Hoja de ruta para la realización de un Plan Estratégico

Transcripción

1 Hoja de ruta para la realización de un Plan Estratégico Índice Estructura del plan estratégico (índice del documento final)... 2 Descripción de los diferentes apartados del plan estratégico... 3 Guión de referencia para las sesiones de trabajo... 8 Plan de gestión de la entidad

2 I.- Plan estratégico Estructura del plan estratégico (índice del documento final) PRESENTACIÓN 1. IDENTIDAD DE LA ENTIDAD Finalidad y objetivos Destinatarias Servicios y actividades Ámbito geográfico Valores. 2. DECLARACIÓN DE MISIÓN 3. DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN 3.1. Tendencias sociales que afectan al ámbito de actuación de la entidad Necesidades de los y las destinatarias 3.3. Recursos Aspectos significativos de la actuación de otras organizaciones e instituciones Colaboración y diferenciación Trayectoria y situación actual de la entidad Descripción de la trayectoria y situación actual de la entidad Análisis interno (capacidades y recursos). 4. DECLARACIÓN DE VISIÓN 5. OBJETIVOS 6. ANÁLISIS ESTRATÉGICO 6.1. Factores clave de éxito Análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas, oportunidades). 7. ESTRATEGIAS Y ACCIONES 8. SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN 2

3 Descripción de los diferentes apartados del plan estratégico PRESENTACIÓN En la presentación se refleja el proceso seguido para la elaboración del plan y la organización del documento. Suele venir acompañado de una breve presentación de la entidad y las razones por las que la se decide realizar el plan. Durante el proceso de elaboración se sistematiza lo que se va haciendo como si se tratase de un diario. 1. IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Finalidad y objetivos. Se define la finalidad última de la entidad a través de objetivos permanentes, que no deben confundirse con los objetivos del apartado de programación, más concretos y con un horizonte temporal mucho más limitado Destinatarios y destinatarias. Se entiende por destinatarios a aquellos sujetos (personas y/o agentes) a los que la entidad se dirige a través de sus servicios y acciones. No obstante, se tiene en cuenta el mapa de destinatarios desde la perspectiva del sistema cliente (las beneficiarias directas e indirectas y otras partes implicadas en la actividad de la entidad). Asimismo, se tiene en cuenta no sólo a los destinatarios actuales, sino también a los potenciales Servicios y actividades. Se elabora una clasificación de los servicios y principales actividades de la entidad teniendo en cuenta los servicios que actualmente se prestan y las acciones que se llevan a cabo, así como aquellos que se consideran factibles de comenzar a prestar o consolidar Ámbito geográfico. Se señala el territorio de referencia donde la entidad opera. 3

4 1.5. Valores. Los valores son las cualidades positivas que se le atribuye a la entidad para desarrollar su actividad. Se trata de aspectos centrales en la vida de la entidad con frecuencia referidos al modo de ser y hacer. Se definen los valores centrados tanto en la intervención como en la gestión. 2. DECLARACIÓN DE MISIÓN La declaración de misión constituye una síntesis de los elementos abordados en la reflexión sobre la identidad de la entidad. 3. DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN El diagnóstico de situación o análisis de realidad permite sistematizar y analizar información significativa para el desarrollo de la entidad. Es la herramienta que se utiliza para la definición de los objetivos de la entidad. Debe ser coherente con la identidad e implica analizar tanto el entorno (tendencias, necesidades y recursos existentes) como la propia entidad Tendencias sociales que afectan al ámbito de actuación de la entidad. Las tendencias son factores del entorno (sociales, políticos, económicos y culturales) que afectan a la situación que viven los destinatarios y las partes implicadas en la actividad de la entidad. Las tendencias tienen propensión a orientarse hacia una determinada dirección, permitiendo prever cambios que pueden afectar a la situación de las partes implicadas Necesidades de los y las destinatarias Se definen las necesidades desde la perspectiva de sistema cliente. Una referencia metodológica es la es la elaborada por J. Bradshaw. Se trata de una tipología o clasificación clásica de necesidades, desde el punto de vista de quién las define y cuál es el criterio que utiliza para definirlas. Se diferencian cuatro tipos de necesidades: normativas, sentidas o percibidas, expresadas y comparadas. Necesidades normativas. Se llaman normativas porque tienen relación con la norma, el deber ser. Son las que definen las/os políticas/os, en función de la legitimidad que les da la representación que ostentan, y las/os técnicas/os en función de la legitimidad que les otorgan los conocimientos científicos, supuestamente neutros desde el punto de vista de los valores. 4

