MANUAL DE USUARIO: REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y APROBACIÓN DE REGLAMENTOS DE HIGIENE Y SEGURIDAD

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1 INS-GDA Instructivo Página 1 de 31 Instructivo REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y APROBACIÓN DE REGLAMENTOS DE HIGIENE Y SEGURIDAD Fecha: Versión: 01 Página: 1 de 25 Código: INS-GRT MANUAL DE USUARIO: REGISTRO DE ORGANISMOS PARITARIOS Y APROBACIÓN DE REGLAMENTOS DE HIGIENE Y SEGURIDAD

2 INS-GRT Instructivo Página 2 de 31 Tabla de contenido 1. Control del Documento Datos generales Identificación del instructivo Objetivo Alcance Base legal Glosario de términos Perfiles y niveles de responsabilidad Descripción Introducción Acceso de empresas a la aplicación Registro de Organismos Paritarios Aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad Archivo y conservación

3 INS-GRT Instructivo Página 3 de Control del Documento REGISTRO DE CONTROL DEL DOCUMENTO VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA NOMBRE CARGO FIRMA 01 Creación 11/07/2015 ELABORADO POR: Ligia Moreno Asistente Dirección de Procesos

4 INS-GRT Instructivo Página 4 de Datos generales 2.1. Identificación del instructivo PROCESO NIVEL 0: PROCESO NIVEL 1: PROCESO NIVEL 2: RESPONSABLE: Gestión de Regulación del Trabajo Gestión de Registro y Autorización de Trabajo Gestión de Registro y Autorización de Trabajo Sector Privado Dirección de Seguridad y Salud en el Trabajo 2.2. Objetivo Dar una guía de apoyo a los usuarios que realizan el registro de Organismos Paritarios y solicitan la aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad, mediante la descripción paso a paso del uso del sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo Alcance El instructivo inicia desde el registro de sucursales de la empresa hasta la emisión de la certificación del registro de organismo paritario y aprobación de reglamentos de higiene y seguridad Base legal Acuerdo Ministerial No. MDT del 11 de junio de 2015, Instructivo para el Registro de Reglamentos y Comités de Higiene y Seguridad en el Trabajo Glosario de términos Organismo Paritario. Organización técnica de trabajo conjunto entre la empresa y los trabajadores, que sirve para detectar y evaluar los riesgos de accidentes y enfermedades profesionales que pudieran sufrir los trabajadores. Reglamento de Higiene y Seguridad. Tiene por objeto establecer las medidas necesarias de prevención de los accidentes y enfermedades de trabajo, tendientes a lograr que la prestación del trabajo se desarrolle en condiciones de seguridad, higiene y medio ambiente adecuados para los trabajadores.

5 INS-GRT Instructivo Página 5 de 31 Sucursal. Se entiende por sucursal todo establecimiento secundario dotado de representación permanente y de cierta autonomía de gestión a través del cual se desarrollan, total o parcialmente, las actividades de la sociedad matriz. SAITE. Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo. 3. Perfiles y niveles de responsabilidad ROL O CARGO DEL RESPONSABLE Director de Seguridad y Salud en el Trabajo NIVEL DE RESPONSABILIDAD / FUNCIONES Responsable del seguimiento de la información publicada para insumo interno (estadística) y observación externa. Responsable de socializar y capacitar a los usuarios externos e internos respectivamente. Director de Tecnologías de Información y Comunicación Usuario Dar soporte técnico al sistema únicamente a pedido de la Dirección de Seguridad y Salud en el Trabajo. Acceso al Sistema en línea de Registro de Organismos Paritarios y aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad Ingresar datos si se encuentra registrado en el Sistema de Contratos y Actas de Finiquito. Imprimir certificado de registro de Organismo Paritario o aprobación de Reglamento de Higiene y Seguridad, de manera inmediata previa validación de campos completos requeridos. 3. Descripción 3.1 Introducción Estimado usuario para la perfecta utilización del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo 1. Trabajar con el explorador Mozilla Firefox.

