Guía de usuario. Correo Web. Área. de Formación. Cada vez más cerca de las personas

Transcripción

1 Guía de usuario Correo Web Servicio de Informática Área de Formación Cada vez más cerca de las personas

2 Introducción 2 OWA 2007 es un servicio de correo web parecido al proporcionado por otros sitios en Internet (Hotmail, Yahoo, Google, etc) Está basado en la plataforma de Windows Exchange 2007 y su apariencia es similar a Microsoft Outlook Para acceder a este servicio debes tener una cuenta de correo proporcionada por Sistemas de Información. Debes tener en cuenta que en la dirección de correo queda patente la organización a la que pertenecemos, por lo que el uso de la misma debe ser consecuente con los principios institucionales.

3 Conectándose a Outlook Web Access 3 En la barra de dirección del explorador de internet debes escribir y accederás a la pantalla de inicio de sesión

4 Conectándose a Outlook Web Access 4 En esta pantalla puedes seleccionar desde qué tipo de equipo te conectas: Es un equipo público o compartido. En este caso la sesión finaliza automáticamente a los 15 minutos. Es un equipo privado. La sesión permanece abierta hasta que cerremos sesión. Usar Outlook Web Access Light. Para conexiones lentas. A continuación debes ingresar el nombre de usuario y contraseña proporcionados (respetando mayúsculas y minúsculas) y pulsar Iniciar sesión

5 La interface de OWA 5 Esta es es la la página principal. A continuación veremos las las distinas secciones.

6 La interface de OWA 6 Carpetas de de Outlook. Puedes ver ver y abrir todas las las carpetas existentes en en tu tu buzón de de correo. También te te permite crear nuevas carpetas situándose encima y pulsando con con el el botón derecho del del ratón Panel de de Navegación. Permite acceder directamente a todas las las funciones de de Outlook (Correo, Calendario, Contacto, Tareas, etc. etc. ))

7 La interface de OWA 7 Barra Barra superior. Encontrar a alguien. Buscador de de personas en en la la lista lista de de correo de de la la organización Opciones. Permite acceder a la la pantalla de de configuración del del correo Nombre de de Buzón. Pulsando sobre sobre el el desplegable permite conectarse a otro otro buzón de de correo desde nuestra cuenta, siempre que que tengamos permisos sobre sobre el el mismo Cerrar sesión. Cierra la la sesión de de forma forma segura impidiendo de de esta esta forma forma que que otra otra persona acceda a nuestro buzón. Barra Barra de de Herramientas. Esta Esta barra barra cambia dependiendo de de la la función de de OWA OWA que que hayas hayas seleccionado (Correo, Contactos, Tareas, etc. etc. ). ). Situando el el puntero encima de de cada cada icono icono aparece la la función que que realiza.

8 La interface de OWA 8 Ventana de de Vista. Muestra la la información de de la la función o carpeta seleccionada. Es Es totalmente interactiva y todos las las barras e iconos de de esta ventana pueden pulsarse para distintas acciones (ordenar contenido, buscar, eliminar, marcar, etc.)

9 Trabajando con el correo 9 La La Bandeja de de Entrada o Inbox. En En este este lugar lugar están están los los correos que que has has recibido en en tu tu buzón. Cuando abrimos OWA OWA los los mensajes se se muestran ordenados por por fecha. Puedes ordenarlos según tus tus necesidades pulsando sobre sobre la la columna correspondiente (Fecha, De, De, Asunto, Recibido, etc.), etc.), asignarles una una categoría (por (por colores) o marcarlos como como pendientes.

