RESUMEN EJECUTIVO EQUIPO AUDITOR. Lic. José Igllón Carrillo. Jefe de Equipo: Lic. Washington Camacho. Operativos:

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1 RESUMEN EJECUTIVO EQUIPO AUDITOR Supervisor: Lic. José Igllón Carrillo Jefe de Equipo: Lic. Washington Camacho Operativos: ENTIDAD: Instituto Tecnológico Superior Gran Colombia TIPO DE EXAMEN Examen Especial ALCANCE : Examen especial a las operaciones administrativas, financieras y denuncias en el Instituto Tecnológico Superior Gran Colombia por el período comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 31 de mayo de Período examinado: Desde: Hasta: TITULO COMENTARIO, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Seguimiento de recomendaciones La falta de aplicación de las recomendaciones formuladas por la Contraloría General del Estado, en el informe DA , aprobado el 22 de febrero de 2010, ocasionó que las situaciones administrativas y financieras observadas se mantengan, debilitando el sistema de control interno institucional. 1. Cumplirá y hará cumplir las recomendaciones que constan en los informes emitidos por la Contraloría General del Estado, a fin de mejorar la administración de los recursos de la Entidad, para el efecto dispondrá que un servidor efectué evaluaciones periódicas sobre su aplicación.

2 Falta de actas de entrega recepción de los servidores del Nivel Superior y Medio El Rector, no dispuso a los servidores, la entrega recepción de los archivos y documentos generados en sus períodos de gestión, al momento culminar y asumir sus funciones, de igual manera los Directores Académicos e Inspectores Generales del Nivel Superior y Medio, no suscribieron las actas de entrega recepción de los registros, archivos y documentos generados en sus períodos de actuación, situación que no permitió evaluar su gestión administrativa. 2. En conocimiento del cese de funciones del personal docente y administrativo del Plantel, e ingreso de nuevo personal, dispondrá a los servidores inmersos en estos actos administrativos, realicen el acta en la cual se evidencie la entrega recepción de los registros, bienes y archivos de documentos; documento que será suscrito por las personas que intervienen en la diligencia. Pago de horas extraordinarias y suplementarias, asesoría de tesis y tribunal de grado Conclusiones El Rector, Colectora no aplicaron controles a la documentación que respalda el pago de las horas extraordinarias y suplementarias a los docentes, puesto que no adjuntaron a los CUR el detalle de horas, días, materias y cursos en los que dictaron las clases así como las actividades desarrolladas y no se evidenció la necesidad institucional, lo que no permitió determinar si hubo la contraprestación del servicio, lo que ocasionó pagos con recursos fiscales al Rector, Director Académico y la Coordinadora Administrativa, sin respaldo por 8 601,40 USD. Con recursos de autogestión, se pagó USD, así: USD al Rector y Director Académico, por concepto de asesorías de tesis y ser miembros del tribunal de grado, realizados sin respaldo de base legal y no se evidenció en forma documental el cumplimiento de estas gestiones; y, USD por horas extraordinarias y suplementarias, egresos realizados previo informe de la Coordinadora Administrativa, documento que no contienen el detalle de las horas adicionales a la jornada de trabajo de cada docente, restando la disponibilidad del plantel.

3 Recomendaciones 3. Previo autorizar el pago de horas extraordinarias y suplementarias del personal docente, requerirá del Inspector General responsable de Recursos Humanos y Colectora, un informe que demuestre la necesidad institucional así como la disponibilidad presupuestaria, respectivamente. 4. Dispondrá a la Colectora que previo al pago de horas suplementarias y extraordinarias al personal docente, valide la información y la documentación generada en las diferentes unidades administrativas, y en caso de determinar inconsistencias pondrá en conocimiento del Rector, quien arbitrará los correctivos adecuados. Rector no cumplió con el horario de trabajo establecido El Rector del Instituto desde el 6 de abril de 2009 hasta el 31 de octubre de 2010, en el horario de 7H20 a 14H00, se desempeñó como Rector del Colegio Particular Francés de la ciudad de Quito, según consta en la comunicación de 27 de agosto de 2013, de la Gerente de la citada institución educativa, evidenciando que en el periodo señalado, no laboró 7 horas diarias en el plantel fiscal, período en el cual se le pagó ,16 USD, sin la contraprestación del servicio. 5. Cumplirá y hará cumplir la jornada de trabajo, para el efecto dispondrá al Inspector General que como responsable de Recursos Humanos, mantenga el control de las tarjetas de asistencia del personal docente y administrativo, así como de su permanencia, dicha información será procesada mensualmente y comunicada al Rector, de existir novedades, adoptará los correctivos correspondientes.

