AUDITORÍAS EN SISTEMA DE GESTIÓN Y TRATAMIENTO DE HALLAZGOS. Especialistas en Sistema de Gestión

Transcripción

1 AUDITORÍAS EN SISTEMA DE GESTIÓN Y TRATAMIENTO DE HALLAZGOS 1

2 AUDITORÍA Introducción Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría (ISO 19011) 2

3 AUDITORÍA Sistemático Conjunto de procedimientos o pasos lógicos y organizados Independiente Los auditores deben ser independientes de la actividad que es auditada Documentado Como resultado se tendrán evidencias de la auditoría (Informe) Evidencias Criterios de Auditoría Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacio n que según los criterios de auditori a y que son verificables Grupo de poli ticas, procedimientos o requisitos usados como Referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditori a 3

4 POR QUÉ NECESITAMOS AUDITAR? Una Auditoría realizada efectivamente debe: Funcionar como un escáner. Permitir conocer el desempeño del sistema. Proporcionar información real sobre la cual puedan basarse las decisiones. Eliminar ideas preconcebidas e información sesgada. 4

5 TIPOS DE AUDITORÍA PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE ORGANIZACIÓN CLIENTE CERTIFICADORA OBJETIVOS: AUDITORIA INTERNA Determinar si el SIG: Es conforme con los requisitos. Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Para: Evaluar el sistema Integrado de Gestión. Identificar oportunidades de mejora. OBJETIVOS: AUDITORIA EXTERNA Evaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos del solicitante. Verificar la aplicación de disposiciones contractuales. Para: Evaluar y seleccionar proveedores. Mantener relaciones gana - gana. AUDITORIA EXTERNA OBJETIVOS: Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos de la Norma ISO 9001 ISO OHSAS Para: Certificación o reconocimiento por un tercero. 5

6 Requisitos fundamentales para una Auditoría Efectiva: Apoyo de la Dirección Auditores entrenados Independencia de los auditores Acceso a documentos Acceso a todos los niveles gerenciales Procedimiento de auditoría definido 6

7 ISO La norma ISO es utilizada para realizar las Auditorías de los Sistemas de Gestión en cualquier tipo de auditoría. 7

8 PRINCIPIOS DE AUDITORÍA 1) Integridad El auditor debe ser profesional e imparcial; actuar con honestidad y responsabilidad Demostrar su competencia durante el desarrollo del trabajo. 2) Debido cuidado profesional: Debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos. 3) Confidencialidad: Discreción en el uso y protección de la información adquirida en el curso de sus labores. 5) Independencia: Imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría (ISO 19011) 8

9 PRINCIPIOS DE AUDITORÍA 6) Enfoque basado en la evidencia La evidencia de la auditoría debe poder ser verificable, esto permitirá que la auditoría sea fiable. (ISO 19011) 9

10 GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA Criterios a considerar para la programación de nuestras auditorías Importancia de las actividades y procesos, relacionados con la calidad del producto, prevención de la contaminación, accidentes e incidentes. Resultados de las auditorias previas. Cubrir todos los requisitos de la norma. Disponibilidad de los auditados y auditores. 10

11 ETAPAS DE LA AUDITORÍA Iniciación de la Auditoría Revisión de la documentación Preparación de las actividades de auditoría Actividades de Auditoría in situ Informe de auditoría Finalización de auditoría Seguimiento de Auditoría 11

12 ACTIVIDADES DE AUDITORÍA Iniciación de la Auditoría Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoria 12

13 ACTIVIDADES DE AUDITORÍA Revisión de la Documentación Una buena prácticas antes de realizar la auditoría es que los auditores revisen la documentación (procedimientos, manuales, instructivos) del proceso o actividad a auditar 13

14 Preparación del Plan de auditoria ACTIVIDADES DE AUDITORÍA Objetivo y alcance Criterios Equipo Auditor Lugar y fecha Duración de las actividades Reuniones de enlace y retroalimentación Reuniones de apertura y cierre Designación de responsabilidades 14

15 Preparación de las Actividades de Auditoría Listas de verificación Herramienta del equipo auditor Ayuda en la entrevista Permite estructurar la evaluación Recordatorio No limitarse a ella No es para interrogar Permite despersonalizar la auditoría Administración del tiempo Uniformidad al proceso de Auditoría 15

16 Realización de las Actividades de Auditoría Reunión de apertura Reuniones de enlace entre los auditores Reunión de retroalimentación Reunión de cierre 16

17 Realización de las Actividades de Auditoría Comunicación durante la auditoria Miembros del equipo auditor consultarse periódicamente para intercambiar información Las evidencias recopiladas en la auditoria deben ser comunicadas al auditado Acciones para reconfirmación del plan de auditoria 17

