REGISTRO DE NOTAS MANUAL DE USUARIO SECRETARÍA GENERAL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

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1 REGISTRO DE NOTAS MANUAL DE USUARIO SECRETARÍA GENERAL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Bogotá D.C., Abril de 2009

2 Contenido REGISTRO DE CALIFICACIONES POR INTERNET... 3 INGRESO AL PORTAL DE FUNCIONARIOS... 3 INGRESO AL PORTAL DE FUNCIONARIOS CON PRIORIDAD... 5 MENU PRINCIPAL... 5 MENU PROCESOS ACADÉMICOS... 6 OPCIÓN CALENDARIO MOMENTOS... 7 OPCIÓN CONSULTA ACTA... 8 OPCIÓN MODIFICACIÓN ACTA... 9 OPCIÓN REGISTRO NOTAS Pág. 2

3 Registro de Notas Manual de usuario FUNDACIÓN UNIVERSIDAD DE BOGOTÁ JORGE TADEO LOZANO REGISTRO DE CALIFICACIONES POR INTERNET INGRESO AL PORTAL DE FUNCIONARIOS Para ingresar al Portal de Funcionarios, usted debe dar doble clic sobre el ícono de Internet Explorer e inmediatamente se muestra la ventana principal del navegador por internet. Acto seguido, digite la ruta de acceso en el campo de dirección del navegador y aparecerá la página principal del Portal de Funcionarios de la Universidad (ver Fig. 1). Fig. 1 Escriba su usuario y contraseña en las casillas Funcionario y Contraseña respectivamente y haga clic sobre el botón Aceptar. Recuerde que su usuario y contraseña le serán enviados a la cuenta de correo electrónico que le ha sido asignada por la Universidad. La primera vez que entre al Portal de Funcionarios, el sistema le solicitará el cambio de contraseña comoo se aprecia en la siguiente figura: Pág. 3

4 Fig. 2 En el cuadro Antigua Contraseña, escriba la misma contraseña con la que ingresó al Portal de Funcionarios. En la casilla Nueva Contraseña, ingrese la contraseña con la que desea tener acceso al sistema; enseguida, vuelva a digitar la nueva contraseña en el campo Confirmación. Recuerde que la nueva contraseña debe cumplir con los siguientes criterios: Ser mayor a cinco (5) caracteres y máximo ocho (8) caracteres. El primer caracter debe ser una letra. Contener letras y dígitos. Al modificar la contraseña, el sistema lo regresa a la página inicial (ver Fig. 3), indicando que el cambio fue exitoso. A continuación, escriba su usuario y la nueva contraseña y haga clic sobre el botón Aceptar. Fig. 3 Pág. 4

5 INGRESO AL PORTAL DE FUNCIONARIOS CON PRIORIDAD Cuando la sesión no fue cerrada correctamente y posteriormente intente ingresar al Portal de Funcionarios, el sistema muestra el mensaje El usuario se encuentra activo en la aplicación y no lo dejará continuar (ver Fig. 4). Fig. 4 Para poder ingresar es necesario hacer clic en el cuadro que aparece enfrente del texto Establecer prioridad. Escriba su usuario y contraseña y haga clic en el botón Aceptar. Recuerde que esta operación sólo la puede realizar una vez al día. MENÚ PRINCIPAL Al entrar al portal, encuentra una página que muestra las opciones del menú principal a las que tiene acceso cada docente (ver Fig. 5). Fig. 5 Pág. 5

6 Al seleccionar una de las opciones, se despliega otro menú como se aprecia en la Fig. 6. Fig. 6 MENÚ PROCESOS ACADÉMICOS Para tener acceso al módulo de notas, debe hacer clic sobre la opción Procesos Académicos y escoger una de las opciones que se despliegan. Enseguida, el sistema indica que debe crear una segunda contraseña, haciendo clic sobre la palabra aquí (ver Fig. 7) Fig. 7 Para crear la segunda contraseña el sistema presenta un formulario (ver Fig. 8) en el cual debe diligenciar todos los datos solicitados. La pregunta y la respuesta secreta las requiere el sistema para utilizarlas en el momento en que usted olvide esta segunda contraseña. Veamos cada uno de ellos: Fig. 8 Pág. 6

7 Pregunta. Escriba la pregunta que usted desea que le haga el sistema, para ayudarlo a recordar la segunda contraseña. Respuesta secreta. Ingrese la respuesta asociada a la pregunta anterior. Tenga en cuenta que en caso de olvido de la contraseña, el sistema solicitará la respuesta a la pregunta registrada por usted y debe coincidir con la información que suministre en este cuadro. Contraseña. En este cuadro digite su segunda contraseña, la cual debe ser diferente a la contraseña de ingreso a portal, pero conserva los mismos criterios de seguridad de la contraseña de acceso. Confirmación. Vuelva a escribir la segunda contraseña, para que el sistema verifique que está seguro de la contraseña ingresada. Al crear la segunda contraseña, el sistema le informa que fue creada correctamente y lo enviará a la página de acceso al módulo de notas. Fig. 9 OPCIÓN CALENDARIO MOMENTOS Al seleccionar esta opción, se muestran las fechas que tienen los docentes para realizar el registro de calificaciones en el sistema, en cada uno de los momentos académicos. Fig. 10 Pág. 7

