ACTUALIZACIÓN DE ORGANIZACIONES DE PADRES DE FAMILIA -OPF- DE LOS

Transcripción

1 Del proceso: Código: PRA-INS-19 Versión: 01 Página 1 de 7 A. REGISTRO DE REVISIÓN Y APROBACIÓN: B. GLOSARIO 1.- Asamblea General 2.- Asesor Jurídico 3.- DIGEPSA Es el órgano supremo -OPF-, se integra con los padres y madres de familia, encargados (as) de niños inscritos en el Centro Educativo Público, inscritas en el libro de registro de miembros. Profesional del Derecho, que se especializa en ofrecer asistencia legal en asuntos relacionados al campo educación, para asegurar la efectividad en los procesos de toma de decisiones de conformidad con la normativa legal vigente. Dirección General de Participación Comunitaria y. 4.- DIDEDUC Dirección Departamental de Educación OPF Es el órgano de ejecución -OPF-, electa democráticamente e integrada por: un (1) presidente, un (1) tesorero, un (1) secretario y dos (2) vocales. La es una agrupación comunitaria con personalidad jurídica -otorgada por el Ministerio de Educación, por medio s Direcciones Departamentales de Educación- integrada por padres de familia de alumnos inscritos en los Centros Educativos de una comunidad determinada, con el fin de administrar y ejecutar los programas de apoyo existentes y los que pudiesen ser creados en el futuro. (Artículo 13 del Decreto Número Todos los documentos que se encuentran en el Sitio Web del Sistema de Gestión Calidad son los documentos actualizados y controlados.

2 Del proceso: Código: PRA-INS-19 Versión: 01 Página 2 de del Congreso República de Guatemala y artículo 2 del Acuerdo Gubernativo Número ). 7.- Programas de Son los beneficios financieros que el MINEDUC otorga a Centros Educativos a través de sus Organizaciones de para la compra de alimentos y útiles, materiales y recursos que utilizan los maestros y maestras para apoyar el aprendizaje de los niños y niñas; gratuidad educación y otros programas que se implementen. 8.- SAT Superintendencia de Administración Tributaria. 9.- SDR Sistema de Asignación y Dotación de Recursos, es una herramienta informática diseñada para llevar el control de los datos de los Centros Educativos Públicos con o sin, y la gestión de traslado de recursos financieros para los diferentes programas de apoyo TSA C. NORMATIVA LEGAL 1. Acuerdo Gubernativo Número Reglamento s Organizaciones de -OPF-, de fecha 27 de octubre de D. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABLES: D.1 Actualización -OPF- Convoca a los miembros -OPF- a la Asamblea General para elegir la nueva, según el cumplimiento de los plazos establecidos en los artículos números 11 y 12 del Acuerdo Gubernativo Reglamento s Organizaciones de, siguientes: 1. Realizar la convocatoria 1. Durante los dos (2) meses previos a la conclusión del período de funciones de la, la Asamblea General procederá a elegir una nueva, quienes tomarán posesión al día siguiente en que finalizará el período Junta Directiva que será sustituida. 2. Las Direcciones Departamentales de Educación, durante todo el ciclo escolar, deberá impulsar el proceso de convocatoria para actualizar las Juntas Directivas s Organizaciones de -OPF- cuyo período se encuentre vencido, asimismo le corresponde llevar el control y registro de tales circunstancias. 3. En caso de producirse vacantes en la, la misma convocará a asamblea general a la brevedad posible, para la elección del nuevo integrante Todos los documentos que se encuentran en el Sitio Web del Sistema de Gestión Calidad son los documentos actualizados y controlados.

