MANUAL DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE OBRAS

Transcripción

1 MANUAL DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE OBRAS Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional el 13/12/2017 [Versión 01]

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3 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESO GESTIÓN DE Página 3 de 12 ADQUISICIONES Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS DESCRIPCIÓN DE SUBPROCESOS SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS FICHA DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE OBRAS ANEXOS... 12

4 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESO GESTIÓN DE Página 4 de 12 ADQUISICIONES 1. INFORMACIÓN BÁSICA Proceso: Código del Proceso: Descripción: CONTRATACIÓN PÚBLICA DE OBRAS Contratación de obras GA-ADM-ADQ-002 PROPÓSITO: Ejecutar las actividades relacionadas a la gestión administrativa de los procesos de contratación de obras de conformidad con las Normativas vigentes. DISPARADOR: Necesidad Institucional de construcción o adecuación ENTRADAS: Oficio con necesidad de requerimiento Verificación POA y PAC Formato de especificaciones técnicas del requerimiento de adquisiciones Informe técnico Términos de referencia Presupuesto referencial Comprobante de verificación de Catálogo Electrónico SUBPROCESOS: 1. Fase preparatoria de la contratación de obras 2. Fase precontractual de la contratación de obras 3. Fase contractual de la contratación de obras Productos/Servicios del Proceso: Oficio de requerimiento de la Gerencia Administrativa Certificación POA Certificación PAC Resolución Reforma PAC Documento de cálculo presupuestario referencial Certificación catálogo electrónico Plan Anual de Compras Certificación Presupuestaria Pliegos Términos de Referencia Resolución de inicio del proceso Acta de preguntas y aclaraciones Acta de apertura de oferta Acta de convalidación de errores Acta de errores convalidados Informe de evaluación de ofertas Acta de calificación de oferentes

5 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESO GESTIÓN DE Página 5 de 12 ADQUISICIONES Tipo de Proceso: Responsable del Proceso: Tipo de cliente: Informe de comisión técnica Resolución de adjudicación o proceso declarado desierto Informe de adjudicación Acta de entrega recepción de obra Factura Contrato Informe de cumplimiento de contrato Acta de entrega provisional de obra Acta de entrega definitiva de la obra Adjetivo Jefe de Interno y externo Marco Legal: Ley Orgánica Reformatoria del Sistema Nacional de Contratación Pública, Registro Oficial No. 395 de fecha 04-agosto Ley Orgánica para la eficiencia en la Contratación Pública, Registro Oficial No. 966 Segundo Suplemento de fecha 20-marzo-2017 Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (Decreto Ejecutivo No. 1700, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 588, de 12 de mayo de 2009), actualizado con la reforma de Registro Oficial No. 512, de fecha 15 de agosto de Reglamento del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, Decreto 489, Registro Oficial Suplemento 383 de fecha 26-noviembre Constitución de la Republica, Registro Oficial No. 449 de fecha 20- octubre-2008 (Art ) Norma de Control Interno de la Contraloría General del Estado, Acuerdo No. 39, Registro Oficial Suplemento 87 de fecha 14-diciembre LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Adquisición requiere considerar las siguientes políticas: El proceso deberá contar previamente con los elementos indicadores en la regla 408 Administración de Proyectos de las Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado, a cargo y responsabilidad del área requirente. El proceso deberá cumplir las directrices del Ministerio de Finanzas. El proceso de adquisiciones deberá cumplir los lineamientos de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (SERCOP). Llevar registro y control de los administradores y vencimientos de los contratos por adquisiciones de bienes y servicios.

