GUÍA DE APOYO PARA LA EVALUACIÓN

Transcripción

1 GUÍA DE APOYO PARA LA EVALUACIÓN DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL AL INFORME ANUAL 2016 Y PTCI 2017 Febrero 2017

2 Índice Pág. 1. Presentación Objetivo Alcance Informe de Resultados Criterios para la evaluación del Órgano Interno de Control Generales Específicos Evaluación aplicada por la Institución en los procesos prioritarios seleccionados, determinando la existencia de criterios o elementos específicos que justifiquen la elección de dichos procesos Evidencia documental y/o electrónica que acredite la existencia y suficiencia de la implementación de los elementos de control evaluados en cada proceso prioritario seleccionado o en los institucionales Congruencia de las acciones de mejora integradas al PTCI con los elementos de control evaluados y si aportan indicios suficientes para desprender que en lo general o en lo específico podrán contribuir a 5 corregir debilidades o insuficiencias de control interno y/o atender áreas de oportunidad para fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional, verificando: Conclusiones y recomendaciones. 6 Guía de Apoyo para la Evaluación del OIC 1 de 6

3 1. Presentación De conformidad con lo establecido en el artículo 25, fracciones IV y X del Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 15 de abril de 2009 y sus reformas en ese medio de difusión oficial, las cuales confieren atribuciones a la Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Pública para establecer criterios, metodologías o modelos en materia de control interno, así como para proporcionar apoyo y asesoría a los Órganos Internos de Control de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en dicha materia, se elaboró la Guía de apoyo para la evaluación del Órgano Interno de Control al Informe Anual y PTCI. 2. Objetivo Establecer un marco de referencia que permita a los Órganos Internos de Control, realizar la evaluación al Informe Anual del Estado que guarda el Sistema de Control Interno Institucional (Informe Anual) y al Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI), mediante un aplicación web y presentar el Informe de Resultados de la Evaluación del Titular del Órgano Interno de Control (Informe de Resultados), en apego a lo previsto en los numerales 20 y 21 del Artículo Segundo del Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones y el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno (Acuerdo). 3. Alcance Los Órganos Internos de Control de las Dependencias, Órganos Administrativos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública Federal, y de la Procuraduría General de la República, realizarán la evaluación al Informe Anual y al PTCI, considerando lo señalado en la presente guía. 4. Informe de Resultados Conforme a lo dispuesto en el numeral 20 del Artículo Segundo del Acuerdo, El Titular del Órgano Interno de Control, presentará: a) Mediante oficio con firma autógrafa, el Informe de Resultados de la evaluación al Informe Anual del Estado que Guarda el Sistema de Control Interno Institucional 2016, al titular de la Dependencia, Órgano Administrativo Desconcentrado o Entidad de la Administración Pública Federal, o de la Procuraduría General de la República, y a la Secretaria de la Función Pública a más tardar el último día hábil del mes febrero. b) Al Comité o, en su caso, al Órgano de Gobierno, en la primera sesión ordinaria de cada año. Guía de Apoyo para la Evaluación del OIC 2 de 6

4 De manera adicional: a) El Informe de Resultados será procesado y generado a través de la aplicación web disponible en la dirección electrónica: 5. Criterios para la evaluación del Órgano Interno de Control. Los Órganos Internos de Control para llegar a la integración de su Informe de Resultados, tendrá que verificar los siguientes aspectos: 5.1 Generales. I. Que se haya utilizado aplicación web para procesar y generar el Informe Anual y el PTCI. II. Que haya sido enviada a la (UCEGP), a través del correo electrónico dgafci@funcionpublica.gob.mx o mediante oficio, durante el mes de noviembre de 2016, la matriz de criterios adoptados para seleccionar los procesos prioritarios (sustantivos y administrativos), que se indica en el numeral 11 del Artículo Segundo del Acuerdo. III. Que los procesos prioritarios (sustantivos y/o administrativos) seleccionados por la Institución para la evaluación al Sistema de Control Interno Institucional, se haya realizado determinando criterios o elementos específicos que justifican o proporcionan razonabilidad a la elección de dichos procesos. IV. Que la evidencia documental y/o electrónica acredite la existencia y suficiencia de la implementación de los elementos de control evaluados en cada proceso prioritario (sustantivo y/o administrativo) seleccionado; V. Que exista congruencia entre las acciones de mejora integradas al PTCI con los elementos de control evaluados, verificando que aportan indicios suficientes para desprender que en lo general o en lo específico podrán contribuir a corregir debilidades o insuficiencias de control interno y/o atender áreas de oportunidad para fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional; VI. Que la presentación del Informe Anual y del PTCI se haya efectuado conforme a la forma y plazo establecidos en los numerales 13 y 14 del Artículo Segundo del Acuerdo. 5.2 Específicos Evaluación aplicada por la Institución en los procesos prioritarios seleccionados, determinando la existencia de criterios o elementos específicos que justifiquen la elección de dichos procesos. Que los criterios adoptados justifican la selección de los procesos prioritarios evaluados, de conformidad con su mandato y características institucionales. Guía de Apoyo para la Evaluación del OIC 3 de 6

