeste). Al alta del Paciente (internación breve) o a las 72 hs. (internación prolongada) 3.d. Entrega al Facturista la Planilla de Control de Troqueles junto a las hojas de Enfermería. 6 de 11

8 Notas: Será responsabilidad del Enfermero a cargo del Paciente/Responsable del Botiquín: Preparar la devolución de toda medicación que se suspenda por prescripción médica y que conste en la Planilla Registro de Prescripciones Médicas. Colocar la devolución de la medicación en los casilleros del paciente, salvo los siguientes casos: 1. Que no quepa en el casillero, en cuyo caso se deberá colocar en la caja destinada para devoluciones a Farmacia, 2. Cuando la medicación deba mantenerse refrigerada en cuyo caso se guardará la misma en la Heladera con la identificación correspondiente. Completar correctamente los datos solicitados en la Planilla de Control de Troqueles de, de acuerdo al punto 5 del presente. Deberá abrochar el troquel en la Planilla de Control de Troqueles de toda la medicación que figure en el Listado de. En caso en que al momento de entregar las Hojas de Enfermería no se encuentre el Facturista de piso colocará las mismas en lugar asignado por Facturación. 4. Gestión de la autorización del Financiador FACTURACIÓN Facturista de Piso 4.a. Recibe vía mail la notificación enviada por el Farmacéutico. 4.b. Solicita al Médico tratante la Prescripción Médica para gestionar la autorización con el Financiador. 4.c. Solicita la autorización de la medicación de alto costo al Financiador. Alternativa: 4.c.1. Gestión Exitosa: En este caso el proceso queda finalizado (Continúa de acuerdo al Proceso interno de Facturación). 7 de 11

9 4.c.2. Gestión Fallida: En este caso informará en un plazo de 72 horas hábiles. vía mail con acuse de recibo a Auditoria Médica, indicando los siguientes datos: Nombre y Apellido del paciente N de Episodio Producto suministrado Médico Sector Diagnóstico del Conflicto 4.d. Recibe la Planilla de Control de Troqueles de Medicación junto con las Hojas de Enfermería. 4.e. Escanea ambos registros (es decir la Planilla de Control de Troqueles y las Hojas de Enfermería). 4.f. Archiva transitoriamente la Planilla de Control de Troqueles en el Legajo Administrativo del paciente hasta el envío de la Facturación al Financiador. Notas: Será responsabilidad del Facturista de Piso: Cuando un paciente sea trasladado de Sector será responsabilidad del Facturista de piso receptor controlar, en el caso en que haya sido suministrada, que se encuentre dentro de la Historia Clínica del paciente la Planilla de Control de Troqueles. En los casos en que en la Planilla de Control de Troqueles no se encuentre el sticker con el número de Episodio, deberá colocar el mismo en el lugar destinado a tal fin. Mantener dentro de las Historias Clínicas un mínimo de tres planchas de sticker con el Episodio. 8 de 11

10 AUDITORIA MÉDICA Médico 4.g. Recibe vía mail la notificación enviada por Facturación. 4.h. Se comunica vía mail con acuse de recibo o vía fax con el Financiador a fin de resolver el conflicto. 4.h.1. Gestión Exitosa: En este caso dará aviso a facturación, vía mail con acuse de recibo que el proceso queda finalizado (Continúa en el proceso de facturación). 4.h.2. Gestión Fallida: En este caso, informará vía mail con acuse de recibo a Gerencia Comercial, indicando los datos mencionados en el punto 5.c.2. del presente procedimiento. GERENCIA COMERCIAL Administrativo 4.i. Recibe vía mail la notificación enviada por Auditoria Médica. 4.j. Se comunica vía mail con acuse de recibo con el Financiador a fin de resolver el conflicto. Alternativa: 4.j.1. Gestión Exitosa: En éste caso dará aviso vía mail con acuse de recibo, a Facturación y Auditoria Médica que el proceso queda finalizado y envía a facturación la autorización firmada por el Financiador (Continúa en el proceso de facturación). 4.j.2. Gestión Fallida: En éste caso se eleva el nivel de la gestión y revalúa la relación comercial. Del resultado de esta surgirán las decisiones comerciales pertinentes de acuerdo al Proceso interno de la Gerencia Comercial. La resolución de dicha gestión lo informará vía mail con acuse de recibo a Auditoria Médica y Facturación. 9 de 11

11 5. Requisitos para el llenado de la Planilla de Control de Troqueles para Toda vez que sea administrada medicación de alto costo, el Enfermero/a a cargo del paciente internado deberá proceder como a continuación se detalla: Deberá utilizar la Planilla de Control de Troqueles para (Ver Anexo de Formularios). En la misma deberá completar en forma manuscrita el Episodio del Paciente internado (1). En la misma deberá completar en forma manuscrita el Nombre y Apellido del Paciente internado (2). En la misma deberá pegar la Etiqueta de código de Barras (3) con los datos del paciente al que se le suministra la medicación de referencia. En la misma deberá completar en forma manuscrita la Fecha (4) y Hora (5) en que se le suministra la al Paciente. En forma manuscrita deberá completar los siguientes datos del Enfermero/a a cargo: Nombre y Apellido con Firma y Legajo (6). Deberá abrochar el troquel de la medicación de alto costo en el espacio consignado a tal fin (7). En el caso en que no se encuentre el Troquel de la Medicación deberá completar el espacio destinado a tal fin, haciendo una tilde en el casillero correspondiente (8). La Planilla de Control de Troqueles para deberá acompañar a la Hoja de Enfermería, para ser incorporada a la Historia Clínica del Paciente Internado. 10 de 11

12 Anexo Formularios: Planilla de Control de troqueles de de 11