6 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESO GESTIÓN DE Página 6 de 12 ADQUISICIONES Todo requerimiento de adquisición de bienes, servicios, obras y consultorías deberá ser canalizado únicamente por la Unidad Macro. Toda actualización requerida por el Jefe de al presente documento o a los formatos del mismo deberán ser aprobados por el Director Administrativo y comunicados a la Jefatura de Procesos para el registro y control correspondiente. 3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Término Unidad Requirente Unidad Macro Términos de Referencia Especificaciones Técnicas Disponibilidad Presupuestaria Requerimiento Máxima Autoridad Autorizador de Gasto Autorizador de Pago PAC SERCOP SENPLADES Directrices esigef PIE Definición Son todas las Unidades Administrativas y Académicas que requieran la de bienes, servicios ejecución de obras incluidos los de consultoría. Son aquellas que agrupan los requerimientos de las unidades requirentes e inician el proceso de adquisición. Las unidades macro son: la Gerencia Administrativa y los Vicerrectorados conforme a sus competencias. Cómputo, Obras universitarias, Dirección Administrativa, Dirección de Talento Humano, Coordinación de comunicación y difusión de la información, Dirección de Gestión del Conocimiento, Dirección de Investigación. Condiciones específicas bajo las cuales se desarrollará la contratación de servicio y consultorías Son las características fundamentales que deberán cumplir los bienes o rubros requeridos y que se especificarán en formato establecido. Existencia de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación presentes y futuras Es la petición formal que estará conformada por la necesidad, justificativos, solicitud de compra y servicios, características y especificaciones técnicas o Términos de Referencias TDR Quien ejerce administrativamente la representación legal de la entidad contratante (Rector). Las autoridades competentes de la Universidad de Guayaquil que, mediante acto administrativo o de simple administración expresa y válida y según los niveles previstos en el Reglamento de delegación de firmas de autorización de pago y gasto, decidan la realización de gastos con recursos asignados a la Institución de Educación Superior. La autoridad competente de la Universidad de Guayaquil que, mediante acto administrativo o de simple administración expresa y válida, y según el nivel previsto en el Reglamento de delegación de firmas de autorización de pago y gasto, decida la realización de pagos con recursos asignados a la Institución de Educación Superior Plan Anual de Contratación Sistema Nacional de Contratación Pública Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo Normas para el desarrollo de una actividad o proyecto Software de Uso del ministerio de Finanzas Presupuesto inicial del estado

7 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESO GESTIÓN DE Página 7 de 12 ADQUISICIONES 4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS A continuación se presenta una visión general del proceso de Gestión de : Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Contratación de Obras Oficio con necesidad de requerimiento Verificación POA y PAC Especificaciones Técnicas Informe técnico Términos de referencia Presupuesto referencial Comprobante de Catálogo Electrónico Certificación PAC Cálculo de presupuesto referencial Certificación Presupuestaria Pliegos Resolución de inicio del proceso Resolución de adjudicación Resolución de inicio del proceso Orden de compra Contrato Contratación de obras Etapa preparatoria de la contratación de obras Etapa precontractual de la contratación de obras Etapa contractual de la contratación de obras Certificación PAC Verificación Catálogo Cálculo de presupuesto referencial o estudio de mercado Proformas Ofertas Autorización de inicio Certificación Presupuestaria Informe de no disponibilidad de recursos Pliegos Resolución de inicio del proceso y Convocatoria de pliegos Acta de preguntas y aclaraciones Ofertas Acta de apertura de oferta y convalidación de errores Acta de calificación de oferentes Informe de comisión técnica Orden de compra/orden de Trabajo Resolución de adjudicación o desierto Contrato Informe entrega/ recepción Informe de cumplimiento de contrato Factura 5. DESCRIPCIÓN DE SUBPROCESOS 5.1 SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Fase preparatoria de la contratación de obras GA-ADM-ADQ-OB-001 PROPÓSITO: Gestionar la adecuada documentación para realizar el requerimiento de contratación de obras. DISPARADOR: Recepción de requerimiento de las unidades Académicas y Administrativas. ENTRADAS: Oficio de requerimiento aprobado por Gerente Administrativo Certificación POA ACTIVIDADES PRINCIPALES: Emitir certificación PAC