5 Necesidades sentidas o percibidas: son las necesidades expresadas, verbalizadas, por las/os propias/os usuarias/os o destinatarias/os de los servicios. Dependen de su historia, sus expectativas, la información que posean sobre sus propios problemas y sobre las posibilidades y recursos que existen para solucionarlos. Así por ejemplo la evaluación de un servicio está condicionada por las expectativas que las personas profesionales que lo prestan generan en los sujetos destinatarios; por eso, el grado de satisfacción de los destinatarios respecto a un servicio no es un indicador de evaluación demasiado adecuado en sí mismo. Necesidades expresadas: Son datos relativos al comportamiento de los destinatarios en relación con los servicios (listas de espera, datos de utilización de servicios, etc.). Por lo tanto, no son las que los propios destinatarios dicen y expresan. Necesidades comparadas: Se establecen comparando distintos servicios, programas, recursos..., en cuanto a niveles de atención, de calidad, etc., que los diferentes agentes proveen Recursos Es importante analizar los recursos para aprovechar los recursos existentes, evitar solaparse con otros agentes y definir aquellos aspectos que caracterizan de manera especial la aportación que realiza la entidad (diferenciación). Principalmente en este apartado nos preguntamos lo siguiente: A qué necesidades están respondiendo ya otras organizaciones e instituciones? Qué características diferencian a la organización? Con quién y para qué puede colaborar la organización? Aspectos significativos de la actuación de otras organizaciones e instituciones Colaboración y diferenciación Trayectoria y situación actual de la entidad Descripción de la trayectoria y situación actual de la entidad Análisis interno (capacidades y recursos). El análisis interno trata de identificar la situación actual en relación a las capacidades instaladas y los recursos disponibles. En el análisis subyace la reflexión en torno a las áreas de gestión: básicas, especializadas y avanzadas. Planificación y gestión integrada de la organización Coordinación y gestión de la estructuración Gestión de la información Gestión de recursos humanos Gestión de recursos materiales y económicos Gestión del aprendizaje Gestión del intercambio con el entorno 5

6 4. DECLARACIÓN DE VISIÓN La Visión constituye una síntesis de la situación en la que se desea que se encuentre la entidad más allá del horizonte del plan estratégico (a 10 años vista). La visión responde a un deseo, pero deber ser alcanzable. El plan estratégico debe orientarse al logro de esta visión y los objetivos han de ser coherentes con ella. A la hora de definir la visión se han de tener en cuenta, tanto aspectos relacionados con los destinatarios, la actividad de la entidad, su presencia social, etc., como aspectos relacionados con los miembros de la entidad, su participación, su organización y gestión, sostenibilidad, etc. En ocasiones se hace una primera aproximación de la visión después de abordar la identidad, que permite orientar el diagnóstico de situación, volviéndose a revisar una vez realizado este. 5. OBJETIVOS Suelen detallarse objetivos generales (que habrán de ser necesariamente pocos) y específicos, así como indicadores y estándares relacionados con los objetivos. Los objetivos deben centrarse en los sujetos destinatarios, pudiendo en algún caso formular algún objetivo orientado a la gestión y mejora interna de la entidad. El sistema de indicadores permite establecer los objetivos y evaluar su consecución. El indicador forma parte de un sistema de información que permite el diagnóstico de la situación de partida, el establecimiento de objetivos y el seguimiento de los resultados. Los estándares concretan el indicador, permitiendo operativizar los objetivos. También pueden establecerse en el plan de gestión indicadores y estándares relacionados con las acciones, los cuales permiten definir cómo se quiere desarrollar la acción. 6. ANÁLISIS ESTRATÉGICO El análisis estratégico es la herramienta que permite recoger y analizar información para identificar y determinar la posible evolución de aquellos elementos tanto externos como internos que puedan afectar a la consecución de los objetivos identificados Factores clave de éxito. Los factores clave de éxito son aquellos aspectos que se considera fundamental cuidar para alcanzar los objetivos. Nos permiten orientar el análisis DAFO. 6

