FICO. Manual de Usuario Adelantos Sujetos a Liquidación. Adelanto Sujeto a Liquidación por Web. 30/09/2011 Página 1 de 22

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1 FICO Manual de Usuario Adelantos Sujetos a Liquidación 30/09/2011 Página 1 de 22

2 Historia / Cambios: Versión Fecha Modificado / Aprobado por Descripción de cambios / Comentarios BFL Documento Inicial 1. OBJETIVO Registrar la solicitud (anticipo) del adelanto sujeto a liquidación en forma automática, por los conceptos de Liquidación de Gastos de: 01 Gastos de Viaje Nacional 02 Gastos de Viaje al Exterior 03 Caja Chica 04 Entregas a rendir cuenta 05 Reembolsos 06 Adelantos a Proveedores 07 Pagos a entidades Publicas 08 Gastos de Movilidad 09 Gastos de Viaje Nacional sin anticipo 10 Caja Chica Fondo Fijo 11 Tarjetas de Crédito 12 Mercadeo Fondo Fijo Registrar cada uno de los documentos que sustenten los gastos de dichos anticipos. Compensar y liquidar en forma automática todos los documentos así como el anticipo otorgado de los adelantos sujetos a liquidación. Emplear la Internet como vía de enlace con SAP. 30/09/2011 Página 2 de 22

3 2. ALCANCE Se registrarán todas las solicitudes por los adelantos sujetos de liquidación por los siguientes conceptos: 01 Gastos de Viaje Nacional 02 Gastos de Viaje al Exterior 03 Caja Chica 04 Entregas a rendir cuenta 05 Reembolsos 06 Adelantos a Proveedores 07 Pagos a entidades Publicas 08 Gastos de Movilidad 09 Gastos de Viaje Nacional sin anticipo 10 Caja Chica Fondo Fijo 11 Tarjetas de Crédito 12 Mercadeo Fondo Fijo Permite el registro de cada uno de los documentos que sustentan el gasto de los adelantos sujetos de liquidación. Permite la compensación y liquidación automática de cada uno de los anticipos otorgados. Permite tener un mejor control mediante los reportes de gestión de todas las solicitudes y anticipos otorgados así como de cada una de las liquidaciones. 30/09/2011 Página 3 de 22

4 3. FUNCIONES PRINCIPALES 3.1. Acceso al aplicativo ASL - pagina Web : 1) Dirección web: para ambiente de prueba. 2) Dirección web : ingresar a Extranet para ambiente de producción. 30/09/2011 Página 4 de 22

5 3) Código de usuario y Clave Si no tiene código de usuario, debe solicitar mediante un formulario el acceso a la extranet y especificar los siguientes datos: Sociedad Código de Personal Centro o centros de responsabilidad Jefe responsable de aprobar solicitud Jefe responsable de aprobar documentos de sustento El código de usuario en la mayoría de los casos corresponde al código de RRHH, y la contraseña por primera vez es init. 30/09/2011 Página 5 de 22

6 3.2. Menú de usuario: Al ingresar a la extranet el sistema mostrara todos los aplicativos para los cuales el usuario tiene accesos. En este menú se muestra también el acceso al ASL, ingresando por esta opción, se mostrara las diferentes opciones que el usuario tiene permiso dentro del ASL. 30/09/2011 Página 6 de 22

7 3.3. Procesos: 1) Registro de Solicitud a) Numero de solicitud, Número correlativo que el sistema asigna a cada solicitud nueva. Este número identifica al adelanto sujeto a liquidación, nos permite visualizar, actualizar y liquidar el adelanto. b) Sociedad, Corresponde al código de sociedad en el que el usuario tiene acceso a imputar gastos. Se habilita solo la sociedad en donde el usuario esta autorizado. c) Tipos de Liquidación, Corresponden a los diferentes tipos de ASL. Se visualizan solo los tipos a los cuales el usuario está autorizado, pueden ser: Gastos de Viaje Nacional Gastos de Viaje al Exterior Caja Chica Entregas a rendir cuenta Reembolsos Adelantos a Proveedores Pagos a entidades Publicas 30/09/2011 Página 7 de 22

