MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE PRESUPUESTO

Transcripción

1 MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE PRESUPUESTO Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional el 20/12/2017 [Versión 01]

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3 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 3 de 16 PRESUPUESTO Contenido 1 INFORMACIÓN BÁSICA LINEAMIENTOS DEL PROCESO GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS SUBPROCESO: FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA FICHA DEL SUBPROCESO: FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA FICHA DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA SUBPROCESO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA FICHA DEL SUBPROCESO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA SUBPROCESO: GESTIÓN DE COMPROMISO PRESUPUESTARIO FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE COMPROMISO PRESUPUESTARIO DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE COMPROMISO PRESUPUESTARIO SUBPROCESO: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA FICHA DEL SUBPROCESO: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA SUBPROCESO: CLAUSURA Y LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA FICHA DEL SUBPROCESO: CLAUSURA Y LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CLAUSURA Y LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA 15 6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE PRESUPUESTO ANEXOS... 16

4 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 4 de 16 PRESUPUESTO 1 INFORMACIÓN BÁSICA GESTIÓN DE PRESUPUESTO Proceso: Código del Proceso: Descripción: Gestión de GA-FIN-PRE PROPÓSITO: Aplicar las fases de formulación, aprobación, ejecución, evaluación, liquidación y clausura del presupuesto institucional. DISPARADOR: Necesidades de recursos financieros para la ejecución del Plan Operativo Anual. ENTRADAS: Plan Operativo Anual (POA) Solicitudes de certificación Autorización de gasto y pago Documentos habilitantes para pago Oficios de solicitud de información de ejecución Directrices referentes a la gestión SUBPROCESOS: Formulación Certificación Modificación Ejecución Clausura y Liquidación Productos/Servicios del Proceso: Proforma Certificado Presupuestario CUR de compromiso Informe de seguimiento y evaluación de ejecución Tipo de Proceso: Responsable del Proceso: Tipo de cliente: Adjetivo Jefe de Interno y externo Marco Legal: Sección cuarta de la Constitución de la República del Ecuador. Capítulo III, Capítulo IV, Capítulo V del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.

5 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 5 de 16 PRESUPUESTO Art. 115 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas. Numeral , numeral 2 de la Normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Público. Numeral 2.6. de la Normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Público. Numeral 2.5 y numeral de la Normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Público. Numeral Normativa de Control Interno de la Contraloría General del Estado. 2 LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Gestión de requiere considerar las siguientes políticas: Se solicitará la reprogramación de la Planificación Operativa Anual con base en el presupuesto asignado por el Ministerio de Finanzas. El cierre del ejercicio fiscal se ejecutará de acuerdo a las directrices publicadas por el Ministerio de Finanzas para la clausura o liquidación del presupuesto anual. Todo requerimiento realizado a la Dirección Financiera deberá ser atendido en un máximo de 3 días laborables, siempre y cuando el proceso a realizar no requiera algún tipo de aprobación por parte del Ministerio de Finanzas. Cuando el caso lo amerite, el podrá conformar una Comisión de Control Previo de la documentación, según el proceso, la misma que estará conformada por el personal designado de cada Jefatura de la Dirección Financiera. Toda actualización requerida por el Jefe de al presente documento o a los formatos del mismo deberán ser aprobados por el y comunicados a la Jefatura de Procesos para el registro y control correspondiente. 3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Término e-sigef POA PAC CUR Disponibilidad CUR de compromiso Proforma Certificación Definición Sistema de Gestión Financiera Plan Operativo Anual Plan Anual de Compras Código Único de Registro Existencia de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación presentes y futuras CUR que afecta al presupuesto Expresión de la programación de una institución indicada en unidades monetarias Documento que garantiza que se cuenta con el crédito presupuestario disponible y libre de afectación, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito

6 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 6 de 16 PRESUPUESTO Modificación Análisis Requirente Autorizador de Inicio del proceso Autorizador de Gasto presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario. Reforma realizada a las partidas s con la finalidad de atender un requerimiento posterior al análisis financiero realizado. Documento que contiene el análisis de factibilidad o no para otorgar una. Se considera requirente a los Vicerrectorados, Gerencia Administrativa y Autorizadores de Inicio del proceso según sea el caso. Las autoridades competentes de la Universidad de Guayaquil que, mediante acto administrativo o de simple administración expresa y válida y según los niveles previstos en la Resolución Administrativa No. 001-R-PS-2017 de fecha 1-marzo-2017 suscrita por el Rector de la Universidad de Guayaquil, decida la realización de inicio del proceso con recursos asignados a la Institución de Educación Superior. Las autoridades competentes de la Universidad de Guayaquil que, mediante acto administrativo o de simple administración expresa y válida y según los niveles previstos en la Resolución Administrativa No. 001-R-PS-2017de fecha 1-marzo-2017 suscrita por el Rector de la Universidad de Guayaquil, decida la realización de gastos con recursos asignados a la Institución de Educación Superior. 4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS A continuación se presenta una visión general del proceso de Gestión de. Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Gestión de Plan Operativo Anual Solicitud de certificación Oficio de solicitud de autorización de gasto Oficio de solicitud de información Cronograma de Cierre fiscal Formulación Certificación Gestión de Compromiso Presupuestario Seguimiento y Evaluación de ejecución Clausura y Liquidación Proforma Certificado Presupuestario CUR de compromiso Informe de seguimiento y evaluación de ejecución Informe de cierre de ejercicio fiscal Solicitud de Modificación Modificación Presupuestara Certificado Presupuestario

