CUSTODIA Y CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN MUNICIPAL

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN, POR PROCEDIMIENTO ABIERTO, DEL SERVICIO CUSTODIA Y CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN MUNICIPAL

2 1.- OBJETO DEL CONTRATO DEL SERVICIO DE CONSULTA Y CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN MUNICIPAL El objeto del presente contrato de servicio es la realización de las siguientes tareas: a) Provisión de material para proceder a la clasificación y archivo de la documentación de las diferentes Áreas Municipales b) Recogida de la documentación municipal previamente clasificada y que se destine a las tareas de custodia. c) Custodia de la documentación previamente recogida d) Labores de consulta A.- PROVISIÓN DE MATERIAL La empresa adjudicataria suministrará al Ayuntamiento de Laudio/Llodio, sin ningún tipo de costo adicional, el material preciso (cajas de cartón con sus tapas correspondientes) para llevar a cabo la labor de clasificación y archivo por parte del Responsable Municipal en la sede del Archivo Municipal de Laudio/Llodio. La petición del material se llevará a cabo con una antelación mínima de siete días laborales al suministro. Las Cajas deberán responder al formato indicado por la empresa adjudicataria y preciso para asegurar que la conservación de la documentación sea llevada a cabo en condiciones óptimas. Asimismo, deberá contener los elementos necesarios (rotulación etc) para llevar a cabo la clasificación previa correspondiente y su tamaño deberá permitir incluir tres archivadores A-Z. El incumplimiento de las obligaciones incluidas en este apartado supondría una perjuicio en las labores de clasificación y archivo municipal, por lo que se procedería a la incoación de expediente sancionador pudiéndose imponer una sanción de por cada incumplimiento. En el supuesto de que se acumularan 5 ó más incumplimientos se podría proceder a la resolución del contrato, con incautación de la garantía definitiva e indemnización de los daños y perjuicios ocasionados. B.- LABORES DE RECOGIDA DOCUMENTAL. A petición del Responsable del Servicio y en el lugar determinados por éste, la empresa adjudicataria se personará en el Ayuntamiento de Laudio/Llodio en el plazo máximo de 10 días hábiles desde la recepción de dicha petición, con el fin de proceder a la recogida de la documentación previamente clasificada por el Responsable del Archivo y que se haya destinado a la tarea de custodia. Esta documentación estará 1

3 previamente clasificada en cajas codificadas del formato indicado por la empresa adjudicataria. El incumplimiento de las obligaciones incluidas en este apartado supondría una perjuicio en las labores de clasificación y archivo municipal, por lo que se procedería a la incoación de expediente sancionador pudiéndose imponer una sanción de por cada incumplimiento. En el supuesto de que se acumularan 5 ó más incumplimientos se podría proceder a la resolución del contrato, con incautación de la garantía definitiva e indemnización de los daños y perjuicios ocasionados. En el supuesto de que el adjudicatario del presente contrato resulte ser una empresa diferente a la actual prestadora del servicio, el traslado inicial de la documentación que ya es objeto de custodia se llevará a cabo a costa de la nueva adjudicataria y en el plazo que le sea expresamente señalado mediante un resolución de Alcaldía-Presidencia. C.- CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN PREVIAMENTE RECOGIDA La empresa adjudicataria deberá proceder a la custodia de la documentación entregada por este Ayuntamiento en condiciones óptimas que aseguren la conservación de la misma (limpieza, seguridad, control de temperatura y humedad) en naves previamente acondicionadas a tal fin. En el supuesto de daño en cualquier tipo de documento municipal, la empresa adjudicataria deberá indemnizar al Ayuntamiento de Laudio/Llodio por los perjuicios ocasionados, pudiéndose proceder a la resolución del contrato con incautación de la garantía definitiva. A tal efecto, la adjudicataria deberá comunicar a este Ayuntamiento en el plazo máximo de 10 días hábiles desde la notificación de la adjudicación del presente contrato, la ubicación exacta de las instalaciones en las que la documentación municipal quedará depositada y custodiada, así como las condiciones ambientales que garanticen dicha labor de custodia. El Ayuntamiento deberá resolver expresa y afirmativamente sobre la ubicación. En el supuesto de que el Ayuntamiento no considerara dicha ubicación como aceptable, se notificará, asimismo, procediéndose a la resolución del contrato, con devolución de la garantía definitiva y sin ningún tipo de indemnización adicional para ninguna de las partes. Asimismo, cualquier tipo de modificación en la ubicación previa y expresamente autorizada por el Ayuntamiento sin que éste proceda a una resolución posterior aprobatoria de la misma, supondrá la resolución inmediata del contrato, con incautación de la garantía definitiva e indemnización por los daños y perjuicios ocasionados al Ayuntamiento. 2

4 El adjudicatario adscribirá al Servicio un Responsable con titulación superior o estudios post-grado en Archivos, Bibiliotecas, Documentación o Patrimonio Histórico. Esta adscripción se indicará en Declaración responsable que ha de ser presentada junto con la oferta del precio. En el supuesto de su no presentación, no cumplimiento durante el plazo de ejecución del contrato o modificación del titular sin expresa autorización del Ayuntamiento, se procederá a la resolución automática del contrato con incautación de la garantía definitiva. D.- CONSULTA. La documentación depositada en las instalaciones de la empresa adjudicataria puede ser objeto de consulta tanto por particulares como por personal municipal. A tal efecto, el Responsable del Servicio dará traslado de la petición efectuada al delegado de la empresa, otorgando un plazo máximo de cinco días laborales para su traslado al Ayuntamiento de Laudio/Llodio a las instalaciones del Archivo Municipal. El retraso en la entrega de la documentación será sancionado por 200 /día. Los contenedores deberán ser entregados precintados y adecuadamente apilados en el transporte para evitar cualquier tipo de deterioro. En todo caso, la responsabilidad por cualquier daño que sufra la misma será de la empresa adjudicataria hasta el momento de la recepción escrita por parte del Responsable del Archivo Municipal. Realizada la consulta requerida, el Responsable del Archivo comunicará a la empresa adjudicataria la nueva fecha de recogida de la documentación con una antelación mínima de cinco días hábiles. Esta recogida se llevará a cabo en las instalaciones del Archivo Municipal y con traslado en las mismas condiciones que la entrega. El retraso en la entrega de la documentación será sancionado por 200 /día. Con el fin de proceder a dicha consulta de manera eficaz, la empresa adjudicataria deberá mantener durante todo el período de ejecución del contrato de una aplicación web de búsqueda y gestión de consultas de documentación custodiada. Este sistema deberá ser actualizado periódicamente en función de la evolución técnica. El incumplimiento de dicha condición implicará la imposición de una penalidad de y su reiteración durante el período de ejecución del contrato y/o sus posibles prórrogas supondrá la resolución inmediata del mismo con incautación de la garantía definitiva. 2.- NORMATIVA SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. La empresa adjudicataria deberá en el transcurso del servicio: Cumplir rigurosamente con la normativa sobre protección de datos existentes en la documentación administrativa que es objeto de custodia. El incumplimiento de dicha obligación generaría una sanción administrativa de 3.000, resolución del contrato administrativo con pérdida de la garantía definitiva así como indemnización de la totalidad de los daños ocasionados a la Administración por 3

5 dicho incumplimiento. Garantizar que toda la documentación objeto de custodia no es objeto de consulta salvo en los supuestos expresamente autorizados por el Ayuntamiento de Laudio y en la ubicación y plazo señalados 4