MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SECCIÓN 2. Sistema de Gestión de la Calidad SECCIÓN 2

Transcripción

1 SECCIÓN 2. Sistema de Gestión de la Página: 1-5 SECCIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1 REQUISITOS GENERALES La CDHEH establece mediante una estructura documental soportada en el cumplimiento de la norma ISO 9001:2008, los lineamientos a seguir en la aplicación de la normatividad referida, así mismo las áreas funcionales involucradas en el alcance de este Sistema de Gestión de la, son responsables de implementarlo y mantenerlo, mediante el seguimiento y monitoreo del mismo. El Sistema de Gestión de la de la CDHEH, refleja: A) La determinación de procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la y su aplicación a través del Organismo, en el Modelo de Determinación de Procesos (Ver Manual de Planeación de la ), en el cual asigna una clasificación que se expresa en tres grupos principales: Procesos Básicos.- Los cuales definen aquellos procesos que representan la columna vertebral de las operaciones enfocadas a la captación y atención de los requerimientos de nuestros/as usuarios/as, su prestación y administración. Procesos de Soporte.- Fungen dentro del Sistema de Gestión de la, para proveer a los procesos básicos (suministros, mantenimiento y administrativos, etc.). Procesos de Control.- Aquellos cuya función principal dentro de la Gestión de la es el de monitorear y controlar dentro de lo establecido a los procesos básicos. B) La secuencia e interacción de los procesos, estableciendo en el Modelo de Interrelación de Procesos (Ver Manual de Planeación de la ) el flujo secuencial de las operaciones. C) La determinación de los criterios y los métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces, definiendo indicadores clave para medir la eficacia de las actividades relacionadas con los procesos básicos Tabla de Indicadores de Objetivos de y de Procesos (Ver anexo 1). D) El aseguramiento de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y seguimiento de éstos procesos destinando la aplicación de recursos tecnológicos y humanos encaminados a hacer llegar información pertinente para apoyar la medición de la operación (Ver Capítulo 6.0 de este Manual). E) La definición de mecanismos para realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de los procesos, estableciendo juntas de revisión por la Presidencia, reuniones para el análisis de los indicadores que permiten el seguimiento, la medición y el análisis de los procesos, así como la Encargado/a de Gestión de Representante de la Presidencia Presidente/a

2 Página: 2-5 implementación de acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos. La gestión de los procesos identificados en la CDHEH, se efectúa cubriendo los requisitos establecidos en la norma de referencia ISO 9001:2008, así como de la normatividad oficial vigente que aplica para la realización del servicio. (Ver Lista Maestra de Documentos Controlados). En el proceso de Defensa y Protección en algunas ocasiones y debido a la expertís que se requiera para el caso, se podrá solicitar a otras instituciones la opinión de un/a experto/a para la realización de opiniones técnicas. Debido a que estos servicios son de apoyo y no hay ninguna relación contractual con las entidades que lo brindan, no es posible ejercer un control sobre los tiempos de respuesta; también, en ocasiones puede no ser tomada en cuenta cuando la opinión técnica resulte contradictoria con el material que integre el expediente y la opinión no cuente con las evidencias o argumentos bastantes que justifiquen y permitan contradecir dichas pruebas. En los casos en que la CDHEH opte por contratar externamente cualquier proceso que afecte a la conformidad del servicio con los requisitos, asegurará el control de tales procesos. El tipo y grado de control a aplicar sobre dichos procesos contratados externamente estará, si aplica, definido a través de la metodología de evaluación de proveedores, la cual especifica los casos en los que monitorea los procesos contratados en la realización del servicio (Ver Capítulo 7.4 de este Manual). 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN Generalidades La documentación del Sistema de Gestión de la de la CDHEH, incluye en su estructura: a) La declaración documentada de la Política y Objetivos de Gestión de la, (Ver Capítulo 5.3 y del presente Manual). b) Manual de Gestión de la : En él se define el alcance del Sistema de Gestión de la, y la inclusión de todos los detalles, así como la justificación de cualquier exclusión. c) Los procedimientos y registros requeridos por la Norma ISO 9001:2008 relativos a los apartados Control de los Documentos, Control de los Registros de, Auditoría Interna, 8.3 Control de Servicio No Conforme, Acción Correctiva, Acción Preventiva para asegurar el control de los procesos. d) Todos los documentos, incluidos los registros, que el Organismo determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos, tales como: Manual de Planeación de la : En él se asegura la eficaz planeación, operación y control de los procesos. Encargado/a de Gestión de Representante de la Presidencia Presidente/a

