Administración de Convenio Marco. (Escritorio o BackOffice) Manual de uso Usuario Proveedor

Transcripción

1 Administración de Convenio Marco (Escritorio o BackOffice) Manual de uso Usuario Proveedor

2 1. Introducción Este manual tiene como objetivo orientar y guiar al usuario proveedor en el uso de Administración de Convenio Marco, asociado a la Tienda ChileCompra Express. En este manual se explicarán las siguientes secciones de esta administración: - Acceso al convenio marco. - Administración del convenio marco. - Administración de archivos adjuntos. - Administrar mis productos. - Agregar productos y/o servicios de la oferta. - Administración de solicitudes. - Dejar un producto sin stock. 2. Accesos a Convenios Marco Al ingresar a la opción del menú Convenio Marco, existirán 3 secciones para identificar el estado de un Convenio Marco, según su estado o el estado del proveedor, estos son: - Sección 1 (color azul) Convenios marco adjudicados por el proveedor. - Sección 2 (color verde) Convenios marco disponibles para ofertar - Sección 3 (color gris) Convenios marco donde el proveedor se encuentre inhabilitado.

3 Por ejemplo, la siguiente figura muestra 3 convenios marco habilitados, 1 Convenio Marco disponible para ingresar sus ofertas (Convenio Marco de Servicios de Impresión y Fotocopiado) y un Convenio Marco Inhabilitado.

4 En cada sección y para cada Convenio Marco, tendremos distintas acciones a realizar, éstas son: - Sección 1: Convenios en los que tu empresa participa En cada Convenio Marco de esta sección, se muestran 2 acciones que se pueden realizar: - Administrar: Se ingresa a la administración del Convenio Marco para realizar cambios a las condiciones comerciales o administración de productos/servicios. Esta sección se explicará en detalle en el punto 3 de este documento. - Participar en una Gran Compra: Se ingresa al buscador de Grandes Compras disponibles para ofertar. - Acceder a las Bases de la Licitación: Se ingresa mediante el link presente en el número de la licitación en la parte superior de cada convenio. - Sección 2: Licitaciones disponibles para ofertar En cada Convenio Marco de esta sección se despliega una nueva vista que permite realizar solamente una acción: - Participar en este convenio: Se ingresa al módulo de ofertas de mercadopublico.cl para ingresar una oferta a la licitación de Convenio Marco.

5 - Sección 3: Convenios en los que estás inhabilitado En cada Convenio Marco de esta sección se muestra una nueva vista que solamente permite realizar una acción: - Ver Gran Compra disponible: Se ingresa al buscador de grandes compras disponibles para ofertar, pero sólo en modalidad de observador, ya que no podrá ofertar en las Grandes Compras recibidas. En caso de estar inhabilitado por ChileProveedores, se desplegará la observación que da origen a la inhabilitación. 3. Administración del Convenio Marco Después de haber seleccionado Administrar en la sección de Convenios en los que tu empresa participa, se dirigirá a una nueva ventana con acciones que permitirán administrar el Convenio Marco separado en 3 áreas. En el área superior aparecerán todos los elementos del Convenio Marco que para realizar cambios, no necesiten de la validación de ChileCompra, es decir, son automáticos y no generan solicitudes. Estos son: Dejar un producto sin stock y Aplicar una oferta especial. En la siguiente área aparecerá toda la información de administración de productos/servicios e información general del Convenio Marco, que para realizar cambios, necesitan de una validación de un encargado de ChileCompra. Finalmente, en la parte inferior, aparecerá un resumen de las últimas solicitudes generadas por el proveedor. Tal como se aprecia en la siguiente figura:

