Manual de utilización del correo electrónico.

Transcripción

1 Manual de utilización del correo electrónico. Este capítulo contiene los conceptos y características básicas del Acceso vía Web a Microsoft Exchange Server (Outlook Web Access to Microsoft Exchange Server), el sistema de correo electrónico utilizado en la Escuela de Ingenieros de San Sebastián. Con Outlook Web Access to Microsoft Exchange Server, Vd. puede compartir información con otros usuarios de Internet en cualquier punto del mundo a través de mensajes de correo electrónico. Importante: Recuerde que el correo electrónico, como todos los recursos que la Escuela pone a su disposición, debe ser utilizado en el contexto de las actividades docentes y de investigación que realiza la Escuela. Importante: Recuerde hacer Log Off cuando termine de utilizar el correo electrónico. Por razones de seguridad se recomienda que haga log off cuanto termine de usar Outlook Web Access to Microsoft Exchange Server. Haciendo log off, Vd. cierra la sesión cliente-servidor; si sólamente cierra el navegador, no hay garantía de que esta sesión se cierre adecuadamente y otra persona podría leer su correo electrónico o enviar mensajes en su nombre. Cómo iniciar la sesión en el correo electrónico (Log on). 1. Diríjase a uno de los ordenadores de las salas, e inicie una sesión de trabajo en Windows NT. También puede acceder desde fuera de la Escuela, a través de cualquier ordenador conectado a Internet. 2. Arranque el navegador. 3. Conéctese al interface WWW de Exchange server, en la siguiente dirección WWW: 4. Para acceder a sus mensajes personales (Inbox), haga log on escribiendo su dirección de correo electrónico en la casilla Mailbox Name (por ejemplo, A12345, sustituyendo la cifra por su número de estudiante de la Escuela). La dirección de correo electrónico debe haberle sido entregada en la carta donde se le comunica su Username y Password. 5. Después de escribir su dirección de correo, haga una de las siguientes acciones: Pulse la tecla ENTER. Haga click en la expresión Log On. Click en la expresión click here bajo la caja Mailbox Name. 6. Aparecerá una caja de diálogo semejante a la de la figura, donde debe volver a introducir su username y su password:

2 Escriba su dirección de en la caja User name. Pulse el tabulador o mueva el cursor con el ratón hata la caja Password. Escriba su password. Pulse el botón OK. Aparecerá una página (ventana) en la que se muestra su Mailbox. Uso de las ventanas y formularios La ventana Mailbox muestra sus mensajes y las opciones del sistema de correo para enviar y recibir mensajes. Dependiendo de las tareas que esté realizando, la ventana Mailbox puede contener lo siguientes elementos: Formularios. Los formularios sirven para enviar nuevos mensajes, redireccionarlos a otra persona, contestar mensajes, etc. Barra Outlook Proporciona una vía rápida para realizar diversas tareas cuando se usa Outlook Web Access. Empléela para acceder a carpetas públicas, otras carpetas, su mailbox, encontrar la dirección de otro usuario, etc. Barra de herramientas. La barra de herramientas le permite elegir comandos (como Move o Copy), y seleccionar opciones para los mensajes en función de la tarea que esté realizando. Area de usuario. Puede contener: Un mensaje que está redactando en este momento. Un mensaje que está leyendo en este momento. Opciones del mensaje en curso. Listas de carpetas o contenidos de carpetas (generalmente mensajes). Trabajar con la ventana MAILBOX La ventana Mailbox es la ventana principal en la aplicación Outlook Web Access. Incluye la lista de carpetas y los contenidos de las mismas. Cuando entre en el interface, por defecto aparecerá la carpeta Inbox, en la que tiene los mensajes recibidos hasta ese momento. Para acceder a la ventana Mailbox, haga click con el ratón en el icono que aparece a la izquierda, en el área de usuario, sobre el nombre de la carpeta Inbox.

3 En la parte izquierda de la ventana mailbox, junto a la Barra Outlook, aparece la lista de carpetas. Lista de carpetas Por defecto, incluye entre otras las siguientes carpetas: Deleted Items (mensajes borrados) Inbox (mensajes recibidos) Outbox (mensajes pendientes de envío) Sent Items (mensajes enviados) Para mostrar el contenido de una carpeta, haga click con el ratón en esta. El contenido de la carpeta actualmente seleccionada aparece en la parte derecha del visor (área de usuario). Cambiar de página La caja Page (Page n of n), situada en la barra de herramientas, muestra el número total de páginas de mensajes que están en la carpeta actualmente seleccionada e indica qué página está siendo mostrada en este momento. Para mostrar una página diferente, realice una de las acciones siguientes: Para mostrar una página específica, haga click en el primer número (en la caja Page ), escriba el número de página al que quier ir y haga click en Page. Para mostrar la página anterior, haga click en la flecha a la izquierda. Para mostrar la página siguiente, haga click en la flecha a la derecha. Agrupar Mensajes Para agrupar mensajes, elija un comando en la caja de selección: Puede seleccionar uno de los siguientes: Messages muestra mensajes tal como han sido recibidos, empezando por el más reciente en la parte superior. Unread messages muestra sólo mensajes no leídos. By sender Agrupa mensajes enviados por la misma persona, ordenándolos alfabéticamente por el nombre del remitente. By subject agrupa los mensajes por el texto que aparece en la caja Subject y ordena alfabéticamente por esta propiedad. Trabajar con carpetas Su mailbox contiene por defecto, entre otras, las carpetas Deleted Items, Inbox, Outbox y Sent Items. Puede crear carpetas adicionales para almacenar ordenadamente sus mensajes. Las carpetas que cree pueden residir al mismo

