Los documentos a aportar por el concursante son los establecidos en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE RECOGIDA, ARCHIVO, CUSTODIA Y CONSULTA DE LOS EXPEDIENTES DEL SPEE DE LA PROVINCIA DE TOLEDO OBJETO DEL PLIEGO. El objeto del presente Pliego de Prescripciones Técnicas consiste en establecer la descripción y definición del alcance de los trabajos a realizar, así como afinar las condiciones técnicas básicas que regirán el desarrollo del contrato para la recogida, archivo, custodia y consulta de los expedientes del SPEE de la Provincia de Toledo, estableciendo las relaciones entre el SPEE de la Provincia de Toledo y la empresa adjudicataria en lo que se refiere a los aspectos técnicos y seguimiento del trabajo. El presente Pliego se considerará incorporado en su totalidad al de Cláusulas Administrativas Particulares del contrato y como parte integrante del mismo. DOCUMENTOS A APORTAR POR EL CONCURSANTE. Los documentos a aportar por el concursante son los establecidos en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. PLAN DE TRABAJO. METODOLOGIA. MEDIOS PROPUESTOS. Las tareas objeto del presente pliego son las siguientes: Extracción y Traslado Archivo y custodia. Servicio de Consultas: Ordinarias y Urgentes. Destrucción certificada (en su caso) Software de comunicación entre archivo central y Oficinas. C/ Reino Unido, 3 TOLEDO 45005, TOLEDO TEL : FAX :

2 I.- TRASLADO El adjudicatario realizará todas las actuaciones necesarias para trasladar la documentación desde los locales de las Oficinas de los SPEE de la Provincia de Toledo al centro de archivos de la empresa, de acuerdo con las siguientes premisas: 1. Se realizará la extracción y traslado a locales propios de la empresa adjudicataria de los expedientes que cada una de las Oficinas determine. Este proceso se realizará a demanda de las, previa solicitud a la empresa adjudicataria. Se realizará un traslado inicial a principios del año para cada oficina. 2. Cada Oficina deberá preparar los expedientes en cajas A-Z normalizadas que incluirán en todo caso el nombre de la oficina, los números de expediente y el año al que corresponden. Esta información se incluirá en el lomo de la caja. 3. En el servicio de recogida, se firmará un documento de entrega por parte del responsable de la Oficina y el representante de la empresa, con la relación del material retirado. II.- FASE DE ARCHIVO Y CUSTODIA Consistirá en la ubicación física de los fondos documentales en los locales del adjudicatario. Para ello los expedientes se archivarán y custodiarán por la empresa en un lugar adecuado que cumpla con los siguientes requisitos: El local, deberá estar protegido contra el fuego, con sistemas de detección y extinción de incendios. Se observará el grado de temperatura y humedad adecuado para la perfecta conservación del papel. Se asegurarán las medidas necesarias para evitar el deterioro de la documentación por insectos, roedores u otros parásitos. III.- SERVICIO DE CONSULTAS. 1. Los expedientes quedarán en régimen de depósito y custodia, estableciéndose un servicio de entrega de aquellos que los SPEE de Toledo estimen pertinentes. 1. Los SPEE de Toledo realizarán la solicitud de expedientes de lunes a viernes entre las 08:00 y las 15:00 horas mediante un servicio telemático. 2. La empresa adjudicataria se comprometerá a entregar a la Oficina solicitante los expedientes en un plazo de 48 horas en las consultas ordinarias, y antes de las 15 horas del día siguiente a la solicitud en las consultas urgentes. Los expedientes entregados se acompañarán de su albarán correspondiente. No obstante, la empresa podrá adelantar por medios electrónicos una copia digitalizada del expediente solicitado. 2 ESTATAL

