INFORMACION GENERALIZADA DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO NAOJEN

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1 INFORMACION GENERALIZADA DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO NAOJEN PUNT O DE VENTAS NOJEN Contamos con diferentes métodos de facturación en puntos de ventas, todos ellos enfocados en una rápida atención al cliente, fácil manejo de los productos para el usuario, un buen control del efectivo y controles internos. Punto de Ventas Empresas Comerciales Ingreso de Productos por Código de Barra, Por Código Alterno, Búsquedas Avanzadas por Descripción del Productos, Estilos, Códigos, Consolidado de Existencias en Línea, Precios No Modificables por Usuario, Precios Modificables con autorizaciones, Fotografía del Producto, Acumulación de Puntos, Facturas en Espera, Ordenes de Pedidos en Espera y Cotizaciones, Registro de Gastos e Ingresos Adicionales, Facturación de Contado y Créditos, Notas de Créditos por Devolución de Mercadería, Descuentos, Pagos a Clientes. F9: Crear facturas en espera ilimitado, eso le permite guardar una orden y luego ser facturada cuando lo desee, muy útil cuando hay clientes de pedidos largos y se quiere despachar clientes de uno o pocos productos, y luego continuar con el cliente inicial. F10,F11: Permite facturar de Contado o Créditos. F7: Permite exonerar de impuestos a un determinado clientes (con autorización). F3: Permite dar precios especiales autorizados. VentasxCliente: Permite consultar las facturas de un determinado cliente ver que productos se le facturaron o reimprimirlas una factura especifica. Devoluciones: Permite generar una devolución de ventas o nota de crédito por producto devuelto. Descuentos: Permite aplicar descuentos especiales siempre con una clave de autorización. Abonos Clientes: Permite crear recibos de abonos por facturas de clientes de créditos.

2 También el sistema permite bonificar productos, consultar de productos facturados en negativos autorizados, permite estableces precios por escalas, descuentos por escalas, por cantidad de venta muy útil para precios por mayoreos, precios masivos. Impresión de Boletos Promocionales: El sistema permite configurar un boleto de impresión por ventas mayores a lo que se configura en el centro de control, ejm: Si desea generar rifas porque un cliente le ha comprado 100 lps en adelante el sistema le permite imprimir el boleto con sus datos personales del cliente, según la necesidad de la empresa. Impresión de Códigos de Barras Nuestro sistema permite imprimir etiquetas con códigos de barras impresos para aquellos productos que no vienen etiquetados de fabrica. Impresión Remota Personalizada Permite impresión de facturas en impresoras donde el cliente decida, comprobantes de entrega por productos marcados o por cantidad comprada, etc. Elaboración de Cotizaciones, Ordenes, Facturas en Espera, desde el punto de ventas, esto muy útil cuando se quiere que los vendedores digiten las ordenes y que sean enviados al área de caja, igual puede permitirse que el vendedor tome la orden y envié la factura a una impresora remota en área de caja.

3 Punto de Ventas Tipo Touschscreen Ideal para facturación rápida de productos selectivos, permite que la empresa pueda configurar 45 botones por pantalla, asignar a cada botón el código de productos y el color, en la parte de arriba de la pantalla aparecerá calculadora de numero para el registro de la cantidad rápida, en la parte de abajo aparecen los botones de uso rápido, esta pantalla muy útil para panaderías, dryclean, reposterías, y otras empresas que tienen productos de venta continua. Punto de Ventas Supermercado

4 PANTALLA PRINCIPAL DE PUNTO DE VENTAS RAPIDA (SUPERMERCADOS) Tambien el sistema cuenta con la opción de colocar un monitor adicional para visualización de productos facturados y publicidad al cliente. Monitor Pantalla Doble de facturación, para publicidad y productos facturados al cliente. En negocios como supermercados, MiSuper, se utiliza la pantalla de Posteo Rapido con códigos de barras, pesos, Precios y Descuentos especiales,etc. Punto de Ventas atención Personalizada MANEJO DE COTIZACIONES, PEDIDOS Y PUNTOS DE VENTAS El sistema le permite crear cotizaciones de clientes, generar ordenes de pedidos, luego ser procesados como facturas de clientes, previo control de precios, límites de créditos, saldos pendientes de pagos, autorización de pedidos, control de descuentos por productos, fechas, proveedores, etc.

5 Modulo muy útil para ventas por telemarketing, despacho y otros tipos de controles. En esta versión de facturación es muy utilizada para ventas personalizadas de uso interior no para facturación rápida, ya que el proceso es más personalizado con el cliente, toma de pedidos, toma de cotizaciones, autorización de pedidos, precios especiales, etc. Muy útil para empresas de ventas por tele marketing, venta de calle, control interno, etc. Control de Créditos Todos los puntos de ventas están en línea con inventarios permitiendo la rebaja automática de las existencias, costeo de productos, etc.