7 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 7 de 16 PRESUPUESTO 5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS 5.1 SUBPROCESO: FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA FICHA DEL SUBPROCESO: FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA Código del Descripción: Formulación GA-FIN-PRE-001 PROPÓSITO: Elaborar la proforma institucional para su aprobación y respectiva asignación de presupuesto por parte del Ministerio de Finanzas DISPARADOR: Cumplimiento de fecha panificada para solicitud de Plan Operativo Anual ENTRADAS: Plan Operativo Anual ACTIVIDADES PRINCIPALES: Solicitar POA Colocar ítems presupuestarios Solicitar aprobación de Proforma Registrar en e-sigef la información Verificar valores asignados por el Ministerio de Finanzas Realizar informe de presupuesto asignado Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Informe de presupuesto asignado aprobado Jefe de Interno

8 Ministerio de Finanzas H. consejo Universitario Gerencia Administrativa Dirección de Planificación Institucional Jefatura de DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 8 de 16 PRESUPUESTO DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Formulación Colocar items presupuestarios a POA consolidado Registrar en el e- SIGEF la información consolidada Revisar y enviar proforma al Ministerio de Finanzas Verificar en el e- SIGEF el valor asignado por el Ministerio de Finanzas se ajusta a proforma SI Realizar informe de presupuesto asignado del ejercicio fiscal y comunicar a las autoridades NO Proforma Cumplimiento de fecha Recibir el POA y Programación cuatrianual para elaboración de proforma Firmar documentación en conjunto con el de Planificación Comunicar a planificación para reforma del POA y PAI Realizar modificaciones en base a las observaciones remitidas y enviar a Dirección Financiera POA Programación cuatrianual PAI PAC Realizar Reforma al POA y PAI Revisar información y motivar convocatoria a sesión del H. Consejo Universitario Jefatura de Adquisiciones Reforma PAC Remitir observaciones para de POA, PAI, PAC con observaciones NO Emitir resolución de aprobación de la SI proforma y del POA, PAI y PAC Aprueba proforma y POA? Resolución de Aprobación de Proforma Aprobar y asignar presupuesto Inicios del siguiente año 5.2 SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA FICHA DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Código del Descripción: Certificación GA-FIN-PRE-002 PROPÓSITO: Garantizar el compromiso del presupuesto por medio de la emisión de certificaciones s. DISPARADOR: Recepción de solicitud de certificación de recursos

9 presupuesto Jefe de Requirente DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 9 de 16 PRESUPUESTO ENTRADAS: Solicitud de certificación Documentos habilitantes ACTIVIDADES PRINCIPALES: Solicitar certificación Verificar la disponibilidad de fondos Asignar en el e-sigef la partida Aprobar certificación Productos/Servicios del Certificación de comunicación Responsable del Tipo de cliente: Jefe de Interno DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Certificación Solicitar certificación mediante oficio Recepción de Solicitud de certificación de recursos Recibir Quipux con requerimiento y sumillar a la Jefatura de Certificación Firmar y enviar memorando de comunicación Designar analista responsable del proceso Certificación Aprobar e imprimir certificación Revisar memorando y reasignar al para firma Analista 1 Realizar el control previo de la documentación Analista 1 Comunicar por Quipux al área requirente que complete información Analista 1 Crear certificación en el e-sigef Analista 1 Elaborar memorando comunicando la no disponibilidad de presupuesto NO Documentación Completa? SI Analista 2 Verificar la disponibilidad de fondos para el requerimiento en el POA SI NO Existe en el Existe POA? Analista 2 disponibilidad? Analista 2 Verificar que exista Verificar si es SI disponibilidad en la NO factible realizar SI misma estructura programática Se puede Realizar NO SI? Analista 2 Realizar Modificación Certificación Analista 2 Confirmar si corresponde a proceso por Ínfima Cuantía Corresponde a proceso autorizado por Ínfima Cuantía? NO Analista 1 Informar a la Unidad Requirente que requerimiento no estuvo planificado y no se dispone de recursos

10 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 10 de 16 PRESUPUESTO 5.3 SUBPROCESO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA FICHA DEL SUBPROCESO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Código del Descripción: Modificación GA-FIN-PRE-003 PROPÓSITO: Realizar la en base a la necesidad de reforma detectada DISPARADOR: Recepción de solicitud de ENTRADAS: Oficio de solicitud de o reforma ACTIVIDADES PRINCIPALES: Revisar partidas y detectar necesidad de reforma Elaborar informe y análisis de solicitada Solicitar aprobación de Verificar que la reforma se encuentre en el sistema como validada Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Comprobante de reforma validada Jefe de Interno

