PROCEDIMIENTO PARA IMPORTACIONES OI-PR Definir las actividades para realizar importaciones en el grupo OISA.

Transcripción

1 HOJA: 1 / 6 1. OBJETIVO Definir las actividades para realizar importaciones en el grupo OISA. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para compras en el exterior críticas para la calidad indicada en el Anexo No RESPONSABILIDAD Verificación de cumplimiento: Cumplimiento: Jefe de Importaciones Personal que solicita una importación y personal del Área de Compras 4. DEFINICIONES COMPRAS CRÍTICAS: Aquellas que afectan directamente a la calidad de los servicios y productos de OISA. IMPORTACION: Es el ingreso bienes y servicios procedentes de territorio extranjero a un territorio nacional. Para que una importación se la considere legal debe ingresar por una zona aduanera y cumplir con las formalidades aduaneras establecidas en la Ley Orgánica de Aduanas (LOA). NACIONALIZACION: Nacionalizar es cumplir las formalidades aduaneras, previo a la circulación de las mercaderías importadas en el territorio nacional. Formalidad aduanera es la presentación de los documentos de importación, pago de impuestos arancelarios, tasas y otros recargos que se encuentren vigentes al momento de la nacionalización. ELABORADO POR: Galo Tinoco CARGO: Jefe de Importaciones FECHA: Octubre /2014 FIRMA: REVISADO POR: Alexandra Yánez CARGO: Gerente General FECHA: Octubre /2014 FIRMA: APROBADO POR: Vicente Sánchez CARGO: Presidente OISA FECHA: Octubre /2014 FIRMA:

2 HOJA: 2 / 6 5. DESARROLLO 5.1. POLÍTICAS De Proveedores: Se debe comprar exclusivamente productos de las compañías representadas, y toda compra deberá ser aprobada por la Gerencia o Presidencia, la aprobación podrá estar en la carpeta de cada importación o en forma electrónica. En casos excepcionales, para compras de productos o herramientas de nuevos proyectos en las que las compañías representadas no puedan proveerlas, se escogerá la mejor opción disponible siguiendo el Procedimiento de Selección de Proveedores (OI-PR ). Con las compañías representadas ya se tienen definidas las condiciones de pago, tiempo de entrega, etc. (ver procedimiento de calificación de proveedores) De Cantidades: Se recomienda importar en lo posible cantidades que permitan optimizar los costos de importación. Se importará vía aérea, productos y materiales en cantidades pequeñas o cuando la naturaleza de estos materiales así lo requieran, o cuando se justifique que se trata de una emergencia, lo cual será debidamente autorizado por la Gerencia General o Presidencia De la Forma de Pago: En lo posible se debe negociar la forma de pago a plazos, con una cuenta a pagar; si esto no es posible, se negociará con el proveedor las mejores condiciones De Recepciones: Para todo producto que no cumpla las características indicadas en la Purchase Order, se sigue el Instructivo de Reclamos a Proveedores (OI-IN ) De Agentes de Aduana: Para cada importación se debe contar con los servicios de un Agente de Adunas, para que realice los trámites de nacionalización de las mercancías llegadas a puerto ecuatoriano desde el exterior. Se recomienda contratar a Agentes de Aduanas domiciliados en los puertos a donde arribarán las

3 HOJA: 3 / 6 mercaderías, debido a que son más ágiles al momento de realizar las gestiones De los Tiempos de Importación: Tomar en cuenta, para un adecuado manejo de los stocks o reposición de los inventarios, el tiempo que demora una compra en el exterior ya sea vía marítima, aérea o terrestre. Vía aérea marítima terrestre Tiempo promedio 45 días 60 días Según disponibilidad de embarque de mercancías Nota: Estos tiempos son referenciales, y podría cambiar de acuerdo a la disponibilidad de los productos por parte del proveedor y las estadísticas de los tiempos de importación. El Jefe de Importaciones mantiene un seguimiento a la importación ACTIVIDADES PARA IMPORTAR Los principales pasos para una importación son: Recepción de solicitud de compra de materiales: El o los usuarios de las divisiones Industrial, Petrolera y Producción emiten una requisición de importación en la empresa DICHEM DEL ECUADOR S.A. y requisición ventas, servicios y Bolivia para en la empresa PETROLEOS SUMMA PET C.A., vía Portalwin o conocido como sistema QBIZ al departamento de importaciones Revisión y aprobación de solicitud de compra de materiales: El Jefe de importaciones revisa que en la solicitud consten todos los requisitos necesarios para realizar la compra. Una vez revisada la solicitud, se realiza una pre-liquidación y se envía a las Gerencias de las divisiones correspondientes para la aprobación de precios, aprobado este paso, el sistema dirige la solicitud a la gerencia financiera para la asignación de recursos, luego retorna a gerencia general o presidencia para aprobación final de la compra. Ante la ausencia del Gerente o Presidente, el Jefe de Importaciones podrá aprobar estas solicitudes con la autorización de supervisor del sistema Qbiz y la asignación de las credenciales respectivas. Los formatos Solicitud de Compra de Materia Prima (OI -FR-05), Solicitud de Materiales (OI-FR-87) son formato libres en el sistema Qbiz.