8 Registro de Notas Manual de usuario OPCIÓN CONSULTA ACTA Mediante esta opción, se visualiza la lista de asignaturas por grupo a las cuales está asignado cada docente y los alumnos pertenecientes a cada acta de calificaciones. Fig. 11 Para consultar el detalle de una de las actas de calificaciones, posicione el puntero del mouse sobre el ícono y haga clic. Enseguida, se muestra la lista de alumnos que están inscritos en ese grupo paraa cursar la asignatura seleccionada. Pág. 8

9 Registro de Notas Manual de usuario Fig. 12 En la consulta va a encontrar dos ayudas visuales que le facilitarán la lectura del acta de calificaciones, las cuales son: Los alumnos marcados con color verde son lo que van perdiendo por fallas. Los alumnos resaltados con color rojo corresponden a estudiantes retirados. Si desea imprimirr un acta de calificaciones, haga clic sobre el ícono e inmediatamente se muestra otra ventana (ver Fig. 13) con el formatoo del acta. Para imprimirr el acta, haga clic sobre el ícono de la impresora. Fig. 13 Recuerde que esta acta de calificación académico al cual está adscrito. es la que debe entregar en la oficina del programa OPCIÓN MODIFICACIÓN ACTA Esta opción le permite modificar una nota o la cantidad de fallas a uno o varios alumnos. Fig. 14 Pág. 9

10 Registro de Notas Manual de usuario Esta ventana (ver Fig. 14) está conformada por dos áreas: la superior y la inferior. En el área superior se muestran las asignaturas por grupo para las cuales usted ha ingresado las notas pertenecientes al momento académico que se encuentra activo. En el área inferior se presentan las asignaturas por grupo correspondientee a otros momentos académicos para los cuales ha sido autorizado para modificar la nota o la cantidad de fallas de uno o más alumnos. Para cambiar una nota o la cantidad de fallas de un alumno, haga clic sobre el ícono de la lista de asignaturas por grupo. Enseguida, aparece la lista de alumnos correspondiente al acta escogida (ver Fig. 15). Fig. 15 Posicione el cursor sobre el ícono que está enfrente del alumno al que desea hacer la modificación y haga clic; a continuación, el sistema muestra los datos del alumno para que modifique la nota o la cantidad de fallas. Para grabar de clic en Aceptar. (ver Fig. 16) Fig. 16 Pág. 10

11 Registro de Notas Manual de usuario OPCIÓN REGISTRO NOTAS Mediante esta opción debe registrar las calificaciones de los estudiantes por cada momento, de acuerdo al calendario establecido. Fig. 17 Al seleccionar esta opción se muestra la lista de asignaturas por grupo a las cuales está asignado cada docente (ver Fig. 17) y debajo del título Acta aparecen uno de los siguientes íconos, para cadaa grupo: Indica que el acta está activa paraa registrar las notas del momento académico. Significa que al acta no le han ingresado las notas del momento anterior. Representa las actas que tienen una sola nota, la cual debe ser registrada en el tercer momentoo académico. Para ingresar las notas de los alumnos, haga clic sobre el íconoo del acta respectiva. El sistema presenta la lista de los alumnos respectivos y en el costado izquierdo de la parte superior aparecen las siguientes casillas que debe diligenciar manual mente(ver Fig. 18): Número de alumnos a registrar. Es el total de alumnos a los cuales va a registrarle las notas. Sumatoria de fallas a registrar. Corresponde al total de las fallas que va a ingresar en el formato. Sumatoria de notas a registrar. Es la suma de todas las notas que va a registrar. Pág. 11

12 Fig. 18 Una vez haya ingresado los cuadros mencionados, posicione el cursor sobre el primer alumno de la lista, debajo del título Nota, comience a escribir el valor de la nota y la cantidad de fallas del alumno y marque la casilla Registrar. Siguiendo estos pasos, el sistema va grabando cada registro, para que en caso de una interrupción del servicio, se recupere la información digitada. Fig. 19 Pág. 12

13 Recuerde que al marcar la casilla Registrar usted asegura que los datos ingresados se estén grabando. Para realizar una corrección de las notas o de la cantidad de fallas, desmarque la casilla Registrar y corrija el dato a cambiar (ver Fig. 20). Fig. 20 En la medida en que va ingresando los datos, en los cuadros Número de alumnos registrados, Sumatoria de fallas registradas y Sumatoria de notas registradas, el sistema va mostrando los acumulados respectivos. Para finalizar el registro, haga clic sobre el botón Terminar. Inmediatamente, el sistema valida que los datos totales diligenciados al inicio (Número de alumnos a registrar, Sumatoria de fallas a registrar y Sumatoria de notas a registrar), coincidan con los datos calculados por él. Si existe alguna diferencia, mostrará el siguiente mensaje y lo regresará a usted al formato para que efectúe la corrección respectiva: Fig. 21 Pág. 13

14 Si todo está correcto, el sistema presenta el siguiente aviso, indicando que va a grabar el acta: Fig. 22 Presione el botón Aceptar para que se grabe el acta y se retire de la opción Registro de notas. Después de esta acción, el acta queda disponible en la opción Modificación Acta. Si quiere regresar al acta que está trabajando, haga clic sobre el botón Cancelar y el sistema lo regresará a la lista de alumnos (ver Fig. 18). Pág. 14