INDUSTRIAL DE ESPECIALIDADES QUIMICAS, S.A. DE C.V. PROCEDIMIENTO

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1 PROCEDIMIENTO REVION FECHA VIGENCIA 8 0-ene-8 AÑOS Objetivo: Asegurar que se puede cumplir en tiempo y forma con los requisitos que se encuentran en el pedido del cliente, mediante el cual se tenga la oportunidad de aclarar cualquier duda que puedan surgir después de elaborar el producto. Alcance: Es aplicable a todos los pedidos que se finquen a la Organización. Definiciones: Cliente reactivado: Cliente de mostrador : Políticas:.- Bajo ninguna circunstancia se aceptan órdenes verbales, ningún producto podrá ser fabricado en la Organización si no cuenta con la correspondiente o en su caso el documento que avale su producción..- Las especificaciones de los productos se documentan en la cotización (FT-9) mencionando que la aceptación de la presente cotización implica la aprobación de las especificaciones, debiendo recabar firma del cliente en ésta. Responsabilidades: Del Área de Ventas,, Embarques, Director de Operaciones y Gerencia Técnica:.- Realizar la revisión del pedido. De las Auxiliares de Ventas:.- Asegurar que se cuente con la cotización aprobada por el cliente antes de programar los pedidos, excepto para clientes de mostrador..- Asegurar que se sigan los lineamientos establecidos en el presente documento. Del Departamento de Embarques y Gerencia Técnica:.- Cumplir con la fecha e integrar las órdenes del pedido a su producción de acuerdo a los procedimientos aplicables Formatos / : Sistema Administrativo Empresarial SAE Reporte de Modificación de pedido y/o pedido no entregado FT-0 Entregas PRO- Control de Proceso PRO-08 Reporte de Producto no Entregado a Falta de Materia Prima FT- Facturas FT-9 Hoja Viajera de FT- Relación de Clientes con Requerimientos Especiales FT- FT- Hoja de Inventario Diario FT-0 Solicitud y seguimiento de muestras PRO- Control de Lotes FT-9 Quejas o Sugerencias Orden de Embarque Control de Cambios Revisión 8 Toda aquella persona física o moral que dejó de comprar producto a la organización por un tiempo prolongado (más de año). Clientes que sus compras son menores de 08 L. y que pueden ser personas físicas, comisionistas independientes o consumidores directos. PRO- Consecutivo de Facturas por folio FT- Cotización FT-9 FT- Se modifican observaciones de paso, y 8. Descripción del cambio FT- R.0 de

2 PROCEDIMIENTO REVION FECHA VIGENCIA 8 0-ene-8 AÑOS Desarrollo: INICIO Recibe Pedido Recibe Pedido Verifica el status del cliente Verifica el status del cliente Bodega Supervisor de Planta Gerente Técnico de Crédito Cobranza Al recibir los pedidos escucha, escribe, lee y confirma los pedidos de los clientes vía telefónica ya sea con o sin número de pedido ó vía correo electrónico, registrando en la Hoja de reparto todos los pedidos incluyendo los del día, así como las fechas posteriores. En caso de pedidos para fechas posteriores, registra éstos en planificador mensual y guarda la orden de compra en la carpeta de pedidos programados. Posteriormente corrobora los datos del pedido contra la cotización aceptada por el cliente, excepto los clientes llamados mostrador, que no requieren ni de las especificaciones ni una cotización del producto que se trata. En caso de cliente reactivado corrobora todos sus datos desde la razón social (alta de hacienda), dirección de entrega, etc... y genera nuevamente cotización para aprobación del cliente. En caso de que el cliente requiera muestra, la solicita de acuerdo al PRO-. Verifica el listado de clientes morosos y en caso de que el cliente tenga problemas crediticios. (FT-) Planificador Mensual Cotización (FT-9) Solicitud y seguimiento de muestras (PRO-) Pagos al corriente? Pagos al corriente? Notifica al cliente Obtiene compromiso de pago? Le informa al cliente en el momento de su situación crediticia, y lo pone en contacto con el departamento de crédito y cobranza. Obtiene compromiso de pago? Detiene pedido Detiene pedido Seguimiento de pago Seguimiento de pago Monitorea mediante llamadas telefónicas el pago del cliente hasta obtenerlo; Una vez obtenido el pago confirma éste con el en el sistema bancario. Bodega Coordinador y Supervisor de FT- R.0 de

3 PROCEDIMIENTO REVION FECHA VIGENCIA 8 0-ene-8 AÑOS Verifica existencias del producto Verifica existencias del producto Disponibilidad del producto? Con apoyo del reporte de inventario y corroborando éste con el Bodega y/o Supervisor, identifica si existe producto disponible para entregar. Es importante que tanto el Bodega como Supervisor registren en el preinventario diario el producto programado, en la sección de producto en espera. Hoja de Inventario Diario (FT-0) Disponibilidad del producto? Verifica fabricación con área técnica Se puede fabricar? Verifica fabricación con área técnica 8 Consulta a la Gerencia técnica y de producción si se puede o no fabricar el producto; en caso afirmativo recaba posteriormente firma en hoja de reparto. En caso de no poder fabricar el producto la Gerencia Técnica informa a la auxiliar de ventas la situación para su comunicación al cliente. (FT-) Se puede fabricar? 8 vía telefónica y/o correo electrónico, según se haya recibido el pedido, cuando el producto no se puede entregar en tiempo y forma. FT- R.0 de

