MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS Y PLANES ESTUDIANTILES

Transcripción

1 MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS Y PLANES Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional el 19/12/2017 [Versión 1.0]

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3 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL MANUAL DEL PROCESO DE PLANES Y PROYECTOS Versión: 1.0 Página 3 de 9 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS SUBPROCESO: GESTIÓN DE PLANES FICHA DEL SUBPROCESO DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO SUBPROCESO: GESTIÓN DE PROYECTOS FICHA DEL SUBPROCESO DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A GRADUADOS ANEXOS... 9

4 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL MANUAL DEL PROCESO DE PLANES Y PROYECTOS Versión: 1.0 Página 4 de 9 PROCESO DE PLANES Y PROYECTOS 1. INFORMACIÓN BÁSICA Proceso: Código del Proceso: Descripción: Gestión de Planes y Estudiantiles VIBE-IEG-PPE PROPÓSITO: Proponer, coordinar, supervisar y evaluar la ejecución de políticas, planes y programas que desarrollen la capacidad de iniciativa de los estudiantes, en articulación con las funciones de formación, investigación, vinculación con la sociedad, internacionalización y movilidad académica, acorde con el desarrollo del país y con el cumplimiento de los objetivos y políticas del Plan Nacional de Desarrollo DISPARADOR: Cumplimiento de cronograma de trabajo ENTRADAS: Cronograma de trabajo SUBPROCESOS: 1. Gestión de Planes Estudiantiles 2. Gestión de Proyectos Estudiantiles Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Responsable del Proceso: Tipo de cliente: Marco Legal: Planes ejecutados Proyectos ejecutados Externo Sustantivo Jefatura de planes y Reglamento de la Unidad de Estudiantil 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Planes y Proyectos Estudiantiles requiere considerar los siguientes lineamientos: El proceso deberá cumplir los lineamientos y metodologías de la Secretaría Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación (SENESCYT).

5 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL MANUAL DEL PROCESO DE PLANES Y PROYECTOS Versión: 1.0 Página 5 de 9 Toda actualización requerida por el Jefe del área al contenido del presente documento o a los formatos del mismo, deberán ser aprobados por el Director del área y comunicados a la Jefatura de Procesos y Calidad de la Gestión Institucional para el registro y control correspondiente y posterior aprobación del Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional. 3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Término VIBE S.I.U.G. PPE UNIDADES RELACIONADAS POA SEMPLADES Definición Vicerrectorado de Estudiantil Sistema Integrado de la Universidad de Guayaquil Planes y Proyectos Estudiantiles Unidades académicas y administrativas que participan y colaboran dentro del proceso de Plan Operativo Anual Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS A continuación se presenta una visión general del proceso de Planes y Proyectos Estudiantiles. Vicerrectorado de Estudiantil Planes y Proyectos Estudiantiles Cronograma de Actividades programadas de las Facultades Interrelación de Procesos Elaborar planificación de Actividades programadas de las Facultades Actividades programadas de las Facultades Planes Estudiantiles Progr amas Estudiantiles Informe ejecutivo Informe ejecutivo

6 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL MANUAL DEL PROCESO DE PLANES Y PROYECTOS Versión: 1.0 Página 6 de 9 5. DESCRIPCIÓN DE LOS SUBPROCESOS 5.1. SUBPROCESO: GESTIÓN DE PLANES FICHA DEL SUBPROCESO Gestión de Planes Estudiantiles Código del Descripción: VIBE-IEG-PPE-001 PROPÓSITO: Realizar integradoras de los estudiantes de la Universidad de Guayaquil, desarrollando su salud física y psicológica, fomentando valores éticos y humanísticos. DISPARADOR: Cumplimiento de cronograma de trabajo ENTRADAS: Cronograma de trabajo ACTIVIDADES PRINCIPALES: Elaborar calendario de Realizar reunión a los coordinadores de bienestar de facultades Elaborar informe de los acuerdos con los coordinadores de facultades Planificar las con los estudiantes, y enviar programadas Ejecutar el evento planificado Consolidar y elaborar informe ejecutivo del Evento. Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Eventos ejecutados Informe ejecutivo del evento ejecutado Externo Jefatura de planes y