4 nivel que las existentes o bien tener una estructura jerarquizada con subcarpetas dentro de carpetas. Navegar a través de las carpetas Para abrir una carpeta, haga click en su nombre. Para acceder a una carpeta en un nivel superior, en una estructura jerárquica de subcarpetas, haga click en Up One Folder. Crear, borrar, mover y copiar carpetas. Para crear una carpeta nueva, haga click en Create New Folder, escriba un nombre para la nueva carpeta y haga click en OK. Para mover o copiar una subcarpeta a otra carpeta, en una estructura jerárquica de carpetas, haga click en Move/Copy Folder. Aparece una nueva ventana que muestra la lista de carpetas disponibles. Seleccione el nombre de la carpeta a la que desea mover o copiar y haga click en OK Para borrar una carpeta, haga click en la carpeta para abrirla y luego en Delete Folder. Aparecerá el siguiente mensaje: "Are you sure you want to delete the current folder and its subfolders?". Para borrar la carpeta, haga click en OK. Para cancelar la operación, haga click en Cancel. Leer un mensaje que ha recibido Para leer un mensaje, haga click sobre el mismo. Puede ver en nivel de importancia asignado por el remitente y la hora y fecha en que fué enviado en la parte derecha del mensaje, entre la cabecera y el cuerpo del mismo. Los mensajes que aún no ha leído aparece en negrita, los mensajes ya leídos aparecen en tipo de letra normal. Crear un mensaje nuevo Debe usar el formulario Compose New/ Mail Message para crear un mensaje nuevo. Este se encuentra en la parte superior derecha del Mailbox; haga click en Compose New para acceder al formulario de creación de mensajes. Siga los siguientes pasos. 1. Poner las direcciones de los destinatarios del mensaje Para poner las direcciones de los destinatarios de un mensaje (bien sea el destinatario principal o aquellas personas a las que se desea enviar copias), escriba sus direcciones de correo electrónico en las cajas To o Cc (respectivamente). Si hay múltiples destinatarios en alguna de las categorías, escriba las direcciones separadas por punto y coma(;). 2. Crear propiamente el mensaje El campo Subject (título del mensaje) es opcional, aunque es conveniente poner un breve título a los mensajes para que los destinatarios vean de qué se trata el mensaje antes de leerlo. Escriba a continuación el cuerpo principal del mensaje en el espacio inferior, que se encuentra bajo la caja Subject (v.figura adjunta)

5 3. Si lo desea, anexar un fichero. Es posible añadir al mensaje cualquier tipo de fichero informático. Para ello siga los siguientes pasos: Haga click en la etiqueta Attachments. En la caja Attachment, escriba el nombre y el path del fichero a anexar o Haga click en Browse para buscarlo por las unidades de almacenamiento de su computador. Cuando tenga localizado el fichero, haga click en Add file attachment. El nombre del fichero o ficheros a anexar aparece en una lista. Para borrar alguno de estos ficheros que ha decidido no enviar a última hora, haga click en la caja situada a la izquierda de su nombre y luego pulse en el Delete (v. figura) 4. Opciones de los mensajes Seleccione la etiqueta Options para o asiginar valores posibles de opciones del mensaje: Para asignar la importancia del mensaje, seleccione High, Normal o Low en la caja Importance. Para tener un acuse de recibo cuando el destinatario lea el mensje, seleccione en la caja Read Receipt (NOTA: Algunos servidores de correo tienen desactivado el envío de acuses de recibo). Para tener un mensaje que le haga saber que el mensaje ha llegado al servidor de correo del destinatario, seleccione la opción Delivery Receipt (NOTA: Algunos servidores de correo tienen desactivada esta opción). Por defecto, una copia del mensaje enviado se salva en la carpeta Sent Items. Si no desea archivar estas copias, desmarque la casilla Save a copy in 'Sent Items' Folder. Para que aparezca en la pantalla de mensaje nuevo la caja de Copia a (Cc), seleccione o limpie la casilla Show Cc. 5. Enviar el mensaje Responder a un mensaje Después de haber terminado de configurar su mensaje, haga click en el botón Send de la barra de herramientas para enviarlo. Una vez enviado, el mensaje se cierra y Vd. vuelve al Mailbox. Después de leer un mensaje, puede Vd. usar el botón Reply para responderle al remitente. Para abrir un mensaje nuevo, que contiene una copia del mensaje activo con la dirección del remitente del mensaje original ya escrita previamente, pulse el botón Reply de la barra de herramientas.

6 Después de realizar esta acción, aparece un nuevo mensaje con el contenido del mensaje original. Escriba su respuesta sobre el cuerpo del mensaje original, y envíelo. Es posible añadir direcciones de en la caja To separándolas unas de otras con un punto y coma (;). También se pueden enviar copias a otros destinatarios escribiéndolos sus direcciones en la caja Cc. Observe que la caja Subject contiene la expresión RE:, seguida del título del mensaje original; eso indicará al destinatario que es la respuesta a un mensaje que él envió originariamente. Puede añadir ficheros anexados siguiendo los mismos pasos explicados anteriormente. Sin embargo, si el mensaje contenía un fichero anexado, al responder este fichero no se devuelve al remitente. Para remitir un mensaje al remitente y a todos los destinatarios del mensaje original, pulse el botón Reply to All y siga los mismos pasos. Reenviar mensajes recibidos a una tercera persona Para enviar un mensaje que ha recibido de alguien a otra persona, pulse el botón Forward de la barra de herramientas. Aparece un nuevo mensaje con el contenido del original; Vd. debe poner la dirección del nuevo destinatario y puede añadir texto en el cuerpo de mensaje, ficheros anexados, etc.