10 La Barra de Herramientas de la Bandeja de Entrada 10 Crear un nuevo objeto OWA (Correo, Cita, Contacto, Convocatoria de reunión, etc.) Mostrar, Ocultar o Modificar la posición del Panel de Lectura. El Panel de Lectura permite tener una vista previa del correo seleccionado Seleccionar si nos muestra cada correo en una línea o en varias, aumentando o disminuyendo de esta forma la información en pantalla Eliminar el elemento seleccionado, moviéndolo a la bandeja de Elementos eliminados Mueve o copia el elemento seleccionado a otra Carpeta Comprobar mensajes. Aunque OWA comprueba periódicamente si hay mensajes, podemos hacerlo manualmente pulsando este icono Crea un mensaje nuevo para responder al remitente del mensaje original Crea un mensaje para responder a todos los contactos incluidos en el mensaje original Crea un mensaje para reenviar el mensaje original a otro destinatario

11 Escribiendo un correo 11 Selecciona Bandeja de de Entrada (Inbox) en en el el Panel Panel de de Navegación y haz haz clic clic en en el el botón botón Nuevo Nuevopara crear crear un un nuevo mensaje En En el el campo Para Para puedes escribir la la dirección del del destinatario o seleccionarla de de la la lista lista global global de de direcciones o de de tus tus contactos. En En CC CC puedes introducir la la dirección de de las las personas que que quieres que que reciban copia copia del del correo En En Asunto Asunto escribe de de que que trata trata el el correo En En la la ventana de de edición escribe el el cuerpo del del mensaje. Si Si eliges eliges HTML HTMLen en la la ventana de de selección correspondiente, podrás modificar el el formato y apariencia del del mensaje. Eligiendo Texto Texto sin sin formato solamente podrás escribir en en la la fuente predeterminada

12 Opciones del mensaje 12 Si Si necesitas especificar otras características del del nuevo mensaje, pulsa sobre el el botón Opciones. Aparecerá una una ventana donde puedes seleccionar aquellas que que te te interesen.

13 La Libreta de direcciones 13 Para acceder a la la Libreta de de direcciones debes pulsar en en el el icono correspondiente o en en el el botón Para: de de la la pantalla de de Nuevo mensaje. A través de de la la libreta de de direcciones puedes acceder a distintas listas de de destinatarios de de correo: Lista global de de direcciones. En En ella ella figuran todas las las direcciones de de correo de de la la organización a nivel nacional y las las listas de de distribución públicas. Contactos. En En contactos puedes añadir direcciones de de correo que que externas a la la organización o que que utilizas regularmente. Además puedes crear tus tus propias listas de de distribución También puedes crear nuevas carpetas de de Contactos.

14 La Libreta de direcciones 14 Para Para localizar rápidamente un un contacto, ingresa un un criterio en en el el cuadro de de búsqueda y pulsa pulsa sobre sobre la la lupa. lupa. Por Por defecto se se muestra la la información y disponibilidad del del contacto seleccionado

15 Archivos adjuntos 15 OWA OWA permite adjuntar archivos de de distinto tipo tipo en en los los mensajes que que envíes. Para Para hacerlo tan tan sólo sólo debes pulsar en en el el icono icono correspondiente en en la la ventana de de Nuevo mensaje y se se abrirá abriráuna pantalla donde podrás seleccionar el el archivo que que quieras adjuntar. Puedes ver ver los los archivos adjuntos recibidos de de dos dos formas: Descargando el el archivo. En En este este caso caso necesitas tener tener en en el el ordenador el el programa con con el el que que fue fue creado el el archivo o un un visor visor para para ese ese tipo tipo de de archivos Seleccionando la la opción Abrir Abrir como como página p gina web web para para ver ver el el archivo en en formato HTML. De De esta esta forma forma no no es es necesario tener tener el el software..

16 Otras opciones intereantes 16 OWA OWA permite revisar el el estado de de tu tu buzón. Para Para ello ello tan tan solo solo debes situar situar el el ratón ratón encíma del del nombre de de tu tu buzón. También puedes abrir abrir otro otro buzón de de correo siempre y cuando tengas autorización sobre sobre el el mismo. Para Para ello ello debes pulsar en en el el nombre del del buzón situado en en la la barra barra superior de de herramientas

17 El calendario de OWA 17 El El calendario de de OWA OWA es es una una herramienta de de organización que que ayuda ayuda a administrar citas, citas, reuniones y eventos. Se Se pueden establecer recordatorios de de las las mismas, marcar tiempos como como ocupado, fuera fuera de de la la oficina, libre, libre, etc. etc.

