PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACION DE PROYECTOS INSTITUCIONALES

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACION DE PROYECTOS INSTITUCIONALES REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Página 1 de 7

2 1. OBJETIVO Establecer las actividades, compromisos y revisiones para orientar y apoyar el proceso de formulación, evaluación, seguimiento y control de los proyectos institucionales que presenten las diferentes áreas académicas y administrativas de CECAR teniendo en cuenta los Ejes de Desarrollo establecidos en el PEI que conduzcan a dar cumplimiento de la Misión institucional. 2. ALCANCE Aplica para todos los proyectos que presenten las diferentes áreas administrativas de CECAR académicas y 3. RESPONSABLES El Director de Planeación Institucional es el responsable de la aplicación efectiva de este procedimiento y de su actualización. 4. DEFINICIONES 4.1 Banco de Proyectos: Instancia administrativa a cargo de la oficina de planeación Institucional que evalúan la viabilidad técnica, económica y financiera de los proyectos, la asignación presupuestal y las fuentes de financiamiento. Permite controlar y evaluar la ejecución física y presupuestal de los proyectos incluidos en la planeación institucional. Los proyectos estarán catalogados por programas, de acuerdo a las fuentes de inversión y a las áreas operadoras. 4.2 Plan de Desarrollo (PDI): Es la herramienta a través de la cual se ejecuta el Proyecto Educativo Institucional (PEI). Contiene un conjunto de decisiones acordadas por las unidades académicas y administrativas de la Institución, que buscan habitualmente transformar la situación actual en una situación futura deseada y posible, realizada a través de programas, planes y proyectos. Página 2 de 7

3 4.3 Análisis de Viabilidad: Etapa que intenta predecir si el proyecto presentado es realizable o tiene probabilidad de ser llevado a cabo, se determina la coherencia de la propuesta con los Ejes de Desarrollo del PEI, así como la viabilidad en sus aspectos técnicos, administrativos y financieros. 4.4 Convocatoria: Invitación que hace la Oficina de Planeación Institucional a la Comunidad Académica para participar en un proceso de presentación, selección, evaluación de proyectos propendan por el desarrollo Institucional y que sean coherentes con los Ejes Estratégicos del PEI; en la convocatoria se deben establecer los requisitos, las especificaciones, los términos de aprobación, y cronograma de la convocatoria 4.5 Proyecto: Conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que intentan cumplir con un fin específico, dentro de un período de tiempo y un presupuesto para el cumplimiento de dicho fin. 4.6 Proyecto de Inversión: Conjunto de actividades interrelacionadas con el fin de organizar, desarrollar, optimizar, modernizar espacios para el crecimiento y proyección de CECAR articulando estratégicamente las acciones y de acuerdo con las prioridades fijadas en el Proyecto Educativo Institucional y en los planes acción. 4.7 Plan de Inversiones: Documento conformado por los proyectos de inversión clasificados por áreas Académica y/o Administrativa, por la unidad ejecutora y los programas. Este plan debe guardar coherencia con el Plan de Desarrollo Institucional. 4.8 Evaluación de un proyecto de inversión: Actividad que realiza el Comité de Planeación Institucional que tiene por objeto conocer la viabilidad económica, el impacto social del proyecto de tal manera que asegure resolver una necesidad especifica del área Académica y/o Administrativa en forma eficiente, segura y rentable. Página 3 de 7

4 5. POLITICAS 5.1 Todos los proyectos que se presenten deben estar orientados a la ejecución del Proyecto Educativo Institucional, Plan de Desarrollo y los planes de Acción de las Facultades, Programas y demás áreas académicas. 5.2 Los proyectos institucionales deben ser presentados únicamente por la Rectora, el Secretario General, los Vicerrectores, los Decanos y los Directores o Jefes de Dependencia. 5.3 Los proyectos presentados por los Decanos de las Facultades deben de tener el visto bueno del Vicerrector Académico que lidera la línea estratégica a la cual esté atado el proyecto. 5.4 Los proyectos deben ser presentados teniendo en cuenta el siguiente orden: Proyectos de Construcción de nuevas áreas Proyectos de Mejoramiento de la infraestructura física (adecuación, remodelación) Proyectos de Dotación de Equipos de especiales y de laboratorio Proyectos de Mejoramiento de la Infraestructura Tecnológica Proyección de Compra de libros, Bases de datos Proyectos de Mantenimiento y reparación de equipos, Aires Acondicionados acometidas eléctricas, hidráulicas y sanitarias 5.5 La Oficina de Planeación Institucional convocara a la comunidad académica para presentar proyectos una vez por semestre, durante los dos primeros meses de cada periodo académico 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 6.1 Identificación de necesidades de proyectos: Todos los empleados de la institución pueden identificar necesidades de proyectos, originadas de acciones correctivas, Página 4 de 7

