MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE APOYO A LA DOCENCIA E INVESTIGACIÓN APROBADO POR: R.D.Nº SA-HNCH/DG

Transcripción

1 MINISTERIO DE SALUD HOSPITAL CAYETANO HEREDIA MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE APOYO A LA DOCENCIA E INVESTIGACIÓN APROBADO POR: R.D.Nº SA-HNCH/DG FECHA DE APROBACIÓN:

2 INDICE CAPITULO I: OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 3 CAPITULO II: BASE LEGAL 4 CAPITULO III: CRITERIOS DE DISEÑO 5 CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGÁNICA 6 CAPITULO V: CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS 7 CAPITULO VI: DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LOS CARGOS 8 2

3 CAPITULO I OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE APOYO A LA DOCENCIA E INVESTIGACION El presente Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento técnico normativo de gestión institucional que tiene como objetivos describir y establecer la función básica, las funciones específicas, los requisitos y las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación de los cargos o puestos de trabajo establecidos para la Oficina de Apoyo a la Docencia e Investigación Además, el Manual de Organización y Funciones de la Oficina de Apoyo a la Docencia e Investigación permite: Ayudar a la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de procedimientos. Facilitar el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y de orientación al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido asignados. El cumplimiento del Manual de Organización y Funciones comprende a todo el personal que labora en la Oficina de Apoyo a la Docencia e Investigación el cual contribuye a lograr que se cumplan los objetivos del servicio que están establecidos en el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Cayetano Heredia 3

4 CAPITULO II BASE LEGAL Ley Nº Ley del Ministerio de Salud. Decreto Supremo Nº SA. que aprueba el Reglamento de la Ley N Ley del Ministerio de Salud. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Cayetano Heredia. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba el Cuadro para la Asignación del Personal del Hospital Cayetano Heredia. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba la Directiva N 007-MINSA / OGPP- V.02 Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional. 4

5 CAPITULO III CRITERIOS DE DISEÑO 1. Se consideró la unidad orgánica contemplada en el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital Cayetano Heredia. 2. Se consideran los cargos establecidos en el Cuadro para Asignación de Personal del Hospital Cayetano Heredia. Lo establecido en el presente manual, está orientado a que la Oficina de Apoyo a la Docencia e Investigación logre los recursos humanos necesarios y adecuados para el cumplimiento de la misión y los objetivos asignados al Hospital. 3. Se han establecido claramente las competencias y responsabilidades de cada cargo o puestos de trabajo con la finalidad de evaluar en forma efectiva la calidad de desempeño y el grado de cumplimiento de los objetivos. 5

6 CAPITULO IV ESTRUCTURA ORGÁNICA DIRECCION GENERAL OFICINA EJECUTIVA DE GESTION DE RECURSOS HUMANOS OFICINA DE APOYO A LA DOCENCIA E INVESTIGACION 6

7 CAPITULO V CUADRO ORGANICO DE CARGOS 7

8 CAPITULO VI DESCRIPCION DE FUNCIONES DE LOS CARGOS Manual de Organización y Funciones Pág. 8 de 16 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE APOYO A LA DOCENCIA E INVESTIGACION CARGO CLASIFICADO: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: D FUNCION BASICA Planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar y evaluar todas las actividades administrativas, de la Oficina de Apoyo a la Docencia e Investigación en concordancia con el Reglamento de Organización y Funciones del Hospital. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Sistema Administrativo II de la oficina Ejecutiva de Gestión de Recursos Humanos - Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Químico Farmacéutico II, Especialista Administrativo I, Técnico Administrativo III. - Coordina y ejecuta acciones con los jefes de las unidades orgánicas del Hospital - Coordina actividades y recibe información de las diferentes unidades orgánicas del Hospital. Relaciones externas: - Coordina y recibe directivas e información de entidades públicas y privadas, universidades entre otras. 3.- ATRIBUCIONES DEL CARGO 4.1 Representa por delegación al Director de la Oficina Ejecutiva de Gestión de Recursos Humanos en reuniones técnicas, ante organismos públicos y privados en actividades relacionadas al cargo. 4.2 Autoriza y convoca la ejecución de reuniones técnicas administrativas en la oficina a su cargo. 4.3 Autoriza la ejecución de la programación del rol de trabajo, vacaciones, cambios de turnos y otros del personal a su cargo. 4.4 Controla, supervisa y evalúa la labor del personal asignado a su cargo. 4.5 Asigna funciones al personal de la Oficina de Apoyo a la Docencia e Investigación 8

