PLANIFICACIÓN DEL TALENTO HUMANO PLANIFICACIÓN DEL TALENTO HUMANO

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1 CONFIDENCIAL Y DE USO INTERNO Fecha Código Versión Páginas Junio/ 2014 NAP-CGTH-PTH V1.0 1/11 PROCESO: PROCEDIMIENTO: Actividad Nombre Cargo Fecha Firma Aprobado por: Revisado por: Elaborado por: Ing. Paúl Ayora Dr. Oswaldo Proaño Ing. Alejandro Flores Ing. Rodmin Echeverría Ing. Mariana Novillo Dra. Adriana Imbaquingo Administrador General Coordinador General de Talento Coordinador General de Planificación Responsable Unidad de Procesos Técnico de Procesos Técnico de Procesos

2 Gobernante Agregador de Valor Apoyo ÍNDICE CONTROL DE CAMBIOS DEFINICIONES OBJETIVO (PROPUESTO) ALCANCE RESPONSABLES BASE LEGAL POLÍTICAS POLÍTICAS GENERALES POLÍTICAS ESPECÍFICAS DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROCESOS O SUBPROCESOS RELACIONADOS PROCESOS / PROCEDIMIENTOS INTERNOS PROCESOS EXTERNOS INDICADORES ANEXOS PLANTILLA DE MATRIZ DE PÁGINA: 2/11

3 Gobernante Agregador de Valor Apoyo CONTROL DE CAMBIOS Descripción Elaborado por: Aprobado por: Fecha: Firma: Fecha: Firma: PÁGINA: 3/11

4 Gobernante Agregador de Valor Apoyo 1. DEFINICIONES Planificación: Proceso por el cual se determinan metas u objetivos a conseguirse, incluye las acciones y decisiones para alcanzarlos, tomando en cuenta factores internos y externos que puedan influir en su resultado. Plantilla de Planificación del Talento : Documento en el que se registrará a detalle el personal que laborará en la Asamblea Nacional dentro de un período fiscal. Puesto: Corresponde a las designaciones establecidas en la tabla de remuneración mensual unificada, publicada en el Registro Oficial No. 182 del miércoles 12 de febrero de 2014, correspondiente a la escala de veinte grados. Servicios Ocasionales: La suscripción de contratos ocasionales deberá ser autorizada por la autoridad nominadora, para satisfacer necesidades institucionales, previo el informe de la unidad de administración del talento humano, siempre que exista la partida presupuestaria y disponibilidad de los recursos económicos para este fin. Servicios Profesionales: Contrato de trabajo mediante el cual, un profesional presta sus servicios a la Institución sin relación de dependencia durante un período estipulado en el mismo, los haberes son cancelados a través de la presentación de una factura por el mismo concepto. 2. OBJETIVO Establecer a través de la recopilación de información en cada una de las Unidades Administrativas, la planificación del personal que laborará bajo las diferentes modalidades de contratación y se desvinculará de acuerdo a la Normativa Legal Vigente de la Institución durante el siguiente período fiscal. 3. ALCANCE La Planificación del Talento aplica para todas y cada una de las Unidades Administrativas que conforman la Asamblea Nacional. Inicia con la elaboración de una plantilla de la planificación del Talento, a ser completada por cada área y concluye con la consolidación y comunicación al área competente. 4. RESPONSABLES Coordinación General de Talento Responsables de Unidades Administrativas 5. BASE LEGAL La Constitución Ley Orgánica de la Función Legislativa y su Reglamento PÁGINA: 4/11

5 Gobernante Agregador de Valor Apoyo Ley Orgánica del Servicio Público Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público 6. POLÍTICAS 6.1. POLÍTICAS GENERALES La Planificación del Talento se elaborará anualmente y será remitida a la Coordinación de Talento en los formatos preestablecidos por ésta. La Planificación del Talento, consolidada será remitida para su incorporación en la PAPP de cada año POLÍTICAS ESPECÍFICAS La Coordinación General del Talento, realizará la capacitación, asesoramiento en el llenado de la plantilla para la Planificación del Talento y su consolidación. Los responsables de cada Unidad Administrativa, serán los encargados de proveer la información necesaria para la elaboración de esta planificación. Los responsables de cada Unidad Administrativa, justificarán adecuadamente los nuevos requerimientos. La elaboración de esta planificación estará de acuerdo al cronograma de trabajo de la Aprobación de la PAPP. Las Pasantías se darán de acuerdo a la normativa legal vigente y los convenios que la institución mantenga. PÁGINA: 5/11