5 Que los procesos evaluados y procesados mediante la aplicación corresponden a los descritos en la matriz remitida a la UCEGP Evidencia documental y/o electrónica que acredite la existencia y suficiencia de la implementación de los elementos de control evaluados en cada proceso prioritario seleccionado o en los institucionales, verificando lo siguiente: Que cada una de las evidencias documental y/o electrónica y en su conjunto sean suficientes para poder mostrar que se cumple con las condiciones del elemento de control. La suficiencia deberá considerarse en términos de calidad de las evidencias más que en su cantidad. Para tal efecto se deberá ingresar a la aplicación web: ir al menú denominado Evaluación del OIC e ingresar al submódulo Procesos-Elementos-Evidencias y en el botón Evaluar Elementos se mostrarán: los elementos de control, si cumplen el elemento, el grado de cumplimiento en base a la evidencia, el nombre de la evidencia y estatus. Posteriormente, ingresar a la columna Evaluar Evidencia, en la cual se mostrará el nombre de ésta y deberá determinarse si la evidencia está localizada (o no), tipo (normativa o expediente) y estado (física, electrónica o ambas); es pertinente y/o relevante o no cumple ninguna de las anteriores, considerando lo siguiente: Suficiente. Es pertinente y relevante; Parcialmente Suficiente: Es pertinente; Insuficiente: Ninguna de las anteriores. Que la evidencia documental y/o electrónica atienda a los atributos de pertinencia y relevancia, entendiéndose que será pertinente cuando exista una relación o correspondencia directa con el elemento de control y el cumplimiento de las condiciones del mismo, y relevante si se relaciona significativamente con las condiciones del elemento de control. Una vez concluida la evaluación de la evidencia(s) por elemento de control de los procesos prioritarios e institucionales, ingresar a la columna de Recomendaciones y determinar las correspondientes, considerando lo siguiente: Emitir recomendaciones solo en aquellos casos en que se determine que el cumplimiento (Estatus) de la evidencia es insuficiente o parcialmente suficiente; Congruencia entre el elemento de control y el estatus de la evidencia determinado por la institución; Evidencia documental no incluida en los elementos de control; Guía de Apoyo para la Evaluación del OIC 4 de 6

6 Deberán tomarse en cuenta todas las evidencias registradas en el elemento de control, y en su caso, se emitirá una recomendación global para el elemento de control, considerando las evidencias en su conjunto; Para la redacción de las recomendaciones sobre las evidencias de los elementos de control, se dispondrá de hasta 2000 caracteres. Con base en lo anterior, el Órgano Interno de Control obtendrá los resultados necesarios para elaborar su opinión sobre la evidencia documental que acredita la existencia y suficiencia de los elementos de control evaluados en los procesos prioritarios e institucionales Congruencia de las acciones de mejora integradas al PTCI con los elementos de control evaluados y si aportan indicios suficientes para desprender que en lo general o en lo específico podrán contribuir a corregir debilidades o insuficiencias de control interno y/o atender áreas de oportunidad para fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional, verificando: Que la (s) acción(es) de mejora y el elemento de control (si/no) son congruentes entre sí, determinando si la primera contribuye al fortalecimiento del control interno (si/no), en caso negativo, deberá emitir la (s) recomendación(es) que procedan. Para esta acción, el Órgano Interno de Control ingresará al módulo Evaluación del OIC, en el submenú Acciones de mejora del PTCI. Que en su caso se hayan incorporado acciones de mejora del PTCI que no fueron concluidas, existiendo el análisis y las justificaciones correspondientes. Que las fechas programadas para la atención o cumplimiento de las acciones de mejora tanto de inicio como de término sean razonables, emitiendo un comentario o recomendación especifica cuando la fecha de término sea programada para el último día de diciembre de 2017, en su caso, solicitando su replanteamiento. Que las acciones de mejora sean prácticas, alcanzables y que se ubiquen dentro del ámbito de competencia de la institución y no dependa su atención de terceros o situaciones externas. Que cuando las acciones de mejora se refieran a la actualización de manuales de organización y de procedimientos, el seguimiento de acciones de mejora del PTCI o de acciones de control del PTAR, capacitación, seguimiento de acuerdos de comités o elaboración y/o actualización de perfiles de puestos, se determine si existen elementos para establecer que atenderán debilidades o insuficiencias de control interno y/o áreas de oportunidad para fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional. Que se hayan incorporado acciones de mejora en aquellos elementos de control en donde existe un bajo cumplimiento a partir de las evidencias documental o electrónica que se presentaron y no necesariamente en todos los elementos de control. Guía de Apoyo para la Evaluación del OIC 5 de 6

7 Una vez concluida la evaluación de las acciones de mejora del PTCI, el Órgano Interno de Control deberá ingresar a la columna de Recomendaciones de la aplicación web para emitir las que correspondan Conclusiones y recomendaciones. En esta sección del Informe de Resultados el Órgano Interno de Control deberá capturar una síntesis de sus conclusiones y recomendaciones específicas detalladas en el aplicativo web y de las que se deriven del apartado anterior, con énfasis en los siguientes aspectos: Existencia y suficiencia de evidencia documental que acredita la implementación de los elementos de control en cada proceso prioritario, como resultado de la evaluación de su pertinencia y relevancia; Cumplimiento general de los elementos de control con base en las evidencias, reportado en el Informe Anual y registrado por la institución en la aplicación web. Congruencia de las acciones de mejora comprometidas en el PTCI, su contribución para corregir las debilidades o insuficiencias de control y fechas establecidas para su atención; Resultados en lo general, por norma, procesos, y con base en evidencia; y Que el Informe Anual cumpla con los requisitos establecidos en los numerales 13 y 14 del Artículo Segundo del Acuerdo, en caso contrario, deberá hacer referencia a los aspectos en los cuales la institución fue omisa o no cumplió con lo establecido normativamente. Guía de Apoyo para la Evaluación del OIC 6 de 6