8 Gastos de Movilidad Gastos de Viaje Nacional sin anticipo Caja Chica Fondo Fijo Tarjetas de Crédito Mercadeo Fondo Fijo d) Fecha de Inicio y Fecha Fin, Rango de fechas, para la aplicación del sustento de los documentos involucrados en la liquidación e) Motivo, Texto breve en donde se referencia el motivo del adelanto sujeto a liquidación. f) Monto y Moneda, Corresponde al monto y la moneda solicitada para el ASL. g) Fecha de solicitud, Corresponde al día en que se genera de la solicitud; este dato lo coloca el sistema y no es modificable por el usuario. h) Responsable / Viajero, Es el responsable del ASL, Este responsable debe estar registrado en SAP como un acreedor. Al desplegar se mostrara una lista con los códigos de responsables / viajeros para los cuales el registrador del ASL tienen autorización para registrar solicitudes. Esta lista contiene el código SAP del acreedor y el nombre del responsable / viajero. Dato importante para la actualización de los asientos contables en SAP. i) Centro de Gasto, Corresponde al centro o centros de gastos a los cuales se tiene autorización para imputar gastos. Se pueden ingresar en una solicitud varios centros de gastos con sus respectivos porcentajes, esto hace que el gasto se reparta de acuerdo el centro y porcentaje asignado. j) Botón Grabar, Permite al usuario grabar la solicitud, usted puede modificar y volver a grabar tantas veces como sea necesario, si la solicitud se cierra ya no hay opción de efectuar cambios. k) Botón Cerrar, cuando este seguro de que la información registrada es la correcta, usted debe presionar el botón cerrar, luego de esto no hay opción a cambios. Una vez cerrada la solicitud la única persona que 30/09/2011 Página 8 de 22

9 puede aprobar o anular solicitudes es el Jefe Responsable o el responsable FICO. l) Botón Anular, con este botón se anulan las solicitudes ingresadas y cerradas con errores o que ya no se requieran. Solo se habilita para el jefe responsable y para el responsable FICO. m) Botón Aprobar (Jefe Responsable), este botón se habilita cuando la solicitud ha sido cerrada y solo para el jefe responsable de aprobar las solicitudes, acá se efectúa un cambio de estado en la solicitud de cerrada a aprobada por jefe responsable. 30/09/2011 Página 9 de 22

10 n) Botón Aprobar (FICO), este botón se habilita cuando la solicitud ha sido aprobada por el jefe responsable, y solo para el responsable de aprobar las solicitudes en finanzas. 2) Consulta de Solicitud El sistema permite visualizar todas las solicitudes asignadas a un determinado responsable / viajero. Si se conoce el número de solicitud puede acceder directamente digitando el número en el campo número de solicitud. Nos permite además seleccionar las solicitudes por usuarios y por sus diferentes estados. 30/09/2011 Página 10 de 22

11 3) Registro de Documentos que Sustentan el ASL Una vez selecciona la solicitud se procede a registrar el sustento del adelanto sujeto a liquidación (ASL). Al hacer click sobre el icono el sistema abre otra página que sirve para ingresar los documentos que sustentan los gastos de la liquidación. 30/09/2011 Página 11 de 22

12 a) Tipo de Gasto, Nos indica el rubro o cuenta a la cual se imputa el gasto, es una lista que muestra todos los rubros posibles por el tipo de liquidación. b) RUC, Se debe ingresar el número de RUC del documento. El sistema indicara la razón social del RUC ingresado, este se debe validar con la razón social del documento que se esta ingresando. c) Acreedor, Este dato no se ingresa, si el RUC esta creado en archivo maestro de acreedores el sistema muestra el código de acreedor correspondiente, si no esta creado el sistema mostrara un 30/09/2011 Página 12 de 22