6 COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN AUTORIDADES / RESPONSABLES COORDINADOR (A) GENERAL DE TALENTO HUMANO MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA Gobernante Agregador de Valor Apoyo 7. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO 7.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO MACROPROCESO: COORDINACIÓN GENERAL DE TALENTO HUMANO PROCESO: PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIÓN DEL TALENTO HUMANO CÓDIGO: NAP- CGTH-PTH VERSIÓN: 1.0 FECHA: Junio 2014 PÁGINA: 1 de 1 DOCUMENTOS DE SOPORTE D1. Plantilla de Planificación del Talento D2. Matriz de Planificación del Talento 1. Elaborar una plantilla de registro para la planificación del talento humano 1 2. Capacitar a las autoridades y responsables de las áreas o unidades 3. Remitir la plantilla a los involucrados 6. Recibir y revisar la información 7. Contenido completo? SI 8. Consolidar información en matriz Comunicar y remitir el detalle de la planificación validada Selección y Contratación de personal 9. Remitir la Planificación del Talento a la Coord. Planificación Seguimiento a la planificación del talento humano NO 4. Identificar sus requerimientos de personal para el siguiente ejercicio fiscal 5.Llenar la plantilla de registro para la planificación del talento humano Aprobación de la PAPP 7.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 Elaborar una plantilla de registro para la planificación del talento humano Elaborar un formato en el que se detalle la siguiente información mínima como consta en el Anexo 1. Coordinación Proceso, en el cual trabaja el servidor Modalidad de la contratación, servicios ocasionales, profesionales, pasantías o nombramiento. Puesto que desempeña, según el techo de remuneración mensual unificada en la Asamblea Nacional, para los contratos por servicios ocasionales y pasantías, para el caso de nombramientos el que tuviere. Vigencia de la contratación, cuando inicia y cuando termina de ser el caso. Objetivo de la contratación, finalidad de la prestación de servicios. Otros ítems que la coordinación considere importantes. Técnico de Talento PÁGINA: 6/11

7 Gobernante Agregador de Valor Apoyo 2 Capacitar a las autoridades y responsables de las áreas o unidades 3 Remitir la plantilla a los involucrados 4 5 Identificar sus requerimientos de personal, para el siguiente ejercicio fiscal Llenar la plantilla de registro para la planificación del talento humano Se prepara el material necesario para realizar la capacitación, se elabora una convocatoria para los responsables de cada una de las Unidades Administrativas o sus delegados vía memorando, allí se señalará: Objetivo de la reunión, lugar, fecha y hora, adicionalmente se adjuntará una agenda de trabajo para ese día y se solicitará remitir vía correo la confirmación de asistencia el nombre de la persona que asistirá. En el día y hora convocados se deberá contar con una hoja de registro de participación y al ingreso se solicitará la firma de quienes asisten, luego se dará inicio a la capacitación bajo la siguiente estructura: Objetivo de la capacitación. Análisis del contenido de la matriz (llenado) Fechas de soporte (apoyo en el llenado) y responsables. Fecha de entrega de la información. Finalmente el responsable de la capacitación, elaborará un informe en el que se señale los resultados y novedades obtenidos en la capacitación, dirigido al Coordinador de Talento y se archivará en el expediente denominado Planificación del Talento del ejercicio fiscal siguiente. Nota: La capacitación deberá realizarse dentro del cronograma de capacitación levantamiento de la Planificación Anual de la Política Pública (PAPP), liderada por la Coordinación General de Planificación. Enviar por correo electrónico a cada uno de los responsables de las Unidades Administrativas, la plantilla de planificación, considerar la confirmación de lectura y recepción del , adicionalmente y adjunto a la plantilla también se enviará un listado del personal que se encuentra en esa área según conste en los registros de la Coordinación General de Talento, en el que se detalle, nombres y apellidos, puesto y modalidad de contratación. El responsable de cada Unidad, analizará los proyectos, procesos, actividades, y necesidades planificadas para el próximo año, para lo cual requerirá contar con personal para ese fin y el mismo que lo detallará en la matriz, tomando en cuenta al personal del listado enviado. El responsable de cada Unidad, revisará el listado de personal remitido por Talento y procederá a llenar la plantilla analizando a cada uno de los servidores que tienen cargo. Una vez obtenida esta plantilla se comparará con el listado enviado por Talento, en caso de existir diferencias, se deberá comunicar a la Coordinación de Talento. Si toda la información es correcta, se entregará al responsable de la Unidad para su revisión y éste a su vez remitirá la plantilla vía Técnico de Talento Técnico de Talento Autoridades / Responsables de Unidades Administrativas Autoridades / Responsables de Unidades Administrativas PÁGINA: 7/11