9 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Planear, organizar, conducir, coordinar, controlar y evaluar los procesos referentes a la gestión y administración de docencia e investigación del Hospital Cayetano Heredia. 4.2 Elaborar y proponer en coordinación con el personal de la oficina a su cargo el Plan Anual de Actividades de la oficina, así como monitorear el avance y cumplimiento del mismo. 4.3 Solicitar y monitorear el avance del plan anual de actividades de las oficinas a su cargo 4.4 Informar al Director de la Oficina Ejecutiva de Gestión de Recursos Humanos las ocurrencias más importantes, así como de todas las actividades realizadas. 4.5 Monitorear el avance y cumplimiento de los documentos técnicos normativos e instrumentos de gestión de la oficina. 4.6 Conducir la elaboración, implementación, aplicación y difusión de las políticas, normas y procedimientos de su competencia. 4.7 Promover y evaluar los convenios con Universidades e Institutos Educativos, para fines de pre grado y post grado. 4.8 Proponer los requerimientos de las plazas de externos, internos, residentes y otras que se requieran para cumplir con los programas docentes según convenios con Universidades e Instituciones Educativas, en el marco de las normas vigentes. 4.9 Consolidar y proponer al Director de la Oficina Ejecutiva de Gestión de Recursos Humanos la autorización de las investigaciones que se lleven a cabo en el Hospital, manteniendo un registro de las mismas, en el marco de la política y normas sectoriales vigentes Orientar, fomentar y estimular el desarrollo de la investigación y la producción científica Apoyar la docencia universitaria y técnica para la formación y especialización de Recursos Humanos, en el marco de los convenios y normas pertinentes Efectuar el rediseño y mejoramiento de los procedimientos a su cargo Mantener registros y reportes actualizados sobre las actividades realizadas en la oficina Elaborar y remitir a la unidad orgánica competente, los requerimientos del mantenimiento preventivo y correctivo de equipos asignados a la oficina, así como informar el cumplimiento del mismo Remitir información de producción e indicadores de gestión, actualizada a la Oficina de Estadística e Informática Brindar asesoramiento en el campo de su especialidad Hacer cumplir las directivas, normas y otras de la oficina 4.18 Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a la oficina Fomentar buenas relaciones interpersonales y comunicación efectiva con el personal de la oficina 4.20 Coordinar con los representantes de las Universidades el cumplimiento de las actividades académicas- asistenciales de Pre y Postgrado Gestionar el apoyo logístico, administrativo y de capacitación del Comité Institucional de Ética en Investigación Las demás que le asigne el Director de Sistema Administrativo II de la Oficina Ejecutiva de Gestión de Recursos Humanos, 9

10 5. REQUISITOS MINIMOS Educación Mínimo Exigible: Título profesional que incluya estudios relacionados con docencia e investigación. Deseable: Estudios de Maestría en Gestión Hospitalaria o afines. Experiencia Experiencia mínima de 05 años en labores similares al cargo Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad de dirección, coordinación, organización y control de los recursos asignados. Capacidad de liderazgo orientado al logro de objetivos institucionales. Capacidad de análisis y síntesis. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud crítica y propositiva. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: 10

