DIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIA DE CONTABILIDAD. [Abril ] Pág. 1 de 7

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1 DIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIA DE CONTABILIDAD [Abril ] Pág. 1 de 7

2 Objetivo Establecer los trámites para viáticos internacionales. Base Legal - Administrativa Principios Este subproceso se rige por las siguientes normativas Normas Generales de Administración Presupuestaria del MEF. Ley de Presupuesto por la cual dicta el presupuesto general del estado para el año vigente. El subproceso cumple con los siguientes lineamientos: Para realizar una solicitud de viáticos, el director o gerente de la unidad gestora recibe la aprobación por parte del Superintendente de Bancos y procede a dar la instrucción para que el colaborador que corresponda confeccione la solicitud de viáticos. Los viáticos al exterior la Unidad Gestora debe solicitarlos con un mínimo de 15 días hábiles de anticipación y deben ser canalizados a través de la Gerencia de Asuntos y Proyectos Internacionales (se excluye los viáticos para supervisión transfronterizas). El colaborador que tiene que realizar devolución de viáticos, debe de notificar y devolver a la Gerencia de Tesorería dos (2) días hábiles después de interrumpida la labor a la cual se le asignó el viático. No se reconocerá viáticos al funcionario en misión oficial el día de regreso al país. Cuando participe en un evento internacional y la institución patrocinadora del exterior no cubra la totalidad de los viáticos, recibirá el 50% de la diferencia del viático establecido para misiones oficiales. En los casos en que la institución patrocinadora del exterior cubra los gastos, se apoyará al funcionario con un diferencial del 30% del viático establecido para misiones oficiales. El colaborador deberá presentar un informe sustantivo sobre los resultados de la misión atendida a su regreso al país. Si el evento está relacionado a una capacitación, deberá presentar a la Gerencia de Capacitación y la Gerencia de Asuntos y Proyectos Internacionales copia del certificado que otorga el organismo respectivo y a su vez remitir el formulario de Informe de Capacitación Recibida, a su regreso al país. En otros casos debe entregar su informe al superintendente de Bancos. Los viáticos podrán ser entregados por lo menos tres días hábiles antes del viaje programado, siempre que cumpla con el tiempo estipulado para el inicio del trámite. Página 2

3 Definiciones Para mejor comprensión a continuación se detalla el significado de algunas palabras mencionadas dentro del procedimiento: Palabra Viático Misión oficial Definición Dinero que se facilita a un trabajador para cubrir los gastos en los que incurre por desplazamientos realizados en la consecución de su tarea. Trabajos, seminarios u otros realizados en representación de la Superintendencia de Bancos de Panamá. Procedimiento Para la ejecución de este subproceso se establecen las siguientes actividades y responsables de su ejecución: No. Responsable Actividad R/C Coordinador de Adiestramiento / Asistente Ejecutiva (GAPI) Analista de Presupuesto Coordinador de Adiestramiento / Asistente Ejecutiva (GAPI) Aprobada la misión, realiza lo siguiente: La solicitud de viáticos internacionales se remite mediante el Sistema Tecnológico a la Gerencia de Presupuesto. Nota: ninguna otra unidad gestora confecciona estos viáticos (se excluye los viáticos para supervisión transfronterizas). Recibe la solicitud de viáticos, le asigna la partida presupuestaria en el Sistema Tecnológico y automáticamente se remite a la Gerencia de Asuntos y Proyectos Internacionales. Recibe e imprime el cuadro de viáticos y realiza lo siguiente: 1. Entrega el cuadro de viáticos, y demás documentos sustentadores (aprobación del superintendente, solicitud de viáticos) para la aprobación y firma del gerente. 2. Remite a la secretaria de la Gerencia de Contabilidad los documentos sustentadores: a. Invitación (si la hubiera). b. Aprobación del superintendente. c. El cuadro de viáticos con la información requerida. d. Información del evento (la R1 R2 Página 3

