Solicitud de Viaje. Bizagi Suite. Copyright 2014 Bizagi

Transcripción

1 Solicitud de Viaje Bizagi Suite

2 Solicitud de Viaje 1 Tabla de Contenido Solicitud de Viaje... 3 Elementos del proceso... 6 Registrar Solicitud de Viaje... 6 Aprobar Solicitud de Viaje... 7 Solicitud Aprobada?... 8 Enviar Notificación de Rechazo... 9 Gestionar el Anticipo de Viaje... 9 Notificar al Empleado Desembolsar Anticipo de Viaje Registrar reservas...12 Notificar Reservaciones Comprar Tiquetes Notificar al Empleado...15 Reportar Gastos...16 Reporte de Gastos Elementos del proceso Registrar Reporte de Gastos Aprobar Reporte de Gastos Aprobado?...21 Revisar Políticas...21

3 Solicitud de Viaje 2 Políticas Ok? Registrar Gastos Participantes... 25

4 Solicitud de Viaje 3 Solicitud de Viaje Este proceso inicia cuando un empleado presenta una solicitud de viaje a la compañía. El empleado especifica la información referente al vuelo y determina si son o no necesarios anticipos para gastos y reservación de hotel, para que posteriormente el jefe revise esta información y apruebe o rechace la solicitud. El Departamento Administrativo gestiona las reservas y anticipos requeridos así como la compra de los tiquetes e informa los detalles y estado de cada requerimiento al empleado. Al final del proceso, el subproceso de Reporte de Gastos estará habilitado, allí el empleado debe registrar los gastos en los que incurrió durante el viaje y su jefe inmediato deberá aprobar o rechazar dicho reporte. Una vez aprobado, el Departamento Administrativo deberá comprobar si los gastos reportados encajan dentro de las políticas de la compañía, y si lo hacen, deberá finalmente, registrar los gastos.

5 Solicitud de Viaje 4 Forma Global

6 Solicitud de Viaje 5 Modelo de datos

7 Solicitud de Viaje 6 Elementos del proceso Registrar Solicitud de Viaje En esta actividad el solicitante debe llenar la forma de Registro de Solicitud de Viaje ingresando la información referente al vuelo, así como de la reserva de hotel y anticipos si son requeridos. Ejecutantes Solicitante Duración 4 Horas Acciones ejecutadas al entrar Regla para establecer la fecha, solicitante y la ciudad origen basándose en la ubicación del solicitante. Acciones ejecutadas al salir Regla para establecer el total del anticipo requerido

8 Solicitud de Viaje 7 Forma Aprobar Solicitud de Viaje El jefe del solicitante deberá revisar la Solicitud de Viaje y aprobarla, rechazarla o solicitar cambios si lo considera necesario. Ejecutantes Jefe Duración 4 Horas

9 Solicitud de Viaje 8 Forma Solicitud Aprobada? Esta compuerta evalúa si la Solicitud de Viaje fue aprobada o rechazada por el Jefe del solicitante Condiciones de la compuerta Si: La solicitud fue aprobada No: La solicitud fue rechazada Cambios Requeridos: Es necesario realizar cambios a la solicitud.

10 Solicitud de Viaje 9 Enviar Notificación de Rechazo Se envía un correo electrónico al solicitante notificando el rechazo de su solicitud Script Estimado <TravelRequest.Applicant.fullName>, Su Jefe <TravelRequest.Applicant.idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud de viaje desde <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha <TravelRequest.LeavingDate>. Saludos Cordiales, Equipo Administrativo Estimado <TravelRequest.Applicant.fullName>,Su Jefe <TravelRequest.Applicant.idBossUser.fullName> ha rechazado su solicitud de viaje con ciudad de partida <TravelRequest.DepartingFrom> en la fecha <TravelRequest.LeavingDate>. Gestionar el Anticipo de Viaje En esta actividad se deben ingresar los valores de los anticipos aprobados de acuerdo a las políticas de la compañía para gastos en el país destino, discriminados por tipo, para la solicitud de viaje y se calcula de manera automática el monto total del anticipo a desembolsar. Ejecutantes Asistente administrativo Duración 1 Día Acciones ejecutadas al entrar -Regla para establecer los gastos permitidos por la política de la compañía basados en el país destino. -Regla para establecer los valores de anticipos aprobados basados en los anticipos solicitados. Acciones ejecutadas al guardar -Regla para establecer el anticipo total aprobado Acciones ejecutadas al salir

11 Solicitud de Viaje 10 -Regla para establecer el anticipo total aprobado Forma

12 Solicitud de Viaje 11 Notificar al Empleado Se envía un correo electrónico al solicitante con la información de los anticipos aprobados. Script Su información de anticipo solicitadoestimado <TravelRequest.Applicant.fullName>,Los siguientes montos han sido aprobados para su viaje asociado al número de caso <RadNumber>:Anticipo de Alimentación <TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedMealsAdvance>Anticipo de Transporte <TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedTransportationAd>Otros Gastos <TravelRequest.TravelAdvance.ApprovedAdvanceOthers>Total del Anticipo <TravelRequest.TravelAdvance.TotalAdvanceApproved>Moneda <TravelRequest.Country.PolicyCurrency.Currency>Por favor dirijase al Departamento Administrativo para recibir el anticipo.saludos Cordiales,Equipo Administrativo Desembolsar Anticipo de Viaje Se realiza el desembolso del anticipo al empleado y se carga el registro de desembolsos Ejecutantes Asistente administrativo Duración 1 Día

13 Solicitud de Viaje 12 Forma Registrar reservas El asistente administrativo debe ingresar en esta actividad, la información para vuelos y hoteles si es requerido.