7 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL MANUAL DEL PROCESO DE PLANES Y PROYECTOS Versión: 1.0 Página 7 de DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO Vicerrectorado de Estudiantil Gestión de Planes Estudiantiles Analista de planes y Fecha de cumplimiento Elaborar calendario de Elaborar informe de los acuerdos establecidos con los coordinadores de facultades Informe de acuerdos Consolidar las programadas de las facultades Gestionar la logística de las programadas Informe ejecutivo Consolidar y elaborar informe ejecutivo del Evento Jefatura de planes y Calendario de Actividades Analizar y corregir calendario de Acta de trabajo Elaborar acta de trabajo con los coordinadores bienestar de facultades Enviar memorando con informe para conocimiento de los coordinadores de bienestar de facultades Revisar y enviar memorando con las de evento Envíar memorando para conocimiento del sobre la actividad desarrollada Dirección de Inclusión a estudiantes y Solicitar convocatoria a reunión a Coordinadores de Estudiantil de Fac ultad es Estudiantil Enviar convocatoria al Decano de la Facultad Socializar resultados con los interesados Decano Sumillar convocatoria a coordinador de Estudiantil Coordinador de Estudiantil de Facultad Participar en la reunión convocada por la jefatura de Planes y Proyectos Planificar las con los estudiantes, y enviar actividad programadas Ejecutar el evento planificado Informe Actividades masivas? Elaborar informe de las realizadas No Si Asistencia Tomar lista de asistencia a los estudiantes particantes 5.2. SUBPROCESO: GESTIÓN DE PROYECTOS FICHA DEL SUBPROCESO Código del Descripción: Gestión de Proyectos VIBE-IEG-PPE-002 PROPÓSITO: Ejecutar e Impulsar iniciativas viables y sostenibles de servicios de vivienda, seguridad y movilización, aplicando medidas de acción positiva que beneficien principalmente a los estudiantes que, por razones de género o de vulnerabilidad, requieran atención prioritaria. DISPARADOR: Cumplimiento de fecha ENTRADAS: Cronograma de ejecución

8 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL MANUAL DEL PROCESO DE PLANES Y PROYECTOS Versión: 1.0 Página 8 de 9 Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: ACTIVIDADES PRINCIPALES: Realizar reunión con el equipo de trabajo para determinar de alto impacto en la UG Elaborar fase inicial Verificar si es financiamiento interno o externo Elaborar (formato de la Institución) Presentar informe ejecutivo al. Proyectos Estudiantiles ejecutados Informe ejecutivo de evento ejecutado Externo Jefatura de planes y DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO Vicerrectorado de Estudiantil Gestión de Proyectos Estudiantiles Jefe de planes y Fecha de Cumplimiento Realizar reunión con el equipo de trabajo para determinar de alto impacto para la UG Elaborar factibilidad del Proyecto Elaborar ante en formato SEMPLADES Presentar ante a la Dirección de Inclusión de estudiantes y Ante Proyecto Elaborar en el formato de la Institución que financia Supervisar ejecución del Consolidar información y realizar informe ejecutivo para Vibe Presentar informe ejecutivo al. Informe Director de Inclusión a estudiantes y Solicitar Inclusión del en POA del próximo año Enviar a aprobación de Vicerrectorado de Solicitar supervisión del Aprobar inclusión del en el POA Encuentra financiamiento externo? No Verificar si el tiene financiamiento externo SI Aprobar ejecución del Solicitar certificación presupuestaria Socializar resultados a las Diferentes Unidades Dirección de Planificación de desarrollo institucional Elaboración del POA Cumplimiento de fecha planificada Dirección Financiera Emisión de certificación presupuestaria