6 INS-GRT Instructivo Página 6 de Diríjase a la Barra de Menú, clic en Herramientas, clic en Opciones, verificar que no se encuentre activado el casillero de: bloqueo de ventanas emergentes. 3. Recuerde que para el correo electrónico que solicita el sistema, debe contener exclusivamente letras minúsculas. A continuación se describe la forma en la que el usuario debe usar la aplicación para realizar el Registro de Organismos Paritarios y Aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad 3.2 Acceso de empresas a la aplicación. 1. Ingresar a la página web del Ministerio del Trabajo, seleccionar el SAITE (Sistema de Administración Integral de Trabajo y Empleo). 2. Seleccionar ACCESO A SAITE, para el registro de la información.

7 INS-GRT Instructivo Página 7 de En caso de ser una nueva empresa seleccionar REGISTRO DE NUEVA EMPRESA 4. Llenar el registro de acuerdo al siguiente formulario. Paso 1. Datos del empleador En el primer ítem de TIPO DE IDENTIFICACIÓN, se puede seleccionar CÉDULA, RUC o PASAPORTE.

8 INS-GRT Instructivo Página 8 de 31 Paso 2. Dirección del Empleador

9 INS-GRT Instructivo Página 9 de 31 Paso 3. Datos del representante legal 5. Una vez ingresada la información el sistema le notificará su registro al correo electrónico ingresado. 6. Para la activación de la cuenta realizar la confirmación, seleccionar INGRESAR AL SISTEMA, en la parte inferior luego de la activación del usuario, para retornar a la página principal.

10 INS-GRT Instructivo Página 10 de Ingresar usuario y contraseña. 8. Seleccionar Salud y Seguridad en el Trabajo.

11 INS-GRT Instructivo Página 11 de El sistema desplegará la pantalla principal de este aplicativo. 10. En caso de olvido de contraseña el sistema nos da la opción de RECUPERAR CONTRASEÑA. 11. El sistema emitirá el siguiente mensaje, para recuperar la contraseña, en el cual se debe colocar el Usuario con el que se registró (Cédula, RUC o Pasaporte)

12 INS-GRT Instructivo Página 12 de El sistema enviará la nueva contraseña al correo electrónico registrado. 13. La información para una nueva clave le llegará a su correo electrónico.

13 INS-GRT Instructivo Página 13 de Seleccionar INGRESAR y será direccionado al sistema para su ingreso 15. Ingresar nuevamente su USUARIO y la CONTRASEÑA proporcionada por el sistema 16. Al seleccionar INGRESAR el sistema emitirá el siguiente cuadro de diálogo, para el cambio de la contraseña.

14 INS-GRT Instructivo Página 14 de Una vez ingresada la información solicitada seleccionar GUARDAR 18. Al guardar el sistema regresa a la página principal donde debe ingresar la contraseña que se registró.

15 INS-GRT Instructivo Página 15 de Registro de Organismos Paritarios 1. Al seleccionar el Registro de Organismos Paritarios, el sistema emitirá el siguiente mensaje. 2. Cambiar de sistema para poder registrar las sucursales solicitadas.

16 INS-GRT Instructivo Página 16 de Seleccionar sistema TRABAJADOR Y ACTAS DE FINIQUITO 4. Se desplegará la siguiente pantalla, seleccionar EMPLEADOR, REGISTRO SUCURSAL. 5. Se desplegará la siguiente pantalla, seleccionar NUEVA SUCURSAL y llenar los datos requeridos, en el tipo de sucursal seleccionar en primer lugar MATRIZ 6. Seleccionar GUARDAR y se detallará la siguiente información.

17 INS-GRT Instructivo Página 17 de Seleccionar AGREGAR DIRECCIÓN, llenar los datos requeridos. 8. GUARDAR información, y se visualizará de la siguiente manera.

18 INS-GRT Instructivo Página 18 de De igual forma se deben llenar las sucursales en caso de tenerlas y la información se visualizará de la siguiente manera. 10. Una vez registrada la información de MATRIZ Y/O SUCURSAL, regresar al sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se desplegará la siguiente pantalla. 11. Este formulario presentará las obligaciones que debe cumplir el empleador para poder realizar el registro del Organismo Paritario, se debe realizar una selección en los recuadros derechos para proceder a guardar la información.

19 INS-GRT Instructivo Página 19 de En la parte de inferior luego de las obligaciones se encuentra la lista de Organizaciones Paritarios. 13. Seleccionar el botón el cual permitirá agregar los empleados y empleadores que conformarán el Comité. 14. Seleccionar BUSCAR EMPLEADO y se desplegará la siguiente pantalla.