11 Rector Jefe de Ministerio de Finanzas DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 11 de 16 PRESUPUESTO DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Modificación Aprobar o rechazar reforma Analista 1 Receptar solicitud, revisar partidas Recepción de solicitud Solicitud de de Modificación PAC Analista 2 Analizar necesidad de reforma y solicitar informe Analista 1 Elaborar informe de análisis, imprimir y enviar para consolidación Informe de análisis de Analista 2 Consolidar informes y análisis para realizar Informe consolidado de análisis de Resolución de reforma Analista 2 Crear la reforma en el sistema e-sigef, colocar las justificaciones y reasignar los fondos entre las partidas afectadas Analista 2 Solicitar reforma al Ministerio de Finanzas Analista 2 Verificar que la reforma se encuentre en el sistema como validada o rechazada Certificado Fue aprobada? SI NO Analista 2 Comunicar a Jefe y el rechazo de la Analista 1 Archivar la o reforma junto a los documentos adjuntos al memorando de solicitud Analista 2 Imprimir y enviar la o reforma Revisar informe y enviar memorando solicitando aprobación de reforma SI Aprobar reforma o Realizar Certificación Revisar y reasignar quipux para la aprobación del Rector Resolución De reforma Recibir comunicado e informar al área requirente la no disponibilidad de fondos Recibir, revisar y aprobar solicitud de NO Comunicar a la negación de Aprueba solicitud de? 5.4 SUBPROCESO: GESTIÓN DE COMPROMISO PRESUPUESTARIO FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE COMPROMISO PRESUPUESTARIO Código del Descripción: Gestión de compromiso presupuestario GA-FIN-PRE-004 PROPÓSITO: Comprometer los recursos financieros con los que cuenta la institución de acuerdo a lo planificado. DISPARADOR: Recepción de requerimiento de CUR de compromiso ENTRADAS: Oficio de autorización de gasto Documentación soporte ACTIVIDADES PRINCIPALES: Receptar oficio de autorización de gasto y documentación soporte Revisar documentación soporte Generar CUR de compromiso de pago Aprobar y firmar CUR de compromiso

12 Analista Jefe de Autorizador de Gasto Área Requirente DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 12 de 16 PRESUPUESTO Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: CUR de compromiso Jefe de Interno DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE COMPROMISO PRESUPUESTARIO Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Gestión de Compromiso Presupuestario Necesidad de ejecución Oficio de solicitud de autorización de gasto Solicitar la autorización del gasto correspondiente Completar documentación Autorizar gasto y solicitar pago Sumillar control previo al compromiso a la Jefatura de Aprobar, firmar y enviar el CUR de compromiso a Contabilidad Recibir, revisar y sumillar al analista responsable CUR de compromiso Imprimir y firmar el CUR de compromiso Realizar el control previo de la documentación Comunicar al área requirente que complete documentación Generar CUR de compromiso por el valor subtotal del proceso Generar CUR de compromiso por valor total del proceso No Anticipo Documentación completa? Si Proceder a realizar el CUR de compromiso en el sistema esigef Pago por Anticipo o pago total? Pago Total 5.5 SUBPROCESO: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA FICHA DEL SUBPROCESO: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Seguimiento y Evaluación de la Ejecución

13 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 13 de 16 PRESUPUESTO Código del Descripción: GA-FIN-PRE-005 PROPÓSITO: Garantizar la ejecución del presupuesto asignado de acuerdo a la planificación aprobada. DISPARADOR: Cumplimiento de fecha planificada ENTRADAS: Información de la ejecución del presupuesto Cédula ACTIVIDADES PRINCIPALES: Solicitar información de la ejecución del presupuesto Cuadrar valores reportados con cédula Elaborar Informe de Seguimiento Publicar informe en plataforma Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Informe de seguimiento y evaluación de ejecución Jefe de Interno

14 Jefe de presupuesto Rector DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 14 de 16 PRESUPUESTO DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Seguimiento y Evaluación a la Ejecución Acoger informe y autorizar publicación Cumplimiento de fecha planificada Informes de seguimiento Solicitar información para elaboración del informe de seguimiento y evaluación a Talento Humano, Planificación de Desarrollo Institucional y Contabilidad Revisar informe y remitir al rector para autorización Disponer a la Jefatura de la carga del informe en el Sistema e- Sigef Revisar informe y reasignar para autorización Receptar información solicitada para cuadrar con cédula Consolidar información y verificar que cuadre con la cédula Valores de informe coinciden con cédula? SI Elaborar informe de seguimiento y evaluación a Ejecución Publicar informe en plataforma del Ministerio de Finanzas Cédula NO Devolver informe a la Unidad correspondiente para correcciones Informes de seguimiento y evaluación de la Ejecución 5.6 SUBPROCESO: CLAUSURA Y LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA FICHA DEL SUBPROCESO: CLAUSURA Y LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA Código del Descripción: Clausura y Liquidación GA-FIN-PRE-006 PROPÓSITO: Liquidar el presupuesto anual según los lineamientos del Ministerio de Finanzas DISPARADOR: Cumplimiento de fecha planificada para cierre fiscal ENTRADAS: Directrices del Ministerio de Finanzas

