Apoyo a eventos- Seguridad PRO FECHA PUBLICACIÓN 18/08/2015 MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 Eventos en Unidades académicas o administrativas

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1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo - Apoyo a eventos- Seguridad Descripción de actividades Apoyo a eventos Seguridad.3 6. DEFINICIONES DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 7 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Coordinar las actividades necesarias que permitan generar control sobre el ingreso de invitados, asistentes proveedores y contratistas, antes y durante el ingreso y permanencia a las instalaciones de la Universidad, en eventos institucionales o abiertos al público. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud del servicio a Seguridad y Servicios Básicos y finaliza con la reunión de cierre del evento, la revisión de la pre-factura y el envío de esta a la Unidad Académica / Administrativa. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices 3.2. Lineamientos Lineamientos de solicitud de servicio La recepción de solicitudes es de lunes a viernes en el horario de 8:00 am a 5:00 pm por medio del correo electrónico seguserv@uniandes.edu.co o por medio de un memorando. La Unidad Académica / Administrativa debe realizar la solicitud como mínimo 5 días antes del evento y ser autorizadas por el Rector, Decano, Jefe de unidad y/o Director del Departamento de Seguridad. La Unidad Académica / Administrativa, notificaran por escrito con 48 horas de anticipación la confirmación del evento, describiendo brevemente el alcance del mismo, áreas contempladas, número de invitados, perfil de asistentes con riesgos de seguridad. El tiempo de respuesta de la solicitud es de 5 días hábiles. Lineamientos de modificación del servicio La recepción de solicitudes es de lunes a viernes en el horario de 8:00 am a 5:00 pm por medio del correo electrónico seguserv@uniandes.edu.co o por medio de un memorando. Solo se atenderán solicitudes de modificación con 5 días hábiles de antelación al evento. Lineamientos de cancelación del servicio La recepción de solicitudes es de lunes a viernes en el horario de 8:00 am a 5:00 pm, por medio del correo electrónico seguserv@uniandes.edu.co. Están autorizados para cancelar el evento el Rector, Decano, Director del Departamento, Jefe de área y/o Secretarios generales. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 La solicitud de cancelación del servicio debe ser enviada con 2 días hábiles de antelación al evento. El incumplimiento de la cancelación o no utilizar el servicio se realizará el cobro del 100% del valor del servicio solicitado. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso Departamento de Seguridad Responsabilidades Unidad Académica / Administrativa Informar a Seguridad y Servicios Básicos sobre el evento. Definir parámetros del servicio. Aprobar los recursos necesarios para el evento. Enviar lista de participantes del evento a Seguridad y Servicios Básicos. Seguridad y Servicios Básicos Definir riesgos, esquemas de seguridad y recursos necesarios para el evento. Hacer inducción, entrega de estrategia e información relevante al personal de vigilancia y al supervisor encargado. Si se presenta un problema de seguridad el administrador lidera la investigación y realiza el informe, si el problema fue de agresión física se informa a la fiscalía, si fue perdida de un activo se realiza la baja en el inventario. Si se presenta un problema de salud informar a la Central de Seguridad para que Servicio médico y Salud Ocupacional activen el protocolo correspondiente. Informar si se presenta un problema tecnológico a la Central de Seguridad para que realicen contacto con la Dirección de tecnología. Revisar en la pre-factura que los montos correspondan con la cotización Organizar información para subir a SAP. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo - Apoyo a eventos - Seguridad 5.2. Descripción de actividades - Apoyo a eventos - Seguridad Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud del servicio de apoyo de seguridad en el lugar del evento Seguridad y Servicios Básicos Servicio de seguridad prestado de acuerdo a la solicitud Unidad Académica / Administrativa 1 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Informar sobre el evento Informa a Seguridad y Servicios Básicos sobre el evento que se realizara al correo seguserv@uniandes.edu.co o por medio de un memorando interno. Las solicitudes deben ser realizadas como mínimo 5 días antes del evento y ser autorizadas por el Rector, Decano, Decano y Director del Departamento de Seguridad. ADMINISTRATIVA 2 Programar cita de información Se programa reunión con las Dependencias encargadas del evento y supervisor de seguridad, para definir los parámetros que están en el acuerdo de servicio ADMINISTRATIVA 3 Definir magnitud del evento Se definen los perfiles de los invitados, riesgos y esquemas de seguridad dependiendo del evento ADMINISTRATIVA/ 4 Definir los recursos a utilizar Calcula si es necesario contratar más vigilantes de seguridad para el evento y realiza una cotización con la empresa de seguridad. Se define si se necesita un esquema de seguridad básico o especializado. 