3 Página: 3-5 Manual de Organización: Describe las funciones y responsabilidades de cada puesto, incluye el organigrama de la CDHEH. Manual de Procedimientos: Describen las actividades que se realizan para cumplir los requisitos del servicio y los de la Norma ISO 9001:2008, definiendo las responsabilidades y las actividades para tal efecto. Documentos de referencia: Documentos adicionales para la planificación, operación y control de los procesos, como lo son leyes, reglamentos, etc. El siguiente esquema muestra la estructura del Sistema de Gestión de la de la CDHEH: Manual de Gestión de la Manual de Planeación de la Manual de Organización Procedimientos Normativos Procedimientos Operativos Instrucciones de trabajo Registros (Evidencia Objetiva) Manual de la La organización ha establecido y mantiene el presente Manual de Gestión de la, el cual incluye: a) El alcance del Sistema de Gestión de la, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión como se establece en el Capítulo 2.2 Alcance y Campo de Aplicación de este manual. b) Referencia a los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de Gestión de la, definiendo su relación con los procesos y los requerimientos de la norma. c) Una descripción de la interacción entre los procesos del Sistema de Gestión de la, que se muestra en el Manual de Planeación de la, Modelo de interrelación de procesos Control de los Documentos La CDHEH, administra y controla los documentos (electrónicos e impresos) del Sistema de Gestión de la a través del procedimiento Control de documentos y registros, en el que se define: a) La manera de aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión, en dicho procedimiento se establece el método de aprobación para la emisión de documentos, la revisión para validar su utilización, la manera de como se identifican los cambios y el estado de revisión actual de cada documento. Encargado/a de Gestión de Representante de la Presidencia Presidente/a

4 Página: 4-5 b) El método para revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. c) La identificación de los cambios y estado de revisión vigente, contenida en todos los documentos del Sistema de Gestión de la, como apartado final de cada uno de ellos. d) El método para asegurar que las versiones actuales de los documentos aplicables se encuentran en los lugares de uso, con ello se asegura que las versiones pertinentes de los documentos del Sistema de Gestión de la se encuentran en el lugar de aplicación, así mismo el responsable del control de documentos debe vigilar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. e) El método para identificar y controlar la distribución de los documentos externos, se describe en el procedimiento de Control de Documentos y se realiza mediante la Lista Maestra de Documentos Controlados. f) La identificación y conservación de los documentos y su control de distribución. g) Para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos o invalidados, se controlan, identificando su emisión original y retirando las copias de los puntos de resguardo Control de los Registros La CDHEH, establece en su procedimiento Control de documentos y registros el tratamiento que se da hacia los registros de calidad (evidencia objetiva), para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del Sistema de Gestión de la. Mediante la Lista Maestra de Registros de establecidas en las áreas funcionales identificadas se asegura que son almacenados adecuadamente a fin de permanecer legibles, protegidos, fácilmente identificables y recuperables en caso de ser necesario, así mismo se establece el tiempo de retención y la disposición de los registros. Encargado/a de Gestión de Representante de la Presidencia Presidente/a

5 Página: 5-5 REJILLA DE CONTROL DE CAMBIOS No. REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 01 Agosto 2011 Oficialización del Sistema de Gestión de la 02 Septiembre Octubre Enero 2012 Se realiza la modificación en el 4.1 para anexar el siguiente parrafo sobre procesos externos: En el proceso de Defensa y Protección en algunas ocasiones y debido a la expertís que se requiera para el caso, se podrá solicitar a otras instituciones la opinión de un/a experto/a para la realización de opiniones técnicas. Debido a que estos servicios son de apoyo y no hay ninguna relación contractual con las entidades que lo brindan, no es posible ejercer un control sobre los tiempos de respuesta y calidad de la información, por lo que queda a criterio de la Dirección General Jurídica y/o la Primera Visitaduría el tomar en cuenta la opinión para la resolución a dictar dentro del expediente Se realiza la modificación en el 4.1 para anexar el siguiente parrafo sobre procesos externos: En el proceso de Defensa y Protección en algunas ocasiones y debido a la expertís que se requiera para el caso, se podrá solicitar a otras instituciones la opinión de un/a experto/a para la realización de opiniones técnicas. Debido a que estos servicios son de apoyo y no hay ninguna relación contractual con las entidades que lo brindan, no es posible ejercer un control sobre los tiempos de respuesta; también, en ocasiones puede no ser tomada en cuenta cuando la opinión técnica resulte contradictoria con el material que integre el expediente y la opinión no cuente con las evidencias o argumentos bastantes que justifiquen y permitan contradecir dichas pruebas Transversalización para la equidad de género / Lenguaje no sexista Encargado/a de Gestión de Representante de la Presidencia Presidente/a