8 Gobernante Agregador de Valor Apoyo 6 Recibir y revisar el contenido de las plantillas 7 Contenido completo? Consolidar información en matriz Remitir la Planificación del Talento a la Coordinación General de Planificación Comunicar y remitir el detalle de la planificación validada memorando a la Coordinación General de Talento. De acuerdo al orden de llegada de las plantillas de la planificación del Talento, el o los técnicos de Talento, asignado (s) para esta actividad, revisarán que el contenido se encuentre de acuerdo a los parámetros citados en la capacitación y determinados para el efecto. SI: Pasa a la actividad no. 8 Consolidar información en matriz. NO: Regresa a la actividad no. 5 Llenar la plantilla de registro para la planificación del Talento Alimentar de manera progresiva la información contenida en las plantillas de cada Unidad Administrativa, en la Matriz de Planificación del Talento, que principalmente deberá contener adicional a los campos de la Plantilla de Planificación, los campos económicos, por ejemplo de provisiones y otros como consta en el Anexo 2 Matriz de Planificación. Una vez consolidada esta matriz, el Técnico de Talento enviará al Coordinador de Talento para su validación final y éste una vez revisado la enviará con memorando a la Coordinación General de Planificación para su inclusión en la Planificación Anual de la Política Pública. Una vez revisada la planificación, se comunicará a cada Unidad Administrativa la respectiva planificación. Técnico de Talento Técnico de Talento Técnico de Talento Técnico de Talento Técnico de Talento 11 FIN DEL PROCEDIMIENTO 8. PROCESOS O SUBPROCESOS RELACIONADOS 8.1. PROCESOS / PROCEDIMIENTOS INTERNOS Código NAP-CGP-PAPP NAP-CGTH-SCP NAP-CGTH-SPL Nombre Aprobación de la PAPP (Programación Anual de la Política Pública) Selección y Contratación de personal Seguimiento a la Planificación del Talento 8.2. PROCESOS EXTERNOS Institución Nombre PÁGINA: 8/11

9 Gobernante Agregador de Valor Apoyo 9. INDICADORES Nombre del Indicador Porcentaje de crecimiento proyectado Número de contrataciones realizadas conforme a la planificación Fórmula de Cálculo No. Personal planificado No. Personal / No. Personal anterior Contrataciones realizadas / Contrataciones planificadas Responsable del control Coordinador de Talento Coordinador de Talento Frecuencia Anual Mensual PÁGINA: 9/11

10 Gobernante Agregador de Valor Apoyo 10. ANEXOS PLANTILLA DE COORDINACIÓN GENERAL DE TALENTO HUMANO PLANTILLA DE No. COORDINACIÓN UNIDAD PROCESO MODALIDAD CONTRATACIÓN ESTADO DE LA CONTRATACIÓN PUESTO VIGENCIA DE LA CONTRATACIÓN Desde Hasta OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN Terminología de los campos: o Proceso: Nombre del proceso al cual se encuentra alineado o participa el servidor a contratar o contratado. o Modalidad de la contratación: Corresponde al tipo de contratación al que se encuentra sujeto, el personal que labora en la institución, así tenemos: Servicios Ocasionales, profesionales, pasantías y nombramiento. o Estado de la contratación: Contratado, por contratar, nombramiento. o Puesto: Corresponde a las designaciones establecidas en la tabla de remuneración mensual unificada, publicada en el Registro Oficial No. 182 del miércoles 12 de febrero del o Vigencia de la contratación: Plazo o duración del contrato. o Objetivo de la contratación: Motivo por el cual se requiere o es necesaria la contratación o el mantener al personal MATRIZ DE o Esta matriz contendrá al menos los siguientes campos, que permitan consolidar la información: No. COORDINACIÓN UNIDAD PROCESO MODALIDAD CONTRATACIÓN ESTADO DE LA CONTRATACIÓN PUESTO VIGENCIA DE LA Desde PÁGINA: 10/11

11 Gobernante Agregador de Valor Apoyo CONTRATACIÓN Hasta OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN REMUNERACIÓN APORTE IESS PATRONAL PROVISIÓN FONDOS DE RESERVA PROVISIÓN VACACIONES CESANTÍA PROVISIÓN DMO. TERCERO PROVISIÓN LIQUIDACIÓN DEL PERSONAL PROVISIÓN DMO. CUARTO COSTO TOTAL SEGUIMIENTO A LA CONTRATACIÓN MENSUAL PÁGINA: 11/11