15 Rector Gerente Administrativo DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL Versión: 1.0 MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE Página 15 de 16 PRESUPUESTO Informes de ejecución ACTIVIDADES PRINCIPALES: Revisar directrices del Ministerio de Finanzas Elaborar cronograma interno Aprobar cronograma de cierre fiscal Realizar seguimiento y evaluación de la ejecución Publicar informe Productos/Servicios del Responsable del Tipo de cliente: Informe de seguimiento y evaluación de la ejecución Jefe de Interno DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CLAUSURA Y LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA Universidad de Guayaquil Macroproceso: Gestión de Proceso: Clausura y Liquidación Cumplimiento de fecha Planificada de cierre fiscal Revisar directrices del Ministerio de Finanzas para el cierre de ejercicio fiscal Liquidar certificaciones en el sistema e-sigef y elaborar informe anual Elaborar cronograma interno para cierre del ejercicio fiscal y solicitar revisión de Gerente Administrativo Recibir informe y remitir al Rector Revisar cronograma propuesto Realizar observaciones en el cronograma y comunicar a la Dirección Financiera para actualización Acepta cronograma? NO SI Aprobar cronograma para la socialización respectiva a la institución Comunicar cronograma a las autoridades respectivas para cumplimiento de las fechas Remitir informe anual al Ministerio de Finanzas y autorizar publicación en página web de la institución

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17 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-CON-001 Nombre del Formulación Propósito del proceso Elaborar la proforma institucional para su aprobación y respectiva asignación de presupuesto por parte del Ministerio de Finanzas. Disparador: Cumplimiento de fecha panificada para solicitud de Plan Operativo Anual Descripción: Actividad Inicial/Responsable: Recibir el POA y Programación cuatrianual para elaboración de proforma /. Alcance: Actividad Final/Responsable: Realizar informe de presupuesto asignado del ejercicio fiscal y comunicar a las autoridades/jefatura de Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Proforma Resolución de aprobación de proforma Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Recibir el POA y Programación cuatrianual para elaboración de proforma. 2 Colocar ítems presupuestarios a POA consolidado Recepta memorando (quipux) con el Plan Operativo Anual, Programación cuatrianual, Plan Anual de Inversión, Plan Anual de Compras y reasigna a para despacho. Coloca ítems presupuestarios en el Plan Operativo Anual remitido por Dirección de planificación y obtiene la proforma POA Programación cuatrianual PAC PAI Proforma 3 Firmar documentación en conjunto con el de Planificación Firma Proforma en conjunto con el de Planificación para aprobación del Honorable Consejo Universitario, previa revisión del Gerente Administrativo. 4 Revisar información y motivar convocatoria a sesión del H. Consejo Universitario Gerente Administrativo Revisa la Proforma y el Plan Operativo Anual y motiva la convocatoria para sesión del Honorable Consejo Universitario. Proforma Plan Operativo Anual P á g i n a 1 3

18 5 Aprueba Proforma y POA? Honorable Consejo Universitario Si el Honorable Consejo Universitario aprueba la proforma y el Plan Operativo Anual, continúa con el paso 8. Caso contrario, continúa con el paso 6. 6 Remitir observaciones para de POA, PAI, PAC Honorable Consejo Universitario Remita observaciones para del Plan Operativo Anual por medio de Resolución a la Dirección de Planificación. Ejecuta proceso de elaboración de Plan Operativo Anual. Ingresa como nuevo requerimiento. Resolución con observaciones a POA y Proforma 7 Realizar modificaciones en base a las observaciones remitidas y enviar a Dirección Financiera Dirección de Planificación de Desarrollo Institucional Realiza las correcciones solicitadas por el Honorable Consejo Universitario y las envía a Dirección Financiera para su respectivo proceso. 8 Emitir resolución de aprobación de la proforma y del POA Honorable Consejo Universitario Emita resolución de aprobación de Proforma y Plan Operativo Anual para que se proceda al ingreso en el e-sigef. Resolución de aprobación de proforma 9 Registrar en el e- SIGEF la información consolidada Registra la información consolidada y aprobada por el Honorable Consejo Universitario en el e- Sigef 10 Revisar y enviar proforma al Ministerio de Finanzas Jefatura de Revisa la información ingresada y envía proforma al Ministerio de Finanzas a través del sistema e-sigef para aprobación a inicios del siguiente año. 11 Aprobar y asignar presupuesto Ministerio de Finanzas Aprueba y asigna presupuesto a inicios de año. 12 Verificar en el e-sigef el valor asignado por el Ministerio de Finanzas Jefatura de Verifica en el e-sigef el presupuesto asignado por el Ministerio de Finanzas y confirma si se ajusta a la proforma ingresada. 13 se ajusta a proforma? Jefatura de Si el presupuesto se ajusta a la Proforma, continúa con el paso 17. Caso contrario, continúa con el paso Comunicar planificación a para Comunica a de Planificación la o ajuste del Plan Operativo Anual y Plan Anual de Inversión en base al presupuesto asignado por el Ministerio de Finanzas, así como P á g i n a 2 3