8 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESO GESTIÓN DE Página 8 de 12 ADQUISICIONES Solicitar certificación presupuestaria Realizar presupuesto referencial o estudio de mercado Seleccionar procedimiento de contratación Elaborar pliegos Realizar resolución de inicio del proceso Productos/Servicios del Subproceso: Responsable del Subproceso: Tipo de cliente: Certificación PAC o Resolución reforma PAC Cálculo de presupuesto referencial Estudio de mercado Verificación de catálogo Autorización del inicio del trámite Certificación Presupuestaria Pliegos Resolución de inicio del proceso Jefe de Interno DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Fase Preparatoria de la contratación de obras Jefe de adquisiciones Revisar documentación y sumillar al analista responsable según el Recepción de requerimiento requerimiento Oficio con necesidad de requerimiento Verificación POA y PAC Especificaciones técnicas Términos de referencia Informe técnico Presupuesto referencial Comprobante de verificación de Catálogo Electrónico Imprimir y sumillar certificación PAC Elaborar reporte de estudio de mercado y certificación de catalogo Solicitar autorización para inicio de proceso y certificación presupuestaria Recibir expediente, autorización de inicio del proceso y certificación presupuestaria y Certificación elaborar pliegos Presupuestaria estudio de mercado, certificados de PAC y Catalogo Pliegos oferta técnica, económica y formularios Elaborar comunicación al autorizador de inicio indicando el procedimiento de contratación de obra a realizar para designación < * PIE Entre ( ) * PIE > * PIE 0.1% * PIE Menor Cuantía (Delegado) Cotización (Comisión Técnica) Licitación (Comisión Técnica) Contratación Integral (Comisión Técnica) Resolución de inicio del proceso Pliegos Certificación PAC y catalogo Certificación Presupuestaria Reporte cálculo presupuestario, oferta técnica y económica y Resolución de formularios Inicio del Proceso Realizar resolución de inicio del proceso y solicitar firma de convocatoria de pliegos Recibir la designación del administrador de contrato, delegado o comisión técnica según corresponda Dirección Financiera Recibir autorizado para emisión certificación presupuestaria e inicio del proceso Dispone de recursos? SI NO Emitir informe de no disponibilidad de recursos Emitir certificación Certificación Presupuestaria Informe de no disponibilidad de recursos Autorizador de Inicio del Proceso Autorizar inicio del proceso y solicitar certificación presupuestaria Solicitar a la máxima autoridad la designación del administrador de contrato y fiscalizador y delegado o comisión técnica de acuerdo al procedimiento de contratación RECTOR Designar al administrador de contrato, delegado o comisión técnica Firmar autorización de la resolución y pliegos de inicio del proceso Resolución de inicio del proceso

9 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESO GESTIÓN DE Página 9 de 12 ADQUISICIONES 5.2 SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Fase pre contractual de la contratación de obras GA-ADM-ADQ-OB-002 PROPÓSITO: Realizar el proceso de adquisición o contratación de obras de acuerdo a los requerimientos institucionales. DISPARADOR: Recepción de resolución de inicio del proceso ENTRADAS: Estudio de mercado Certificación PAC o Resolución reforma PAC Cálculo de presupuesto referencial Certificación Presupuestaria Pliegos Resolución de inicio del proceso ACTIVIDADES PRINCIPALES: Solicitar designación de administrador de contrato y fiscalizador, delegado o comisión técnica según corresponda. Crear proceso en el portal Interactuar entidad contratante oferente Evaluar y adjudicar Elaborar resolución de adjudicación Elaborar contrato Productos/Servicios del Subproceso: Acta de preguntas y aclaraciones Ofertas Acta de apertura de oferta Acta de convalidación de errores Acta de errores convalidados Informe de evaluación de ofertas Acta de calificación de oferentes Informe de comisión técnica Resolución de adjudicación o desierto Informe de adjudicación Contrato

