MANUAL CONTABLE MN-CON-01. Bogotá D.C.

Transcripción

1 Bogotá D.C.

2 CONTROL DE VERSIONES VERSIÓN Hojas Modificadas Fecha modificación DD MM AAAA DISTRIBUIDO A Dirección de Contabilidad DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIONES Documento Nuevo CONTROL DE REVISIONES FECHA DE REVISIÓN OBSERVACIONES 2

3 TABLA DE CONTENIDO OBJETIVO 4 ALCANCE 4 MARCO LEGAL 4 GENERALIDADES 5 FACTURAS 5 1. PROCEDIMIENTO CONTABLE DEL CONSORCIO COLOMBIA MAYOR ACTIVIDAD 1: RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE DOCUMENTOS ELABORACIÓN DE COMPROBANTE CONTABLE APROBACIÓN DE COMPROBANTE CONTABLE MANEJO DE COMPROBANTES CONTABLES GENERACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS GENERACIÓN DE ESTADO DE RESULTADOS GENERACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS FINALES REVISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS REMISIÓN A FIDUCIARIAS CONSORCIADAS ELABORACIÓN FORMULARIO DE IMPUESTOS PAGO DE IMPUESTOS ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA REVISIÓN DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA CIERRE CONTABLE PROCEDIMIENTO CONTABLE DEL FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL (SUBCUENTAS DE SUBSISTENCIA Y SOLIDARIDAD) RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE DOCUMENTOS ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE CONTABLE CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS APROBACIÓN DE COMPROBANTE CONTABLE MANEJO DE COMPROBANTES CONTABLES RECEPCIÓN DE BALANCES DEL FIDEICOMISO DIGITACIÓN GENERACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS GENERACIÓN DE ESTADO DE RESULTADOS REVISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS REMISIÓN A FIDUCIARIAS CONSORCIADAS CIERRE CONTABLE IMPRESIÓN DE LIBROS OFICIALES RELACIÓN DE IMPUESTOS ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA REVISIÓN DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA ENVÍO DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA INFORMES ANUALES DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO CONTABLE DEL CONSORCIO COLOMBIA MAYOR DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO CONTABLE DEL FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 14 3

4 OBJETIVO Unificar el registro contable de las operaciones que se realizan tanto en el CONSORCIO COLOMBIA MAYOR como en el Fondo de Solidaridad Pensional (F.S.P) Obtener estados financieros que reflejen la situación económica y los resultados de gestión. Permitir que la información financiera sea un instrumento útil para el análisis y el autocontrol; así como para la toma de decisiones por parte de la administración. ALCANCE La aplicación de este manual es para todo el Sistema de Gestión de Calidad de la organización y los procesos del CONSORCIO COLOMBIA MAYOR. MARCO LEGAL Contrato de encargo fiduciario No de Ley 100 de Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación. Directrices impartidas por la Superintendencia Financiera. Régimen de Contabilidad Pública. Régimen Contable Colombiano. Directrices impartidas por los contadores de las fiducias consorciadas. Adicionalmente a las normas generales, es importante establecer normas particulares, que se encuentran contenidas en el manual de políticas contables. APROBACIÓN MINISTERIO DEL TRABAJO Radicación Marzo de 2013 OFICIALIZACIÓN CCM OP 050 4

5 GENERALIDADES Para la contabilización de los ingresos y gastos que el CONSORCIO COLOMBIA MAYOR incurre en desarrollo de su objeto social, con recursos propios o con recursos del Fondo de Solidaridad Pensional, se tendrá en cuenta los soportes cuyas características se relacionan a continuación: FACTURAS Las facturas deberán contener los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario: Artículo 617. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 617 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: a) Estar denominada expresamente como factura de venta. b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. (Modificado Ley 788 de 2002 articulo 64) d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e) Fecha de su expedición. f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g) Valor total de la operación. h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. CUENTAS DE COBRO En éstas se deberá relacionar: - Nombre o razón social del beneficiario del pago - Cedula o NIT - Nombre del responsable del pago - Concepto - Valor 5