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7 En el área superior de información general del Convenio Marco se despliegan los siguientes elementos que pueden ser modificados por el usuario automáticamente: - Sin stock/descontinuación de productos: Sección para dejar productos sin stock o descontinuado de forma automática para el convenio marco que se está administrando. Los cambios de stock realizados se verán reflejados al día siguiente. - Aplicar una oferta especial: Sección para configurar ofertas especiales de productos del convenio marco que se está administrando. En el área siguiente denominada Generar una solicitud a ChileCompra se muestran los elementos de la administración de productos/servicios del convenio, que para realizar cualquier cambios, deben pasar por la revisión de un representante de ChileCompra: - Administrar mis productos (precios/url / id proveedor): Sección para buscar sus productos publicados, sin stock, descontinuados y deshabilitados por precios, no transados y aquellos que se encuentran en modificación de precio. Además para los productos publicados es posible modificar su precio, URL e id del proveedor. - Agregar productos y/o servicios: Sección para agregar nuevos productos/servicios a la oferta actual del convenio marco que se está administrando. - Administrar Archivos adjuntos: Sección para ingresar archivos adjuntos al Convenio Marco, también se pueden revisar los archivos adjuntos incluidos en una solicitud de nuevo producto. - Actualización masiva de precios: Sección para modificar de forma masiva la actualización de precios para productos del convenio marco, la cual se realiza a través de un archivo CSV. - Condiciones regionales para productos ofertados: Sección para revisar y modificar las condiciones regionales para los productos ofertados del Convenio Marco, las cuáles fueron ingresadas en la oferta de la licitación de convenio marco. - Porcentajes descuentos ofrecidos: Sección para revisar y modificar los descuentos ofrecidos en el convenio marco que se está administrando. - Condiciones generales de la oferta: Sección para revisar y modificar las condiciones generales del Convenio Marco, las cuáles fueron ingresadas en la oferta de la licitación de convenio marco. - Sellos:

8 Sección para agregar nuevos sellos del proveedor al convenio marco que se está administrando Por último, en la sección inferior se podrán revisar todas las solicitudes que ha enviado el proveedor en los últimos 90 días dentro del convenio marco seleccionado indicando, fechas relevantes, estado de las últimas solicitudes, plazos de respuesta de ChileCompra y un acceso al historial de solicitudes emitidas. 4. Dejar un producto sin stock Esta sección se utilizará para habilitar o deshabilitar el stock de los productos/servicios ofertados en el convenio. En este módulo también se podrán descontinuar productos definitivamente, lo que los eliminará de su listado y no podrá volver a transarlos. Este buscador tiene las siguientes características de búsqueda: - Búsqueda por categoría del producto - Búsqueda por tipo de producto. - Búsqueda por nombre del producto. - Búsqueda por ID del producto Todos estos filtros pueden ser utilizados de manera independiente o seleccionar varios filtros para su búsqueda de productos. Tal como se aprecia en la siguiente figura:

9 Cuando se despliegue el resultado de los productos encontrados, se observará el nombre del producto (con un link a la ficha del producto en la tienda Express de Mercado Público), el precio actual en la tienda y las acciones asociadas: descontinuar y stock.

10 Nota: Los cambios realizados en esta sección se verán reflejados en la tienda al día siguiente de haber sido realizados. Todos los cambios realizados se guardarán automáticamente. 5. Administración de archivos adjuntos Esta sección se utilizará para agregar o modificar documentos adjuntos al convenio marco. En este módulo también se podrán revisar los documentos adjuntos que fueron enviados con un producto nuevo. Esta sección está separada en 3 partes: - Archivos adjuntos del proveedor: Se podrán revisar todos los adjuntos que ha enviado el proveedor y han sido aprobados por el Jefe de producto del Convenio Marco, en el cual se podrá descargar, reemplazar y eliminar el archivo. - Archivos adjuntos solicitud de producto: Se podrán revisar todos los documentos adjuntos que han sido enviados con un producto nuevo.

11 - Documentos pendientes de aprobación: Se podrán ver todos los documentos adjuntos que están pendientes de aprobación y que fueron enviados a través de este módulo. Para agregar uno o varios archivos, luego de hacer click en el botón Agregar Archivo, se debe ingresar el nombre de cada archivo y su descripción. El tamaño máximo por archivo es de 20 MB. Tal como se aprecia en la siguiente figura:

12 6. Administrar mis productos Este módulo contiene un buscador de productos para encontrar aquellos productos que tiene el proveedor en su catálogo de Convenio Marco. Este buscador tiene las siguientes características de búsqueda: - Búsqueda por categoría del producto - Búsqueda por tipo de producto. - Búsqueda por estado del producto. - Búsqueda por nombre del producto. - Búsqueda por ID del producto Además este buscador contiene 3 opciones para buscar productos de manera rápida, estos son: - Desplegar productos para los que se haya solicitado un cambio de precio. - Desplegar productos que estén publicados en la Tienda ChileCompra Express. - Desplegar productos no transados. Todos estos filtros pueden ser utilizados de manera independiente o seleccionar varios filtros para su búsqueda de productos. Tal como se aprecia en la siguiente figura: c Cuando se despliegue el resultado de los productos encontrados, se observará el nombre del producto (con un link a la ficha del producto en la tienda Express de Mercado Público), el precio actual en la tienda y las acciones asociadas.

