ESTUDIOS PREVIOS. INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Sede Nacional Dirección Administrativa Grupo de Apoyo Logístico

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1 Área Solicitante: ESTUDIOS PREVIOS INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Sede Nacional Dirección Administrativa Grupo de Apoyo Logístico Ordenador del Gasto: Responsable: Objeto: Rubro: Presupuesto: Ítem en el Plan de Contratación MYRIAM DE LA ESPRIELLA COORDINADORA GRUPO DE APOYO LOGÍSTICO Recarga y mantenimiento de los extintores que se encuentran distribuidos en el ICBF Sede Nacional. A OTROS MANTENIMIENTOS UN MILLON CUATROCIENTOS NOVENTA Y SEIS MIL CUATROCIENTOS PESOS M/CTE ($ ), amparado en el CDP 251 del 19 de febrero de En el presupuesto se encuentra contemplado el IVA y demás impuestos de ley. Está contemplado en el componente de Otros Mantenimientos. JUSTIFICACION Es obligación del ICBF prevenir siniestros y posibles accidentes de los Servidores Públicos, usuarios, visitantes; bienes muebles e inmuebles a su servicio, como también de los vehículos de su propiedad y la integridad de sus ocupantes. De acuerdo a lo anterior, se hace necesario el servicio de recarga y mantenimiento de los extintores de propiedad del ICBF Sede Nacional con una empresa especializada en la prestación de éstos servicios. NECESIDAD El debe brindar la seguridad necesaria con el

2 fin de evitar la propagación de incendios, por tal motivo se requiere contratar el mantenimiento y recarga de extintores que se encuentran en la Sede Nacional, los cuales deben ser recargados cada año y que a la fecha se encuentran pendientes de la recarga anual, que permita a la entidad la utilización de los mismos en caso de emergencia. Por lo anterior es necesario contratar este servicio con una empresa especializada en la materia. OPORTUNIDAD Se requiere contratar con la debida antelación el recargue y mantenimiento de los extintores existentes tanto en las dependencias como para los vehículos que se encuentran al servicio del ICBF. Esta contratación está contemplada en el Plan de Contratación del ICBF Sede Nacional para la vigencia 2010, para lo cual existe disponibilidad de recursos. CONVENIENCIA Teniendo en cuenta que en la Sede Nacional no existe personal técnico en el mantenimiento de extintores, se hace necesario contratar con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de realizar el mantenimiento y recarga de los extintores de la Sede Nacional. COMO? El alcance del objeto Recarga y mantenimiento de extintores que se encuentran distribuidos en el ICBF Sede Nacional según las características técnicas descritas a continuación: Características Técnicas: Prestar el servicio de mantenimiento y recarga de extintores de la Sede Nacional de acuerdo a los siguientes tipos de equipos: CANTIDAD 7 DETALLE Recarga y mantenimiento extintor polvo químico seco 10 lb. ABC. 7 Recarga y mantenimiento extintor polvo químico 20 lb. ABC. 5 Recarga y mantenimiento extintor polvo químico 10 lbs. BC. 8 Recarga y mantenimiento extintor agua presión 2 1/2 gls.

3 2 Recarga y mantenimiento extintor CO2 215 lbs 1 Recarga y mantenimiento extintor CO2 50 Lbs 3 Recarga y mantenimiento extintor solkaflam 9000 grs 15 Recarga y mantenimiento extintor polvo químico 5 lbs tipo automotor OBLIGACIONES: Las actividades del contratista en desarrollo del objeto contractual serán las siguientes: OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA: - Revisar minuciosamente los tres componentes básicos del extintor: estructura física, clase de agente extintor y medios expelentes. - La oferta debe incluir los repuestos que haya necesidad de cambiar a los extintores. - Se debe incluir la pintura a los extintores que estén deteriorados. - El contratista debe colocar el anillo de certificación instalado en el cuello de los extintores, igualmente se debe colocar sellos nuevos y etiquetas de recarga con la fecha de realización del mantenimiento. - Todos los extintores deben descargarse antes de retirarlos del edificio para nuevamente ser recargados, actividad que debe ser coordinada por el supervisor del servicio o quien haga sus veces. - Reemplazar los extintores por otros del mismo género y especie en el evento de que estos presenten defectos de fabricación, montaje o mantenimiento sin costo para el ICBF. - Realizar pruebas hidrostáticas a los Extintores que los requieran. - El contratista debe ofrecer garantía de 1 año para la recarga y anexar la certificación del químico original que utilice para la recarga. - El contratista debe suministrar en calidad de préstamo un número igual de extintores mientras dure la recarga y mantenimiento de los mismos. - Se debe incluir el servicio de recogida y entrega de los extintores en las instalaciones.

