NÓMINA. Las modificaciones a este procedimiento las debe realizar el Jefe de Personal con aprobación de la Secretaria General y el Gerente General.

Transcripción

1 PÁGINA 1 DE 6 1. OBJETIVO Garantizar la retribución oportuna de todos los pagos y deducciones originados en la relación laboral de los funcionarios de Fedearroz Fondo Nacional del Arroz, dando cumplimiento a la política interna de la Federación y las establecidas en la Legislación Laboral. 2. DIRIGIDO A Todos los funcionarios de Fedearroz-Fondo Nacional del Arroz. 3. RESPONSABLES El Jefe de Personal. 4. AUTORIZACIÓN PARA MODIFICACIÓN Las modificaciones a este procedimiento las debe realizar el Jefe de Personal con aprobación de la Secretaria General y el Gerente General. 5. DEFINICIONES 5.1 NOMINA: Proceso mediante el cual se liquidan y pagan los salarios y demás derechos laborales a todos los funcionarios de Fedearroz Fondo Nacional del Arroz, con contratos de Trabajo; se efectúan los descuentos legales y los autorizados por cada empleado y se realiza el proceso para el pago de aportes a la seguridad social, aportes parafiscales y los demás exigidos por ley. 5.2 SALARIO: De conformidad con lo establecido en el articulo 14 de la Ley 50 de 1.990, constituye salario, no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. También la Ley 50/90 permite disponer expresamente cuales pagos constituyen o no salario modificando los contratos de trabajo con ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Firma Nombre Claudia Gómez Héctor Manuel Suárez Rosa Lucía Rojas A. Cargo Técnico Auxiliar Jefe Dpto. de Personal Secretaria General Fecha Septiembre de 2009 Septiembre de 2009 Septiembre de 2009

2 PÁGINA 2 DE 6 cláusulas que establezcan que no constituyen salario de los pagos recibidos por el trabajador, los cuales si bien son reconocidos y pagados al trabajador estos NO CONSTITUYEN SALARIO. 5.3 SUELDO: Es la remuneración básica fija mensual asignada al trabajador por la realización de su trabajo y que Fedearroz- Fondo Nacional del Arroz liquida y paga mensualmente, y que incluye el descanso remunerado dominical. 5.4 HORAS EXTRAS: Es el valor del tiempo de trabajo que excede a la jornada ordinaria, convenida por las partes o máxima legal de cuarenta y ocho (48) horas semanales, para el personal del Fondo Nacional del Arroz no está autorizado laborar horas extras. 5.5 TRABAJOS EN DOMINICALES Y FESTIVOS: Es el valor del tiempo de trabajo realizado fuera de la jornada ordinaria o máxima legal en días dominicales o festivos. 5.6 RECARGO NOCTURNO: Es el porcentaje de recargo sobre el valor ordinario de la hora, reconocido al trabajador que habitualmente labora en jornada nocturna y que cubre solo hasta la jornada máxima legal, es decir ocho horas diarias entre las 10p.m. y 6 a.m. 5.7 AUXILIO DE TRANSPORTE: Es el valor fijo mensual anticipado que por Ley se concede a los trabajadores que devenguen hasta dos veces el salario mínimo legal vigente y no residan en el lugar de trabajo. Su pago se realiza únicamente por los días en que el trabajador preste sus servicios al respectivo patrono. 5.8 GASTOS DE VIAJE: Son valores reconocidos por concepto de gastos que se ocasionan en virtud de la Comisión de Servicios PR-0027-DP-MA-001 numeral AUXILIO DE TRANSPORTE NO CONSTITUTIVO DE SALARIO: Valor que se cancela mensualmente a los funcionarios autorizados de acuerdo a lo establecido en el PR-044-DP-MA GASTOS DE CONFIANZA: Valor que se reconoce por concepto de gastos que se ocasionan en virtud de la comisión de servicios PR-0027-DP-MA PRESTACIONES LEGALES: Las prestaciones legales que se le reconocen al personal de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz son las establecidas por ley Vacaciones: Valor de la remuneración a que tiene derecho el trabajador a 15 días hábiles de descanso, por cada año de servicio. A la finalización del contrato tienen derecho en proporción al tiempo laborado cualquiera que este sea y no haya sido disfrutado. La base para la liquidación es el sueldo básico mensual y para el personal con ingreso variable, es el promedio mensual del último año del salario, lo mismo que a la finalización del contrato.