13 Para los productos que se encuentren con el estado Sin stock y Descontinuado no se podrá realizar ninguna acción de edición. Tal como se puede apreciar en la siguiente figura: Al momento de editar los campos de un producto en estado Publicado, se ingresará a un formulario para modificar el precio, URL y código interno del proveedor para el producto seleccionado.

14 Luego de haber ingresado los cambios, se debe seleccionar el botón Guardar para luego volver al buscador de productos identificando el producto modificado con una tilde de color verde, tal como se aprecia en la siguiente figura: Nota: Las modificaciones al código interno del proveedor y a la URL, son modificaciones que se realizan de forma inmediata y no necesitan la aprobación del Jefe de producto del Convenio Marco. 7. Agregar productos y/o servicios a la oferta 7.1 Productos catalogados. Este módulo contiene un buscador de productos publicados en el Convenio Marco, en el cual podrá buscar a través de los tipos de productos disponibles o puede buscar por el ID del producto que necesita. Tal como se aprecia en la siguiente figura: La búsqueda por nombre se activará luego de haber seleccionado el filtro de los tipos de productos. Al seleccionar el tipo de producto, se habilitará el filtro de marcas asociadas, luego el filtro del modelo y finalmente la unidad. En cada una de estos filtros seleccionados podrá buscar productos del convenio marco. Tal como se aprecia en la siguiente figura:

15 Al encontrar el nuevo producto para agregar, se deberá indicar su precio y luego seleccionar el botón Agregar producto. El precio debe estar dentro de los márgenes que indican las bases de la licitación. 7.2 Nuevo producto: En caso que el producto no exista según la marca y/o modelo seleccionado, se podrá agregar a través del botón Agregar producto nuevo que aparecerá en la parte inferior del buscador. Tal como se aprecia en la siguiente figura:

16 Al ingresar, se desplegará un formulario de 2 pasos para agregar el nuevo producto. Donde el paso 1 se deberá ingresar la descripción general del producto con los siguientes campos que son obligatorios. - Tipo de producto - Marca - Modelo - Medida - Descripción del producto - Imagen grande de 230 x 320 píxeles. - Imagen pequeña de 90 x 90 píxeles.

17 La siguiente figura muestra el paso 1 Completar descripción.

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19 Los datos que no son obligatorios en este formulario, son: - Código interno del proveedor asociado al producto por agregar, este dato permite al proveedor tener la trazabilidad de sus productos seleccionados al momento de recibir la orden de compra por mercadopublico.cl - URL de respaldo del nuevo producto. - Documentos técnicos y/o documentos económicos asociados al/los productos por agregar, según lo publicado en las bases de la licitación. Para agregar la imagen grande y pequeña, se deberá ir a Seleccionar imagen ubicado en cada una de las imágenes por agregar. Las cuáles deben respetar las dimensiones solicitadas, estas son 230 x 320 píxeles para la imagen grande y 90 x 90 para la imagen pequeña. Tal como se aprecia en la siguiente figura En caso que la imagen no tenga las dimensiones solicitadas, se visualizará la sección que cumpla con estas dimensiones para que el usuario seleccione la nueva imagen a través del botón Recortar imagen, la cual será agregada a la solicitud del nuevo producto.