10 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESO GESTIÓN DE Página 10 de 12 ADQUISICIONES Responsable del Subproceso: Tipo de cliente: Jefe de Delegado o Comisión Técnica Interno DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Fase Precontractual de la contratación de obras adquisiciones Ofertas Analista/Comisión Técnica o Delgado Interactuar entidad Acta de preguntas y contratante en el sistema de aclaraciones contratación pública Resolución de inicio del proceso Pliegos Certificación PAC y catalogo Certificación Presupuestaria Reporte cálculo presupuestario, oferta técnica y económica y formularios Analista/Comisión Técnica o Delgado Receptar ofertas de postulantes Recibir resolución y crear proceso en portal Analista/Comisión Técnica o Delgado Apertura oferta y convalidación de errores Acta de convalidación de errores Acta de errores convalidados Analista/Comisión Técnica o Delegado Evaluar, calificar e informar Informe de evaluación de ofertas Acta de calificación de oferentes Informe de comisión técnica Resolución de adjudicación Adjudica contrato? SI Elaborar resolución de adjudicación No Resolución de proceso declarado desierto Elaborar resolución de declaración desierta e Autorizador de Gasto y archiva expediente Subir al portal documentación y enviar a procuraduría sindica para elaboración de contrato Autorizador del Inicio del proceso Recepción de resolución de inicio del proceso Autorizar los pliegos y resolución del inicio del proceso Firmar resolución de adjudicación y remitir documentación a Contrato Rector Firmar contrato Procuraduría Síndica Contrato Revisar documentación y Elaborar contrato Remitir contrato a Máxima Autoridad para firma Notificar a y administrador de contrato 5.3 SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS FICHA DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS Subproceso: Código del Subproceso: Descripción: Fase contractual de la contratación de obras GA-ADM-ADQ-OB-003 PROPÓSITO: Realizar las gestiones correspondientes desde la firma del contrato hasta el cierre o finalización del proceso de adquisición en el portal. DISPARADOR: Recepción de notificación de firma de contrato para seguimiento ENTRADAS: Resolución de adjudicación Resolución de inicio del proceso Contrato

11 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESO GESTIÓN DE Página 11 de 12 ADQUISICIONES ACTIVIDADES PRINCIPALES: Elaborar y firmar contrato Dar seguimiento al cumplimiento del contrato Finalizar el proceso en el portal Productos/Servicios del Subproceso: Responsable del Subproceso: Tipo de cliente: Informe de cumplimiento de contrato Acta de entrega provisional de obra Acta de entrega definitiva de la obra Factura CUR de pago Jefe de Administrador de Contrato Interno DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Fase contractual de la contratación de Obras Procuraduría Sindica Recepción de notificación de firma de contrato para seguimiento Comunicar a adquisiciones y al administrador de contrato Memorando de comunicación adquisiciones Recibir y crear usuario al administrador de contrato designado para que tenga acceso al sistema de contratación pública Cuenta de usuario de sistema de contratación pública Informe de cumplimento y satisfacción Recibir copia de la del contrato documentación Acta de entrega Provisional y definitiva generada de la Factura ejecución del contrato Documentos habilitantes Finalizar proceso en el portal Administrador de Contrato/ Fiscalizador de Obra Recibir notificación y clave de usuario para el ingreso al sistema de contratación pública Cuenta de usuario de sistema de contratación pública Solicitar un fiscalizador de obra a la máxima autoridad Seguimiento y ejecución del contrato Informe de avance Emitir informe conjuntamente con el fiscalizador de obras, a la máxima autoridad Publicar en el sistema de contratación pública la documentación generada dentro de la ejecución del contrato Acta de entrega provisional Realizar recepción provisional de la obra Acta de entrega definitiva Realizar la recepción final de la obra Dejar en el sistema de contratación pública el proceso en estado de recepción y remitir copia de la documentación a adquisiciones con el informe de satisfacción del servicio y/o acta de entrega definitiva

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13 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Contratación de Obras Código: GA-ADM-ADQ-OB-001 Nombre del Subproceso: Descripción: Productos/Servicios del subproceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Fase preparatoria de la contratación de Obras Propósito del proceso Disparador: Alcance: Gestionar la adecuada documentación para realizar el requerimiento de contratación pública de obras. Recepción de requerimiento de las unidades académicas y administrativas. Actividad Inicial/Responsable: Revisar documentación y sumillar al Analista responsable según el requerimiento / Jefe de. Actividad Final/Responsable: Firmar autorización de la resolución y pliegos del inicio del proceso/ Autorizador de Inicio del Proceso. Certificación PAC Cálculo de presupuesto referencial Estudio de mercado Verificación de catálogo Autorización del inicio del proceso Certificación Presupuestaria Pliegos Resolución de inicio del proceso Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO No Actividad Rol Descripción Documento 1 Revisar documentación y sumillar al Analista responsable según el requerimiento Jefe de Revisa que la documentación esté completa para asignar proceso al analista, en caso de no contar con la documentación completa devuelve el expediente a Unidad Macro. Oficio con necesidad de requerimiento Verificación POA y PAC Formato de especificaciones técnicas del requerimiento de adquisiciones Informe técnico Términos de referencia Presupuesto referencial Comprobante de Catálogo Electrónico 2 Imprimir y sumillar certificación PAC Imprime PAC que se encuentra publicado en el portal de compras públicas, subraya donde consta el requerimiento y sumilla documento. Certificación PAC 3 Elaborar reporte de estudio de mercado y certificación de catálogo Elabora el reporte de estudio de mercado para cuantificar la adquisición a realizar o servicio a adquirir, e imprime certificación de catálogo para confirmar su existencia o no. Estudio de mercado Comprobante de catálogo electrónico P á g i n a 1 3