19 del POA, PAI y PAC también el ajuste del Plan Anual de Compras por parte de la Jefatura de Adquisiciones. 15 Realizar Reforma al POA y PAI Dirección de Planificación Institucional Ejecuta proceso de Reforma POA y remite a Dirección Financiera Plan Operativo ajustado. Continúa con el paso 17. Plan Operativo Anual 16 Realizar Reforma al PAC Jefatura de Adquisiciones Ejecuta proceso de reforma PAC y remite a Dirección Financiera para adjuntar a informe Plan Anual de Compras 17 Realizar informe de presupuesto asignado del ejercicio fiscal y comunicar a las autoridades Jefatura de Realiza informe de presupuesto asignado del ejercicio fiscal y comunica a las autoridades para ejecución del mismo. Proforma Plan Operativo Anual P á g i n a 3 3

20 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-CON-002 Nombre del Certificación Propósito del proceso Garantizar el compromiso del presupuesto por medio de la emisión de certificaciones s Disparador: Recepción de solicitud de certificación de recursos Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Alcance: Actividad Inicial/Responsable: Solicitar certificación mediante oficio / Solicitante. Actividad Final/Responsable: Firmar y enviar memorando de comunicación /. Certificación Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Solicitar certificación mediante oficio 2 Recibir Quipux con requerimiento y sumillar a la Jefatura de Requirente Solicita certificación, mediante oficio (Quipux) al financiero Recibe oficio con requerimiento y sumilla a la Jefatura de, para que continué con el proceso respectivo. 3 Designar analista responsable del proceso 4 Realizar el control previo de la documentación 5 Documentación completa? Jefe de 1 1 Designa un analista responsable para ejecución del proceso. Realiza la revisión de la documentación recibida para el proceso de certificación. Si la documentación está completa, continúa con el paso 7. Caso contrario, continúa con el paso 6. 6 Comunicar por quipux al área requirente que complete información 1 Devuelve expediente, elabora memorando por quipux con observaciones de la documentación faltante o por regularizar y reasigna a Jefe de. Continúa con el paso 20. P á g i n a 1 3

21 7 Verificar la disponibilidad de fondos para el requerimiento en el POA 2 Verifica que exista disponibilidad de los fondos requeridos en el POA y que se encuentre contemplado en PAC institucional. 8 Existe en el POA? 2 Si existe disponibilidad de fondos en el POA, continúa en el paso 10 Caso contrario, continúa con el paso 9 9 Confirmar si corresponde a proceso por Ínfima Cuantía 2 Confirma si la certificación solicitada y no incluida en el POA corresponde a Proceso por Ínfima Cuantía. 10 Corresponde a proceso autorizado por Ínfima Cuantía? 2 Si corresponde a proceso autorizado por ínfima cuantía, continúa con el paso 12. Caso contrario, continúa con el paso Informar a la Unidad Requirente que requerimiento no estuvo planificado. 1 Devuelve expediente, elabora quipux a la unidad requirente donde especifica que no existe disponibilidad de fondos porque el requerimiento no estuvo planificado y que no consta en el Plan Operativo Anual y reasigna al Jefe de. Continúa con el paso Verificar que exista disponibilidad en la misma estructura programática 2 Verifica que exista disponibilidad de fondos en la misma estructura programática. 13 Existe disponibilidad? 2 Si existe disponibilidad de fondos en la estructura programática, continúa en el paso 18 Caso contrario remite expediente a Analista 1, continúa con el paso Verificar si es factible realizar 2 Verifica si es factible realizar la del área requirente. 15 Se puede realizar? 2 Si se puede realizar, continúa con el paso 17 Caso contrario remite expediente a Analista 1, continúa con el paso Elaborar memorando comunicando la no disponibilidad de presupuesto 1 Elabora memorando mediante quipux indicando al área requirente la no disponibilidad de presupuesto, reasigna documento al Jefe de y continúa con el paso Realizar 2 Ejecuta el proceso de Modificación presupuestaría, continúa con el paso 20. Certificación presupuestaría 18 Crear certificación en el e-sigef 1 Crea certificación en el sistema e- Sigef y elabora memorando vía quipux de comunicación dirigida al área requirente y P á g i n a 2 3

22 reasigna a Jefe de para el envío correspondiente. 19 Aprobar e imprimir certificación Jefe de Aprueba e imprime la certificación para las firmas de elaboración por parte de Jefe de y aprobación por parte de. Certificación 20 Revisar memorando y reasignar al para firma Jefe de Revisa memorando, de no disponibilidad de recursos, de aprobación de certificación o y reasigna al para su respectiva firma de aprobación junto con la certificación. Memornado Certificación 21 Firmar y enviar memorando de comunicación Firma y envía memorando de comunicación y certificación al requirente. Certificación P á g i n a 3 3