6 Consignaciones El sistema permite el manejo de productos en consignación con clientes Algunas Ventajas en los Puntos de Ventas Crear múltiples ordenes de facturas en espera, cotizaciones en línea desde el punto de ventas, Permite que el vendedor tome la orden al cliente, y se facture en caja, utilizando el método de vendedor toma orden y cajero factura la orden. Facturas en Espera: Permite poner en espera la factura que se esta capturando actualmente en pantalla pulsando la tecla F6, hacer una nueva factura a otro cliente facturarla, y luego pulsar F6 y continuar con la primer factura que se estaba realizando. Ingresos y Egresos Varios, le permite llevar el control de el ingreso y salida de efectivo de la caja, esto será registrado al final para el arqueo general de la caja. ABONO A CLIENTES

7 El cajero si tiene autorización podrá realizar abonos a facturas pendiente de pago de los clientes emitiendo comprobante de recibos, estas transacciones de abonos se visualizaran en el arqueo de ventas del cajero. CONSULTA RAPIDA DE PRECIOS En botones de la parte de debajo de las pantallas de punto de ventas, hay botones de uso rápidos para Consulta de Precios, existencias consolidadas, etc. FORMA DE PAGOS

8 Las forma de pagos son configurables, Efectivo, Tarjeta, Cheques, etc, Por Bonificación, Uso de botones calientes de monedas, Captura del cliente, Captura de Cambio, etc. ACUMULACION DE PUNTOS La acumulación de puntos se esta volviendo parte de la atracción de compra del cliente, ya que con esto la empresa obtienen información básica como Correos electrónicos, teléfonos, etc. Para uso posterior de envíos de ofertas por correo electrónico, y atención personalizada al cliente. Como Funciona? Cada cliente deberá ser registrado en la base de datos de sistema

9 Esta información es vital para que el cliente pueda acumular puntos por sus compras, convirtiéndolo de esta forma en un cliente frecuente de la empresa. Como se configura la acumulación de Puntos En el centro de control del sistema de debe definir la parametrización como ser Por montos de compra mayor o igual a, se le otorgan tantos puntos, y cada punto tiene un valor monetario de tanto, y por que cantidad de puntos acumulados el cliente puede hacer uso de ellos, una vez consumido este valor los puntos vuelven a valor cero, cuando el cliente los consume los puede aplicar como valor monetario o simplemente acumularlos para una futura compra. Como funciona? En los puntos de ventas esta el botón ACUMULACION DE PUNTOS. Donde se le pide al cliente ingresar el número de identificación, este se hace por medio de carnet con código de barra de su IDE, el sistema valida los datos, Devuelve la cantidad de puntos acumulados y el valor canjeable disponible, en este momento el operador o cajero

10 podrá preguntar al cliente si solo acumulara su compra o canjeara sus puntos, la empresa podrá contar con historial de compra de cada cliente, mensual, anual o diario. CONTROL DE INVENTARIOS El proceso de facturación va amarrado a un control de interno de inventarios desde la creación del producto, liquidación de la compra, hasta el proceso de facturación. El sistema puede manejar múltiples empresas o compañías, bodegas, consolidar existencias y utilizar el mismo catalogo de productos para todas ellas, igual pueden trabajar independientes en su estructura de catalogo de productos. Se puede llevar el control de la compra, requisiciones de salidas, requisiciones de entradas, salidas por transferencias, entradas por transferencias, ajustes internos, consulta del kardex del productos desde que inicio con saldo ver los movimientos que lo conforman, hasta el proceso final de la venta, reportes de existencias consolidadas, etc. GRUPOS Y CLASIFICACIONES Permite clasificar sus productos o grupos, de acuerdo al rubro de cada uno de ellos. Ubicaciones de los productos dentro de la bodega.

11 Mantenimiento del producto, consulta rápidas, control de precios, descuentos, ubicaciones, categorías de productos, fotografías, envíos a Excel de precios, existencias, estadísticas de ventas, y otros. Captura de precios, descripción del productos, código de barras, códigos alternos, si paga impuestos o es excento, proveedor, grupos, ubicaciones, Costos.