14 4 5 6 Solicitar autorización para inicio de proceso y certificación presupuestaria Autorizar inicio del proceso y solicitar certificación presupuestaria Recibir autorizado para emisión de certificación presupuestaria e inicio del proceso 7 Dispone de recursos? 8 Emitir certificación Emitir informe de no disponibilidad de recursos Recibir expediente, autorización de inicio del proceso y certificación presupuestaria y elaborar pliegos Confirmar montos de adquisición Solicitar a la máxima autoridad la designación del administrador de contrato y fiscalizador y delegado o comisión técnica de acuerdo al procedimiento de contratación Autorizador de Inicio de Proceso Dirección Financiera Dirección Financiera Dirección Financiera Dirección Financiera Autorizador de Inicio del Proceso Solicita la autorización de inicio del proceso al Autorizador de Inicio de Proceso y la solicitud de certificación presupuestaria a Dirección Financiera Autoriza inicio del proceso y solicita mediante oficio la certificación presupuestaria del proceso de adquisiciones a iniciar Recibe el autorizado del proceso y remite expediente del proceso para la emisión de certificación presupuestaria. Si dispone de recursos financieros, continúa con el paso 8. Caso contrario continúa con el paso 9. Elabora certificación presupuestaria donde consta la disponibilidad de los recursos para realizar la consultoría y comunica a. Continúa con el paso 10 y 14 Elabora informe de no disponibilidad de los recursos para realizar la adquisición y comunica a. Recepta el expediente del proceso de adquisiciones, oficio de autorización de inicio del proceso y certificación presupuestaria y elabora pliegos. Si monto es menor a * PIE corresponde a adquisición por Menor cuantía. (Delegado). Si monto es Entre ( )*PIE corresponde a adquisición por Cotización. (Comisión Técnica). Si monto es mayor ( * PIE) corresponde a adquisición por Licitación. (Comisión Técnica). Si el monto es mayor (0.1%*PIE) corresponde adquisición por contratación integral por precio fijo. (Comisión Técnica). Solicita a la máxima autoridad la designación del administrador de contrato y fiscalizador y delegado o comisión técnica de acuerdo al procedimiento de contratación de obras. Certificación presupuestaria Informe de no disponibilidad de recursos Autorización de inicio del proceso Certificación presupuestaria Pliegos Expediente P á g i n a 2 3

15 Designar al administrador de contrato, delegado o comisión técnica Recibir la designación del administrador de contrato, delegado o comisión técnica según corresponda. Realizar resolución de inicio del proceso y solicitar firma de convocatoria de pliegos Firmar autorización de la resolución y pliegos del inicio del proceso Rector Autorizador de Inicio del Proceso Designa al administrador de contrato, delegado o comisión técnica, de acuerdo al monto de la obra. Recibe designación del administrador de contrato, delegado o comisión técnica según el método de adquisición. Elabora resolución de inicio del proceso y solicita firma de convocatoria de pliegos. Firma autorización de la resolución de inicio de proceso y convocatoria en los pliegos. Memorando de designación Resolución de Inicio del Proceso Resolución de Inicio del Proceso P á g i n a 3 3