23 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-CON-003 Nombre del Modificación Propósito del proceso Realizar la en base a la necesidad de reforma detectada. Disparador: Recepción de solicitud de Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Alcance: Actividad Inicial/Responsable: Revisar partidas y analizar necesidad de reforma/ 1 Actividad Final/Responsable: Realizar Certificación / Jefe de Comprobante de reforma validada Resolución de reforma o Informe de análisis de Informe consolidado de análisis de Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Receptar solicitud, revisar partidas 1 Recepta solicitud de, revisa las partidas s e informa al analista de presupuesto 2 para su respectivo análisis. Oficio de solicitud de reforma 2 Analizar necesidad de reforma y solicitar informe 2 Analiza la necesidad de reforma con la documentación soporte y solicita la elaboración de informe al 1. 2 Elaborar informe de análisis, imprimir y enviar para consolidación 1 Elabora informe del análisis realizado, imprime y envía a 2 para consolidación. Informe de análisis de 3 Consolidar informes y análisis para realizar 2 Consolida los informes remitidos por los analistas de presupuesto 1, realiza informe de modificaciones posibles y resolución de reforma remite para aprobación mediante memorando vía quipux al Jefe de. Informe consolidado de análisis de Resolución de reforma P ágina 1 3

24 4 Revisar informe y enviar memorando solicitando aprobación de reforma Jefe de Revisa informe y reasigna memorando a solicitando aprobación de reforma de acuerdo a lo detallado en el análisis realizado y a resolución de reforma. Informe consolidado de análisis de 5 Revisar y reasignar quipux para la aprobación del Rector Revisa análisis y reasigna memorando para aprobación del Rector junto con resolución de reforma para la aprobación respectiva. Informe consolidado de análisis de 6 Recibir, revisar y aprobar solicitud de Rector Recibe, revisa y analiza la aprobación o no de la solicitud de en base al análisis remitido. Informe consolidado de análisis de 7 Aprueba solicitud de? Rector Si aprueba solicitud de, continúa con el paso 10. Caso contrario, continúa con el paso 8 8 Comunicar a la negación de Rector Sumilla la resolución de reforma con la negación de. 9 Recibir comunicado e informar al área requirente la no disponibilidad de fondos Recibe memorando y resolución de reforma con sumilla del Rector (rechazo por la máxima autoridad) o de (rechazo por el Ministerio de Finanzas) e informa al área requirente la no disponibilidad de fondos para que incluya requerimiento en planificación del siguiente año. 10 Crear la reforma en el sistema e-sigef, colocar las justificaciones y reasignar los fondos entre las partidas afectadas 2 Recibe resolución de reforma con sumilla de aprobación de y crea reforma en el sistema e-sigef, incluyendo las justificaciones y reasigna los fondos entre las partidas afectadas. Resolución de reforma P ágina 2 3

25 11 Solicitar reforma al Ministerio Finanzas de 12 Aprobar o rechazar reforma en el sistema 13 Verificar que la reforma se encuentre en el sistema como validada o rechazada 2 Ministerio de Finanzas 2 Solicita reforma mediante el sistema e-sigef al Ministerio de Finanzas. Aprueba o rechaza en el sistema e-sigef. Verifica en el e-sigef el estado de aprobación o rechazo de la reforma o solicitada al Ministerio de Finanzas. 14 Fue aprobada? 2 Si la fue aprobada, continúa con el paso 16. Caso contrario, continúa con el paso Comunicar a Jefe y el rechazo de la 2 Comunica a Jefe de y al el rechazo de la por el Ministerio de Finanzas. Continúa con el paso 9 16 Imprimir y enviar la o reforma 2 Imprime y envía la al área requirente y una copia al Analista 1 para archivo del expediente. Certificación 17 Archivar la o reforma junto a expediente 1 Archiva con el expediente de la solicitud de reforma y puede continuar con el proceso de certificación. Informe consolidado de análisis de Certificación. 18 Realizar Certificación Jefe de presupuesto Ejecuta proceso de certificación P ágina 3 3

26 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-PRE-004 Nombre del Gestión de Compromiso Presupuestario Propósito del proceso Comprometer los recursos financieros mediante la emisión del Comprobante Único de Registro (CUR) de compromiso. Disparador: Recepción de oficio de autorización de gasto Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Alcance: Adjetivo Interno Actividad Inicial/Responsable: Solicitar la autorización del gasto correspondiente / Área Requirente Actividad Final/Responsable: Aprobar, firmar y enviar el CUR de compromiso a Contabilidad / CUR de compromiso Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Solicitar la autorización del gasto correspondiente Área Requirente Solicita autorización de gasto al correspondiente Autorizador de Gasto mediante oficio de solicitud y documentación soporte del requerimiento. Oficio de solicitud 2 Autorizar gasto y solicitar pago Autorizador de Gastos Revisa y autoriza gasto del área requirente, y solicita pago del mismo al. con sumilla de autorizado 3 Sumillar control previo al compromiso a la jefatura de. Recepta requerimiento y sumilla memorando de solicitud de gasto y pago al Jefe de, Contabilidad y Tesorería para el trámite respectivo. La sumilla para la Jefatura de responde a Control Previo al Compromiso 4 Recibir, revisar y sumillar al analista responsable Jefe de Recepta, analiza y sumilla memorando de solicitud de gasto y pago para el analista responsable para el control previo al compromiso. 5 Realizar el control previo de la documentación Analista Revisa la documentación original presentada por el área requirente mediante check list. 6 Documentación completa? Analista Si la documentación presentada está completa, continúa al paso 9. Caso contrario, continúa al paso 7. P á g i n a 1 2