4 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA: 1. Cumplir con el objeto de la orden bajo su propia responsabilidad, por lo tanto no existe ni existirá ningún tipo de subordinación, ni vínculo laboral alguno entre el contratista y el ICBF. 2. Responder sin perjuicio de la respectiva garantía, por el cumplimiento y calidad de los servicios prestados, por el término previsto en la orden. 3. Responder ante terceros por los daños que se ocasionen y que provengan por causas que sean imputables al contratista. 4. Suscribir la garantía única de cumplimiento y mantener actualizada su vigencia acorde con los términos pactados en la cláusula de garantía única de la orden. 5. Entregar al supervisor de la orden los informes que se soliciten sobre cualquier aspecto y/o resultados obtenidos en cada actividad encomendada cuando así se requiera. 6. Atender los requerimientos, instrucciones o recomendaciones que durante el desarrollo de la orden le imparta el ICBF, a través del supervisor de la misma, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones. 7. Presentar al ICBF los recibos de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud, en pensiones y ARP de los trabajadores a su cargo, al igual que el pago de los aportes parafiscales (Caja de Compensación, SENA y ICBF)., cuando haya lugar a ello para cada uno de los respectivos desembolsos. 8. Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el alcance y las obligaciones contratadas, aunque no estén específicamente señaladas en el presente documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto de la orden. Plazo de ejecución: El plazo de ejecución de la orden será de treinta (30) días, contados a partir de la aprobación de garantía única de cumplimiento. La forma de pago: El ICBF pagará en una sola cuota al contratista el valor total de la orden en moneda legal Colombiana, una vez se encuentre aprobado el PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja) y sea entregado a satisfacción el trabajo objeto del contrato, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la a la presentación de la factura y expedición de la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor. Lugar de ejecución:, Sede Nacional - Avenida Carrera 68 No. 64 C 75.

5 Modalidad de Selección: Se trata de un proceso de Selección abreviada por subasta inversa cuyo valor no excede el 10% de la menor cuantía, de conformidad con lo establecido en los artículos 16, 17, y 20 del decreto 2474 de 2009 y el artículo 1 del decreto No de 2009, teniendo en cuenta que se trata de servicios de características técnicas uniformes de común utilización. 2. QUIÉN? Las condiciones que debe tener el proveedor de servicio son: Proveedor de servicio con experiencia en recargas y mantenimientos de extintores, persona natural o jurídica establecida en Colombia que no se encuentre incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidad para contratar con el Estado. Deberá certificar experiencia en valor, acreditada mediante copia de contratos, certificados o facturas expedidas por entidades públicas o privadas máximo DOS (2) en ordenes de servicio similares durante los dos últimos tres (3) años cuyo monto sea igual o superior al valor del presupuesto oficial. 3. ESTUDIO DE MERCADO

6 El Grupo de Apoyo Logístico de la Dirección Administrativa del ICBF para estimar el costo de la recarga y mantenimiento de extintores solicitó cotizaciones, resultado de lo cual se estableció el siguiente comparativo de precios: 4. FACTORES DE SELECCIÓN. Será seleccionado el proponente que no se encuentre incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades referidas en la constitución y en la ley, que cumpla con los requisitos jurídicos y técnicos de habilitación y cuya oferta económica sea el menor valor. 5. ESTUDIO DE RIESGOS RIESGO TIPIFICACIÓN ASIGNACIÓN Y CONTROL No cumplimiento de las obligaciones del contratista establecidas en el contrato a ejecutar. Al no realizar oportunamente la recarga y el mantenimiento de los extintores, la entidad no contaría con la disponibilidad de estos equipos en caso de emergencia. Igualmente Este riesgo está a cargo del contratista, por lo que debe mitigarse a través de la garantía única de cumplimiento. La entidad a través de la designación del supervisor del contrato realizará el control necesario

7 que el contratista no cumpla con las obligaciones establecidas en el contrato, presentado un riesgo importante en caso de no contar con la disponibilidad de los equipos contra incendio en caso de emergencia en el ICBF Sede Nacional. para minimizar los riesgos. 6. GARANTÍAS CONTRACTUALES GARANTÍA ÚNICA DE CUMPLIMIENTO: Cumplimiento: En cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses más. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FIRMA Myriam de la Espriella Directora Administrativa Ordenador del Gasto Martha Alayón Agudelo Coordinadora Grupo de Apoyo Logístico Revisó Mauricio Laverde Arteaga Técnico Administrativo Elaboró