Procedimiento de defensa de Trabajos de Fin de Máster en modalidad online

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1 Aula Virtual Procedimiento de defensa de Trabajos de Fin de Máster en modalidad online El documento establece el procedimiento a seguir para la defensa de los Trabajos de Fin de Máster utilizando el sistema biométrico SMOWL y la herramienta de videoconferencia incluida en Aula Virtual. 1

2 Tabla de contenidos 1. Procedimiento Solicitud y notificación de defensa Acto de defensa Configuración en Aula Virtual Crear la sala de videoconferencia Acceso al enlace de invitados Grabar la sesión Sistema biométrico Registro, documentación y almacenamiento de las sesiones... 9 Anexo I... 10

3 1. Procedimiento Para garantizar el correcto desarrollo de las defensas en modalidad online, la universidad dispone de un Procedimiento de defensa de Trabajos de Fin de Máster en modalidad online que fija los aspectos básicos del mismo, y cuyos aspectos esenciales se detallan a continuación: 1.1. Solicitud y notificación de defensa Para la realización de defensa a través del sistema de videoconferencia será necesario que el estudiante disponga de la Tarjeta Universitaria de la Universidad Rey Juan Carlos (TUI). El estudiante puede solicitarlo desde el Portal de Servicios ( y deberá incluir una foto de carnet. En un plazo de aproximadamente un mes, el estudiante tendrá disponible la Tarjeta, por este motivo el estudiante deberá realizar, al menos, un mes antes la solicitud. Una vez establecida la fecha de defensa, la dirección del Máster habilitará en Aula Virtual una sala de videoconferencia, asignando la fecha y hora correspondiente. Además, se pondrá en contacto con el equipo de URJC online, a través de la dirección de correo indicando la fecha y hora de la defensa del trabajo final de máster. También le proporcionará el enlace de invitado a la sesión de videoconferencia. Además, la dirección del Máster informará a la Escuela de Másteres Oficiales y al Centro de Innovación en Educación Digital con una antelación mínima de 15 días, de las defensas programadas, con indicación de las fechas y horas previstas para cada una de ellas, así como las URL de acceso abierto y público a cada una de las salas. La Escuela de Másteres Oficiales, a través del Centro de Innovación en Educación Digital, publicará en el espacio de la web de URJC online ( dedicado a dicho Máster, la notificación de defensa, con indicación del título del TFM, fecha y hora de la defensa, y URL pública en la que se podrá seguir la misma. Además, el director de máster le enviará al estudiante que va a realizar la defensa el consentimiento que deberá autorizar antes de comenzar con la grabación el día de la defensa (documento Autorización Datos e Imagen, ver Anexo I) Acto de defensa El alumno que realice la defensa y los profesores que formen parte del tribunal podrán entrar en la asignatura de la defensa con una antelación mínima de 60 minutos accediendo a Aula Virtual. El acceso a la sala de la defensa del TFM estará accesible para todos los participantes, 15 minutos antes de que comience la misma. De la misma manera, 15 minutos antes de que comience, estará disponible el acceso desde la URL pública para todos aquellos que deseen realizar el seguimiento de la defensa. Antes de comenzar, tanto el tribunal como el estudiante que va a realizar la defensa, deberán activar la cámara y el audio (ver apartado 1.3.2) Tras activar la cámara y el audio, el tribunal comenzará a grabar la sesión de videoconferencia (ver apartado 1.3.2) con el objeto de poder contar con un registro en formato videoconferencia y audiovisual de la misma hasta su finalización.