3 Del proceso: Código: PRA-INS-19 Versión: 01 Página 3 de 7 o integrantes que concluirán el período correspondiente. Elige mediante votación por mayoría simple a cada uno de los miembros Junta Directiva. NOTA 1: Los miembros, podrán ser reelectos por la Asamblea General, únicamente para otro período igual. (Artículo número 10, Acuerdo Gubernativo número Reglamento de las Organizaciones de -OPF- ). 2. Realizar elección Asamblea General NOTA 2: Al momento de elegir a la nueva debe procurarse también la participación s madres de familia. (Artículo número 8, Acuerdo Gubernativo número Reglamento s Organizaciones de Padres de -OPF- NOTA 3: No pueden ser integrantes de, el Director, cuerpo docente y administrativo del Centro Educativo jurisdicción que corresponda. (Artículo número 8, Acuerdo Gubernativo número Reglamento s Organizaciones de Padres de -OPF-. Con base en los documentos relacionados con la elección nueva Junta Directiva, elabora y suscribe el Acta de Elección en el Libro de Actas, la cual deberá contener la información siguiente: 3. Elaborar y Suscribir Acta de Elección de Nueva Junta Directiva Secretario de Saliente 1. Número de Acta. 2. Lugar y fecha. 3. Hora de inicio y finalización del acto de actualización. 4. El procedimiento seguido por la Asamblea General para la designación nueva, donde se consignarán los nombres de los que fueron electos, así como los puestos que ocuparán cada uno de ellos y el período para el cual fueron electos. 5. Firma de los comparecientes o impresión digital de quienes no pudieren hacerlo, haciendo constar tal hecho. 4. Certificar Acta de Elección de Nueva Junta Directiva 5. Elaborar Suscribir y Certificar Acta de Nombramiento de Representante Legal 6. Recibir expediente Secretario de Entrante Secretario de Entrante No se admiten abreviaturas, tachones ni borrones con corrector de papel. Certifica Acta, según modelo indicado en el formulario PRA-FOR-26 Certificación del Acta de Elección de nueva (actualización). Elabora y suscribe el Acta de Nombramiento de Representante Legal nueva -OPF- y certifica dicha Acta según modelo indicado en el formulario PRA-FOR-27 Certificación del Acta de Nombramiento de Representante Legal -OPF- (Actualización cuando hay nueva ), traslada para firma y sello del Presidente OPF. Recibe expediente OPF, que debe contener los documentos siguientes: 1. Formulario PRA-FOR-26 Certificación del Acta de Elección de nueva Junta Directiva. Todos los documentos que se encuentran en el Sitio Web del Sistema de Gestión Calidad son los documentos actualizados y controlados.

4 Del proceso: Código: PRA-INS-19 Versión: 01 Página 4 de 7 2. Formulario PRA-FOR-27 Certificación del Acta de Nombramiento de Representante Legal -OPF-. 3. Copia legible del DPI de los integrantes Nueva Electa. Traslada el expediente al Asistente de y/o DIDEDUC. Recibe expediente y revisa la información de acuerdo con los documentos de soporte, si la información es correcta, elabora Resolución, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de recibido el según modelo establecido en el formulario PRA- FOR-120 Resolución que reconoce a la nueva OPF electa y también reconoce la representación que ejercita como nuevo Presidente y Representante Legal -OPF-. La Resolución contendrá los aspectos básicos siguientes: 7. Recibir revisar y elaborar Resolución 8. Recibir revisar y elaborar Resolución Asistente y/o Asesor Jurídico DIDEDUC 1. Lugar y fecha de emisión 2. Número de Resolución 3. Nombre del Centro Educativo en donde funciona la 4. Designación de los cargos nueva 5. Reconocimiento representación legal que ejercita el nuevo Presidente y Representante Legal Imprime, adjunta al expediente y traslada. Si el expediente presenta inconsistencias lo devuelve al, para que se realicen las correcciones necesarias, por parte de los integrantes, con el acompañamiento del y/o, en un plazo máximo de tres (3) días hábiles a partir presentación del expediente respectivo. Recibe y revisa el expediente; si está correcto firma y sella de conformidad la Resolución al pie misma y traslada a la Dirección DIDEDUC para firma y sello. 9. Autorizar Resolución Director Departamental de Educación Recibe expediente completo, firma y sella la Resolución, luego la traslada al. 10. Recibir expediente y trasladar 11. Notificar Resolución y entregar Certificaciones Asistente y/o Recibe expediente completo y traslada al para su notificación a la. Recibe el expediente y en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles, notifica a la, por medio del formulario PRA-FOR-121 Cédula de notificación por actualización, lo siguiente: Todos los documentos que se encuentran en el Sitio Web del Sistema de Gestión Calidad son los documentos actualizados y controlados.