16 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Contratación de Obras Código: GA-ADM-ADQ-OB-002 Nombre del Subproceso: Fase precontractual de la contratación de Obras Descripción: Propósito del proceso Disparador: Alcance: Realizar el proceso de adquisición o contratación de obras de acuerdo a los requerimientos institucionales. Recepción de resolución de inicio del proceso. Actividad Inicial/Responsable: Autorizar los pliegos y resolución del inicio del proceso / Autorizador de Inicio del Proceso. Actividad Final/Responsable: Notificar a adquisiciones y al administrador de contrato / Procuraduría Síndica. Productos/Servicios del subproceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Acta de preguntas y aclaraciones Ofertas Acta de apertura de oferta Acta de convalidación de errores Acta de errores convalidados Informe de evaluación de ofertas Acta de calificación de oferentes Informe de comisión técnica Resolución de adjudicación o desierto Informe de adjudicación Contrato Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO No Actividad Rol Descripción Documento 1 2 Autorizar los pliegos y resolución del inicio del proceso Recibir resolución y crear proceso en el portal Autorizador de Inicio del Proceso Autoriza los pliegos y la resolución del inicio del proceso de adquisición de obras de acuerdo al Reglamento de delegación de firmas en el ámbito de la contratación pública y la autorización de gasto y pago de la Universidad de Guayaquil. Recibe resolución de inicio del proceso del Autorizador de Inicio del Proceso para la creación del proceso en el portal, sube los pliegos o términos de referencia y toda la documentación soporte. Resolución de inicio del proceso Pliegos Certificación PAC Certificación Presupuestaria Reporte cálculo Resolución de inicio del proceso Pliegos Certificación PAC Certificación Presupuestaria Reporte cálculo presupuestario P ágina 1 3

17 Interactuar entidad contratante en el sistema de contratación pública Receptar ofertas de los postulantes Apertura oferta y convalidación de errores Evaluar, calificar e informar 7 Adjudica contrato? 8 9 Elaborar resolución de declaración desierta e informar a Autorizador de Inicio del Proceso y archiva expediente Elaborar resolución de adjudicación adquisiciones (Comisión Técnica o Delegado) adquisiciones (Comisión Técnica o Delegado) adquisiciones (Comisión Técnica o Delegado) adquisiciones (Comisión Técnica o Delegado) Autorizador de inicio del proceso Recibe preguntas del oferente en base a los pliegos o términos de referencia publicados para conocimiento y respuesta de la Comisión Técnica o Delegado. Comisión Técnica o Delegado Elabora acta de respuestas Transcribe las respuestas de las preguntas realizadas por el oferente en el portal de compras públicas en base al acta elaborada por la Comisión Técnica o Delegado. Recepta ofertas de los postulantes para apertura y convalidación de errores Apertura ofertas y solicita a través del portal la convalidación de errores. Oferente tiene plazo de 2 días mínimo y 5 días máximos para realizar las convalidaciones. Elabora acta de calificaciones en base a las propuestas de los proveedores en coordinación con la Comisión Técnica o Delegado, y realiza informe de recomendación de adjudicación de contrato al autorizador del gasto. Si el autorizador de inicio del proceso, adjudica contrato continúa con el paso 9. Caso contrario continúa con el paso 8. Elabora resolución de proceso declarado desierto en caso de que las propuestas de los proveedores no hayan cumplido con las especificaciones requeridas o el autorizador de inicio del proceso no haya adjudicado a ninguno la compra, ver Art. 33 Declaratoria de procedimiento desierto de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Elabora la resolución de adjudicación del proceso para el proveedor ganador en base a la aprobación del Autorizador de Inicio del Proceso. Acta de preguntas y aclaraciones Ofertas Acta de convalidación de errores Acta de errores convalidados Informe de evaluación de ofertas Acta de calificación de oferentes Informe de comisión técnica Resolución de declaración concurso desierto Resolución de adjudicación de contrato P ágina 2 3

18 Firmar resolución y remitir documentación a Subir al portal documentación y enviar para elaboración de contrato. Revisar documentación y elaborar contrato Remitir contrato a Máxima Autoridad para firma 14 Firmar contrato 15 Notificar a adquisiciones y al administrador de contrato Autorizador de inicio del proceso Procuraduría Síndica Procuraduría Síndica Máxima Autoridad (Rector) Procuraduría Síndica Firma la resolución de adjudicación de contrato y remite documentación al departamento de adquisiciones. Ingresa resolución de adjudicación al portal de la adjudicación del contrato y remite documentación completa y en original a Proveeduría Síndica para elaboración de contrato. Revisa documentos habilitantes, resolución de inicio y adjudicación de contrato para la elaboración del mismo. Mantiene expediente original de los documentos generados en el proceso. Entrega contrato a Máxima Autoridad para recoger firmas. Firma contrato y devuelve a Procuraduría Síndica para firma del proveedor y distribución de ejemplares (1 Procuraduría Síndica, 1 Administrado de Contrato, 1 Jefatura de, 1 Proveedor/Contratista) Notifica una vez firmado el contrato, al área de adquisiciones para creación de usuario en el sistema de contratación pública y al administrador de contrato para seguimiento y cumplimiento del mismo. Contrato Contrato Contrato Memorando de comunicación Copia de contrato P ágina 3 3