4 Tras comenzar con la grabación: 1. El tribunal deberá mostrar el documento con la información de autorización para el tratamiento de datos de carácter personal y la publicación de imágenes de los alumnos por la Universidad Rey Juan Carlos (ver Anexo I). Este documento se le ha enviado previamente al alumno para que pueda leerlo con tranquilidad antes de asistir a la defensa del TFM El presidente del tribunal o el director del máster deberán indicar lo siguiente: A continuación procedemos a mostrar la información para la autorización del tratamiento de datos de carácter personal y la publicación de imágenes de los estudiantes por la Universidad Rey Juan Carlos. Esta información te la hemos remitido con anterioridad para que puedas proceder a darnos, si estás de acuerdo, tu autorización para poder realizar la grabación del acto de defensa del TFM. IMPORTANTE: El estudiante debe dar su autorización y debe quedar grabado 2. Tras dar su autorización, el estudiante deberá identificarse mostrando en pantalla su DNI o documento acreditativo equivalente, de forma que quede registrado. Importante: La calificación se le proporcionará al estudiante por un sistema externo a la sesión de videoconferencia Registro en el sistema biométrico Para poder generar el patrón biométrico del estudiante, es importante se realice una simulación de defensa de modo que el estudiante acceda a la sesión de videoconferencia con, al menos, 72 horas de antelación al acto de defensa. No es necesario que realice toda la presentación ni grabarlo, pero sí que acceda para registrarse en el sistema biométrico y comprobar que el audio y la cámara funcionan correctamente. Una vez registrado, se deberá cambiar la configuración de la sala de videoconferencia para que se pueda acceder el día y la hora programada para la defensa. 1

5 1.3. Configuración en Aula Virtual Crear la sala de videoconferencia La defensa del Trabajo Final de Máster se llevará a cabo mediante la herramienta de videoconferencia incorporada en Aula Virtual. Además, antes de que el estudiante acceda a la sala de videoconferencia para proceder a realizar la defensa, será identificado mediante un sistema de reconocimiento biométrico. Para facilitar la gestión, desde el Centro de Innovación, ya ha habilitado el sistema de reconocimiento biométrico, SMOWL, en la asignatura del TFG del máster. De este modo, cada vez que el director del máster cree una sala de videoconferencia, para cada una de las defensas, se habilitará, de forma automática, dicho sistema biométrico. Por ello, cuando el director del máster cree una sala de videoconferencia deberá restringir el acceso para que solo pueda acceder a ella el estudiante que va a realizar la defensa. De no ser así, se realizaría el control biométrico de todos los alumnos que accedan a dicha sala. Para ello, antes proceder a crear la sala, el director debe acceder al apartado Profesores y alumnos, dentro de la asignatura del TFM, y copiar la dirección de correo del estudiante que va a realizar la defensa. A continuación, debe activar la edición y crear la sala de videoconferencia con el siguiente nombre: Defensa del TFM XXXX, donde las XXXX deben ser reemplazadas por el título del Trabajo que se va a defender. 2

6 Además, para facilitar el carácter público de la defensa, se configurará dicha sesión como abierta, generando una URL pública, de libre acceso a la misma, permitiendo el acceso de usuario invitado. Es importante indicar que el invitado acceda a la sesión con el rol Participante. Para finalizar hay que configurar una restricción de acceso para que solo le aparezca la sesión de videoconferencia al estudiante que tiene que hacer la defensa. De este modo, el sistema biométrico solo capturará imágenes de dicho estudiante. 3

7 Para añadir una restricción de acceso, se pulsa en el botón Añadir restricción que se encuentra dentro del apartado Restricciones de acceso 4

8 A continuación se selecciona Perfil de usuario. En el desplegable, se escoge la opción Dirección de correo y se indica la dirección de correo que el estudiante que va a hacer la defensa tiene configurado en su perfil (se ha copiado en un apartado anterior). IMPORTANTE: Para finalizar, se pone oculta la sala de videoconferencia para el resto de estudiantes haciendo clic en el ojo. 5

9 Al final debe aparecer la siguiente información justo debajo del nombre de la sesión de videoconferencia Acceso al enlace de invitados Grabar la sesión Antes de comenzar con la grabación de la sesión, tanto el estudiante que va a realizar la defensa como el tribunal, deberán activar el micrófono y la cámara. Para grabar la sesión de defensa de TFM, el presidente del tribunal o el director del máster deberán activar la grabación desplegando el menú superior izquierdo de la sala y seleccionando la opción de Iniciar grabación. 6