12 En caso de precios mayoreos, se utilizan precios por cantidades de compra, ejemplo, si el cliente compra de 3 productos a 6 el precio a dar es el que esta en tabla, o si compra menos de 3 el precio es el de detalle, toda esta configuración es definida por el usuario encargado de costos o precios. Se pueden crear descuentos por rangos de fechas, ejemplo, si la promoción es para todos los productos o por grupos, o por proveedor, tablas de descuentos por categorías, etc. Exportar información a Excel, Importar de Pistola PT630, Retirar o activar productos, etc. Estadísticas de venta Rápidas, Productos que más se venden, productos que menos se venden, Ventas por productos por mes, Ventas por Vendedor, Ventas por Proveedor, Ventas por Grupos, Ventas por Clientes, Etc. Cálculos de Máximos y Mínimos

13 El sistema permite tener alertas por existencias abajo y sobre el máximo, se puede calcular estas cantidades a través de cálculos estadísticos, esto le permitirá contar con información fundamental para surtir el inventarios de productos que mas se mueven. REQUISICIONES Las transacciones de salidas y entradas al inventario se conocen como requisiciones que son movimientos internos de bodega, eso le permite sumar o restar existencias en sus inventarios, generando una transacción con un numero correlativo, fechas, usuarios, costeo, y impresión de comprobante de salida o entrega del movimiento. ORDENES DE COMPRAS Elabore órdenes de compras para proveedores utilizando información estadísticas de ventas, máximos y mínimos.

14 El sistema le permite generar un pedido automático del proveedor, utilizando datos de ventas, máximos y mínimos, y consolidados de existencias si cuenta con varias sucursales. PROCESO DE COMPRA El proceso de compra genera la transacción de ingreso de la mercadería como una compra local o extranjera, generando un enlace con el modulo de cuentas por pagar, esta liquidación generara cambios de precios si se configura o autoriza como tal, igual registro de costos, promedio o de ultima compra, alimentando de esta manera el kardex del productos.

15 KARDEX DE PRODUCTOS El kardex en el informe básico de los movimientos de uno productos, generando un listado de cada movimiento desde el inicio de los saldos hasta el final de un saldo. Elaboración de Etiquetas Cuando el producto no viene con un código de barra y se desea etiquetar con el propio código de la empresa el sistema cuenta con la impresión de viñetas según el formato que la empresa requiera, en impresoras zebras, o laser, siendo diseñadas a la necesidad del cliente incluyéndoles los precios, precios escondidos en letras, descripciones, etc.

16 Reportes Varios Listado de Existencias Varios tipos de reportes desde un catalogo de precios, existencias por compañía, existencias consolidadas, con costos, sin costos, libros de compras, libros de ventas, libros de devoluciones, libros de movimientos de entradas y salidas, etc, estos reportes pueden generarse a pantalla, Excel, o archivos pdf. INVENTARIOS FISICOS El sistema de inventarios cuenta con un modulo adicional el cual le permite a las empresas realizar inventarios físicos general o selectivos, estos inventarios son realizados a través de cortes de formas, permitiendo el posteo del inventario físico a través de posteo manual, importándolas de hojas de Excel, pistolas PT630, generando un listado comparativo físico vrs. Teórico donde se puede visualizar los faltantes y sobrantes en cantidad y en forma monetaria, una vez realizado el conteo se puede procesar un cierre de forma el cual ajusta el inventario en base a las diferencias, quedando registrado en el kardex un ajuste de entrada o ajuste de salida por las diferencias del físico.

17 VENTAS ARQUEOS LAS SUPERVISORES DE TIENDAS PUEDEN TENER ACCESO A OPCIONES BASICAS DEL SISTEMA COMO SER, revisión de facturas diarias, libros de ventas, ventas por cajeros, consulta de arqueos, flujos de ventas, resumes de ventas x productos, etc. El CAJERO se le da acceso a la Apertura de Caja, la cual le permite asignar la fecha por el cajero o ser controlado por servidor principal eso depende de la configuración del centro de control, el cajero apertura su caja, se genera un comprobante de apertura, igual al final del dia el cajero puede hacer el cierre de su caja, y se le imprimir comprobante de arqueo ya sea desglosado con las ventas o simplemente sin desglose para que no puede ver el monto vendido, el supervisor o persona encargada de las ventas o arqueos puede ver el resumen de las cajeras y hacer el respetivo corte desglosado, eso evita en algunas empresas que el cajero maneje información confidencial de las ventas.

18 Libros de Ventas El reporte de libro de ventas es el resumen de las ventas mensuales, semanales, diarias, hay diferentes formas de generarlo ya sea por tipos de pagos, detallados con productos, solo totales, resumen de ventas por productos, por tipos de pagos, por vendedores, etc.