27 7 Comunicar al área requirente que complete documentación Analista Envía correo electrónico donde se comunica los documentos faltantes al área requirente, y la necesidad de completarla en los plazos establecidos, si no se completa devuelve expediente con oficio 8 Completar documentación Área Requirente Completa la documentación faltante en base al oficio recibido y remite al Jefe de, continúa al paso 4. 9 Realizar el CUR de compromiso en el sistema e-sigef Analista Elabora el CUR de compromiso de pago en el sistema e-sigef, dependiendo del tipo de pago a efectuar. CUR de compromiso 10 Pago por Anticipo o pago total? Analista Si el pago corresponde a anticipo, continúa al paso 11; Si el pago es total, continúa al paso Generar CUR de compromiso por el valor subtotal del proceso Analista Elabora el CUR de compromiso por el subtotal del valor del proceso en el sistema e-sigef, continúa al paso 13 CUR de compromiso 12 Generar CUR de compromiso por valor total del proceso Analista Elabora el CUR de compromiso por el valor total del proceso en el sistema e-sigef. CUR de compromiso 13 Imprimir y firmar el CUR de compromiso Jefe de Imprime y firma CUR de compromiso de pago generado y solicita la firma del. CUR de compromiso 14 Aprobar, firmar y enviar el CUR de compromiso a Proveeduría o Contabilidad Aprueba y firma el CUR de compromiso de pago y remite al Jefe de Proveeduría en caso de bienes sujetos a control o bienes de larga duración y demás casos remite al Jefe de Contabilidad para su trámite y registro respectivo. CUR de compromiso P á g i n a 2 2

28 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-PRE-005 Nombre del Seguimiento y Evaluación a la Ejecución Propósito del proceso Informar a las autoridades de la institución y al Ministerio de Finanzas sobre la ejecución del presupuesto asignado. Disparador: Cumplimiento de fecha planificada Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Alcance: Actividad Inicial/Responsable: Solicitar información para elaboración del informe / Actividad Final/Responsable: Publicar informe en plataforma del Ministerio de Finanzas / presupuesto Informe de seguimiento y evaluación a la Ejecución Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Solicitar información para elaboración del informe de seguimiento y evaluación a Talento Humano, Planificación de Desarrollo Institucional y Contabilidad. Solicita mediante memorando a la Dirección de Talento Humano, Planificación de Desarrollo Institucional y Contabilidad la información tanto física como digital para la elaboración del informe de seguimiento y evaluación del periodo a evaluar, en el cual establece plazo de entrega de la información y el analista de presupuesto asignado y responsable de consolidar y analizar la información para el envío directo de lo solicitado Formato de informe de seguimiento y evaluación a la ejecución (Planificación de Desarrollo Institucional) Nómina y detalle de nómina de los grupos , , (Talento Humano) Detalle de Anticipos (Contabilidad) P á g i n a 1 3

29 2 Receptar información solicitada para cuadrar con cédula Recepta informes y detalles solicitados a las diferentes direcciones o jefaturas para consolidación y cuadre de valores con cédula Formato de informe de seguimiento y evaluación a la ejecución (Planificación de Desarrollo Institucional) Nómina y detalle de nómina de los grupos , , (Talento Humano) Detalle de Anticipos (Contabilidad) 3 Consolidar información y verificar que cuadre con la cédula presupuesto Consolida, analiza y verifica que los valores de los informes cuadren con la cédula. Cuadro comparativo 4 Valores de informe coinciden con cédula? presupuesto Si los valores analizados coinciden con los valores de la cédula, continúa con el paso 6; Caso contrario, continúa con el paso 5 5 Devolver informe a la Unidad correspondiente para correcciones presupuesto Devuelve informe, y se comunica por correo electrónico o memorando de Dirección Financiera los valores que no coinciden con la cédula, para la revisión y corrección inmediata del área, continúa al paso 3 6 Elaborar informe de seguimiento y evaluación a Ejecución presupuesto Elabora informe de seguimiento y evaluación a la ejecución en base de los informes presentados por la Dirección de Talento Humano, Planificación de Desarrollo Institucional y Contabilidad y los valores de la cédula, y se lo remite a Jefe de para revisión. Informe de seguimiento y evaluación a la ejecución 7 Revisar informe y reasignar para autorización Jefe de Revisa y analiza informe de seguimiento y evaluación a la ejecución consolidado en base de los informes presentados por la Dirección de Talento Humano, Planificación y Contabilidad y los Informe de seguimiento y evaluación a la ejecución P á g i n a 2 3