6 - Firma del beneficiario del pago ANTICIPO Y LEGALIZACIÓN DE GASTOS DE VIAJE Diligenciamiento correcto de los formatos diseñados por el CONSORCIO COLOMBIA MAYOR, Formato de anticipo de gastos de viaje (RG-RFS-03), legalización de gastos de viaje (RG-RFS-04), legalización de gastos de transporte urbano (RG-RFS-05) y legalización consolidada gastos de transporte urbano (RG-RFS-06). Adicionalmente los soportes para la legalización de gastos de viaje dependerán de la categoría del municipio visitado así: CATEGORÍA A y B: Originales de los tiquetes aéreos y terrestres y la factura del sitio de pernocta. CATEGORÍA C y D: Originales de los tiquetes NOMINA La nómina tanto del personal de las regionales como de la Dirección General es elaborada por la Dirección Administrativa y Financiera, a través del aplicativo Aurora, para su contabilización, se entrega los archivos planos correspondientes a: la nómina, consolidado mensual, consolidado de aportes por entidad, provisiones de prestaciones sociales y el resumen de nomina deberán contener las firmas de elaboró, revisó y aprobó. CARTAS DE TRASLADO Se debe diligenciar el formato de cartas de traslado (RG-PAG-05) y para su contabilización se deberá verificar que se anexen los soportes respectivos y además que contengan: - Ciudad y fecha de elaboración de la carta de traslado. - Número de consecutivo - Nombre y cargo del funcionario de la entidad bancaria responsable de efectuar los traslados. - Tipo de cuenta (corriente o ahorros), nombre del titular de la cuenta y número de cuenta a debitar. - Tipo de cuenta (corriente o ahorros), nombre del titular de la cuenta y número de cuenta a acreditar. - Nombres y cargos de los funcionarios del CONSORCIO COLOMBIA MAYOR, que tienen las firmas A y B autorizadas. - Sello de radicación de la entidad bancaria REGISTRO PRESUPUESTAL Teniendo en cuenta los soportes de la disponibilidad presupuestal en el formato registro presupuestal (RG-PAG-04), se verificará que el gasto corresponda al rubro que se esta afectando, el valor y descripción del gasto y que contenga las firmas de elaboró (Analista Financiero) revisó (Director Administrativo y Financiero) y aprobó (Gerente General). 6

7 ACTA DE RECIBIDO A SATISFACCIÓN El acta de recibido a satisfacción (RG-RFS-11) se elaborará para facturas que legalicen el anticipo de un contrato previamente firmado, dicha acta será realizada por el responsable de la ejecución del contrato. Para la contabilización de las facturas de un contrato, se verificará que: - Coincida el nombre y NIT del proveedor con la factura - Número del contrato previamente firmado - Objeto del contrato - Número de la factura - Valor a pagar en letras y números - Recursos para cancelar la factura (del CONSORCIO COLOMBIA MAYOR o del Fondo de Solidaridad Pensional) - Fecha del Acta - Firma responsable ORDEN DE PAGO DE FACTURAS La orden de pago de facturas (RG-FIN-01) se elaborará para facturas que respalden la compra o prestación de un servicio. Será elaborada por el Director del área que solicitó la compra o servicio. Para la contabilización de las facturas, se verificará que la orden de pago de facturas contenga: - Coincida el nombre y NIT del proveedor con la factura - Número de la factura - Concepto - Valor a pagar en letras y números - Recursos para cancelar la factura (del CONSORCIO COLOMBIA MAYOR o del Fondo de Solidaridad Pensional) - Fecha de la orden - Firma responsable HOJA DE RUTA Para la contabilización de las facturas se deberá contar con hoja de ruta (RG-RFS-16), debidamente diligenciada. 7

8 CARTAS Y CONSIGNACIONES DE LOS APORTANTES Para la contabilización de los ingresos del Fondo de Solidaridad Pensional se tendrá en cuenta lo establecido en el Procedimiento de Ingresos y Pagos (PD-FIN-01) 1. PROCEDIMIENTO CONTABLE DEL CONSORCIO COLOMBIA MAYOR 1.1. ACTIVIDAD 1: RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE DOCUMENTOS De acuerdo con el hecho contable registrado en el aplicativo contables módulo raicador, recibe los siguientes soportes: - Facturas, cuentas de cobro, anticipos de gastos de viaje, legalizaciones de gastos de viaje, nómina y cartas de traslado (Para el manejo de los gastos de viaje ver procedimiento de gastos de viaje (PD-RFS-04)). - Disponibilidad presupuestal debidamente firmada (RG-FIN-05). - Acta de recibido a satisfacción (RG-RFS-11). (Para facturas que legalicen contratos previamente firmados ver procedimientos para contratación de bienes y servicios (PD-RFS- 01)). - Orden de pago de facturas (RG-RFS-11) - Hoja de ruta (RG-RFS-16) - Soportes adicionales del gasto o ingreso - Extractos bancarios Se realiza la revisión de los documentos y que el hecho contable corresponda al periodo actual ELABORACIÓN DE COMPROBANTE CONTABLE Ingresa en el aplicativo contable el registro de cada documento, verificando la cuenta que se afecta, el valor y el centro de costo respectivo. Posteriormente firma el comprobante contable y remite al Director de Contabilidad y Costos con los soportes correspondientes APROBACIÓN DE COMPROBANTE CONTABLE Responsable: Director de Contabilidad Revisa el comprobante contable teniendo en cuenta los soportes anexos. Firma de aprobó y remite el comprobante al analista contable. 8