4 HOJA: 4 / Decisión de Compra: Aprobada la solicitud de compra, se emite la orden Compra al proveedor de la Lista de Proveedores Calificados (OI-FR-44). Nota: En el caso de que se definan listas de precios o convenios preestablecidos con proveedores, no se requieren cotizaciones para la compra del bien Emisión y aprobación de Purchase Order: En función de las condiciones preestablecidas con el proveedor, se elabora la Purchase Order (OI-FR-06). Nota: En el caso que las compras no se las pueda realizar a una compañía representada, se busca en el mercado, y se presentan las opciones encontradas a la Gerencia para la decisión Envío al proveedor de la Purchase Order: La Purchase Order (OI-FR-06) aprobada es enviada al proveedor. Una copia de la orden se envía a la gerencia departamento Financiero y bodega Nota de Pedido de Importación (OI-FR-37): La Nota de Pedido de Importación (OI-FR-37) debe contener por lo menos la siguiente información y sirve para los trámites previos a la importación y solicitar la aplicación de transporte, sin embargo será necesaria su impresión solo en el caso que se requiera para algún trámite especial como autorizaciones previas Lugar y fecha Nombre y dirección del Importador Nombre y dirección del Proveedor Vía de transporte Puerto de Embarque Puerto de destino Forma de pago Ítem Cantidad Descripciones del producto Precio unitario y total por cada producto Partida arancelaria (según el producto) Valor FOB total del pedido

5 HOJA: 5 / 6 Valor Costo y Flete Valor del Seguro Valor CIF Firma del importador Nota: No se requerirá emitir una Nota de Pedido de Importación (OI-FR-37) para embarques vía COURIER y muestras sin valor comercial. La Nota de Pedido de Importación (OI -FR-37) es formato libre y se podrá modificar de acuerdo a los requerimientos al momento de importar Póliza de Seguro: Para toda importación es obligatorio contar con una Póliza de Seguro de Transporte. Para ello, se adjunta una copia de la Nota de Pedido de Importación (OI-FR-37) a la aseguradora (opcional) Trámites de Importación: Para la realización de los trámites de importación, el Jefe de Importaciones se basa en la Ley Orgánica de Aduanas y su Reglamento, Arancel de Aduanas y Notas Explicativas y su Índice Alfabético Recepción de Documentos de Embarque: Los documentos de embarque provenientes del exportador, sirven para realizar el trámite aduanero y estos son: Factura Comercial original Lista de Empaque (si es necesario) Certificados de Análisis (si es necesario) Conocimiento de Embarque (ví a Marítima), Guía Aérea (aéreo) o carta porte (terrestre), según sea el caso Recepción de materiales: Una vez terminado el trámite aduanero, se comunica a la bodega respectiva el arribo de los materiales solicitados para su ingreso incluyendo la Purchase Order, nota de pedido o factura comercial, vía electrónica o vía fax Finalización de la Importación: La compra del exterior finaliza con la Liquidación de Importación (OI-FR-08) que deberá ser entregada a mas tardar dentro de los diez primeros días del mes siguiente al pago de los impuestos de nacionalización junto con todos los documentos de embarque de respaldo y respaldos respectivos. Nota: la liquidación de importación ahora se la realiza directamente en el sistema Qbiz, por lo que ya a no se imprime el formato OI-FR-08 y

6 HOJA: 6 / 6 quedará a discreción en el futuro por el departamento contable financiero de hacerlo o no. 6. REFERENCIAS Ley Orgánica de Aduanas y su Reglamento Arancel de Aduanas y Notas Explicativas Índice Alfabético (aranceles) OI-PR : Procedimiento de Selección de Proveedores OI-PR : Procedimiento de Compras Locales OI-IN : Instructivo de Reclamos a Proveedores OI-FR-44: Lista de Proveedores Calificados OI-FR-05: Solicitud de Compras de Materia Prima OI-FR-87: Solicitud de Materiales 7. ANEXOS Anexo No. 1: Listado de productos y servicios críticos para la calidad. 8. REGISTROS OI-FR-37: Nota de Pedido de Importación OI-FR-08: Liquidación de Importación OI-FR-06: Purchase Order