7 6.2. Análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas, oportunidades). El análisis DAFO pretende identificar obstáculos (amenazas y debilidades) y elementos de apoyo (oportunidades y fortalezas), tanto en el entorno (amenazas y oportunidades) como en la propia entidad (debilidades y fortalezas), para alcanzar los objetivos. En base al análisis DAFO se establecen las acciones que se consideran adecuadas para alcanzarlos. Se debe realizar el DAFO de cada objetivo, preferentemente de los objetivos específicos. 7. ESTRATEGIAS Y ACCIONES De cada objetivo se definen las estrategias y sus respectivas acciones. 8. SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN Se trata de establecer un sistema de evaluación que conecte el plan estratégico con el plan de gestión y con las programaciones y evaluaciones de cada uno de los departamentos o servicios y proyectos de la entidad. 7

8 Guión de referencia para las sesiones de trabajo PRIMERA FASE 1. MISIÓN Para abordar la reflexión sobre la misión responded por favor a estas cuestiones: Quiénes son, o deben ser, las y los destinatarios de la actividad de la entidad? Cuál es, o deber ser, la finalidad y principales objetivos de la entidad? Cuáles son, o deben ser, los servicios y acciones que ofrece la entidad? Cuál es el ámbito geográfico de actuación de la entidad? Cuáles son los valores de la entidad? 2. VISIÓN Cómo os imagináis la entidad dentro de 10 años? 3. DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN 3.1. TENDENCIAS Cuáles son las tendencias sociales principales en el ámbito de trabajo de la entidad? 3.2. NECESIDADES Cuáles son las necesidades de los y las destinatarias de la entidad? Específicamente: - Cuáles son las políticas de la administración en este sector? (legislación, planes) - Cuáles son las demandas que reciben de los y las destinatarias (sistema-cliente)? - Conocéis algún proyecto o servicio significativo del que sea interesante incorporar al menos algún aspecto? - Cuáles son los servicios más utilizados por los y las usuarias? Los servicios actuales dan respuesta a todas ellas? 8

9 3.3. COLABORACIÓN Quién responde a las mismas necesidades que nosotros? A qué necesidades están respondiendo ya otros? Con quién podemos colaborar y para qué? TRAYECTORIA Y SITUACIÓN ACTUAL Cuál ha sido la trayectoria de la entidad en los últimos años? Qué elementos de la situación actual de la entidad os parece que es necesario tener en cuenta antes de formular los objetivos? Qué objetivos formularíais en relación con la propia entidad? 9

10 SEGUNDA FASE 4. VISIÓN Reformulad la visión en base al análisis del diagnóstico de situación. 5. AVANCE DE OBJETIVOS Teniendo en cuenta todo lo apuntado hasta ahora y desde una perspectiva realista, Qué objetivos creéis que deben centrar la acción de la entidad en los próximos 2 años? 6. IDENTIFICACIÓN DE FACTORES CLAVE Y ANÁLISIS ESTRATÉGICO 6.1. Cuáles son a vuestro juicio los factores clave, externos e internos, que pueden permitir lograr los objetivos que habéis señalado? 6.2. Teniendo en cuenta los factores clave que habéis señalado, qué obstáculos (debilidades, amenazas) y elementos de apoyo (fortalezas, oportunidades) podéis encontrar, a vuestro juicio, en el entorno y en la entidad de cara a alcanzar los objetivos? (DAFO). 7. DEFINICIÓN DE ESTRATEGIAS Y ACCIONES 7.1. En coherencia con el DAFO, qué estrategias y qué acciones concretas sería necesario llevar a cabo para alcanzar los objetivos? En la sesión, si es posible, señalaremos alguna orientación respecto a: responsables, plazos y recursos. 10

11 II.- Plan de gestión Plan de gestión de la entidad. El documento plan de gestión consiste en un cuadro de mando que incluye al menos los siguientes aspectos: - Objetivos operativos/específicos (conectados con los objetivos estratégicos/generales). - Estrategias y acciones (conectadas con los objetivos operativos). - Indicadores y estándares de evaluación (conectados con los objetivos operativos. También se pueden generar indicadores conectados a las estrategias y acciones). - Responsables, plazos (calendarización) y presupuesto de las acciones (siempre que corresponda). Su duración en principio será de un año, pero podrá determinarse una duración superior si se considera oportuno. Objetivo operativo (Indicadores y estándares) Estrategias Acciones Plazos Responsables Presupuesto Conexión con el objetivo estratégico (objetivo general): En cualquier caso, la herramienta debe ajustarse a la actividad de la entidad y los sistemas de planificación y gestión ya establecidos, por lo que pueden variar los apartados, su estructura y conexión. 11