11 Manual de Organización y Funciones Pág. 11 de 16 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE APOYO A LA DOCENCIA E INVESTIGACION CARGO CLASIFICADO: QUIMICO FARMACEUTICO II Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P FUNCION BASICA Organizar y evaluar las actividades de desarrollo de Investigación Clínico-Epidemiológico y Ensayos Clínicos. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Apoyo a la Docencia e Investigación del Hospital Cayetano Heredia. - Coordina acciones con el personal del hospital en el desarrollo de investigaciones científicas. 3.- ATRIBUCIONES DEL CARGO No le corresponde 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Apoyar en la planeación, organización y controlar de los procesos referentes al desarrollo de investigaciones científicas 4.2 Apoyar en la conformación del Comité de Ética Independiente y Comité Auditor Adjunto para el logro de los objetivos y el desarrollo de los Ensayos Clínicos, así como la conformación del Comité Técnico de Evaluación, Monitoreo y Asesoría de Proyectos de Investigación y el Comité de Publicaciones. 4.3 Efectuar actividades de capacitación en las diferentes etapas de la investigación para el personal de la institución. 4.4 Difundir los resultados de las investigaciones a través de presentaciones en foros o reuniones científicas, así como la publicación de los mismos en revistas y libros de divulgación científica. 4.5 Emitir informes técnicos relacionados a su competencia. 4.6 Elaborar y actualizar directivas y procedimientos referentes a los procesos de administración y docencia de los recursos humanos del hospital. 4.7 Mantener registros y reportes actualizados sobre las actividades realizadas en la oficina. 4.8 Brindar asesoramiento en el campo de su especialidad. 4.9 Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a la oficina ejecutiva Participar en Comisiones para la aplicación de programas y Proyectos de Investigación Elaborar el plan Anual de Actividades de Investigaciones del Hospital Cumplir con la programación de Actividades de la Oficina Coordinar las reuniones del comité Hospitalario de Investigación científica Elaborar y presentar información de producción e indicadores de gestión mensualmente al Jefe de la Oficina Brindar el apoyo administrativo y de asesoramiento al Comité Institucional de Ética en Investigación Colaborar con el trámite de los documentos relacionados a investigación científica La demás que le asigne el Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Apoyo a la Docencia e Investigación del Hospital Cayetano Heredia. 11

12 5. REQUISITOS MINIMOS Educación Titulo profesional de Químico farmacéutico, con capacitación en Investigación. Experiencia Experiencia mínima de 02 años en labores similares al cargo Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad de coordinación, organización y control de los recursos asignados. Liderazgo Capacidad de análisis y síntesis. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud crítica y propositiva. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: 12

13 Manual de Organización y Funciones Pág. 13 de 16 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE APOYO A LA DOCENCIA E INVESTIGACION CARGO CLASIFICADO: ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I Nº DE Nº DE CAP CARGOS CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P FUNCION BASICA Organizar y evaluar las actividades de desarrollo de docencia a nivel de pre grado y post grado en el Hospital 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Apoyo a la Docencia e Investigación del Hospital Cayetano Heredia. - Coordina acciones con el personal del hospital en el desarrollo de actividades docentes 3.- ATRIBUCIONES DEL CARGO No le corresponde 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Apoyar en la planeación, organización y controlar de los procesos referentes al desarrollo de actividades docentes. 4.2 Elaborar y aprobar normas y documentos educativos. 4.3 Elaborar la programación de actividades y proponer políticas docentes de pre y post grado. 4.4 Participar en comisiones para la aplicación de programas y proyectos especiales de Docencia. 4.5 Elaborar y aprobar normas y documentos educativos. 4.6 Elaborar el Plan Anual de Docencia de la oficina. 4.7 Cumplir con la programación de Actividades de la Oficina. 4.8 Coordinar las actividades de las Pasantías de personal Médico y Paramédico solicitados al Hospital. 4.9 Participar en Comités para la aplicación de programas y proyectos especiales de Docencia Mantener registros y reportes actualizados sobre las actividades realizadas en Docencia en la oficina Elaborar y procesar información de producción correspondiente a actividades de Docencia e indicadores de gestión y presentar mensualmente al Jefe de la Oficina Brindar asesoramiento en el campo de su especialidad Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a la oficina ejecutiva Elaborar los libros de Actas de las Reuniones del los Convenios específicos con Universidades, Comité Hospitalario de Residentado Médico, Comité Hospitalario de Pre Grado Colaborar en la proyección de Resoluciones Directorales generadas en la Oficina Elaborar informes técnicos relacionados con Docencia La demás que le asigne el Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Apoyo a la Docencia e Investigación 13