5 Del proceso: Código: PRA-INS-19 Versión: 01 Página 5 de 7 1. Resolución, según formulario PRA-FOR-120 Resolución que reconoce a la nueva OPF electa y también reconoce la representación que ejercita como nuevo Presidente y Representante Legal de -OPF-. 2. Certificación, según formulario PRA-FOR-26 Certificación del Acta de Elección de nueva. Acta de Actualización 3. Certificación, según formulario PRA-FOR-27 Certificación del Acta de Nombramiento de Representante Legal -OPF-. Recibe los documentos siguientes: 1. Formulario PRA-FOR-121 Cédula de notificación por actualización 12. Recibir notificación y documentos adjuntos 2. Resolución, según formulario PRA-FOR-120 Resolución que reconoce a la nueva OPF electa y también reconoce la representación que ejercita como Presidente y Representante Legal 3. Certificaciones correspondientes. 13. Recibir cedula de notificación firmado 14. Archivar expediente Asistente y/o Firma y sella de recibido, entrega el formulario PRA-FOR-121 Cédula de notificación por actualización al. Recibe formulario PRA-FOR-121 Cédula de notificación por actualización, firmado por uno de los integrantes y traslada al Asistente de y/o, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles a partir notificación, para el archivo correspondiente. Archiva formulario PRA-FOR-121 Cédula de notificación por actualización, firmado de recibido, con la copia del expediente, en un plazo máximo de un (1) día hábil a partir recepción misma. D.2 Gestiones ante la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT- y Bancos del Sistema Entrega un (1) expediente en el Registro Tributario Unificado -RTU- SAT, con los documentos siguientes: 15. Solicitar constancia de inscripción del nuevo Representante Legal en la SAT 1. Formulario de Inscripción y/o Actualización, establecido por la SAT. 2. Formulario PRA-FOR-26 Certificación del Acta de Elección de nueva Junta Directiva. 3. Formulario PRA-FOR-27 Certificación del Acta de Nombramiento de Representante Legal -OPF-. 4. Fotocopia del formulario PRA-FOR-120 Resolución que reconoce a la nueva OPF electa y también reconoce la representación que ejercita como nuevo Presidente y Representante Legal -OPF-. Todos los documentos que se encuentran en el Sitio Web del Sistema de Gestión Calidad son los documentos actualizados y controlados.

