Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para la transferencia de documentos de los Archivos de Gestión al

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2 UAADSGEPR 2/11 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para la transferencia de documentos de los Archivos de al Archivo Central de PROMPERÚ. 2. ALCANCE La presente norma es administrada por la Unidad de Asuntos Administrativos y es fuente de consulta y aplicación para todos los órganos, unidades orgánicas o funcionales de la entidad. El procedimiento se inicia con la preparación de la documentación a transferir al Archivo Central y finaliza cuando el responsable del Archivo de recibe y archiva el formato de Inventario de Transferencia Documental con la conformidad del Archivo Central. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1 Ley N 30075, Ley de fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo PROMPERÚ. 3.2 Reglamento de Organización y Funciones de PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 323MINCETUR. 3.3 Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº PROMPERÚ/SG y modificatorias. 3.4 Manual de Normalización de Documentos de Comunicación de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº 07524PROMPERÚ/SG. 3.5 Ley N 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ACP: Archivo Central de PROMPERÚ. UAAD: Unidad de Asuntos Administrativos. 5. DEFINICIONES 5.1 Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades. 5.2 Archivo Central: Archivo establecido y organizado por la Unidad de Asuntos Administrativos, en él se administra, custodia y conserva el acervo documentario transferido de los diversos Archivos de de PROMPERÚ. 5.3 Archivo de : Archivo establecido y organizado en cada uno de los órganos, unidades orgánicas o unidades funcionales de la entidad. El número de consultas de este archivo es muy amplio. 5.4 Clasificación: Consiste en separar los documentos por grupos que tengan similares características, el mismo tipo documental o el mismo asunto, conformando series documentales. 5.5 Expediente: Conjunto ordenado de documentos relacionados con una determinada gestión, asunto o trámite. 5.6 Inventariado: Consiste en registrar una lista de los documentos que se van a enviar al Archivo Central, registrando la unidad de conservación, descripción documental, años y número de folios. 5.7 Ordenamiento: Consiste en unir todos los documentos de una serie aplicando el sistema más conveniente, como el cronológico, alfabético, numérico o alfanumérico. 5.8 Organización: Consiste en organizar los documentos dentro de una unidad de conservación (files de palanca, ordenadores de documentos, empastados y files). 5.9 Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos Unidad documental: Documento o conjunto de documentos creados para la atención de un mismo asunto. Es el elemento indivisible de una serie documental

3 UAADSGEPR 3/ Unidad de conservación: Conjunto documentos agrupados físicamente para garantizar su preservación e identificación. 6. CONDICIONES BÁSICAS 6.1 El Asistente de Control Patrimonial y Archivo de la UAAD es responsable de elaborar y difundir el Cronograma Anual de Transferencia de Documentos durante el último trimestre del año precedente, el cual deberá contar con la aprobación de la UAAD. 6.2 La transferencia documental se realizará de acuerdo con el Cronograma Anual de Transferencia de Documentos aprobado y en aquellas situaciones que por su naturaleza lo ameriten, previa coordinación del responsable del Archivo de con el Asistente de Control Patrimonial y Archivo. 6.3 Cada órgano o unidad orgánica deberá designar al responsable de su Archivo de, quien se encargará de: a) Administrar, custodiar y conservar el acervo documentario que obra en su Archivo de ; b) Realizar la transferencia documentaria al Archivo Central, de acuerdo con el cronograma establecido o cuando lo requiera; y, c) Solicitar servicios archivísticos al Archivo Central. 7. CONDICIONES ESPECÍFICAS 7.1 Los documentos a transferir deben estar organizados, clasificados, ordenados e inventariados conformando series documentales (Ver Anexo B). 7.2 Las unidades de conservación que se transfieran al Archivo Central de PROMPERÚ, deberán cumplir con lo siguiente: a) Contener documentos originales o copias únicas sólo en el caso que no exista documento original. b) Estar debidamente foliadas, de atrás hacia adelante, iniciando desde la última página. c) Los documentos no deberán incluir materiales nocivos para los documentos como son grapas, clips metálicos, gomas elásticas y otros elementos similares que perjudiquen la conservación del papel. 7.3 Las cajas archivadoras para la transferencia documental serán proporcionadas por el Archivo Central de PROMPERÚ a los responsables de los archivos de gestión. 7.4 Cada caja solo incluirá documentación relativa a una misma serie documental. Las cajas que contengan documentos pertenecientes a series documentales distintas no serán aceptadas por el Archivo Central. 7.5 Las cajas archivadoras tendrán un número correlativo único, el cual comenzará en 1. Este número debe guardar correspondencia con el número de caja que figure en el formato de Inventario de Transferencia Documental, de tal manera que los documentos a transferir puedan ser identificados con facilidad y minimizando la posibilidad de error. 7.6 En caso de recibir unidades de conservación no foliadas, el Archivo Central no se hará responsable de la falta de documentos o expedientes incompletos. 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº Actividad Responsable 1 Organiza los documentos a transferir al archivo central, agrupándolos por series documentales y asegurándose que se trate de documentos originales o copias únicas, asimismo, verifica que no contengan materiales nocivos para el papel. 2 3 Acondiciona los documentos en unidades de conservación y etiqueta, de ser necesario, cada una de estas unidades, de acuerdo con el Modelo de Etiqueta para Unidad de Conservación (Ver Anexo C). Coloca las unidades de conservación en las cajas de archivo, luego etiqueta cada caja, de acuerdo con el Modelo de Etiqueta para Caja de Archivo (Ver