14 Solicitud de Viaje 13 Ejecutantes Asistente administrativo Duración 1 Día Forma

15 Solicitud de Viaje 14 Notificar Reservaciones Se envía un correo electrónico al solicitante, y una copia de éste al asignado con la información de la reserva. Script 1. Su Reservación de Vuelo Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>, Adjunto se encuentra la reservación de vuelo para la solicitud asociada con el número de caso <RadNumber>. Si lo desea, un cambio es posible a los siguientes vuelos: Origen: (departing grid) Destino: (Arriving grid) <TravelRequest.FlightReservation>Por favor contáctenos si usted tiene algún comentario con respecto a la reservación. Saludos Cordiales, Equipo Administrativo 2. Su reservación de Hotel Estimado <TravelRequest.Applicant.userName>, Esta es la reservación de Hotel para su viaje asociado al número de caso <RadNumber>: Hotel <TravelRequest.Hotel.HotelName> Dirección<TravelRequest.Hotel.Address> Teléfono <TravelRequest.Hotel.Telephone> Ciudad <TravelRequest.Hotel.City.City> País <TravelRequest.Hotel.City.State.Country.Country> Fecha de Ingreso <TravelRequest.LeavingDate> Fecha de Salida <TravelRequest.ReturningDate> Saludos Cordiales, Equipo Administrativo Comprar Tiquetes En esta actividad se carga el tiquete electrónico generado por la aerolínea una vez se confirma la reservación del vuelo. Ejecutantes Asistente Administrativo Duración 1 Día

16 Solicitud de Viaje 15 Forma Notificar al Empleado Se envía un correo electrónico al solicitante con la información del tiquete.

17 Solicitud de Viaje 16 Script Asunto: Su tiquete de VueloEstimado <TravelRequest.Applicant.fullName>, Adjunto se encuentra el tiquete electronico para su viaje asociado al número de caso: <RadNumber>. Saludos Cordiales, Equipo Administrativo<TravelRequest.ETicket> Reportar Gastos El subproceso de Reporte de Gastos estará habilitado al final del proceso de solicitud de viajes para que el empleado registre los gastos en los que incurrió durante el viaje y su jefe inmediato deberá aprobar o rechazar dicho reporte. Una vez aprobado, el Departamento Administrativo deberá comprobar si los gastos reportados encajan dentro de las políticas de la compañía, y si lo hacen, deberá finalmente, registrar los gastos. Proceso Reporte de Gastos - Reportar Gastos

18 Solicitud de Viaje 17 Reporte de Gastos Versión: 1.0 Autor: Bizagi Elementos del proceso Registrar Reporte de Gastos En esta actividad el solicitante debe ingresar la información de todos los gastos efectuados durante el viaje. Ejecutantes Solicitante Duración Basado en la fecha de llegada Acciones ejecutadas al entrar Regla para establecer la duración de la tarea

19 Solicitud de Viaje 18 Acciones ejecutadas al guardar Regla para establecer el total de gastos reportados en efectivo y tarjeta de crédito Acciones ejecutadas al salir Regla para establecer el total de gastos reportados en efectivo y tarjeta de crédito. Forma

20 Solicitud de Viaje 19

21 Solicitud de Viaje 20 Aprobar Reporte de Gastos En esta actividad el Jefe del solicitante debe aprobar o rechazar el reporte de gastos hecho por el solicitante. Ejecutantes Jefe Duración 1 Día Forma

22 Solicitud de Viaje 21 Aprobado? Condiciones de la compuerta Si: Si la solicitud ha sido aprobada el proceso continúa con la siguiente actividad. No: Si la solicitud fue rechazada el proceso regresa a la actividad Reportar Gastos para realizar los cambios pertinentes. Revisar Políticas El Departamento Administrativo debe revisar la información aprobada, teniendo en cuenta que todos los gastos deben ser válidos dentro de la política de la compañía. Ejecutantes Asistente administrativo Duración 1 Día

23 Solicitud de Viaje 22 Forma

24 Solicitud de Viaje 23 Políticas Ok? Esta compuerta evalúa si los gastos reportados están dentro del marco de las políticas de la compañía. Condicions de la compuerta Si: Si el reporte de gastos es acorde con las políticas de la compañía, el proceso continúa. No: Si el reporte de gasto no concuerda con las políticas de la compañía, el proceso regresa a la actividad Registrar Gastos. Registrar Gastos En esta actividad se debe chequear la opción de Gastos Registrados para evidenciar que se efectuó el registro de los mismos. Ejecutantes Asistente administrativo Duración 1 Día

25 Solicitud de Viaje 24 Forma

26 Solicitud de Viaje 25 Participantes Solicitante (Role) Jefe (Role) Asistente Administrativo (Role)