5 oportunidades de mejora, inconsistencias entre otros; que las Vicerrectorías Académica o Administrativa deben solventar. 6.2 Definición y Formulación de proyectos: Una vez identificada la necesidad de un proyecto, enmarcado en el Plan de Desarrollo (PDI), haciendo uso del Formato para la formulación de proyectos y utilizando el Instructivo para la formulación de proyectos, se definen las especificaciones del proyecto y se anexan las cotizaciones y estudios técnicos que lo respaldan. 6.3 Recepción y revisión de Proyectos: Los documentos del proyecto se entregan al Director de Planeación Institucional quien verifica que el formato esté completamente diligenciado y que el proyecto cuenta con los soportes técnicos y demás documentación necesaria. 6.4 Evaluación Técnica: Si el proyecto cumple los requisitos metodológicos, el Director de Planeación Institucional procede a realizar la Evaluación Técnica del proyecto y lo radica. Si el proyecto no cumple se elabora comunicación escrita dirigida a quien presentó el proyecto, en la que indica las razones por las cuales el proyecto no fue aceptado, los aspectos que debe complementar o incluir y otras recomendaciones pertinentes. El área notificada cuenta con un plazo máximo de 15 días para realizar los ajustes, completar los soportes y enviar nuevamente el proyecto a la Oficina de Planeación Institucional. 6.5 Disponibilidad presupuestal: Una vez haya realizado la evaluación técnica del proyecto y se determine su viabilidad, se determina a través de área de presupuesto, si se cuenta con recursos del presupuesto general de CECAR para el desarrollo del proyecto. Si existe presupuesto, el proyecto es totalmente viable y se registra en el Banco de Proyectos. Si el Proyecto no cuenta con recursos del presupuesto, el proyecto es viable, pero queda pendiente de asignación de recursos hasta que exista la disponibilidad. 6.6 Evaluación de la Pertinencia: El Director de Planeación Institucional realiza el estudio previo para determinar la conveniencia y oportunidad para contratar y lo presenta a la Rectora para su concepto y pre aprobación. La Rectora revisa el proyecto junto con el Secretario General, el Vicerrector Administrativo y Financiero y el Vicerrector Académico, Página 5 de 7

6 verificando la pertinencia, pertenencia, importancia y oportunidad siguiendo los lineamientos generales del PEI, sus Ejes Estratégicos, Plan de Desarrollo, viabilidad técnica y financiera Presentación del Proyecto a la Junta Directiva. Evaluada la pertinencia del proyecto, la Rectora hace presentación y sustentación del mismo ante la Junta Directiva de CECAR indicando el tipo de proyecto que se presenta la pertinencia, pertenencia, importancia y oportunidad siguiendo los lineamientos generales del PEI sus Ejes Estratégicos, Plan de Desarrollo, y la viabilidad técnica y financiera. 6.8 Decisión de Aprobación: La Junta Directiva somete a votación el proyecto para su aprobación, negación o aplazamiento. En todos los casos, el Secretario General comunica al Director de Planeación Institucional, la decisión y éste a su vez la comunica al área solicitante, indicando las causas por la cuales se niega o aplaza el proyecto, cuando aplique. 6.9 Legalización del Contrato: Secretaría General de la institución es la oficina encargada iniciar los trámites de contratación ante la oficina Jurídica, haciendo uso del formato Solicitud de elaboración y/o revisión de contratos y convenios. Una vez elaborado el contrato respectivo y se cumplan los requisitos legales exigidos se procede a comunicar a la Dependencia solicitante la aprobación para que se inicie la ejecución del proyecto mediante la elaboración y entrega del cronograma de actividades y suscripción del acta de inicio Seguimiento a los Proyectos: La dependencia solicitante debe elaborar y presentar al Director de Planeación Institucional, informes bimensuales de avance de la ejecución del Proyecto, quién realizara seguimiento y análisis de los informes presentados y formulará las acciones correctivas o de mejora que se requieran Informe Final: Una vez terminada la ejecución de proyecto Dependencia encargada del desarrollo y ejecución del proyecto debe elaborar el informe final de cierre de Página 6 de 7

7 ejecución del proyecto, y remitirlo al Director de Planeación quien lo analiza y aprueba para su presentación a la Rectora. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Instructivo para la formulación de proyectos 8. REGISTROS Formato para la formulación de proyectos Solicitud de elaboración y/o revisión de contratos y convenios Elaborado por Aprobado por Nombre Carlos W. Oviedo Córdoba Piedad Martínez Carazo Cargo Director de Planeación Institucional Rectora Firma Original Firmado Original Firmado Página 7 de 7