MANUAL DE PUESTOS AREA COMERCIAL

Transcripción

1 MANUAL DE PUESTOS AREA COMERCIAL

2 PRESENTACION Dentro de la organización la experiencia y las técnicas que se usan conforman su tecnología. Si ésta tecnología se documenta adecuadamente, el valor de esta experiencia es invaluable para la propia organización, porque además de enriquecerse, tiene una base de la cual partir para seguir creciendo y desarrollarse. Además, a partir de la tecnología actual, una organización facilita que su personal de nuevo ingreso o promovido, pueda rápidamente asimilar la tecnología actual y generar nueva. De hecho, este es un paso importante para la certificación en calidad. No documentar la tecnología de la empresa equivaldría a que cada nueva generación de personas que ingrese a la organización tendría que empezar prácticamente de cero para descubrir la manera de funcionar de la empresa. Una empresa como JUMAPAM al contar con este manual dependerá en menor medida de los factores externos que han afectado a la organización, ya que la tecnología, la manera correcta de hacer las cosas ya estará establecida en sus manuales. Por supuesto, un manual como este no pretende suprimir las habilidades y sentido común de cada persona. De hecho, la capacidad del personal permitirán renovar y mejorar cada vez este documento. La finalidad de estos Manuales es documentar la experiencia de la organización, incluyendo claramente lo que ha probado ser útil para JUMAPAM.

3 El presente persigue los siguientes objetivos: 1. Lograr la calidad, consistencia y uniformidad en todas las actividades y operaciones que realiza la empresa. 2. Incrementar la productividad de la organización, al disminuir el nivel de desperdicio, las demoras, los errores y los retrabajos. 3. Mantener un sistema de calidad documentado que facilite el flujo de información y comunicación entre los departamentos de diferentes áreas y niveles jerárquicos de la organización. 4. Acelerar y facilitar la inducción o el entrenamiento del personal de nuevo ingreso o que ha sido promovido. 5. Crear una cultura de la organización, orientada a la mejora continua. 6. Incrementar la posición competitiva de la organización al poder fácilmente transmitir y multiplicar su tecnología administrativa. 7. Facilitar la toma de decisiones en la empresa. 8. Servir de consulta a todos los colaboradores de la organización. 9. Mantener el orden organizacional a través de respetar y cumplir las directrices plasmadas en los manuales y documentos de la organización. 10. Colaborar a alcanzar de manera constante los objetivos de la empresa.

4 Descripciones y perfiles de puestos.

5 Nombre del puesto Departamento Gerente Gerente General Promover el incremento de ingresos, mejorando la calidad del padrón de usuarios y la eficiencia en los procesos de lectura de medidores, facturación, instalación de tomas domiciliarias, contratos y reparación de medidores. Atender a usuarios, para dar solución o aclarar situaciones de inconformidad presentadas por los mismos. Proponer proyectos y metas para elevar la eficiencia del área. Participar en el presupuesto anual de ingresos de la Junta y en el presupuesto de egresos de la. Vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes en las actividades del área comercial. Proponer y promover la mejora continua de normas, criterios, procedimientos y procesos de actualización del padrón de usuarios, lectura, facturación y medidores. Revisar los reportes diarios de los departamentos. Participar semanalmente en juntas de trabajo con los Jefes de Departamento. Elaborar los reportes mensuales del área para la General. Coordinar las actividades de los departamentos a cargo. Elaborar y coordinar programas del área. Elaborar y firmar pagos de derechos. Participar en la revisión de parte de los proyectos de construcción. Participar en la proyección del crecimiento de la demanda de servicios de agua y drenaje. Autorizar descuentos especiales a recargos y corrección de errores en las facturas. Coordinar con otras gerencias y áreas para desarrollar actividades conjuntas de apoyo a General.