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10 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Planes y Proyectos Estudiantiles Nombre del Gestión de Planes Estudiantiles Código: VIBE-IEG-PPE-001 subproceso: Propósito del proceso Realizar integradoras de los estudiantes de la Universidad de Guayaquil, desarrollando su salud física y psicológica, fomentando valores éticos y humanísticos. Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Disparador: Cumplimiento de cronograma de trabajo Alcance Actividad inicial: Elaborar calendario de / Analista de planes y Actividad Final: Socializar los resultados e informe a los interesados / Estudiantil Eventos ejecutados Informe ejecutivo del evento ejecutado Adjetivo Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Externo Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? N/A N/A Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 2 Elaborar calendario de Analizar y corregir calendario de Analista de planes y Jefatura de planes y Elabora calendario de integradoras de la Universidad de Guayaquil, considerando fechas festivas durante el año Analiza, valida y corrige calendario de integradoras de ser necesario Calendario de 3 Solicitar convocatoria a reunión a Coordinadores de Estudiantil de Facultades Dirección de inclusión a estudiantes y Solicita al Estudiantil enviar la convocatoria a reunión a los coordinadores de Estudiantil de las Facultades. 4 Enviar convocatoria a Decanos de la Facultades Estudiantil Revisa y envía convocatoria a los Decanos de las Facultades. 5 6 Sumillar convocatoria a coordinador de Estudiantil Participar en la reunión convocada Decano Coordinador de Estudiantil Facultad Revisa y sumilla convocatoria a los Coordinadores de Estudiantil de las Facultades Participa en la reunión en conjunto con la jefatura de Planes y Proyectos Estudiantiles para tratar temas de las integradoras a desarrollar durante el año 7 Elaborar acta de trabajo con los coordinadores de bienestar de las facultades Jefatura de planes y Elabora acta de trabajo con los acuerdos y responsabilidades de los coordinadores de facultades en las a desarrollar. Acta de trabajo Página 1 de 2

11 8 Elaborar informe de los acuerdos con los coordinadores de bienestar de las facultades Analista de planes y Elabora informe de acuerdos realizados con los coordinadores de bienestar Informe de acuerdos 9 Enviar memorando con informe para conocimiento de los coordinadores de bienestar de las facultades Jefatura de planes y Remite memorando de informe de los acuerdos realizados con los coordinadores de bienestar 10 Planificar las con los estudiantes y enviar para consolidación Coordinadores de Estudiantil de Facultad Realiza la planificación las con los estudiantes de la facultad, y envía la programación para consolidación general 11 Consolidar las programadas de las facultades. Analista de planes y Consolida las programadas por los coordinadores de bienestar de las facultades. Cronograma de Actividades 12 Gestionar la logística de las programadas Analista de planes y Realiza el proceso de gestión de logística para ejecutar las integradoras de acuerdo con lo planificado 13 Revisar y enviar memorando con las del evento Jefatura de planes y Analiza la gestión de logística y envía las programadas a los coordinadores de bienestar de las facultades. 14 Ejecutar eventos planificado Coordinadores de Estudiantil de Facultad Realiza los eventos integradores según la planificación establecida 15 Actividades masivas? 16 Tomar lista de asistencia a los estudiantes 17 Elaborar informe de facultad Consolidar y elaborar informe ejecutivo del Evento Enviar memorando para conocimiento del Vicerrector de Estudiantil sobre la actividad desarrollada Socializar los resultados e informe con los interesados Coordinadores de Estudiantil de Facultad Coordinadores de Estudiantil de Facultad Coordinadores de Estudiantil de Facultad Analista de planes y Jefatura de planes y Estudiantil Si se realizan masivas, continúa con el paso 16 Caso contrario, continúa con el paso 17 Toma lista de asistencia a los estudiantes que participan en los eventos programados, continúa con el paso 15 Elabora informe de facultad respecto a la ejecución del evento Consolida los informes presentados por los coordinadores de bienestar y realiza informe ejecutivo del Evento. Envía informe ejecutivo del Evento para conocimiento del. Socializa los resultados finales e informes a los diferentes vicerrectorados interesados Lista de Asistencia Informe de Informe ejecutivo Página 2 de 2