3 IV.- SOFTWARE DE COMUNICACIÓN. La empresa adjudicataria proveerá de licencias de uso anuales de un software de comunicación, que tendrá como objetivo realizar el control de la ubicación física de los expedientes del SPEE en la Provincia de Toledo, así como la gestión informática de su clasificación, y de las solicitudes de entrega y devolución de expedientes al archivo Central. Estándares del software El Software deberá cumplir los siguientes requisitos. Deberá ser accesible a través de internet para permitir la conectividad entre las diferentes Oficinas. Empleará Mysql como Base de datos El lenguaje de desarrollo será Php 5.2 Características - Modularidad y Escalabilidad: Permitirá la adaptación de los distintos escenarios que pueden darse a lo largo de su evolución natural en el futuro. Por otra parte, la modularidad también debe permitir la existencia de implantaciones no completas en función de las necesidades o de las posibles fases en el despliegue del proyecto. - Gestión de perfiles de usuario. El sistema permitirá crear distintos perfiles de usuario: 1. Nivel de superadministrador, con acceso a todos los centros y a la creación de los otros niveles. 2. Nivel de administrador de la Oficina, que podrá incluir datos en la oficina asignada y realizar las cajas, así como solicitar su envío al almacén general. Así mismo podrás reclamar expedientes online para su consulta física. 3. Nivel de Archivo Central. Este rol permitirá recepcionar las solicitudes de los niveles previos y gestionar los envíos de documentación así como la reclamación de expedientes de las Oficinas pasado el plazo estimado de consulta. - Accesibilidad: Los desarrollos web resultado del presente pliego respetarán los protocolos internacionales de accesibilidad para facilitar el acceso a la información a colectivos discapacitados. - Usabilidad: Deberá cumplir criterios de usabilidad, centrándose principalmente en: a) Facilidad del aprendizaje. 3 ESTATAL

4 b) Velocidad por parte del usuario final del desempeño de las tareas asociadas a la aplicación. c) Baja tasa de incidencias. d) Bajos niveles de frustración. e) Satisfacción subjetiva. f) Universalidad. g) Facilidad para ser recordado. - Monitoreo y evaluación. Se proveerán sistemas de monitoreo y evaluación sencillos pero efectivos, con elevado nivel de desagregación. Requerimientos del software El software permitirá: 1º La creación de usuarios a los que pertenece cada expediente, con su nombre, apellidos, D.N.I., sexo, y fecha de nacimiento. 2º La creación de expedientes, cuya numeración se adjudicará de forma automática en relación secuencial. 3º La asignación de expedientes a las cajas de archivo correspondientes. EL número de expedientes por caja podrá variar. Su determinación corresponderá al técnico de la Oficina. 4º La creación de nuevas oficinas y técnicos en el sistema (solo nivel superadministrador) 5º La creación de estadísticas por tipo de expediente, edad, y sexo así como por Oficina y entre fechas. 6º La generación de solicitudes de expedientes desde Archivo Central a una oficina, y la solicitud de recogida de cajas desde la oficina al Archivo Central. Formación La empresa adjudicataria deberá impartir la correspondiente formación en el uso del software a los distintos encargados de las oficinas. DURACION. El plazo de la prestación del servicio del presente pliego será de DOCE MESES desde su formalización 4 ESTATAL

5 OBLIGACIONES DEL ADJUDICATARIO. La empresa adjudicataria nombrara un representante que será encargado de coordinar y mantener informado a la persona que designen los SPEE de Toledo. Todos los procesos contemplados en el presente Pliego serán supervisados por parte de ambos responsables, y el coordinador de la empresa adjudicataria deberá elevar un informe semestral de los trabajos realizados para el cumplimiento de las tareas contempladas en el presente Pliego. 1.- Antes del inicio de los trabajos, se presentará el cronograma detallado de actuación previsto, debiéndose acordar con el responsable de los SPEE las fechas en las que se desarrollará. 2.- Se considerarán incluidos en la oferta todos los gastos necesarios para el conjunto de tareas a realizar. 3.- Los SPEE de la Provincia de Toledo deberán conocer en todo momento el lugar físico donde se encuentran los expedientes. 4.- Durante el tiempo en que se desarrolle cada una de las fases, los SPEE de la Provincia de Toledo realizarán su trabajo habitual, por tanto, la empresa adjudicataria evitará cualquier interferencia con las tareas habituales del Servicio. 5.- La empresa adjudicataria no podrá utilizar al personal de los SPEE de la Provincia de Toledo en ningún caso, salvo para asesoramiento en cuestiones puntuales. 6.- La empresa adjudicataria se responsabilizará de la absoluta confidencialidad de la información contenida en los expedientes custodiados o manejadas por las personas a su cargo. 7.- El personal de la empresa adjudicataria deberá identificarse para el control de acceso a cualquiera de las oficinas administrativas de los SPEE de la Provincia de Toledo según los horarios establecidos. 8.- La empresa adjudicataria, correrá con la totalidad de los gastos de traslado de la actual ubicación de los expedientes objeto del presente contrato, para acomodarlos en los almacenes de su nuevo destino.. 5 ESTATAL