5 Aprobar los recursos a utilizar Recibe por correo electrónico los recursos que se requieren para el evento. En caso que el evento requiera más personal, la cotización debe estar autorizada por el Rector, Decanos o Directores ADMINISTRATIVA 6 Informar el perfil de los invitados Antes del evento la Unidad debe enviar la lista definitiva de los participantes. Si el evento es de tipo abierto, se debe enviar una lista parcial de los invitados ADMINISTRATIVA Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 7 Solicitar cotización contratista Se solicita al contratista que envíe una cotización del servicio solicitado. 8 Enviar cotización Se le envía la cotización del contratista a la unidad para aprobación 9 Realizar reunión con el personal de vigilancia Se realiza una pequeña inducción (incluye video), se describen los cambios y modificaciones de las estrategias y se aclara si existen participantes con movilidad reducida o con riesgos de seguridad. 10 Informar al supervisor encargado Informa el acontecimiento al supervisor, indicando todas las especificaciones y posibles riesgos Si es abierto el evento, se informa cual será el medio de distinción de los participantes 11 Realiza protocolo de investigación El administrador lidera la investigación y contacta a la Central de Seguridad para revisar electrónicamente lo ocurrido. Si la emergencia es de agresión física y el agresor sigue dentro de las instalaciones de la universidad, se le realiza un seguimiento y se captura a la salida 12 Realizar denuncia El área encargada realiza da denuncia de la pérdida del activo ADMINISTRATIVA 13 Realizar informe acerca de la investigación Realizan un informe en el que cuentan los acontecimientos ocurridos en el evento. Anexan fotos de los sospechosos y del momento en que ocurrió el suceso 14 Realiza acompañamiento ante denuncia en la Fiscalía Se realiza acompañamiento a la persona para que realice la denuncia ante la Fiscalía. 15 Informar cual es el problema de salud que se tiene Informa a la Central de Seguridad para que Servicio Médico y Salud Ocupacional activen el protocolo 16 Informar que existe un problema tecnológico Informa a la central para que realice contacto con la Dirección de tecnología Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 17 Realizar reunión de cierre Se realiza una reunión donde comentan lo bueno, lo malo del evento y los aspectos que deberían mejorar 18 Revisar pre-factura Revisar que los montos de la factura concuerden con la cotización y en caso de ser necesario, se ingresen las novedades a las que haya lugar. Se debe guardar una copia de la factura, como soporte del servicio. 19 Enviar a unidad Se le envía a la Unidad Académica o Administrativa la factura del servicio. 6. DEFINICIONES Servicio Básico: Servicio de recepción, vigilante y supervisor en el área. Servicio Estándar: Servicios de vigilancia adicionales para apoyar el evento, asignación exclusiva de supervisor. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Política de Ingreso a la Universidad Manual de Campo Policía Nacional 8. INDICADORES Cumplimiento de los acuerdos de servicio programados FICHA DEL INDICADOR Código del indicador Responsable del indicador Objetivo Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables IND Departamento de Seguridad Medir el porcentaje de cumplimiento de los acuerdos de servicio programados. Solicitudes recibidas por correo y memorandos. Porcentaje (# acuerdos de servicios cumplidos/ # acuerdos programados)*100 # Acuerdos de servicios cumplidos: Numero de acuerdos de servicio programados que se llevaron a cabo. Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 Limitaciones Fuente de datos Granularidad # Acuerdos programados: Numero de acuerdos de servicio programados. Las unidades académicas no avisan con el tiempo suficiente o no entregan información completa Correo electrónico seguserv@uniandes.edu.co y memorandos. Por universidad Periodicidad Mensual Meta 100% Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO No existe pre-registro: No existe pre-registro lo que impide la identificación de organizadores, invitados y asistentes. SEGURIDAD Ingreso irregular de personas: Ingreso de personas que no pertenecen al evento. Hurtos: Posibles Hurtos antes, durante y después del desarrollo del evento. Sabotaje: Sabotaje de grupos activistas. LEGAL Desconocimiento legal: Desconocimiento del alcance de la Ley de habeas Data. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 22/05/ Publicación 18/08/ APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Rocío Pérez Ingeniera de procesos 22/05/2015 REVISÓ Alberto Poveda Coordinador de procesos 10/08/2015 APROBÓ Jorge Manrique Jefe Seguridad y Servicios Básicos 18/08/2015 Dirección de Planeación y Evaluación 7