13 código de acreedor CPD (acreedores de poca frecuencia que no se registran en el maestro de acreedores). d) Razón Social, Si el acreedor es un CPD el sistema nos obliga a ingresar la razón social, se debe de tener mucho cuidado en no confundir razón social con nombre comercial. e) Distrito, Si el acreedor es un CPD, el sistema nos obliga a ingresar el distrito o población en donde esta ubicado el establecimiento comercial. f) Clase de documento, Se muestra una lista, y se debe de seleccionar la clase de documento que se esta registrando. g) Fecha de documento, Se ingresa la fecha del documento que se esta registrando. Esta debe estar dentro del rango valido para la solicitud. h) Serie del documento, Se ingresa la serie del documento, que se esta registrando (3 dígitos para Perú y 6 para Ecuador). i) Numero de documento, Se ingresa el numero del documento, que se esta registrando (7 dígitos). j) Moneda, corresponde a la moneda del documento. k) Base Imponible, Monto en la moneda del documento, que sirve de base para el calculo del impuesto. l) IGV / IVA, Monto del impuesto en la moneda del documento al cual esta afecto. m) Servicios, Monto afecto en la moneda del documento, para consumos que estén afectos a tasas que no sean IGV / IVA. n) Importe, Es el monto total pagado en la moneda del documento, debe corresponder a la suma de la Base, el IGV / IVA y Servicios. El sistema valida que este importe para Perú no sea mayor a 700 soles o su equivalente en dólares. o) Tipo de cambio, Es el valor del tipo de cambio que corresponde a la fecha del documento, en función al documento que se registra y a la moneda de la solicitud. Si la moneda del documento es igual a la moneda de la solicitud el valor debe ser /09/2011 Página 13 de 22

14 p) Importe Moneda solicitud, Este campo no se ingresa, es el producto del importe por el tipo de cambio. q) Numero de autorización, Este campo se habilita solo para las sociedades de Ecuador y debe registrarse el número de autorización de la emisión del documento. r) Fecha de validez, Este campo se habilita solo para las sociedades de Ecuador y debe de registrarse la fecha de validez de la emisión del documento. s) Centros de gasto, a pesar de haberse ingresado la asignación de centros en la solicitud, es posible re-asignar nuevos centros o nuevos porcentajes a cada uno de los documentos t) Asignación, Para el caso de algunas representadas este campo sirve para identificar en detalle a que productos se debe imputar el gasto. 30/09/2011 Página 14 de 22

15 4) Registro de la Bitácora que Sustentan el ASL Se registran por la Bitácora a todos los gastos incurridos que no tengan documentos de sustento validos (facturas, Boletas, otros), estos gastos pueden ser: - Gastos de Movilidad Local - Gastos de Movilidad por Kilometraje (asfaltado y no asfaltado) - Gastos no deducibles - Tasas - Comisiones y portes bancarios - Intereses Bancarios - Estudios Clínicos Todos estos gastos no tienen documentos que se puedan registrar en el auxiliar de cuentas contables por pagar y como tal no pueden ir al registro de compras. Se debe presionar el icono bitácora. para registrar nuevos gastos en la 30/09/2011 Página 15 de 22

16 a) Fecha, Día en que se incurre el gasto, se valida que esta fecha este dentro del rango de la solicitud. b) Hora de Inicio, Hora de inicio del recorrido o momento del gasto. c) Hora fin,, Hora final del recorrido o momento del gasto d) Origen, Lugar o localidad de inicio del recorrido o en donde se incurrió el gasto e) Destino, Lugar o localidad de termino del recorrido o en donde se incurrió el gasto f) Tipo de Gasto, i. Gastos de Movilidad Local ii. Gastos de Movilidad por Kilometraje (asfaltado y no asfaltado) iii. Gastos no deducibles iv. Tasas v. Comisiones y portes bancarios vi. Intereses Bancarios vii. Estudios Clínicos g) Kilometraje, Distancia recorrida, este dato se habilita solo para el tipo de gastos de movilidad asfaltado y no asfaltado. h) Importe, Monto del gasto i) Motivo, Texto breve que explica la razón del gasto 30/09/2011 Página 16 de 22

17 Para ingresar un registro debe hacer click en el botón Para efectuar una modificación en un registro hacer click en el botón Para anular un registro hacer click sobre el botón 5) Cierre del ASL por el responsable Viajero Una vez que se ha terminado de registrar todos los gastos incurridos materia del ASL, ya sean con documentos o registrados por la Bitácora, el responsable procede al cierre de la liquidación. 30/09/2011 Página 17 de 22