20 En el paso 2 se deben agregar los atributos extendidos del producto (Según tipo de producto) y su precio a ofrecer por el producto/servicio. Tal como se aprecia en la siguiente figura: Para finalizar, se deberá seleccionar el botón Agregar producto que aparece en la parte inferior derecha de este formulario y luego se desplegará un mensaje que el producto ha

21 sido agregado exitosamente a la solicitud, donde se podrá acceder al buscador de productos para agregar otro producto o ir a administración del convenio marco. 7.3 Nueva marca: En caso que no se encuentre la marca del nuevo producto que se va a agregar, se deberá realizar a través del botón de acción Agregar marca nueva que aparecerá en la parte inferior del buscador. Tal como se aprecia en la siguiente figura: Esta acción desplegará un nuevo paso para incluir la nueva marca a los nuevos productos que desea agregar, donde se deberá respaldar con algún documento en formato PDF la creación de la nueva marca. Luego se deberá seleccionar el botón Siguiente ubicado en la parte posterior derecha.

22 Luego se deberán completar los pasos 2 y 3 del producto explicados en el punto 7.2. Al finalizar el paso 3 y luego de haber seleccionado el botón Agregar producto se desplegará un mensaje que el producto ha sido agregado exitosamente a la solicitud, donde se podrá acceder al ingreso de otro producto con la misma marca, agregar un nuevo producto o ir a administración del convenio marco.

23 8. Administración de solicitudes Luego de realizar todas las modificaciones necesarias, las cuales se verán reflejadas con una alerta amarilla Cambio pendiente de envío en cada módulo, se debe presionar el botón Enviar Solicitud de Cambios Al ingresar a más abajo a Ver historial de solicitudes, tendremos un buscador de solicitudes para buscar una solicitud en específico o buscar por rangos de fecha y estados de la solicitud. En aquellos casos donde tenemos una solicitud pendiente de envío, se verá reflejado con un mensaje informativo en la parte superior del buscador y además la solicitud pendiente de envío estará en la primera fila de los resultados del buscador. Tal como se aprecia en la siguiente figura:

24 Las acciones que están disponibles para este tipo de solicitudes pendientes de envío, son: - Ver detalle: Acción para revisar el detalle de la solicitud a enviar. - Enviar: Acción para enviar la solicitud de manera directa. - Eliminar: Acción para eliminar la solicitud por completo, esta acción solo está disponible para las solicitudes pendiente de envío.

25 Nota: A través del campo Observación proveedor, podrá añadir un mensaje a ChileCompra, asociado a una Gran Compra, Oferta Especial, u otra información que le permita tener una idea inmediata del contenido de la solicitud. Aunque este campo no es obligatorio para enviar la solitud. Cuando se accede a revisar el detalle de la solicitud, se desplegará una ficha de la solicitud en la cual se podrán revisar todos los cambios solicitados separados por sección. Además se podrá descarga esta ficha en formato PDF.

26 Para enviar la solitud se debe seleccionar el botón Enviar Solicitud, con la opción de ingresar una observación la cual no es obligatoria para su envío.

27 Luego de haber enviado la solicitud, esta quedará en estado Enviada por proveedor y además se informará con un mensaje que la solicitud ha sido enviada con éxito. Tal como se aprecia en la siguiente figura:

28 Luego del envío, las acciones principales del Convenio Marco quedarán bloqueadas hasta que la solicitud sea revisada por el Jefe de Producto del Convenio Marco. Las acciones que no quedarán bloqueadas y seguirán activas para su uso, son: - Sin stock/descontinuación de productos. - Aplicar una oferta especial. - Actualización masiva de precios. (Dependerá del Convenio Marco) Para consultas, capacitaciones y/o dudas comunicarse con Mesa de ayuda al y/o visite Centro ChileCompra más cercano, más información hacer click en: ChileCompra - Servicio Al Usuario

29 8. Recomendaciones Antes de realizar cualquier acción en la Administración (Escritorio) de Convenio Marco es fundamental que descargue y estudie concienzudamente las bases de licitación del convenio marco que ha adjudicado, ya que en ellas encontrará las reglas de negocio que le permitirán administrar su (s) Convenio (s) Marco(s), es decir, regula todas las acciones que debe realizar en el Escritorio de Convenio Marco, tales como: Si puede o no subir nuevo producto Qué tipo de productos o en que categorías. Formula de precio que debe considerar Característica de fotos Documentos para respaldar precio Tiempo de evaluación de solicitudes Multas y sanciones, etc Para acceder a las bases de licitación debe ir a Licitaciones históricas, y ahí integrar el número de licitación del Convenio marco, luego ir a Ver adjunto y descargar la resolución que aprueba las bases de licitación.