6 Nombre del puesto Sug-gerente de Atención al Usuario Departamento Atención al Usuario Generar ingresos mediante contratos con servicio de calidad, reduciendo el tiempo de respuesta a las solicitudes de los usuarios, abatir la clandestinidad y mejorar la cobertura e información del padrón de usuarios. Organizar, controlar y supervisar las actividades relativas del personal a cargo. Proponer y promover el desarrollo de actividades para ampliar la cobertura del servicio. Supervisar que el usuario que realizó la solicitud de servicio llegue a la contratación del mismo. Atender a los usuarios que son infraccionados debido a alguna irregularidad. Proporcionar el importe que el usuario debe pagar por cambios de giro. Validar y mejorar la información del padrón de usuarios. Elaborar reporte de los servicios proporcionados. Organizar y controlar el servicio de abastecimiento de agua potable a pipas y embarcaciones. Analizar la factibilidad de contratos, según zona o predio.

7 Nombre del puesto Departamento Sub-gerente de Facturación Gerente Facturación Dirigir y coordinar el Departamento de Facturación, mantener actualizado el verificador de consumos y regularizar a usuarios clandestinos. Coordinar las actividades de Facturación. Validar el verificador, haciendo las correcciones necesarias a los errores encontrados en las lecturas. Organizar la información corregida y enviarla a capturar. Facturar a usuarios de la ruta especial. Atender y resolver las dudas e inconformidades de los usuarios. Programar visitas domiciliarias para recabar información sobre inconformidades. Calcular y elaborar las órdenes de bonificación a usuarios en los casos que proceda. Archivar la información que se maneja. Elaborar informe de las actividades del Departamento.

8 Nombre del puesto Departamento Sub-gerente de Recaudación Gerente Recaudación. Generar ingresos para JUMAPAM a través de una atención de calidad al usuario. Coordinar las actividades del Departamento de Recaudación. Atender situaciones especiales con los usuarios. Elaborar informe mensual de ingresos. Implementar y desarrollar acciones para abatir el rezago en el pago. Atender a usuarios de alto consumo. Elaborar e implementar estrategias para el mejor funcionamiento del área. Elaborar reportes comparativos, informativos, porcentajes de recuperación, rezagos mensuales por tipo de servicios contra el rezago de fin de mes.

9 Nombre del puesto Departamento Delegado de Villa Unión Gerente Villa Unión Coordinar la Villa Unión, equilibrar el abastecimiento de agua potable entre los ingresos por cobros de tarifas y los costos de producción del agua para dar calidad en el servicio de agua potable. Planear y organizar semanalmente el trabajo del departamento. Supervisar diariamente las actividades del personal en la oficina de Villa Unión. Revisar y controlar semanalmente el inventario de materiales. Atender y resolver inconformidades de usuarios. Recaudar los fondos de la cartera vencida. Convenir la forma de pago con los usuarios morosos. Planear semanalmente la distribución de notificaciones de adeudo. Mantener el padrón de usuarios actualizado. Atender a funcionarios de otras dependencias. Enviar oficios a otras dependencias. Evaluar lecturas de medidores. Revisar presupuestos para instalaciones de servicios. Organizar mensualmente la cobranza de la zona rural. Firmar órdenes de limitación de servicios. Verificar la facturación. Elaborar informe mensual de actividades de la oficina de Villa Unión. Elaborar reportes de las actividades del departamento.

10 Nombre del puesto Departamento Jefe Operativo de Villa Unión Delegado de Villa Unión Villa Unión Programar y coordinar el trabajo que se realiza en la operación del sistema de agua potable y alcantarillado de la Villa Unión. Programar y asignar diariamente el trabajo para la cuadrilla. Supervisar la reparación de fugas en tomas domiciliarias y tuberías. Coordinar y supervisar la lectura de medidores. Programar el retiro e instalación de medidores. Supervisar el funcionamiento de bombeo de agua potable y bombeo del cárcamo de aguas negras. Programar el mantenimiento de la red de agua potable. Supervisar el correcto funcionamiento de los vehículos. Revisar que el edificio se encuentre en buenas condiciones.

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