10 1. 2. NOTA: como se ha indicado en un apartado anterior es necesario grabar la sesión para tener un registro y además: 1. El tribunal deberá mostrar el documento con la información de autorización para el tratamiento de datos de carácter personal y la publicación de imágenes de los alumnos por la Universidad Rey Juan Carlos. El presidente del tribunal o el director del máster deberán indicar lo siguiente A continuación procedemos a mostrar la información para la autorización del tratamiento de datos de carácter personal y la publicación de imágenes de los estudiantes por la Universidad Rey Juan Carlos. Esta información te la hemos remitido con anterioridad para que puedas proceder a darnos, si estás de acuerdo, tu autorización para poder realizar la grabación del acto de defensa del TFM. IMPORTANTE: El estudiante debe dar su autorización y debe quedar grabado 2. Tras dar su autorización, el estudiante deberá identificarse mostrando en pantalla su DNI o documento acreditativo equivalente, de forma que quede registrado. 7

11 IMPORTANTE: solo se grabará la sesión de defensa. En ningún caso se procederá a grabar la deliberación del tribunal ni la calificación otorgada al estudiante. En el caso de que se produjese una incidencia técnica, se contará con el servicio del Centro de Innovación en Educación Digital para su resolución Sistema biométrico Desde el Centro de Innovación, se ha habilitado el sistema de reconocimiento biométrico, SMOWL en la asignatura del TFG del máster. De este modo, cada vez que el director del máster cree una sala de videoconferencia, para cada una de las defensas, se habilitará, de forma automática, el sistema biométrico. Así, cuando se acceda a la sesión de videoconferencia por primera vez aparecerá la siguiente pantalla: 8

12 En este caso el estudiante deberá sacarse tres fotografías para crear su patrón biométrico. Una vez identificado, podrá acceder a la sesión de videoconferencia Registro, documentación y almacenamiento de las sesiones La sesión de defensa realizada quedará depositada en el repositorio de videoconferencias de la Universidad Rey Juan Carlos, en formato videoconferencia y audiovisual, estando accesible durante un periodo de dos cursos académicos, posteriores al que se realice, mediante petición. La sesión de defensa será grabada desde que dé comienzo hasta que finalice la misma, ya que es necesario disponer de un registro audiovisual de la defensa completa. Para ello, una vez dentro de la sala se procederá a la grabación de la misma. No se grabará ni la deliberación del tribunal ni la calificación otorgada al estudiante. El Centro de Innovación en Educación Digital será el encargado de depositar la grabación en el repositorio institucional. 9

13 Anexo I AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Y LA PUBLICACIÓN DE IMÁGENES DE LOS ALUMNOS POR LA UNIVERSIDAD REY JUAN CARLOS Con la inclusión de las nuevas tecnologías dentro de los medios didácticos al alcance de la comunidad universitaria, y la consiguiente posibilidad de que en estos puedan aparecer imágenes de sus alumnos, - y dado que el derecho a la propia imagen está reconocido al y artículo 18.1 de la Constitución, y regulado en la Ley 1/1982, de 5 de mayo, sobre el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen y en la Ley 15/1999, de 13 de Diciembre, sobre la Protección de Datos de Carácter Personal-, la Universidad Rey Juan Carlos solicita el consentimiento del alumno para poder tratar aquellas imágenes y grabaciones en las que aparezca el alumno con motivo de la defensa de su trabajo fin de máster. Los datos personales recogidos serán incorporados y tratados en el fichero Gestión Académica cuya finalidad es la gestión académica del alumno a lo largo de todo el ciclo académico, desde el acceso a la emisión del título, incluyendo estudios de doctorado, títulos propios, así como la gestión de becas, movilidad de alumnos, prácticum, prácticas en empresa y actividades de orientación y/o educativas organizadas por la Universidad, inscrito en el Registro de Ficheros de Datos Personales de la Agencia Española de Protección de Datos ( y podrán ser cedidos en virtud de las cesiones previstas en la Ley. El órgano responsable del fichero es el Vicerrectorado de Estudiantes, y la dirección donde el interesado podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición ante el mismo es Vicerrectorado de Estudiantes, C/ Tulipán s/n, Móstoles, todo lo cual se informa en cumplimiento del artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. De conformidad con el artículo 2.3 de la Ley 1/1982, el consentimiento prestado por el alumno en la presente autorización podrá ser revocado en cualquier momento. 10

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