12 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Planes y Proyectos Estudiantiles Nombre del Gestión de Proyectos Estudiantiles Propósito del proceso Código: VIBE-IEG-PPE-002 Ejecutar e Impulsar iniciativas viables y sostenibles de servicios de vivienda, seguridad y movilización, aplicando medidas de acción positiva que beneficien principalmente a los estudiantes que, por razones de género o de vulnerabilidad, requieran atención prioritaria. Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Disparador: Cumplimiento de fecha Alcance Actividad Inicial: Realizar reunión con el equipo de trabajo para determinar de alto impacto en la UG / Jefe de planes y Actividad Final: Socializar los resultados e informe con los interesados / Proyectos ejecutados Informe ejecutivo del ejecutado Adjetivo Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Externo Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? N/A N/A Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento Realiza reunión con el personal de la Realizar reunión para Jefe de planes Jefatura para determinar y priorizar los 1 determinar de alto impacto y de alto impacto para la comunidad de la Universidad de Guayaquil 2 3 Elaborar ante Presentar a la Dirección de Inclusión de estudiantes y Analista de planes y Jefe de planes y Elabora ante de acuerdo a los formatos establecidos por SEMPLADES Revisa y presenta los diferentes a la Dirección de Inclusión de estudiantes y Proyecto fase inicial 4 Enviar ante para aprobación Dirección de Inclusión de Estudiantes y Graduados Envía ante elaborado al Vicerrector de para su aprobación 5 Verificar si el tiene financiamiento externo Verificar si el cuenta con financiamiento externo para su ejecución. 6 Dispone recursos para el? Si no se dispone de recursos para la ejecución del, continúa al paso 9, caso contrario, continúa con el paso 7. 7 Aprobar ejecución del Aprueba la elaboración y ejecución del Página 1 de 2

13 8 Elaborar en formato de la Institución Jefe de Planes y Proyectos Estudiantiles Elabora el final con el formato de la institución que lo financia. Continúa con el paso 16 Proyecto 9 Aprobar inclusión del en el POA Aprueba y solicita elaboración de final para inclusión en el POA Elaborar factibilidad del Solicitar Inclusión del en POA del próximo año 12 Elaborar POA institucional Jefe de Planes y Proyectos Estudiantiles Director de Inclusión de estudiantes y Dirección de Planificación de desarrollo institucional Elabora la factibilidad del en el formato SEMPLADES Solicita Inclusión del en POA del próximo año a la Dirección de Planificación de Desarrollo Institucional Ejecuta el subproceso de Elaboración del POA institucional Factibilidad del Proyecto 13 Solicitar presupuestaria certificación Una vez aprobado el POA con el incluido, y llegada su fecha de ejecución, solicita certificación presupuestaria a la Dirección Financiera. 14 Emitir presupuestaria certificación Dirección Financiera Ejecuta el subproceso de emisión de certificación presupuestaria. Envía certificación a Vicerrectorado de Estudiantil Certificación presupuestaria 15 Aprobar ejecución del bienestar Aprueba ejecución del y comunica a la Dirección de Inclusión de Estudiantes y Graduados. 16 Solicitar supervisión del Director de Inclusión de estudiantes y Solicita a la Jefatura de Planes y Proyectos Estudiantiles la supervisión general del 17 Supervisar ejecución del Jefe de planes y Supervisa y da seguimiento a la ejecución del de acuerdo con lo planificado. 18 Consolidar información y elaborar informe ejecutivo Jefe de planes y Consolida información y realizar informe ejecutivo de los acontecimientos más relevantes del Informe de ejecución del 19 Presentar informe ejecutivo Jefe de planes y Presenta informe ejecutivo al y Director de Inclusión de Estudiantes y Graduados 20 Socializar los resultados e informe con los interesados Estudiantil Socializa los resultados finales e informes del a los diferentes vicerrectorados y Facultades interesados Página 2 de 2