18 Realización de las Actividades de Auditoría In situ PERSONAL ELEMENTOS DEL SISTEMA QUE DEBEN SER AUDITADOS DOCUMENTACIÓN PROCESO MATERIALES, ITEMS Y EQUIPOS 18

19 Realización de las Actividades de Auditoría In situ Para una correcta evaluación... Pregunte Escuche Observe Piense Evalúe Registre 19

20 Realización de las Actividades de Auditoría In situ TÉCNICA DE ENTREVISTA Palabras fundamentales del Auditor: Cómo Dónde Cuándo Qué Por qué Quién 20

21 Realización de las Actividades de Auditoría In situ TÉCNICA DE ENTREVISTA Preguntas Abiertas Preguntas Cerradas Se debe evitar hacer: Preguntas que sugieren una respuesta Preguntas con connotación emotiva Entonación adecuada 21

22 Realización de las Actividades de Auditoría In situ ACTITUDES A TOMAR EN EL TRANSCURSO DE LA AUDITORÍA Permanecer seguro Administrar el tiempo adecuadamente No dejarse conducir o engañar Ser detallista y eficiente Evitar apartarse del tema 22

23 Realización de las Actividades de Auditoría In situ ACTITUDES QUE DEBEN SER EVITADAS Ser negativo, indisciplinado Ser crítico Caer en disputas Discutir personalidades Comparar al auditado Ser sarcástico 23

24 COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES Cualidades personales Un auditor debe ser: Ético imparcial, sincero, honesto y discreto De mentalidad abierta Diplomático-Amable Con capacidad de comunicación (oral y escrita) Observador Perceptivo Preparado Paciente Versátil capaz de adaptarse a diferentes situaciones Tenaz persistente, orientado a la consecución de los objetivos Decidido Seguro de si mismo actúa y funciona en forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros Puntual 24

25 Realización de las Actividades de Auditoría In situ GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA Evidencia de auditoría Criterios de auditoría Hallazgos de auditoria 25

26 Realización de las Actividades de Auditoría In situ GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA TERMINOS RELACIONADOS 26

27 TÉRMINOS RELACIONADOS NO CONFORMIDAD MAYOR La ausencia o el incumplimiento en la implementación y mantención de uno o mas elementos obligatorios del sistema, o una situación que en base a evidencia objetiva disponible, plantearía la existencia de dudas significativas sobre la calidad de lo que se provee. 27

28 TÉRMINOS RELACIONADOS NO CONFORMIDAD MENOR Un hallazgo que indica una debilidad en el Sistema, Procedimiento, registros o en la gestión de una actividad en particular. Puede ser también una situación que en base a evidencias objetivas determinaría la existencia de dudas significativas en cuanto a la capacidad futura del Sistema de alcanzar la Política y Objetivos. 28

29 TÉRMINOS RELACIONADOS OBSERVACIÓN Un hallazgo que merece la atención de la organización, pero que no requiere obligatoriamente una acción correctiva. 29

30 No Conformidades más Comunes... Existencia de Documentos Obsoletos Procedimientos que no se cumplen o desactualizados Controles operacionales que no se cumplen o que no se han implementado. Registros incompletos o sin implementar Legajos de personal incompletos Contratos que no se cumplen en todas sus cláusulas No se evalúan a los subcontratistas. Criterios no homogéneos de control Fechas de Calibración vencidas 30

31 No Conformidades más Comunes... Falta eficacia en la atención de encuestas de satisfacción de Cliente No hay registros relativos al reproceso de producto No Conforme Productos/registros almacenados en condiciones inadecuadas Falta implementar acciones para mejorar el desempeño de los indicadores No hay apoyo de la Gerencia al Sistema de Acciones Correctivas Acciones Correctivas inadecuadas 31

32 Informe de Auditoría Estructura: Alcance y objetivos de la auditoría Identificación de los auditores Personas contactadas Fecha de la auditoría Normas de referencia Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los objetivos de la auditoria. Fortalezas y Debilidades Descripción de las no conformidades encontradas Adjuntar: SAC y Observaciones Exclusiones 32

33 Informe de Auditoría Informe de Auditoría Qué no debe incluirse? Opiniones Subjetivas Información Confidencial no correspondiente Crítica hacia individuos Declaraciones ambiguas Detalles triviales Hallazgos no mencionados en la reunión de cierre 33

34 Seguimiento de Auditoría CORRECTA REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES Las no conformidades deberán registrarse y deberá contar con evidencias de auditoría que las sustenten. Problema Evidencia Requisito incumplido 34

35 Levantamiento de hallazgos No conformidad Acción inmediata NO ok SI FIN Evaluación de causas Evaluación de la efectividad de las acciones tomadas Acciones correctivas Implementación de acciones correctivas 35

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37 MUCHAS GRACIAS 37