19 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Contratación de Obras Código: GA-ADM-ADQ-OB-003 Nombre del Subproceso: Fase Contractual de la contratación de Obras Propósito del proceso Realizar las gestiones correspondientes desde la firma del contrato hasta el cierre o finalización del proceso de adquisición en el portal. Disparador: Recepción de notificación de firma de contrato para seguimiento Descripción: Alcance: Actividad Inicial/Responsable: Comunicar a adquisiciones y al Administrador de contrato para ejecución y seguimiento / Procuraduría Síndica. Actividad Final/Responsable: Finalizar proceso en el portal /. Productos/Servicios del subproceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Informe de cumplimiento de contrato Factura CUR de pago Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO No Actividad Rol Descripción Documento 1 Comunicar a adquisiciones y al Administrador de contrato para ejecución y seguimiento Procuraduría Síndica Elabora y envía oficio de comunicación una vez firmado el contrato de adquisición de obras, a adquisición y al administrador de contrato para ejecución y seguimiento del cumplimiento del mismo. Contrato Oficio de comunicación de Administrador de contrato 2 Recibir y crear usuario al administrador de contrato designado Recibe comunicado de la firma de contrato con la designación del administrador encargado del seguimiento y ejecución del mismo y crea un usuario para que tenga acceso al sistema de contratación pública y remite al administrador de contrato. 3 Recibir notificación y clave del usuario para el ingreso al sistema de contratación pública Administrador de contrato Recibe comunicado de la firma del contrato con la designación del administrador de contrato, y clave de usuario por parte del SERCOP, para el ingreso al sistema de contratación pública. Clave de acceso Copia de contrato Designación 4 Solicitar un fiscalizador de obra a la máxima autoridad Administrador de contrato Solicita a la máxima autoridad un fiscalizador de obras para la ejecución del contrato. 5 Realizar seguimiento y ejecución del contrato Administrador de contrato Da seguimiento a la ejecución de la obra para que se realice dentro de los términos contractuales Informes de avance de obra 6 Emitir informe conjuntamente con el fiscalizador de obras, a la máxima autoridad Administrador de contrato Elabora informe del avance de la obra, conjuntamente con el fiscalizador de la misma y remite a la máxima autoridad. Informes de avances de obra P ágina 1 2

20 7 Realizar recepción provisional de la obra Administrador de Contrato Realiza acta de entrega provisional de la obra hasta que transcurra el tiempo establecido en la ley para generar el acta de entrega definitiva Acta de entrega recepción provisional, Factura, Informe de cumplimiento de contrato 8 Realizar la recepción final de la obra Administrador de Contrato Realiza acta de entrega definitiva de la obra, una vez transcurrido el tiempo establecido en la ley para generar el acta de entrega definitiva. Acta de entrega recepción definitiva, Factura, Documentos habilitantes 9 Publicar en el sistema de contratación pública la documentación de entrega de la obra Administrador de contrato Con la clave asignada a través del portal de compras públicas ingresa y pública la documentación de entrega de la obra 10 Dejar en el sistema de contratación pública el proceso en estado de recepción y remitir copia de la documentación a adquisiciones Administrador de contrato Coloca en estado de recepción y remite copia de la documentación soporte del proceso con informe de satisfacción y acta de entrega definitiva, al área de adquisiciones. Acta de entrega recepción definitiva Factura Informe de cumplimiento de contrato 11 Recibir copia de la documentación generada de la entrega de la obra Recepta copia de la documentación generada de la ejecución del proceso y el informe de cumplimiento del contrato. Acta de entrega recepción definitiva Factura Informe de cumplimiento de contrato Otros documentos habilitantes 12 Finalizar proceso en el portal Publica documentación habilitante del proceso en la plataforma de compras públicas y da por finalizado el proceso de adquisición. P ágina 2 2