18 a) Total documentos, es la suma de todos los documentos ingresados como sustento, los cuales están refrendados por documentos físicos. b) Kilometraje / Movilidad, Corresponde al importe gastado por el concepto de movilidad y cuyo respaldo se encuentra en la Bitácora. c) Tasas, Corresponde al importe gastado por el concepto de tasas, estos gastos son generalmente por pagos especies valoradas, Registros públicos, otros. d) Gastos no deducibles, Corresponde al importe total gastado y que no tienen sustento de documentos y que no son gastos de movilidad, como por ejemplo, tarjetas telefónicas, propinas, diferencial cambiario, etc. e) Total Gastos, es la suma de todos los gastos incurridos por los diferentes conceptos. f) Datos Bancarios: Código de Banco, Nro. de Operación, Fecha e importe, si después de haber ingresado los documentos que sustentan los gastos y la movilidad, queda un saldo pendiente por liquidar, este debe ser depositado en el banco en la moneda del adelanto, esta boleta de deposito debe registrase: se debe especificar el banco, el numero de deposito, la fecha, el importe. Adicionalmente.si corresponde a un deposito efectuad en el banco de Crédito se debe especificar si fue hecho en un cajero especial. g) Saldo a favor del responsable, si por el contrario después de haber registrado todos los documentos que sustentan el gasto y la movilidad, el importe resulta mayor que el anticipo otorgado, la diferencia debe ser reintegrada al Responsable / viajero. h) Documentos Rechazados, corresponde a la suma de todos los documentos rechazados por el Jefe responsable o por el área de contabilidad. Los rechazos pueden ser por que los documentos no cumplen los requisitos legales (contabilidad) o por no considerarse documentos validos para el sustento de la liquidación (jefe responsable). i) Saldo Liquidación, corresponde a la diferencia entre el anticipo otorgado y los gastos sustentados, este campo debe estar en cero para que se pueda cerrar y liquidar el adelanto sujeto a liquidación. 30/09/2011 Página 18 de 22

19 j) Informe del viaje, en este campo el responsable / viajero debe ingresar un informe en donde sustente : - Razones del viaje - Resultados obtenidos / esperados - Breve reseña de lo acontecido Cerrar detalle, con el botón se cierra la liquidación y deshabilita todos los campos, no permite mas modificaciones. 6) Aprobación de Liquidación por Jefe Responsable Al cierre de la liquidación el Responsable / Viajero debe de enviar una copia impresa y firmada con todos los documentos sustentatorios al jefe responsable para que este efectué la verificación de los documentos y la liquidación de gastos. El Jefe Responsable tiene la posibilidad de rechazar algunos documentos en razón de que no se ajustan al motivo del viaje, para lo cual debe hacer click en el botón que corresponde al documento que requiere anular. 30/09/2011 Página 19 de 22

20 Estos documentos deberán ser informados al responsable viajero para que se acerque a contabilidad con la finalidad de regularizar dichos documentos. Terminada la verificación el Jefe Responsable procede a aprobar la Liquidación. El botón de aprobar detalle se habilita solo si el detalle ha sido cerrado por el responsable viajero. 7) Envío de documentos a SAP El Jefe Responsable después de aprobar el ASL debe enviar al departamento de Contabilidad el ASL con toda la documentación sustentatoria, En Contabilidad se revisa nuevamente todos los documentos de sustento para ver si estos cumplen con las normas legales, de encontrar documentos errados se procede con el rechazo, para lo cual debe hacer click sobre el botón que corresponde al documento que requiere anular. Estos documentos deberán ser informados al responsable viajero para que se acerque a contabilidad con la finalidad de regularizar dichos documentos. 30/09/2011 Página 20 de 22

21 El botón se habilita para que el responsable de finanzas, pueda enviar los documentos a SAP. El proceso de envío de documentos es el registro automático en SAP de todos los documentos que sustentan la liquidación. El sistema valida al interactuar con SAP que los documentos ingresados no estén duplicados, de no presentar errores procede a la contabilización de cada uno de los documentos. SAP devuelve el número de documento SAP de la contabilización, el cual se graba en la DB del aplicativo. Antes de proceder con el envío se debe de registrar la fecha de envío y el numero SAP del anticipo. 8) Liquidación del ASL El responsable de finanzas valida que el envío de documentos se halla efectuado correctamente, luego procede a efectuar la liquidación para lo cual presiona el botón. El proceso de liquidación compensa automática en SAP el anticipo otorgado, los documentos que sustentan el gasto, la contabilización del deposito bancario, el registro de un saldo a favor en el acreedor o un 30/09/2011 Página 21 de 22

22 saldo deudor por liquidar también en el acreedor, de tal forma que toda la liquidación se compensa y se cierra. SAP envía mensaje de conformidad al aplicativo el cual se debe mostrar en la ventana que se efectúa el proceso de liquidación en Web. 30/09/2011 Página 22 de 22