30 8 Revisar informe y remitir al rector para autorización valores de la cédula y se lo remite a para que solicite aprobación. Revisa y analiza informe de seguimiento y evaluación a la ejecución y remite al Rector de la Universidad de Guayaquil para su autorización. 9 Acoger informe y autorizar publicación Rector Autoriza el informe de seguimiento y evaluación a la ejecución para la publicación en el Sistema de Administración Financiera e-sigef del Ministerio de Finanzas. Informe de seguimiento y evaluación a la ejecución 10 Disponer a la Jefatura de la carga del informe en el Sistema e-sigef Dirección Financiera Previa autorización del Rector, dispone a la Jefatura de presupuesto cargar el informe de seguimiento y evaluación a la ejecución y solicita la elaboración del memorando para envío al Ministerio de Finanzas. Informe de seguimiento y evaluación a la ejecución 11 Publicar informe en plataforma del Ministerio de Finanzas presupuesto Carga en el Sistema de Administración Financiera del Ministerio de Finanzas e-sigef el informe de seguimiento y evaluación a la ejecución de la Universidad de Guayaquil y elabora memorando para el envío correspondiente. Informe de seguimiento y evaluación a la ejecución P á g i n a 3 3

31 PROCEDIMIENTO Nombre del Proceso: Gestión de Código: GA-FIN-PRE-006 Nombre del Clausura y Liquidación Propósito del proceso Liquidar el presupuesto anual según los lineamientos y directrices del Ministerio de Finanzas y presentar informe anual. Disparador: Cumplimiento de fecha planificada para cierre fiscal Descripción: Productos/Servicios del Proceso: Tipo de Proceso: Tipo de cliente: Capacidad y formalidad del proceso: Alcance: Actividad Inicial/Responsable: Revisar directrices del Ministerio de Finanzas para el cierre de ejercicio fiscal / Actividad Final/Responsable: Publicar informe de cierre fiscal / Cronograma de cierre fiscal Informe de seguimiento y evaluación de la ejecución Adjetivo Interno Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: Cuántas personas están asignadas al Proceso? Descripción detallada del proceso No Actividad Rol Descripción Documento 1 Revisar directrices del Ministerio de Finanzas para el cierre de ejercicio fiscal Revisa directrices publicadas por del Ministerio de Finanzas respecto al cierre de ejercicio fiscal, plazos y su aplicación a la Universidad de Guayaquil. Directrices 2 Elaborar cronograma interno para cierre del ejercicio fiscal y solicitar revisión de Gerente Administrativo Elabora cronograma interno para cierre del ejercicio fiscal en base a las directrices y plazos emitidos por el Ministerio de Finanzas y las necesidades de la Universidad de Guayaquil y solicita la revisión al Gerente Administrativo para posterior aprobación del Rector. Cronograma de cierre fiscal 3 Revisar cronograma propuesto Gerente Administrativo Revisa y valida el cronograma interno propuesto para el cierre del ejercicio fiscal de acuerdo a las directrices. Cronograma de cierre fiscal 4 Acepta cronograma? Gerente Administrativo Si acepta el cronograma propuesto por el, continúa con el paso 6 Caso contrario, continúa con el paso 5 P á g i n a 1 2

32 5 Realizar observaciones en el cronograma y comunicar al para actualización Gerente Administrativo Realiza las observaciones y comunica al para su actualización y posterior aprobación del Rector. Continúa con el paso 2. 6 Aprobar cronograma para la socialización respectiva a la institución Rector Recibe cronograma remitido por el Gerente Administrativo y aprueba el cronograma interno para el cierre del ejercicio fiscal y su respectiva socialización a la institución. Cronograma de cierre fiscal 7 Comunicar cronograma a las autoridades respectivas para cumplimiento de las fechas Rector Comunica a las autoridades competentes de la Universidad de Guayaquil mediante memorando, a fin de dar cumplimiento a las fechas establecidas en el cronograma de cierre del ejercicio fiscal. 8 Liquidar certificaciones en el sistema e-sigef y elaborar informe anual. Liquida las certificaciones en el sistema e-sigef y elabora informe de seguimiento y evaluación con memorando para el para conocimiento del mismo, dicho informe debe ser publicado en el mes de Enero del siguiente ejercicio fiscal. Informe Anual de Seguimiento y Evaluación de la Ejecución 9 Recibir informe y remitir al Rector Recibe informe anual y remite al Rector para que remita a Ministerio de Finanzas. Informe Anual de Seguimiento y Evaluación de la Ejecución 10 Remitir informe anual al Ministerio de Finanzas y autorizar publicación en página web de la institución. Rector Envía informe al Ministerio de Finanzas y autoriza a la Dirección de Tecnología de la Información la Publicación del informe de cierre fiscal en la página web de la Universidad de Guayaquil. Informe Anual de Seguimiento y Evaluación de la Ejecución P á g i n a 2 2