14 5. REQUISITOS MINIMOS Educación Titulo profesional universitario que incluya estudios relacionados con Docencia. Experiencia Experiencia mínima de 02 años en labores similares al cargo Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad de coordinación, organización y control de los recursos asignados. Liderazgo Capacidad de análisis y síntesis. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud crítica y propositiva. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: 14

15 Manual de Organización y Funciones Pág. 15 de 16 Versión: 1.0 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE APOYO A LA DOCENCIA E INVESTIGACION CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO III Nº DE Nº DE CARGOS CAP CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T FUNCION BASICA Ejecutar y coordinar actividades relacionadas con la Investigación y Docencia. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones Director de Sistema Administrativo II de la Oficina de Apoyo a la Docencia e Investigación - Coordina actividades con el personal del hospital sobre asuntos de su competencia. 3.- ATRIBUCIONES DEL CARGO No le corresponde 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Aplicar normas técnicas y de control que regulen los procedimientos establecidos. 4.2 Elaborar el pedido de útiles, mantener su existencia y encargarse de la distribución de los materiales correspondientes de la oficina ejecutiva 4.3 Intervenir con criterio propio, en la redacción de documentos administrativos, de acuerdo a indicaciones generales. 4.4 Organizar el control y seguimiento de los expedientes, preparando periódicamente los informes de situación. 4.5 Administrar documentación clasificada y prestar apoyo administrativo, aplicando paquetes informáticos. 4.6 Brindar asesoramiento en el campo de su especialidad. 4.7 Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a la unidad funcional. 4.8 Tramitar los documentos en las instancias del Hospital. 4.9 Elaborar recibos de pago para constancias, Pasantías y trámites de Trabajos de Investigación Manejar el software del sistema de trámite documentario de la Oficina Confeccionar las constancias de Pasantías Recepcionar y tramitar documentos de Protocolos de investigación, Proyectos de tesis, enmiendas, renovación de protocolos, reporte de eventos adversos y otros Manejar la base de datos en versión electrónica de toda la documentación Brindar información acerca de los procesos de trámites de los proyectos de investigación Contribuir en la elaboración de la agenda de las reuniones del Comité Institucional de Etica en Investigación Citar a los integrantes del Comité a las reuniones del Comité Institucional de Etica en Investigación Elaborar las Actas de las sesiones semanales del Comité Institucional de Etica en Investigación Coordinar con los investigadores el proceso de aprobación de sus protocolos de investigación Redactar documentos emitidos por el Comité Institucional de Etica en Investigación Elaborar en forma ordenada los Protocolos, consentimientos informados, enmiendas aprobados, sellar y foliar para la firma del Presidente del comité de Etica Elaborar las cartas de Aprobación de los Proyectos o Protocolos de Investigación para la firma del Director General del Hospital Archivar los documentos correspondientes al Comité Institucional de Etica en Investigación aplicando mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos Organizar y coordinar las reuniones y/o eventos, preparar la agenda con la documentación respectiva Realizar actividades de comunicación interna y externa requeridas por el Comité Institucional de Etica en Investigación Las demás que le asigne el Director del Sistema Administrativo de la Oficina de Apoyo a la la Docencia e Investigación 15

16 5 REQUISITOS MINIMOS Educación Título No universitario de un centro superior relacionado al área. Experiencia Experiencia mínima de 02 años en labores similares al cargo. Capacidades, Habilidades y Aptitudes Capacidad de coordinación, organización y control de los recursos asignados. Capacidad de análisis y síntesis. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud crítica y propositiva. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: 16