6 Del proceso: Código: PRA-INS-19 Versión: 01 Página 6 de 7 5. Fotocopia de ambos lados y legible del Documento Personal de Identificación -DPI- del Representante Legal. Recibe la constancia de inscripción al Registro Tributario Unificado -RTU- y NIT administrativo, emitido por la SAT. La Razón Social debe coincidir con el nombre registrado en el Acta de Constitución, Régimen de Estatutos y Elección de Primera y con la Resolución Dirección Departamental de Educación. NOTA: Adicionalmente el Representante Legal debe actualizar o realizar el trámite de su Número de Identificación Tributaria -NIT- personal. Entrega la documentación requerida por los bancos del sistema para la actualización y registro de firmas en la cuenta bancaria. Los documentos a presentar son los siguientes: 16. Registro de firmas en el banco 1. Solicitud de registro de firmas de los nuevos miembros Junta Directiva. 2. Documento Personal de Identificación -DPI- del Representante Legal, Tesorero y Secretario. 3. Recibo de agua o luz del domicilio del Representante Legal. 4. Formulario PRA-FOR-26 Certificación del Acta Elección de nueva Junta Directiva (actualización). 5. Formulario PRA-FOR-27 Certificación del Acta de Nombramiento del Representante Legal. 6. Fotocopia del formulario PRA-FOR-120 Resolución que reconoce a la nueva OPF electa y también reconoce la representación que ejercita como nuevo Presidente y Representante Legal -OPF-. Solicita Consulta no Monetaria, firmada y sellada. El estado cuenta debe ser Activa. D.3 Registro de Actualización -OPF- en el SDR Consolida el expediente con la documentación siguiente: 17. Consolidar y trasladar expediente 1. Formulario PRA-FOR-108 Ficha de Datos del Presidente y Representante Legal del 2. Formulario PRA-FOR-26 Certificación del Acta de Elección de Nueva Junta Directiva del (actualización). 3. Formulario PRA-FOR-27 Certificación del Acta de nombramiento del Representante Legal. 4. Fotocopia de ambos lados del Documento Personal de Identificación -DPI- de los miembros. 5. Constancia de inscripción al Registro Tributario Unificado -RTU-, en original. 6. Consulta no Monetaria, firmada y sellada por el Banco. El estado cuenta debe ser Activa. Todos los documentos que se encuentran en el Sitio Web del Sistema de Gestión Calidad son los documentos actualizados y controlados.

7 Del proceso: Código: PRA-INS-19 Versión: 01 Página 7 de Entregar expedientes 19. Recibir, revisar y trasladar documentación 20. Recibir revisar 21. Recibir crear Lote y enviar 22. Registrar a la Junta Directiva en SDR 23. Trasladar expediente para su archivo y/o Jefe Subdirector/Jefe Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa Jefe / Asistente Analista de Convenios y Normas de DIGEPSA Analista Documental de Convenios y Normas Traslada el expediente al -TSA- y/o y archiva una copia del mismo. Recibe el verifica que toda la documentación esté completa y en orden, y lo traslada al DIDEDUC, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles a partir recepción del expediente. Recibe el revisa que la documentación esté completa y en orden según lo indicado en el formulario PRA-FOR-30 Lista de Cotejo Actualización de expediente OPF, si la información es correcta, traslada el expediente al Subdirector/Jefe de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa. Si la información presenta inconsistencias, se devuelve el expediente al Servicio de y/o para que se realicen las correcciones pertinentes, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles a partir recepción del expediente. Recibe el expediente y revisa, si esta correcto rubrica el expediente y traslada al Jefe del, para continuar con los trámites correspondientes, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles a partir presentación del expediente respectivo. Recibe expediente revisado por el Subdirector/Jefe de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa, ingresa al Sistema de Asignación y Dotación de Recursos -SDR-, crea un Lote, imprime, firma y adjunta al expediente y envía el original a la DIGEPSA para actualización, en un plazo máximo de un (1) día hábil a partir presentación del expediente respectivo. NOTA: La Dirección Departamental de Educación deberá resguardar una copia completa del expediente y formar su archivo. Recibe el revisa que la documentación esté completa y en orden, si está correcta registra en el Sistema de Asignación y Dotación de Recursos -SDR-, la información nueva, en caso contrario devuelve el expediente para su corrección. NOTA: El análisis, el registro y/o rechazo de los expedientes en el SDR deberá realizarse lo antes posible, sin que para el efecto exceda el plazo de treinta (30) días calendario contado a partir recepción de los expedientes. Al finalizar la aprobación del expediente en el Sistema de Asignación y Dotación de Recursos -SDR-, lo traslada por medio de Conocimiento al archivo general DIGEPSA para su resguardo correspondiente. Todos los documentos que se encuentran en el Sitio Web del Sistema de Gestión Calidad son los documentos actualizados y controlados.