3 PÁGINA 3 DE Prima de Servicio: Valor equivalente a 30 días por año de salario pagaderos por semestres calendario y que por Ley se debe pagar a quienes hubieran trabajado o trabajaren el respectivo semestre o proporcional al tiempo trabajado en Junio 30 y en los 20 primeros días de Diciembre o a la finalización del contrato Cesantías: El valor equivalente a un mes de salario por cada año de servicio y proporcional por fracciones de año, se liquida a Diciembre 31 de cada año, o a la terminación del contrato Intereses sobre cesantías: Es el valor porcentaje que a la Federación por mandato de Ley debe reconocer a sus trabajadores sobre el saldo de Cesantías a Diciembre 31 de cada año, a la fecha de retiro o en la fecha de liquidación parcial EXTRALEGALES: Las prestaciones extralegales que se le reconocen al personal de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz con contrato a término indefinido que ingreso antes del 1 enero del 2003, estaban determinadas por las siguientes limitantes: Para el personal con fecha de ingreso antes de Diciembre 31 de constituyen salario Para el personal con fecha de ingreso posterior a Diciembre 31 de y antes de 31 del se cancela pero no constituye salario Para el personal con contrato a término fijo no se les reconoce Para el Personal con contrato a término indefinido posterior a Enero 1 del (reconversión administrativa) no se les reconoce A partir del 1 de enero del 2003 para los nuevos contratos a término indefinido en razón a la reestructuración financiera realizada fueron suprimidas las primas extralegales de junio y diciembre, la especial de noviembre, la prima de vacaciones y la bonificación por años de servicio. A. Bonificación especial: Valor equivalente a 15 días liquidados con base en el sueldo mensual vigente para el personal con contrato a termino indefinido, siempre que haya laborado como mínimo 90 días en el segundo semestre liquidándose por días trabajados en el mismo. B. Bonificación extralegal: Valor equivalente a 15 días liquidados con base en el sueldo mensual vigente de los trabajadores con contrato a termino indefinido, siempre que haya laborado como mínimo 90 días en el respectivo semestre y proporcional a los días trabajados en el mismo. Se cancela el 15 de los meses de Junio y Diciembre. C. Prima de navidad: Valor equivalente a 15 días del sueldo mensual vigente de los trabajadores con contrato a término indefinido siempre y cuando hayan laborado como mínimo 90 días del segundo semestre del año liquidándose por días trabajados en el año y se cancela el 15 de Diciembre de cada año.

4 PÁGINA 4 DE 6 D. Prima de vacaciones: Valor equivalente a 15 días con base en el sueldo mensual vigente de los trabajadores, que se reconoce asociado con el derecho al disfrute de las vacaciones, es decir por año cumplido de servicios y proporcional por fracción de año, siempre y cuando éste iguale o exceda de seis (6) meses y su contrato sea a término indefinido antes de Diciembre 31 del E. Bonificación por años de servicio: Es el valor equivalente que la Federación y la el Fondo Nacional del Arroz, por mera liberalidad reconoce a sus trabajadores cuando han cumplido años de servicio así: 10 años de servicio 30 días de sueldo básico mensual 15 años de servicio 45 días de sueldo básico mensual 20 años de servicio 60 días de sueldo básico mensual 25 años de servicio 75 días de sueldo básico mensual 30 años de servicio 90 días de sueldo básico mensual 35 años de servicio 105 días de sueldo básico mensual 5.12 Seguro de vehículo: Es la suma que reconoce Fedearroz Fondo Nacional del Arroz a funcionarios de Fedearroz Fondo Nacional del Arroz autorizados por la Gerencia General cuando el vehículo se encuentre dentro de la Póliza General de la Federación y sea utilizado en el desempeño de sus funciones Gasto traslado de personal: Es el valor pagado por gastos relacionados con el traslado de los funcionarios de Fedearroz- Fondo Nacional del Arroz por cambio de sede y en caso de retiro los gastos razonables de venida y regreso; si para desempeñar su cargo lo hizo cambiar de residencia, salvo si la terminación del Contrato se origina por culpa o voluntad del trabajador; si el trabajador prefiere radicarse en otro lugar, Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz pagará su traslado y el de su familia hasta la concurrencia de los gastos que demandaría su regreso al lugar donde residió anteriormente. La solicitud para su reconocimiento debe ser presentada a la Secretaria General de Fedearroz adjuntando tres (3) cotizaciones del traslado de su menaje y del transporte de sus familiares. 6. DEFINICIONES ACLARATORIAS 6.1 PRECAUCIONES - Se debe cancelar en nómina mensual independientemente de la modalidad de contrato vigente con el trabajador, todos los pagos sin excepción originados en retribución de servicios laborales. - Se debe remunerar bajo la escala salarial establecida para cada cargo, la cual está determinada por el incumplimiento de los requisitos mínimo exigidos por cada cargo y el nivel del mismo.