20 INS-GRT Instructivo Página 20 de Seleccionar el empleado que será Titular, el botón de lado derecho nos permite elegirlo. 16. Se desplegará el siguiente recuadro, donde aparecerá el nombre del empleado seleccionado, seleccionar tipo de delegado titular o suplente y sus funciones. Este proceso se debe realizar para la selección de empleados y empleadores, titulares y suplentes. 17. Al seleccionar ACEPTAR la información se guardará.

21 INS-GRT Instructivo Página 21 de Una vez seleccionado los empleados y empleadores que formarán el comité se visualizará de esta manera. 19. Cuando no se selecciona en su totalidad las obligaciones o la información de la organización paritaria no está completa, el sistema emitirá el siguiente mensaje. 20. Una vez GUARDADA está información el sistema habilitará automáticamente el botón para generar el certificado de registro del organismo paritario.

22 INS-GRT Instructivo Página 22 de Seleccionar el botón para la impresión del certificado, el documento se abrirá en formato PDF., mismo que puede ser guardado o directamente abierto para su impresión. 3.4 Aprobación de Reglamentos de Higiene y Seguridad 1. Seleccionar REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD, APROBACIÓN DEL REGLAMENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD. 2. Se desplegará el siguiente formulario, en el cual se debe seleccionar todos los recuadros en cada uno de los siguientes ítems.

23 INS-GRT Instructivo Página 23 de 31 Técnico de Seguridad, ingresar el número de cédula de la persona quien será Técnico de Seguridad, y el sistema validará los nombres y apellidos, y los estudios automáticamente. Centro de Trabajo de la Empresa, en está pantalla se visualizará la información ingresada en el registro de sucursal del organismo paritario. De los Empleadores.

24 INS-GRT Instructivo Página 24 de 31 De los trabajadores.

25 INS-GRT Instructivo Página 25 de 31 Planes de emergencia y contingencia. Sanciones.

26 INS-GRT Instructivo Página 26 de 31 Riesgos laborales, en este ítem se deben llenar los riegos más importantes que sean aplicados en su empresa. El sistema le permite agregar factores sin ningún límite de cantidad. Metodología para identificación de riesgos, el sistema desplegará un catálogo de metodologías a seleccionar de acuerdo a la que su empresa utilice y de igual forma de no existir le permite la opción de agregar OTRAS METODOLOGÍAS Cuando se seleccione OTRAS METODOLOGÍAS, el sistema habilitará un recuadro para ingresar el nombre.

27 INS-GRT Instructivo Página 27 de 31 Factores de Riesgo, en este ítem se deben agregar los factores de riesgos identificados por la empresa. RIESGOS. FACTORES DE RIESGOS, en caso de no aplicar ninguna de estas opciones, se tiene la disponibilidad de agregar otros. PROCESOS, área física donde se encuentra el riesgo declarado. Seleccionar AGREGAR, antes de guardar toda la información solicitada el sistema permite ELIMINAR los riesgos.

28 INS-GRT Instructivo Página 28 de Una vez ingresada toda la información del formulario para la aprobación del reglamento de higiene y seguridad, seleccionar GUARDAR. 4. El sistema emitirá un mensaje emergente el cual debe ser leído detenidamente ya que una vez ACEPTADO usted no podrá realizar ninguna modificación. 5. Seleccionar certificados generados. 6. El sistema desplegará la información que ha sido guardada para el certificado, seleccionando el botón

29 INS-GRT Instructivo Página 29 de Seleccionar el botón CERTIFICADO.

30 INS-GRT Instructivo Página 30 de Se generará el siguiente recuadro para abrir el certificado. 22. Seleccionar ACEPTAR el documento se abrirá en formato PDF., mismo que puede ser guardado o directamente abierto para su impresión.

31 INS-GRT Instructivo Página 31 de 31 IMPORTANTE. Cuando el registro del Organismo Paritario cumpla el tiempo de un año y la aprobación del Reglamento de Higiene Seguridad del Trabajo de dos años, se le enviará un correo electrónico 15 días antes para que efectúe la renovación. 4. Archivo y conservación. CÓDIGO INS-GRT NOMBRE DOCUMENTO Instructivo RESPONSABLE DEL ARCHIVO Asistente de la Dirección de Administración de Procesos TIEMPO RETENCIÓN 2 años