4 descripción y los motivos del viaje), si no se detalló en el cuadro de viáticos. e. Formulario de inscripción del organismo si lo requiere. f. Aprobación del organismo (si se requiere). g. Agenda o temario del evento en español. h. Indicar la fecha de regreso de la misión (si no se detalló en el cuadro de viáticos). 3. En caso de que no sean funcionarios de la SBP debe incluir adicional las resoluciones de Junta Directiva o del superintendente donde indique pago de viáticos y compra de boleto. 4. En caso de que se requiera salir con más de un día de antelación, debe sustentarse en la solicitud Secretaria de la Gerencia de Contabilidad Contador Gerencia de Contabilidad Directora de Finanzas Referencia: Procedimiento de viajes internacionales para capacitaciones, misiones o eventos oficiales Recibe, sella y entrega al contador. Revisa que el cálculo de los viáticos a pagar coincida con el total de días y tarifas aprobadas por la Ley de presupuesto según sea el caso y remite para la firma de la directora de Finanzas. Firma el cuadro de viáticos y remite a la Gerencia de Contabilidad. C1 En SIAFPA 7 Contador Genera solicitud de viáticos en SIAFPA, sella, coloca el número de transacción y firma. 8 Analista de Realiza bloqueo de partida presupuestaria. Presupuesto 9 Contador Contabiliza devengado Asiento diario 10 Analista de Genera Gestión de Cobro Imprimir Tesorería 11 Gerente de Autoriza emisión de cheque. Tesorería Asistente de Imprime cheque pagos 12 Contabilidad de Tesorería Nota: remite copia del cheque (físico) a la Página 4

5 14 Contador Gerencia de Presupuesto. Y el cheque (físico) original a la Gerencia de Contabilidad. Contabiliza el pago del cheque Asiento diario Referencia: Procedimiento de Emisión y firma de cheques. 15 Recepción de Tesorería Entrega el cheque de viático debidamente firmado al Colaborador de la Unidad Gestora. Fin del subproceso Riesgo y Control Para mitigar riesgos inherentes al proceso se establecen los siguientes controles: Código Riesgo Código Control R1 R2 Que las solicitudes de viático no estén aprobadas por las autoridades correspondientes. Que no se reciba con la suficiente antelación la documentación para dar inicio al trámite. C1 Toda solicitud de viáticos debe estar autorizada por el director o gerente del área y por la directora de Finanzas. Ubicación del Diagrama de Flujo Actualizaciones Para información consulte la sección Políticas y Procedimientos, seleccione Dirección de Finanzas, Gerencia de Contabilidad A continuación se detalla el historial de actualizaciones que ha tenido el subproceso: Versión Fecha Descripción V.5. 30/04/2014 Actualización de los pasos y responsables del procedimiento V.4. 13/03/2012 Integración de los procesos administrativos V.3. 03/07/2011 V.2 08/06/2010 Actualizado debido a variación de la tabla de viáticos acorde a la nueva tarifa establecida en la Ley N 75 del 2 de noviembre de 2010, (que dicta el presupuesto general del estado para la vigencia fiscal 2011). Actualizado debido a variación de la tabla de viáticos. Página 5

6 V.1 18/03/2008 Elaboración del procedimiento. Revisado por A continuación se detallan los nombres de las personas que intervinieron en la revisión del subproceso Autorizado por A continuación se indica el nombre del dueño del subproceso u persona responsable de la ejecución de las actividades que conforman el subproceso: Página 6

7 Anexos Tabla de Viáticos al Exterior Ley que dicta el Presupuesto General del Estado para la vigencia Fiscal corriente 1. Para el Superintendente 2. Para Otros Funcionarios Públicos Europa, Asia, África y Oceanía Estados Unidos, Canadá, Argentina, Brasil y Chile México, Centroamérica, el Caribe y el resto de América Latina B/ B/ B/ Europa, Asia, África y Oceanía Estados Unidos, Canadá, Argentina, Brasil y Chile México, Centroamérica, el Caribe y el resto de América Latina B/ B/ B/ Página 7