5 PÁGINA 5 DE 6 - Se debe autorizar cualquier modificación en la escala salarial establecida a través de las áreas de Gerencia General y/o Secretaría General. - Se centraliza la nómina de Fedearroz Fondo Nacional del Arroz en la Oficina Principal; las Seccionales y Plantas deben enviar las novedades mensualmente al Departamento de Personal con el visto bueno de los Directores, Jefes de Planta, Revisoría Fiscal y del Coordinador del Fondo Nacional del Arroz. - Se debe pagar la nómina mensual, y se hace a través de la entidad bancaria elegida por Fedearroz- Fondo Nacional del Arroz y mediante la apertura de una cuenta de ahorros de cada funcionario. 6.2 FRECUENCIA Mensual. 6.3 ANEXOS AX-0046-DP-PR-0008: Diagrama de Flujo de Nómina PR-0027-DP-MA-0001: Comisión de Servicios. 7. PROCEDIMIENTO 7.1 Determinar la remuneración de cada uno de los cargos de acuerdo al Anexo: Escala Salarial por parte de Gerencia y/o Secretaría General. 7.2 Asignar a cada cargo la remuneración establecida. 7.3 Enviar por parte de los Directores Ejecutivos y Jefes de Planta las novedades por gastos de viaje de Fedearroz- Fondo Nacional del Arroz a la División de Control Interno para su visto bueno y a su vez pasan al Departamento de Personal. 7.4 Enviar por parte de los Directores Ejecutivos y Jefes de Planta las novedades por comisiones, horas extras, cooperativas, etc. de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz al Departamento de Personal, para ser incluidas en la nómina. 7.5 Verificar las novedades provenientes de la Oficina Principal Fondo Nacional del Arroz, Seccionales y Plantas e incluirlas a través del Sistema Atlas por parte del Departamento de Personal.

6 PÁGINA 6 DE Generar la prenómina 1 de Fedearroz- Fondo Nacional del Arroz, imprimir y verificar que todos los datos se encuentren incluidos por parte del Departamento de Personal y enviarla a Control Interno para el visto bueno. 7.7 Revisar por parte de la Auditoria del Fondo Nacional del Arroz e informar sobre las correcciones y devolver al Departamento de Personal para realizar los ajustes correspondientes y generar la nómina definitiva de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz. 7.8 Enviar por parte del Departamento de Personal los informes para bancos a Tesorería y los desprendibles de nómina a cada seccional. 7.9 Elaborar por parte del Departamento de Personal las órdenes de pago de Fondo de empleados, embargos, cooperativas y otros Elaborar por parte del Departamento de Personal el proceso de integración a Contabilidad y el cierre de nómina de Fedearroz- Fondo Nacional del Arroz Generar por parte del Departamento de Personal el proceso para pagos a Seguridad Social a nivel nacional de Fedearroz - Fondo Nacional del Arroz, incluyendo novedades, revisar e informar a Tesorería para que efectúe el pago Elaborar por parte del Departamento de Personal las órdenes de pago por aportes voluntarios, diligenciar planillas y ordenar el pago respectivo.