4 UAADSGEPR 4/11 Nº Actividad Responsable Anexo D) Completa el formato de Inventario de Transferencia Documental (Ver Anexo E) en formato Excel y elabora el proyecto de memorándum de transferencia documental (Ver Anexo F) y presenta en físico para su firma, en dos (2) ejemplares, al jefe del órgano o unidad orgánica al que pertenece el archivo de gestión. Firma el formato de Inventario de Transferencia Documental y el memorándum de transferencia documental correspondiente. Remite por correo electrónico el formato de Inventario de Transferencia Documental en formato Excel a la cuenta apoyoarchivo@promperu.gob.pe. Remite al Archivo Central las cajas de archivo conteniendo la documentación en transferencia junto con el memorándum y el formato de Inventario de Transferencia Documental correspondientes. Recibe cajas de archivo y la documentación de transferencia correspondiente, y verifica que el contenido de las cajas de archivo sea congruente con lo señalado en el formato de Inventario de Transferencia Documental recibido y con lo establecido en el numeral 7.1 de Condiciones Específicas: 8.1. Si es conforme, firma el formato de Inventario de Transferencia Documental y remite un ejemplar al responsable del archivo de gestión. Con este acto se traspasa la responsabilidad de la custodia de los documentos recibidos al Archivo Central. Continúa con el paso Si no es conforme, coordina subsanación de observaciones con el responsable del archivo de gestión correspondiente. El plazo para subsanar las observaciones es de diez (10) días hábiles. Continúa en el paso 9. Jefe del órgano o unidad orgánica Asistente de Control Patrimonial y Archivo 9 10 Subsana observaciones y regresa al paso 8.1. Recibe y archiva el formato de Inventario de Transferencia Documental con la conformidad del Archivo Central. Fin del procedimiento 9. REGISTROS Descripción Cronograma Anual de Transferencia de Documentos al Archivo Central de PROMPERÚ Inventario de Transferencia Documental Código Nº de ejemplares Lugar de archivo No Aplica 1 Archivo Central 2 años Tiempo de archivo (Años) FOSGE 1 Archivo Central Permanente Memorándum No Aplica 1 Archivo Central 2 años 10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS Nº de versión Nº de capítulo/ Ítem Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota Modificaciones

5 UAADSGEPR 5/ ANEXOS Descripción Anexo Diagrama de Flujo Listado referencial de Series Documentales Modelo de Etiqueta para Unidad de Conservación Modelo de Etiqueta para Caja de Archivo Formato Inventario de Transferencia Documental Modelo de Memorándum de Transferencia Documental A B C D E F