8 12. ANEXOS ANEXO 1 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO 1. TIPO DE SERVICIO: Básico Estándar X Premium 2. POBLACIÓN ATENDIDA Entre 50 y 2000/ más de RECURSOS DEL SERVICIO: Sistema de acceso Área de identificación y registro. Separadores de fila Detector de metales Vallas Cintas de señalización Habladores Sistema de video vigilancia Supervisores de Seguridad Manejador canino Vigilantes Equipos de comunicación Perforadoras Kid grado (ver anexo 1) Recursos humanos involucrados: Rol en la prestación del servicio Responsable de la adecuada prestación del servicio. Descripción del rol Evaluar y suministrar los recursos necesarios para el desarrollo del evento. Cargo Coordinador Seguridad de Cantidad 1 Dirección de Planeación y Evaluación 8

9 Auditor Distribución de los servicios de seguridad y consignas del puesto según requerimientos. Coordinador Verifica la permanencia de los servicios de vigilancia y recursos durante el evento. Inspector Realiza verificación del área aseguramiento del sector y confirmación. Central de Seguridad Realiza seguimiento al desarrollo del evento, detección de actitudes sospechosas, reportes radiales, enlace con organismos de apoyo interno y externo. Control Verificación e identificación de asistentes. Respuesta y confirmación Administrador Seguridad Física Supervisor Manejador Canino Supervisor Medios Tecnológicos de 1 1 o mas Guarda SOPORTE TECNOLÓGICO CON EL QUE CUENTA EL SERVICIO: Totalmente automatizado Automatizado X Video vigilancia, Sistema acceso Ninguno 5. EVIDENCIA DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Papel X Archivo digital Dirección de Planeación y Evaluación 9

10 No existe 6. EVIDENCIA DE LA CONFORMIDAD CON EL SERVICIO: Papel X (Para institucional) Archivo digital No existe X ( Para los demás) 7. OPORTES DE MEJORA EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO: Reunión de evaluación y cierre del evento, organizadores y asistentes al evento (para todos). Diseñar e Incluir formato de solicitud de servicio en la página Web. 8. DEFINICIÓN SOPORTE TECNOLÓGICO: Totalmente automatizado: Autoservicio. Automatizado: servicio que utiliza un medio tecnológico, pero requiere un gestor. Ninguno ANEXO 2 GESTIÓN DE INCIENTES Canal de recepción de incidente: Correo: seguserv@uniandes.edu.co Teléfono: Página de memorando interno Tipo de incidente Ingreso irregular Descripción Asistencia al evento para alterar el orden del evento Prioridad/ Tiempo de respuesta Medio Reporte del inconveniente y solución Informar a los servicios de seguridad en sitio, reporte teléfono rojo, reporte Central de Seguridad Protocolo Plan de contingencia Servicios propios neutralizan la actividad Seguimiento a la persona que tuvo ingreso irregular Dirección de Planeación y Evaluación 10

11 Identificar a los invitados especiales a al evento Confirmar su parte al evento y no debe estar retirado Hurto Atraco Sustracción de elementos sin consentimiento Intimidación a la víctima sustracción de elementos sin consentimiento Alta Alta Informar a los servicios de seguridad en sitio, reporte teléfono rojo, reporte Central de Seguridad Informar a los servicios de seguridad en sitio, reporte teléfono rojo, reporte Central de Seguridad Verificación del incidente, identificación de delincuentes, instauración denuncio, reclamación al seguro si el equipo es de propiedad de la Universidad. Verificación del incidente, identificación de delincuentes, instauración denuncio, reclamación al seguro si el equipo es de propiedad de la Universidad. Dirección de Planeación y Evaluación 11