4 PROCEDIMIENTO REVION FECHA VIGENCIA 8 0-ene-8 AÑOS El cliente acepta cambios? Registra pedido 9 0 Genera Hoja Viajera de Registra HVP en PROD Registra el pedido cancelado en el reporte de producto no entregado por falta de Materia Prima y/o envases y a fin de mes entrega copia al Compras. Genera Hoja Viajera de u orden de envasado y se consulta el listado de requerimientos especiales del cliente, en el caso de haber un requerimiento, se anota en las observaciones de la HVP y si ya está elaborado el producto, se registra en la orden de envasado; posteriormente asigna número de lote consecutivo registrando en el formato de control de lotes de producto. En caso de asignar un lote para muestra y/o actualizar productos rezagados, solo hace la anotación sin generar la HVP. Todos los lotes reinician en enero de cada año Registra HVP en Sistema PROD y entrega a Gerencia Técnica y de la orden de envasado y/o HVP para su fabricación o envasado de acuerdo a los procedimientos aplicables. Reporte de producto no entregado por falta de materia prima y/o envases (FT-) Hoja Viajera de (FT-) Control de Lotes (FT-9) Sistema PROD Control de Proceso (PRO-08) Genera Hoja de Pedido Autoriza Hoja de Reparto Entrega la Hoja de Pedido/Reparto diario antes de las :00 hrs. En caso de que el cliente cambie los requisitos especificos ó cliente nuevo actualiza la relación de requerimientos especiales, que se encuentra en la red, carpeta "Publico" para consulta y actualizacion del mismo; En caso de no estar liberado el pedido por el departamento de crédito y cobranza se registran los comentarios correspondientes en la sección de observaciones. (FT-) Relación clientes con requerimientos especiales (FT-) Entrega Hoja de pedido a embarques Imprime Hoja de Pedido/Reparto diario y recaba firma de autorización con el. Una vez autorizada entrega al Embarques la Hoja de pedido/reparto diario para la programación de entregas acuerdo a los procedimientos que aplican. Entregas (PRO-) FT- R.0 de

5 PROCEDIMIENTO REVION FECHA VIGENCIA 8 0-ene-8 AÑOS Auxiliar Auxiliar de de Ventas Ventas Bodega Bodega y Supervisor Supervisor Gerente Técnico de Existen cambios al Existen pedido cambios original? al pedido original? Genera modificación de pedido Genera modificación de pedido Prepara documentos para la entrega Prepara documentos para la entrega Entrega Satisfactoria? Entrega Genera Satisfactoria? Reporte Genera 8 Reporte Entrega documentos para cobro Siempre que exista un cambio en el pedido original, este se registra en el Formato de Modificación de Pedido y/o pedido no entregado a tiempo y recaba firma de embarques y producción, anexando hoja de modificación del pedido al reparto diario. Genera la factura verificando los datos contra el reparto diario, rubricando una copia de la factura en señal de verificación realizada; en caso cliente foráneo que se entregue por medio de línea de transporte elabora Orden de embarque señalando: fecha de entrega, la línea donde debe ser embarcado, dirección del cliente, producto, cantidad, tipo de envase y valor de la mercancía a embarcar, especificando si es o no el cliente quien paga el flete, y entrega al Embarques en un horario de :0 a :0 hrs. En caso de que el cliente no haya aceptado el producto y sea devuelto a la Organización, elabora la queja de acuerdo al PRO- Quejas o Sugerencias; Si el pedido fue entregado posterior a la fecha solicitada genera reporte de pedido no entregado a tiempo. Reporte de modificación de pedido y/o pedido no entregado a tiempo (FT-0) Factura (FT-9) Orden de Embarque (FT-) Quejas o Sugerencias (PRO-) Pedido no entregado a tiempo (FT-0) Entrega documentos para cobro 9 Genera Reportes mensuales FIN 8 Recibe factura con firma de cliente y registra en consecutivo de facturas por folio, entregando junto con los documentos necesarios para el cobro al en horario de 8:00 a 9:00 hrs y recaba firma de recibido en Consecutivo de facturas, entregando: Ventas a crédito: - Dos facturas, una de ellas debe estar firmada por el cliente de recibido y/o Orden de Compra si así lo requieren. -Documentos adicionales para el cobro de acuerdo al listado de requerimientos especiales. Ventas de Contado: -Se entrega una a credito y cobranza una factura con firma del cliente de recibido junto con el comprobante de pago. Factura (FT-9) Consecutivo de facturas por folio (FT-) Relación clientes con requerimientos especiales (FT-) 9 Genera Reportes mensuales Cada mes genera el reporte de ventas mensual. FIN FT- R.0 de

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