9 1.4. MANEJO DE COMPROBANTES CONTABLES Los comprobantes contables de facturas o cuentas de cobro se remiten al Analista Financiero quien tramitará el respectivo pago, para aquellos que son registros contables se archivan de inmediato GENERACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS A fin de mes y cuando se han digitado en el aplicativo contable todos los hechos económicos del periodo, genera un balance preliminar con el fin de realizar el respectivo análisis y los ajustes necesarios GENERACIÓN DE ESTADO DE RESULTADOS Genera el estado de resultados y compara conjuntamente con el Analista Financiero, rubro por rubro la ejecución presupuestal, realizando los ajustes necesarios GENERACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS FINALES Genera el libro mayor, los balances y el estado de resultados con la participación de cada una de las fiduciarias consorciadas y se remite al Director de Contabilidad REVISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Responsable: Director de Contabilidad Revisa el libro mayor, los balances y el estado de resultados REMISIÓN A FIDUCIARIAS CONSORCIADAS Responsable: Director de Contabilidad Dentro de los primeros cinco días de cada mes y/o de acuerdo con el cronograma aprobado al principio del año, se remite vía a las fiduciarias consorciadas el libro mayor, los balances y el estado de resultados en formato Excel ELABORACIÓN FORMULARIO DE IMPUESTOS Genera el auxiliar de la cuenta de impuestos y elabora un borrador del formulario respectivo y remite a Revisoría Fiscal para su verificación PAGO DE IMPUESTOS Elabora los formularios de impuestos, remitiéndolos a la Revisoría Fiscal y al Representante Legal del CONSORCIO COLOMBIA MAYOR para la respectiva firma, de igual manera genera los comprobantes contables. Una vez la Revisoría Fiscal y el Representante Legal han firmado los formularios se realiza el pago respectivo de los impuestos teniendo en cuenta las fechas establecidas en el calendario tributario ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA Responsable: Director de Contabilidad 9

10 Prepara la información para ser presentada a la Junta Directiva del CONSORCIO COLOMBIA MAYOR (Balance General, Estado de Resultados y Centros de Costos con sus respectivas graficas) y remite la información a las Regionales REVISIÓN DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA Responsable: Gerente General, Director Administrativo y Financiero y Director de Contabilidad. Revisan la información que va a ser presentada a los miembros de la Junta Directiva CIERRE CONTABLE Realiza el cierre del aplicativo de contabilidad. 2. PROCEDIMIENTO CONTABLE DEL FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL (SUBCUENTAS DE SUBSISTENCIA Y SOLIDARIDAD) 2.1. RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE DOCUMENTOS De acuerdo con el hecho contable a registrar recibe los siguientes soportes Resoluciones de registros presupuestales para la vigencias de cada uno de los programas (Solidaridad y Subsistencia) Copias de Comunicaciones del Consorcio al MINISTERIO DEL TRABAJO solicitando orden de pagos de las nominas Copia de Autorizaciones MINISTERIO DEL TRABAJO Orden de Pago (Nominas, Convenios, Comisiones Fiduciarias, Otros) con sus respectivos soportes Facturas de ventas y Comisiones fiduciarias Resoluciones por multas Flujo de caja S.I.I.F. Sistema Integrado de Información Financiera Información de las Fiduciarias por Medio Electrónico Extractos Bancarios Cuentas traslados Informa Devolución Subsidios Comunicación del Seguro Social Se realiza la revisión de los documentos y que el hecho corresponda al periodo actual 2.2. ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE CONTABLE Ingresa al aplicativo contable y verifica la cuenta que se afecta, el valor y el programa respectivo. Firma el comprobante contable y remite al Director de Contabilidad con los soportes correspondientes CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS Responsable: Analista de Ingresos 10