4 Contratos de Prestación de servicios El Rector suscribió contratos de servicios profesionales con un familiar en primer grado de consanguinidad de la Coordinadora Administrativa del Plantel, para la cátedra de Inglés del Nivel Superior, quien no acreditó el título profesional o grado académico superior para ejercer la docencia de la citada asignatura, lo que ocasionó que se contrate a una docente sin cumplir el perfil requerido, para ocupar dicho cargo. 6. Previo a la suscripción de contratos con el personal docente, coordinará y determinará con el Inspector General como Jefe de Recursos Humanos, los requisitos para ocupar el cargo en el Nivel Superior, para el efecto requerirá a los interesados copias certificadas de los documentos que acrediten su calidad de docente, las que serán verificadas por el Inspector General, y en caso de determinarse inconsistencias en el proceso, comunicará al Rector quien arbitrará los correctivos. Homologación del título La falta de control en el proceso de homologación y convalidación, por parte del Rector, dio lugar a que una estudiante y docente a la vez, que inició el proceso de revalidación de materias el 4 de abril de 2008, hasta marzo de 2009, no haya cumplido con el plazo de un año para la culminación del trabajo de titulación o graduación; además, la designación de los vocales del tribunal de grado fue a los 21 meses del egresamiento; el acta de graduación de 19 de enero de 2011, no contiene la firma de la Vicerrectora; y, en la conformación del Tribunal no se incluyó a los tres profesores del área, situación que limitó transparentar el proceso de homologación de la docente, que se acogió a este mecanismo.

5 7. Dispondrá, al Director Académico coordine y supervise el cumplimiento de las disposiciones legales que regulan los procesos de homologación, hará hincapié en el plazo de un año asignado a las estudiantes para la culminación de la titulación y graduación, así como de la actualización de los conocimientos, cuando el caso amerite, diligencias de las cuales dejará constancia escrita. Desfiles de modas Los eventos de desfile de moda fueron realizados por las Presidentas del Consejo Estudiantil y coordinados por los jefes del Área de Diseño de Modas del Plantel; financiados con recursos pagados por las estudiantes, sin considerar la gratuidad de la educación hasta el tercer nivel. 8. Dispondrá a los Coordinadores de Área de la Carrera de Diseño de Modas, remitir anualmente la planificación y costos de los eventos denominados desfile de modas, el que será incluido en el presupuesto anual del Plantel, siendo responsables de su realización y supervisión los citados coordinadores, procedimiento que evitará la recaudación de valores a estudiantes de la especialidad. Recursos de autogestión Conclusiones La falta de control por parte de los Rectores, Director Académico y Colectora, en el manejo de los recursos de autogestión, ocasionó que los ingresos del nivel superior no estén integrados al sistema contable y presupuestario del Instituto, por lo que la información financiera generada no es oportuna y confiable. La Colectora al 31 de mayo de 2013 mantiene especies valoradas caducadas, por varios conceptos y valores unitarios, por USD, sin que se evidencie que las autoridades del Plantel, hayan dispuesto la baja, lo que ocasionó que se mantengan en existencia documentos sin valor legal.

6 Recomendaciones 9. Dispondrá al Rector y Colectora, que la información financiera generada tanto de ingresos y gastos del nivel superior se integren al sistema contable y presupuestario, lo que permitirá disponer de un control adecuado del manejo de estos recursos y de información financiera útil y completa para la toma de decisiones de las autoridades. 10. Dispondrá a la Colectora, realice el informe respectivo de las existencias de especies valoradas en desuso, para proceder a la baja correspondiente, de cuya diligencia dejará constancia escrita, la que será legalizada por las personas que intervinieron en la misma, documento a base del cual se efectuará el registro contable. RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES De la evaluación al cumplimiento de las recomendaciones del informe DA , aprobado el 22 de febrero de 2010, emitido por la Dirección de Auditoría 2, actual Dirección de Auditoría de Desarrollo e Inclusión Social de la Contraloría General del Estado, como resultado del examen especial a las cuentas: Disponibilidades, Bienes de Larga Duración y Especies Valoradas, por el período comprendido entre el 1 de febrero de 2006 y el 31 de diciembre de 2008, se determinó que de 35 recomendaciones impartidas; 3 no se implementaron. Las recomendaciones incumplidas y que fueron dirigidas al Rector