18 El calendario de OWA 18 Para Para crear crear una una actividad pulsa pulsa sobre sobre Calendario y a continuación en en Nuevo. Nuevo. Se Se abrirá abriráuna pantalla donde debes escribir los los detalles de de esta esta actividad, especificar el el tiempo que que te te va va a ocupar y si si deseas que que te te avise. avise. Seguidamente debes pulsar en en Guardar y cerrar cerrar para para grabar la la actividad

19 Programando una reunión 19 En En Calendario, pulsando sobre sobre la la lista lista desplegable del del botón botón Nuevo, selecciona Convocatoria de de reunión En En la la pantalla que que aparece puedes seleccionar a los los asistentes desde la la lista lista global global de de direcciones pulsando sobre sobre Requerido u Opcional Puedes especificar ubicación, solicitar confirmación, establecer la la hora hora y duración de de la la reunión, etc. etc. Una Una vez vez establecida la la reunión pulsa pulsa en en Enviar Enviar para para comunicarla a los los asistentes y grabarla

20 Programando una reunión 20 La La pestaña Asistente de de programación ha ha sido sido diseñada para para ayudarnos a establecer las las reuniones en en el el momento más más adecuado Puedes hacer hacer un un seguimiento del del estado de de la la disponibilidad de de los los asistentes en en el el momento seleccionado, si si ha ha confirmado su su asistencia, etc etc En En le le área área de de sugerencias el el sistema calificará las las reuniones como como Buena, Mala Mala o Regular en en función de de la la disponibilidad de de los los asistentes

21 Contactos 21 OWA OWA te te permite tener tener tu tu propia agenda de de contactos. Para Para acceder a ella ella pulsa pulsa sobre sobre Contactos del del panel panel de de navegación derecho. Para Para añadir un un contacto debes pulsar en en Nuevo Nuevo desde esta esta pantalla (( también puedes abril abril el el campo desplegable de de Nuevo Nuevodesde cualquier pantalla y seleccionar Contacto) Una Una vez vez cumplimentados los los datos datos del del contacto debes pulsar en en Guardar y cerrar cerrar

22 Listas de distribución 22 Además de de Contactos puedes crear crear listas listas de de distribución. Las Las listas listas de de distribución te te permiten crear crear listas listas de de destinatarios a los los que que frecuentemente mandas los los mismo correos. Para Para crear crear una una lista lista de de distribución pulsa pulsa en en el el menú menúdesplegable de de Nuevo Nuevo y selecciona Lista Lista de de distribución. Selecciona a los los miembros de de la la lista lista global global de de direcciones o de de tus tus contactos pulsando en en Miembros y seguidamente pulsa pulsa Agregar a la la lista. lista. Para Para guardar la la lista lista pulsa pulsa en en Guardar y cerrar cerrar y quedará archivada dentro de de tus tus Contactos

23 Tareas 23 OWA OWA te te permite llevar llevar de de forma forma sencilla la la gestión de de tareas a realizar. Desde la la opción Tareas Tareas del del Panel Panel de de Navegación accedes a la la pantalla de de Tareas. En En esta esta pantalla aparecen las las tareas que que hayas hayas creado pulsando en en Nuevo, los los correos que que hayas hayas marcado como como pendientes en en la la Bandeja de de Entrada y las las tareas que que te te hayan hayan sido sido asignadas por por otra otra persona. También puedes ver ver el el estado de de cada cada una una de de ellas ellas

24 Creando una tarea 24 Para Para crear crear una una tarea tarea pulsa pulsa en en Nuevo desde la la pantalla de de Tareas y te te aparecerá la la ventana de de creación de de tareas. Cumplimenta los los datos datos correspondientes a la la tarea tarea y pulsa pulsa en en Guardar y cerrar. Una Una vez vez grabada puedes volver a abrirla desde la la pantalla de de Tareas. Puedes seleccionar una una Periodicidad en en el el caso caso de de que que sea sea una una tarea tarea que quese se repite, puedes Reenviarla para para asignarla a otra otra persona, adjuntar archivos, categorizarla o marcarla como como completada