6 UAADSGEPR Anexo: A 6/11 ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO Proceso: Transferencia de Documentos al Archivo Central Pág.1/1 Archivo de Unidad de Asuntos Administrativos Jefe del órgano o Unidad orgánica Asistente de Control Patrimonial y Archivo Inicio Organiza los documentos a transferir al archivo central 1 Acondiciona los documentos en unidades de conservación y las etiqueta 2 Coloca las unidades de conservación en las cajas de archivo y etiqueta cada caja 3 Completa el formato Inventario de Transferencia Documental y proyecto de memorándum de transferencia Inventario Remite por correo electrónico el formato Inventario de Transferencia Documental en formato Excel a la cuenta apoyoarchivo@promperu.gob.pe Memorándum Inventario en excel Firma el formato Inventario de Transferencia Documental y el memorándum Inventario Memorándum 7 8 Remite las cajas de archivo junto con el memorándum y el inventario en físico Recibe cajas y documentación de transferencia y verifica 8.2 Coordina subsanación de observaciones con el responsable del Archivo de No Conforme? Subsana observaciones 9 Si 8.1 Firma formato de Inventario en señal de conformidad y remita al Archivo de Inventario 10 Recibe el formato Inventario de Transferencia Documental con la conformidad del Archivo Central Fin

7 UAADSGEPR Anexo: B 7/11 ANEXO B: LISTADO REFERENCIAL DE SERIES DOCUMENTALES A. SERIES DOCUMENTALES GENERALES Correspondencia Apex Contratos Planes Actas Ferias B. SERIES DOCUMENTALES ESPECÍFICAS I. SECRETARÍA GENERAL 1.1. Oficina de Asesoría Jurídica 1.2. Oficina de Planeamiento y Presupuesto 1.3. Oficina General de Administración 1.4. Oficina de Tecnologías de la Información 1.5. Oficina de Recursos Humanos II. ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL 2.1. Órgano de Control Institucional III. DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN DE LAS EXPORTACIONES 3.1. Dirección de Promoción de las Exportaciones Informes legales Contratos y Convenios Certificados crédito presupuestal Plan Estratégico Institucional/Plan Operativo Institucional Evaluaciones POI / PEI Expedientes de contratación Órdenes de compra Órdenes de servicio Legajos del personal Expedientes CAS 3.2. Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Comercial Expedientes Ferias 3.3. Subdirección de Desarrollo Exportador 3.4. Subdirección de Promoción Internacional de la Oferta Exportable IV. DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN DEL TURISMO 4.1. Dirección de Promoción del Turismo 4.2. Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Turística 4.3. Subdirección de Promoción del Turismo Interno 4.4. Subdirección de Promoción del Turismo Receptivo V. DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES E IMAGEN PAÍS 5.1. Dirección de Comunicaciones e Imagen País 5.2. Subdirección de Marca País 5.3. Subdirección de Mercadeo y Comunicaciones 5.4. Subdirección de Producción

8 UAADSGEPR Anexo: C 8/11 ANEXO C: MODELO DE ETIQUETA PARA UNIDAD DE CONSERVACIÓN (Siglas de ÓRGANO/UNIDAD ORGÁNICA/UNIDAD FUNCIONAL) (Serie documental) (Descripción) (Nº de folios) (Año)

9 UAADSGEPR Anexo: D 9/11 ANEXO D: MODELO DE ETIQUETA PARA CAJA DE ARCHIVO ARCHIVO CENTRAL DE PROMPERÚ Órgano Unidad Orgánica Unidad funcional (Sigla) (Sigla) (Sigla) Nº de envío Nº de caja 24 (correlativo) 1 de (total de cajas)

10 UAADSGEPR Anexo: E 10/11 ANEXO E: INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

11 UAADSGEPR Anexo: F 11/11 ANEXO F: MODELO DE MEMORÁNDUM DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

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