Qué es una factura electrónica?

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Domingo Santos Campos
hace 6 años
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2 #01 Qué es una factura electrónica? "Una factura electrónica es un documento electrónico firmado electrónicamente que cumple con los requisitos legales y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor" (Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. BOE 29 Diciembre 2007). Las facturas electrónicas son firmadas electrónicamente lo que garantiza: La autenticidad: El emisor de la factura puede ser identificado inequívocamente. La integridad: Se puede comprobar que la información de la factura no ha sido alterada. El no repudio: El emisor de la factura no puede negar haberla firmado, al tener la firma electrónica reconocida el mismo valor legal que una firma manuscrita. #02 Qué validez legal tienen las facturas electrónicas? Las facturas electrónicas tienen la misma validez legal que las facturas en formato papel, y se tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el mismo plazo previsto en la Ley General Tributaria que las de papel, ya que cumplen con todos los requisitos técnicos y legales establecidos en la legislación vigente: Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

3 Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación. Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas. Resolución de 10 de Octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas. #03 Quién debe y puede utilizar el Punto General de Facturas electrónicas de la Diputación? El Punto General de Facturas electrónicas de la Diputación de Teruel es un módulo que forma parte de la Plataforma de Administración Electrónica que facilita a los proveedores y Entidades Locales de la Provincia la presentación de las facturas para que lleguen electrónicamente al órgano administrativo al que corresponda su tramitación y a la oficina contable competente. Este sistema puede ser utilizado pues, tanto por proveedores como por las Entidades Locales de la provincia. Proveedores La ley 25/2013 de 27 de diciembre ha establecido la obligatoriedad de presentación a partir del 15 de enero de 2015, de las Facturas electrónicas a las Administraciones Públicas por parte de: a) Sociedades anónimas; b) Sociedades de responsabilidad limitada; c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española; d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria; e) Uniones temporales de empresas;

4 f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones. Siempre que superen los (IVA incluido), de conformidad con el art. 4 de dicha la Ley 25/2013 y la base de Ejecución Presupuestaria 30ª.5 del Presupuesto General de la Diputación Provincial de Teruel. Asimismo, las personas físicas no estarán obligadas al uso de la factura electrónica en lo que respecta a esta Corporación y a sus organismos y entidades dependientes, sin perjuicio de la posibilidad que tienen de realizar la expedición y remisión por dicho sistema electrónico. Entidades locales Los organismos que actualmente hacen uso de la Plataforma de Administración Electrónica pueden anexionarse o adherirse al uso del Punto General de Facturas electrónicas de la Diputación, permitiéndoles tener un sistema para la gestión de las facturas electrónicas tanto recibidas por parte de sus proveedores como emitidas por parte del organismo. Aquellos organismos que actualmente no hagan uso de la de la Plataforma de Administración Electrónica y/o del Punto General de Facturas electrónicas pueden solicitar su uso a Diputación de Teruel a través del procedimiento Alta en los Servicios TIC. #04 Cuáles son las ventajas de utilizar un sistema de facturación electrónica? Las ventajas para los proveedores son evidentes: Presentar vía Internet la factura a través del Punto General de Facturas de esta Diputación, de forma rápida, sencilla, gratuita, ahorrando gastos y desplazamientos. Consultar y conocer vía Internet del estado de la factura de forma rápida, sencilla y gratuita.