11 Ingresa en el aplicativo contable por medio del archivo plano, los recaudos realizados por cada una de las Empresas durante el periodo y realiza los ajustes contables APROBACIÓN DE COMPROBANTE CONTABLE Responsable: Director de Contabilidad Revisa y aprueba el comprobante contable teniendo en cuenta los soportes anexos. Firma de Aprobó. Remite el comprobante al analista de contable 2.5. MANEJO DE COMPROBANTES CONTABLES Los Comprobantes contables de órdenes de pago o cuentas de cobro se remiten al Analista Financiero quien tramitará el respectivo pago, y para aquellos que son registros contables se archivaran de inmediato 2.6. RECEPCIÓN DE BALANCES DEL FIDEICOMISO Recibe los balances del fideicomiso por medio electrónico del Fondo de Solidaridad Pensional enviados a más tardar el cuarto día de cada mes por las fiduciarias consorciadas DIGITACIÓN Ingresa en el aplicativo contable mediante archivo plano los movimientos de cada fiduciaria consorciada y genera el comprobante contable respectivo Consolida la Información de las fiduciarias consorciadas y la del Fondo de Solidaridad Pensional GENERACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS A fin de mes y cuando se ha digitado en el aplicativo contable todos los hechos del periodo, genera balance y el estado de resultados preliminares para cada subcuenta con el fin de realizar el respectivo análisis y los ajustes necesarios GENERACIÓN DE ESTADO DE RESULTADOS Genera el estado de resultados y compara conjuntamente con el Analista Financiero, rubro por rubro la ejecución presupuestal, realizando los ajustes necesarios. De igual manera se revisa por terceros la cuenta de los aportes del 0.50% y de las multas y sanciones. Remite al Director de Contabilidad el balance y el estado de resultados para su revisión REVISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Responsable: Director de Contabilidad Revisa y da el visto bueno a los balances y al estado de resultados REMISIÓN A FIDUCIARIAS CONSORCIADAS Responsable: Director de Contabilidad 11

12 Una vez revisada la información de los balances de las subcuentas Solidaridad y Subsistencia, los cinco primeros días de cada mes, se remite a las fiduciarias consorciadas la información vía correo electrónico CIERRE CONTABLE Realiza el cierre del aplicativo de contabilidad, se procede a la consolidación de los balances, en el aplicativo de contabilidad IMPRESIÓN DE LIBROS OFICIALES Dando cumplimiento a un requisito exigido por el Ministerio del Trabajo, el CONSORCIO COLOMBIA MAYOR por medio del Analista Contable, mensualmente imprime el libro diario, libro mayor y los balances con el fin de archivarlos en las instalaciones de la organización para disposición del Ministerio y entes de control RELACIÓN DE IMPUESTOS Teniendo en cuenta el calendario tributario, remite a la fiduciaria representante la información de los impuestos retenidos por el Fondo de Solidaridad Pensional durante el periodo, previa revisión del Director de Contabilidad y Costos ELABORACIÓN DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA Prepara la Información para ser presentada a la Contaduría General de la Republica, diligenciando los formatos establecidos por dicha entidad (Formato No.CGN y Cuentas Reciprocas). Dicha información debe estar firmada por el Representante Legal, el Gerente General, Director de Contabilidad, Contador de la Fiduciaria del Representante Legal y Revisoría Fiscal. De igual manera elabora la información para el Ministerio del Trabajo, como relación de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, conciliaciones Bancarias. Se remite toda la información al Director de Contabilidad para la respectiva revisión REVISIÓN DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA Responsables: Gerente General - Director de Contabilidad Revisan y firman la información complementaria ENVÍO DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA Una vez el estado de resultados y los balances han sido aprobados y firmados por las personas responsables del CONSORCIO COLOMBIA MAYOR, son remitidos al Ministerio del Trabajo Archiva el original firmado del estado de resultado y de los balances INFORMES ANUALES Notas a los Estados Financieros Anualmente se elaboran las notas a los estados financieros del CONSORCIO COLOMBIA MAYOR como del Fondo de Solidaridad Pensional. Las notas a los estados financieros son remitidas a las fiduciarias. 12

13 Medios Magnéticos Anualmente se realiza un reporte de información exógena 1 del CONSORCIO COLOMBIA MAYOR para remitirse a la DIAN sobre medios magnéticos e igualmente los medios magnéticos distritales. Los medios magnéticos del Fondo de Solidaridad Pensional se remiten anualmente al Ministerio del trabajo para gestión del mismo. 3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO CONTABLE DEL CONSORCIO COLOMBIA MAYOR 1 La información exógena es el conjunto de datos que las personas Naturales y jurídicas deben presentar periódicamente a la DIAN, sobre las operaciones con sus clientes o usuarios. 13

14 4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO CONTABLE DEL FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 14

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