25 Opciones de OWA 25 Desde la ventana de Opciones podemos modificar tanto la apariencia de OWA como el comportamiento de las distintas funciones (Mensajes, Citas, Correos, etc.) Para acceder debemos pulsar el botón correspondiente de la Barra Superior en la ventana principal de OWA

26 Opciones de OWA 26 Desde el menú vertical situado a la izquierda de la ventana de opciones, puedes navegar para configurar las distintas funcionalidades. Pulsando en cada una de los elementos que aparecen a la izquierda, verás las opciones de configuración de los mismos. Para salvar los cambios realizados es indispensable pulsar sobre Guardar.

27 Opciones de OWA 27 Configuración n Regional. Permite establecer el idioma, formatos de fecha y hora y zona horaria

28 Opciones de OWA 28 Mensajería. Apariencia y comportamiento de los mensajes de correo electrónico, opciones de seguimiento, avisos de llegada, etc

29 Opciones de OWA 29 Mensajería.

30 Opciones de OWA 30 Opciones de calendario. Configuración de la apariencia y comportamiento del calendario.

31 Opciones de OWA 31 Asistente para fuera de la Oficina. Puedes activar una respuesta automática cuando no estés en la oficina. Permite diferenciar el mensaje en función de si el destinatario es de la organización o no.

32 Opciones de OWA 32 Reglas. Puedes configurar OWA para que archive de forma automática los mensajes te lleguen. Por ejemplo, puedes crear una regla para que los mensajes de determinado/os remitente/s sean archivados en una determinada carpeta.

33 Opciones de OWA 33 Seguridad del correo electrónico nico. Desde esta pantalla puedes descargarte e instalar el control ActiveX S/MIME de OWA. Este control permite cifrar y firmar digitalmente los mensajes de correo electrónico que envíes, ver el contenido cifrado en los mensajes recibidos y comprobar las firmas digitales de los remitentes.

34 Opciones de OWA 34 Correo no deseado. Desde aquí puedes establecer distintas reglas para gestionar el correo electrónico no deseado. Puedes hacer que determinados remitentes sean tratados como correo no deseado, agregando la dirección de correo o el dominio completo (la parte que sigue a a la lista de direcciones bloqueadas. En caso de que agregues el dominio completo a la lista de Remitentes bloqueados no recibirás ningún correo de ese dominio

35 Opciones de OWA 35 Cambiar contraseña. En esta pantalla puedes cambiar tu contraseña de OWA de la forma habitual. Recuerda que, en el caso de que tu ordenador forme parte de la Red IP de Cruz Roja, al cambiar la clave de correo también cambiarás la clave de acceso a tu ordenador. Para que la nueva contraseña sea aceptada, debe cumplir con los requisitos establecidos por la organización: Mínimo 9 caracteres incluyendo letras (mayúsculas y minúsculas) y números. Deben haber pasado al menos 5 días desde el último cambio de clave No debe ser igual a las últimas 5 contraseñas usadas No debe contener palabras como cruz roja o el nombre de usuario.

36 Opciones de OWA 36 Configuración n General. Desde aquí puedes establecer las siguientes opciones: Elegir que lista de direcciones es la principal (lista global o contactos) Cambiar la apariencia entre varias combinaciones de colores Establecer opciones de Accesibilidad para personas con problemas de visión.

37 Opciones de OWA 37 Elementos eliminados. Permite especificar si deseamos vaciar la carpeta Elementos eliminados al salir de OWA. Además permite recuperar correos que hayamos suprimido de Elementos eliminados, funcionando como una segunda papelera de reciclaje limitada en función de las reservas de espacio del servidor de correo de la organización.

38 Unidad Universalidad Carácter voluntario Imparcialidad Humanidad Neutralidad Independencia Servicio de Informática Área de Formación Cada vez más cerca de las personas