19 COMISIONES DE VENTAS Cada vendedor cuenta con un numero el cual deberá ser asignado al momento de la venta. Las comisiones pueden generarse desde una venta general, por producto, por monto facturado, por margen de utilidad de la empresa, por grupos. Se configura según la comisión que la empresa dará al vendedor, desde el monto total de la venta rengueado, por una tabla de utilidad, o solo por comisión x grupos. ESTADISTICAS DE VENTAS

20 Contamos con modulo especial de estadísticas de ventas, análisis de ventas por productos, revisión de utilidades de ventas, Ventas por Vendedores, Por Grupos, Mix de Ventas, Reportes especiales de ventas para Pedidos a Proveedores. Estadísticas de Ventas por Vendedores a Excel, y Graficadas. Pedidos por Proveedores según cantidades Máximas y Mínimas

21 Listados especiales de Pedidos al Proveedor para surtir basados en ventas, Promedio Vendido, Máximo y Mínimos, y Promedio a surtir. MANEJO DE CLIENTES (COBROS, PAGOS) El sistema de ventas esta enlazado al modulo de cuentas por cobrar, toda factura de crédito se carga al modulo, si en centro de control las facturas se configuran para que cargue al cliente, igual aparecen en el estado de cuenta. Maestro de clientes, con código interno, se le graban datos importantes como nombres, direcciones, correos, teléfonos, limites de créditos, etc.

22 Perfil del cliente, el sistema permite revisar el estadístico de compra de un cliente para utilizarlo para otorgar créditos. Resumen de venta del cliente, por periodos, y meses durante un rango especifico, dicha información puede ser fundamental para otorgar créditos o habilitarle un limite especifico de crédito al cliente. Estados de cuenta desglosados por facturas y pagos, letras vencidas según tabla de antigüedad de saldos.

23 Reportes varios de facturas, pagos, desgloses de asientos contables, etc. Manejo de Proveedores (Pagos) Inventarios esta enlazado a cuentas por pagar generando una liquidación de compra por pagar, este modulo es similar al modulo de cuentas por cobrar, con una pantalla de proveedores, posteos de facturas, débitos, abonos a proveedores, análisis de antigüedades, proyecciones de pagos, etc. Bancos Modulo que permite llevar el control de los depósitos, cheques, pagos a proveedores, abonos de clientes, libros de bancos, Conciliaciones Bancarias, etc Contabilidad Modulo que le permitirá generar los estados financieros de la empresa, Estados de Resultados, de Comprobación, Presupuestos, Libros Diarios, etc. Planillas Modulo que le permitirá llevar el control de los empleados, pagos de planillas, libros de planillas, boletas de pagos, cartas del banco, etc. Activos Fijos

24 Modulo que le permitirá llevar la depreciación acumulada de los activos físicos de la empresa, generando enlace con contabilidad. VENTAJAS DE NAOJEN Permite el enlace entre sucursales remotas, ciudades o países a distancia a través de la tecnología web, vpn, o sincronización. Desarrollo a la medida del cliente, se realizan los cambios, adaptaciones al sistema de acuerdo a los requerimientos. Crecimiento constante del software, actualizaciones diarias y periódicas. Compatibilidad con Windows XP, 7, Linux Base de datos Robusta SQL Server 2000, 2008 Servidor de archivos base de datos Dedicado Servicio de OutSourcing Mensual TECNOLOGIA VIRTUALIZACIONES Servidores protegidos con virtualizacion ESXI Linux, Múltiples Plataformas, Configuración para accesar al sistema Online Via web desde Android, Tabletas. ACCESO VIA WEB Se instala servidor web en el servidor principal virtualizado, configuramos nuestro sistema con dicho servidor y publicamos las aplicaciones esto permite facturar en línea, consultas en línea, imprimir, capturar y hacer cualquier operación en el sistema en el momento que se desee, muy útil para vendedores foráneos, enlazar ventas con sucursales o países. SYNCRONIZACION

25 Contamos con nuestra propia herramienta de sincronización offline y online, que le permite a la empresas que tienen varias sucursales y quieren tener en línea su información. Esta herramienta sincroniza la información en el servidor principal extrayendo los datos de cada sucursal y centralizándolo en el principal entre periodos o lapsos de tiempo 10, 15 segundos o según sea la velocidad o ancho de banda del canal de datos, estoy le permite que si no hay conexión entre las sucursales por alguna caída de señal del internet, estas se vuelvan a sincronizar cuando se haya reconectado, asi las sucursales podrán trabajar sin problemas independiente de la señal, y cuando se reconecta se actualizara automáticamente en el servidor principal. NOTA: Incluido con un costo Adicional, la empresa deberá contador con un servidor dedicado.