5 El sistema electrónico ahorra tiempo en la tramitación, conformación aprobación y pago de la factura, al ser remitida en segundos a la oficina o departamento que deban autorizarlas Gestión sin papeles, ahorro del espacio de almacenamiento y sensibilidad con el medio ambiente. #05 Qué requisitos y dónde envío y consulto mi factura electrónica? Primero. Solicitar a la Diputación Provincial de Teruel el alta en el portal del proveedor del punto general de entrada de facturas electrónicas de la Diputación en el modelo establecido al efecto, a través del procedimiento de solicitud de alta de proveedores en el punto general de entrada de facturas electrónicas. Segundo. Una vez validada la información facilitada se le dará de alta y recibirá un correo electrónico con la información necesaria para facturar electrónicamente a la entidad. Tercero. Es imprescindible, que en la factura se indique el código de facturación de la unidad Administrativa. Tal como establece la Disposición Adicional 3ª de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, se ajustará, a la establecida en el directorio DIR3, que se concreta en informar del Órgano Gestor, Oficina contable y unidad Tramitadora, que a continuación se detalla: SERVICIOS y SIGLAS ASISTENCIA TECNICA MUNICIPIOS ARRENDAMIENTOS URBANOS ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS BIENESTAR SOCIAL COLONIA POLSTER CULTURA (CT) GABINETE DE COMUNICACION GABINETE GEOLOGICO GABINETE TECNICO CIF ORGANO GESTOR (DIR3) OFICINA CONTABLE (DIR 3) UNIDAD TRAMITADORA (DIR 3) AM P H L O O AU P H L O O BI P H L O O BS P H L O O CP P H L O O CT P H L O O GC P H L O O GG P H L O O GT P H L O O

6 OFICINA INTERVENCION REGISTRO LABORATORIO MEDIO AMBIENTE MUSEO PROTECCION CIVIL PROGRAMAS EUROPEOS PARQUE DE MAQUINARIA PLANES PROVINCIALES PRESIDENCIA PERSONAL RELACIONES CON EMPRESAS SERVICIOS AGROPECUARIOS SERVICIO DE EXTINCION DE INCENDIOS OFICINA DE TESORERIA TIC (INFORMÁTICA) TRIBUTOS (RECAUDACION Y G.TRIB.) URBANISMO (ARQUITECTURA) TURISMO (CT) INST.ESTUDIOS TUROLENSES (OO.AA) IN P H L O O LM P H L O O MU P H L O O PC P H L O O PE P H L O O PM P H L O O PP P H L O O PR P H L O O PS P H L O O RE P H L O O SA P H L O O SE P H L O O TE P H L O O TI P H L O O TR P H L O O UR P H L O O TU P H L O O ET G LA LA LA Cuarto. Podrá hacernos llegar su factura electrónica a través de los siguientes medios: Portal de Proveedor del Organismo. Desde estos portales, accesibles a través de la sede electrónica, de cada uno de los organismos, los proveedores tendrán una herramienta para la redacción de facturas conforme al formato admitido, firma electrónica de las mismas y emisión directa de éstas el organismo receptor. Desde este portal, el proveedor podrá gestionar sus facturas electrónicas emitidas al organismo receptor a través de una búsqueda avanzada, podrá acceder al detalle de las mismas y obtener copias de éstas en otro formatos como PDF, UBL o EDI, podrá descargarse el Justificante de Presentación de la Factura en el Registro Telemático y además podrán hacer un seguimiento de la tramitación de las facturas y del estado en el que se encuentran. Buzón de Correo Electrónico para Facturas Electrónicas. Los organismos ofrecen a sus proveedores un buzón de correo electrónico al que enviar las facturas electrónicas emitidas a cada uno de dichos organismos. WebServices. También se han publicado unos servicios web para la integración de ERP o sistemas de facturación propios con la Plataforma de Facturación Electrónica de Diputación de Teruel y el resto de Entidades Locales. Para solicitar el manual de integración y los agentes de acceso a los WebServices deberá ir a Solicitud Acceso WebServices Factura Electrónica (abierto en nueva ventana).

7 #06 Qué formatos de factura y firma electrónica son admitidos? Las facturas electrónicas se ajustarán al formato estructurado Facturae, versión 3.2, y deberán estar firmadas con firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10.1 a) del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. También se admitirá par su firma el sello electrónico avanzado una se apruebe la Orden ministerial prevista en el artículo 5 de la Ley 25/2014. #07 Qué debe tener en cuenta al facturar electrónicamente? Existen una serie de requisitos específicos de información necesaria en las facturas electrónicas emitidas hacia el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Diputación de Teruel y las entidades adheridas al mismo que se detallan el documento de FAQs descargable en la Sección de Documentación.

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